График отпусков кто составляет: График отпусков на 2021 год: как правильно составить (Шпаргалка для Работодателя)

О чем нужно помнить при составлении графика отпусков

Работодатель наделен большими правами в части определения очередности отпусков и приоритетного времени их предоставления работникам. По сути, он вправе предоставить отпуска не в сезон. Однако есть несколько категорий сотрудников, которые обладают правом на отпуск в удобное для них время. Причем закон не налагает на них обязанность предоставить работодателю при приеме на работу или перед составлением графика отпусков на очередной год документы, ­подтверждающие это право.

Многих сотрудников работодатель и не спрашивает, в какое время года и в какой месяц им лучше предоставить отпуск, а составляет график отпусков на свое усмотрение. Разберемся, всегда ли работодатель прав, поступая таким образом.

Трудовым законодательством предусмотрено, что работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка (ст.

114 ТК РФ).

Правила очередности предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков регулируются ст. 123 ТК РФ. Согласно данной норме очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, ­установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов ¹.

При этом график отпусков становится обязательным как для работодателя, так и для каждого работника. А о времени начала отпуска конкретный работник должен быть извещен под личную подпись не позднее чем за две недели до его начала.

Не секрет, что большинство работников желают отдыхать в более подходящее для этого время года. Например, летом. Конечно, есть небольшая часть сотрудников, в основном любителей зимних видов спорта, ­которая предпочтет отпуск зимой.

Между тем нормой ст. 123 ТК РФ не предусмотрена обязательность учета интересов самого работника при определении очередности предоставления отпусков. И только ч. 4 ст. 123 ТК РФ оговаривает, что отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами, ежегодный оплачиваемый отпуск ­предоставляется по их желанию в удобное для них время.

Давайте рассмотрим, что должен знать работодатель при составлении графика отпусков и как при этом учитываются интересы работников.

Ежегодное предоставление отпуска

Согласно ст. 122 ТК РФ оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. Ежегодный основной оплачиваемый отпуск составляет 28 календарных дней. Ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью более 28 календарных дней (удлиненный основной отпуск) предоставляется работникам в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами (ст. 115 ТК РФ).

Это означает, что в графике отпусков работодатель не вправе предусмотреть менее 28 календарных дней отпуска для работника на будущий год. Больше – можно (с учетом накопившихся за предыдущие годы дней), а меньше – нельзя. Даже если работник настаивает на том, что ему такой длительный отпуск не нужен, и он, планируя вскоре расторгнуть трудовой договор, получит компенсацию за неиспользованные дни отпуска при увольнении.

По факту указанная ситуация вполне возможна, но это не означает, что в графике отпусков она может быть учтена.

Таким образом, в графике отпусков каждому работнику должен предусматриваться ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее 28 календарных дней или более, если работнику в силу норм законодательства и локальных нормативных актов работодателя установлена удлиненная продолжительность отпуска

. Исключение составляют те работники, которые и так находятся в длительных отпусках с ­сохранением места работы (например, в отпуске по уходу за ребенком).

В исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, с согласия работника допускается перенесение отпуска на следующий рабочий год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется (ч. 3 ст. 124 ТК РФ). Хотя это не означает, что непредоставление отпуска работнику в такой ситуации можно запланировать заранее, не включив соответствующую информацию в график отпусков на год.

К сведению

Запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд, а также непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска работникам в возрасте до 18 лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ч. 4 ст. 124 ТК РФ).

Период отпуска

Начало ежегодного основного отпуска нужно запланировать так, чтобы его окончание приходились на период не позднее одного года после начала работы сотрудника у данного работодателя, но можно ­запланировать его и на период по истечении шести месяцев работы или ранее.

Согласно ч. 2 ст. 122 ТК РФ право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск может быть предоставлен работнику и до истечения шести месяцев.

Другими словами, работодатель в графике отпусков должен предусмотреть отпуск для каждого работника,…

График отпусков | Юридическая фирма De Facto

Каков порядок составления и утверждения графика отпусков? Учитываются ли пожелания работников при составлении графика отпусков или работодатель разрабатывает его по своему усмотрению? Может ли быть изменен ранее утвержденный график отпусков и по чьей инициативе?

Согласно пункту 1 статьи 107 Трудового кодекса Республики Казахстан очередность предоставления оплачиваемых ежегодных трудовых отпусков работникам определяется трудовым, коллективным договорами, графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения работников.

Есть ли утвержденная форма графика отпусков?

Законодателем не предусмотрена утвержденная форма графика отпусков.

Можно ли обойтись без графика отпусков сотрудников?

Также у работодателя нет обязанности планировать отпуск работников именно по графику отпусков, достаточно определить дату в трудовом или коллективном договорах. Однако, наиболее распространено в практике работодателей установление очередности предоставления оплачиваемых ежегодных трудовых отпусков работникам в графике отпусков.

Составление и утверждение графика отпусков

График отпусков, как правило, устанавливается на календарный год, поэтому предложения для его подготовки от работников и руководителей структурных подразделений (отделов, служб и т.д.) принимаются заблаговременно. При установлении очередности оплачиваемых ежегодных трудовых отпусков учитываются интересы производства и пожелания работников. Сроки для представления предложений и дата утверждения графика отпусков могут определяться актом работодателя, трудовыми, коллективным договорами.

Согласно статье 227 Трудового кодекса работникам-инвалидам оплачиваемый ежегодный трудовой отпуск предоставляется в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем по согласованию с ними.

График отпусков подлежит утверждению работодателем с учетом мнения работников.

Изменение графика отпусков

В пункте 2 статьи 107 Трудового кодекса предусмотрена возможность изменения работодателем графика отпусков в связи с возникшей производственной необходимостью. Об изменении графика отпусков работодатель обязан уведомить работника не менее чем за две недели до начала трудового отпуска. Для предотвращения возможных трудовых споров уведомлять работника об изменении графика отпусков следует письменно под расписку.
 

Законом  предусмотрена возможность работодателя изменения графика отпусков только в связи с производственной необходимостью. Согласно подпункту 66) стать 1 Трудового кодекса производственная необходимость — это выполнение работ в целях предотвращения или ликвидации стихийного бедствия, аварии или немедленного устранения их последствий, для предотвращения несчастных случаев, простоя, гибели или порчи имущества и в других исключительных случаях, а также для замещения отсутствующего работника.

Производственная необходимость подразумевает исключительный, заранее непредвиденный случай в работе данного производства. Закон не дает полного перечня случаев производственной необходимости, но подчеркивает их исключительный характер, т.е. непредвиденные заранее обстоятельства. Если не было такой производственной необходимости, то перенос отпуска признается незаконным.

Исходя из вышеприведенных норм закона работодатель не имеет права изменять график отпусков работников в связи с простоем предприятия, к примеру, в связи с заранее запланированным ремонтом.

Государственная инспекция труда в Республике Башкортостан

Трудовое законодательство предписывает работодателям утверждать график отпусков не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ст. 123 ТК РФ). При оформлении этого документа работникам, которые ещё не определились с планами на следующий год, зачастую предлагается подойти к выбору конкретных дат формально. Так ли это на самом деле? Возможно ли получение денежной компенсации за часть неиспользованного ежегодного оплачиваемого отпуска, или это делается только при увольнении? Эти и другие «отпускные вопросы» разъясняет заместитель руководителя Гострудинспекции Оксана Ванскова:

— Согласно требованиям ст. 123 ТК РФ, график отпусков обязателен не только для работодателей, но и работников. По большому счёту, такая процедура, как написание заявления на отпуск, вообще не предусмотрена – работодатель просто издаёт приказ о предоставлении сотруднику ежегодного оплачиваемого отпуска (за две недели до его начала, о чём работник извещается под роспись). Сотрудник не вправе отказаться от использования отпуска по графику, если работодатель не готов поменять дату. По соглашению сторон, отпуск, разумеется, можно перенести. Обращаю внимание на то, что конкретную дату в графике отпусков можно не ставить, ограничившись указанием месяца.

При составлении графика не забываем, что действующее законодательство предоставляет отдельным категориям работников право использовать свой отпуск в летнее или иное удобное для них время: это несовершеннолетние; работники, имеющие трёх и более детей в возрасте до 12 лет; один из родителей (опекунов, попечителей), воспитывающий ребёнка-инвалида в возрасте до 18 лет; ветераны боевых действий и некоторые другие категории, предусмотренные Федеральным законом от 12 января 1995 г. № 5-ФЗ «О ветеранах»; почётные доноры. Кроме того, на отпуск независимо от запланированного графика могут рассчитывать супруги «декретниц» (находящихся в отпуске по беременности и родам), мужья и жёны военнослужащих. Могут воспользоваться отпуском не по графику также беременные женщины и мамы, ухаживающие за ребёнком до трёх лет (им разрешено присоединить свой очередной оплачиваемый отпуск к декретному). В этом же списке – работники, усыновившие ребенка в возрасте до трёх месяцев и совместители (им ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе).

Право заменить часть неиспользованного ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией есть у категории работников, чей ежегодный оплачиваемый отпуск превышает 28 календарных дней (ст. 126 ТК РФ). К примеру, если он составляет 30 дней, то за два «добавочных» дня можно попросить денежную компенсацию. Но при этом обращаем внимание на то, что такая замена возможна не для всех сотрудников. Так, согласно ч. 3 ст. 126 ТК РФ, она не допускается при предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков беременным женщинам, работникам в возрасте до 18 лет, а также занятым на вредных производствах.

Много возникает вопросов по поводу разделения отпуска на части – как правило, работодатели не дают сотруднику отдохнуть больше, чем две недели. Остальные две работник вынужден брать позже, либо оставлять на следующий год. Между тем в ст. 125 ТК РФ чётко прописано, что ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделён на части (при этом хотя бы одна из них должна быть не менее 14 календарных дней) только по соглашению между работником и работодателем. 

для чего нужен и какие правила

График отпусков — это документ-расписание оплачиваемого отдыха работников предприятия, сформированного на принципах очередности. Такой подход даёт гарантию, что отпуск какого-либо сотрудника не повлияет на рабочие процессы предприятия. Этот документ должен быть составлен с соблюдением всех норм ТК РФ, так как может быть запрошен инспекцией по труду при проверке. Для чего составляют Такое расписание требуется любой организации любого типа, независимо от количества штатных сотрудников. В ТК сказано, что этот документ должны соблюдать не только работники, но и их руководители, поскольку это даёт гарантии обеим сторонам заключившим гражданско правовой договор. Помимо этого, график отпусков распределяет отдых, что способствует порядку. В большинстве случаев график составляет руководство. Правила составления График составляется в виде акта, в который вносится информация об отпусках сотрудников всех филиалов и подразделений компании. При этом каждый отдел предприятия имеет свой план отпусков. Это удобно, поскольку руководство получает возможность составить график с учетом потребностей отдела. К примеру, если начальник решит, что какой-то профильный специалист нужен предприятию в июле, то замена отпуска в этот период с другим сотрудником станет разумным решением. Но обязательно нужно учитывать интересы и жизненные обстоятельства самого сотрудника. Функция отдела кадров вносить коррективы и учитывать интересы “льготников”. После необходимой корректировки работники отдела предоставляют графики персоналу, для согласования. Начальники разных отделов также видят готовые списки и могут их изменить их, если тот или иной работник нужен начальнику в определённое время года. Опытное руководство, как правило, знает, как составить график отпусков грамотно. Всегда стоит помнить, что при переносе отпуска кого-то одного график смещается и для других. По этой причине нужно согласие всех, кто указан в расписании. Взяв в расчет все вышесказанное, при работе над графиком отпусков на будущий год нужно заранее учесть всевозможные корректировки и выделить для согласования достаточно времени, чтобы документ успел пройти утверждение на всех уровнях. После того, как документ прошел все согласования и корректировки, его опять направляют в отдел кадров, где уже оформляют конечное расписание на все предприятие.

Составление графика предоставления трудовых отпусков: новые правила

Трудовых кодексом установлен порядок предоставления трудовых отпусков. Планирование отпусков на следующий календарный год отражается в графике отпусков. Рассмотрим, какие существуют правила составления графика отпусков (далее – график). Напомним, что он составляется в начале каждого года. Сделать всё правильно поможет пошаговый алгоритм.

Шаг 1. Определяем срок составления графика отпусков.

Шаг 2. Определяем ответственных за составление графика отпусков.

Шаг 3. Составляем график отпусков.

Шаг 4. Согласовываем график отпусков.

Шаг 5. Утверждаем график отпусков.

Шаг 6. Знакомим работников с графиком отпусков.

Определяем срок составления графика отпусков

График составляется на календарный год не позднее 5 января или иного срока, установленного коллективным договором, соглашением либо согласованного нанимателем с профсоюзом <*>.

Определяем ответственных за составление графика отпусков

Для своевременной подготовки графика нанимателю целесообразно издать соответствующий распорядительный документ (приказ, распоряжение), устанавливающий порядок и сроки его разработки.

Составляем график отпусков

График может отражать периоды отпусков как всех работников организации, так и работников отдельных структурных подразделений.

Содержание графика — на усмотрение нанимателя.

По общему правилу дата начала трудового отпуска определяется по договоренности между работником и нанимателем <*>. При этом законодательство не содержит требования, чтобы эта договоренность была зафиксирована именно в графике, она может быть достигнута и устно, и путем написания заявления о предоставлении отпуска. На практике график чаще всего содержит указание на дату начала отпуска, однако может быть указан только месяц, в котором отпуск будет предоставлен.

Трудовой отпуск работника может быть разделен на части <*>. Если работник по согласованию с нанимателем все части отпуска планирует использовать в текущем календарном году, то в графике на этот календарный год следует отразить все его части. Если же часть трудового отпуска будет использована в следующем календарном году, то ее необходимо будет указать в графике на следующий год.

В некоторых случаях дата начала отпуска определяется только по желанию работника без учета мнения нанимателя. Так, наниматель обязан учитывать желание отдельных категорий работников:

— о предоставлении отпуска в летнее или другое удобное для них время, а также в определенный период (например, для несовершеннолетних, инвалидов и др.) <*>;

— о предоставлении трудового отпуска за первый рабочий год до истечения шестимесячного срока работы (например, женщинам перед отпуском по беременности и родам и др.) <*>.

Согласовываем график отпусков

График согласовывается с профсоюзом, если такое согласование предусмотрено коллективным договором <*>.

Утверждаем график отпусков

Далее график представляется на утверждение руководителю организации. Руководитель может утвердить графики каждого структурного подразделения по отдельности путем проставления подписи и даты в грифе утверждения на самом графике либо подписать приказ, которым графики будут утверждены.

Знакомим работников с графиком отпусков

Наниматель после утверждения графика должен довести его до сведения всех работников <*>. Законодательством не установлен способ ознакомления работников. Полагаем, что целесообразнее ознакомить работников с графиком под роспись, в таком случае можно быть уверенным в том, что с графиком ознакомлены все работники. Такое ознакомление может быть зафиксировано непосредственно в графике либо в ином документе (например, листе ознакомления с графиком).

Читайте этот материал в ilex >>*
*по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex

График отпусков

На наших занятиях по кадровому делопроизводству мы подробно разбираем как правильно его составить, как и когда утвердить и нужно ли сотрудников знакомить с ним.

О графике отпусков написано множество статей, проведено огромное количество вебинаров и все равно, проводя кадровый аудит в компаниях, я нахожу ошибки.

Поэтому я решила написать краткую пошаговую инструкцию ваших действий.

График отпусков, согласно Трудовому Кодексу (статья 123), должен быть утвержден не позднее, чем за две недели до нового года (раньше можно).

Это когда?

Берем в руки календарь, находим 31 декабря и отсчитываем назад 2 недели. Это 17 декабря. Но это суббота!

Следовательно, последний день утверждения графика отпусков — предшествующий рабочий день (16 декабря). Существует штраф за то, что график отпусков отсутствует или он утвержден не вовремя и составляет от 30 000 до 50 000 руб (статья 5.27 КоАП).

Если у вас в компании есть профсоюзный орган, то необходимо учесть его мнение (до утверждения), а это занимает время. Ведь профсоюзный орган может внести свои коррективы по переносу отпусков сотрудников.

Форма графика отпусков

Чтобы оформить график отпусков мы обычно пользуемся формой Т- 7, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004г № 1. Но с 1 января 2013 году в нашем законодательстве отсутствует требование обязательно работать в унифицированных формах. Следовательно, работодатели (коммерческие организации) могут разрабатывать собственную форму документов.

Форма Т-7

Плюсы:

 — Форма разработана давно и привычна для работы;

 — По умолчанию стоит в многих программах ведения кадрового учета и заполняется автоматически

Минусы:

— Есть графы, которые приходится заполнять вручную (дата фактического ухода в отпуск, перенесение отпуска).

Если вы работаете в коммерческой организации, то я вам советую разработать собственную форму графика отпусков, но при этом не потеряв обязательные реквизиты, а именно:

 — Название организации (или обособленного структурного подразделения). График отпусков не обязательно должен быть единым документом. Он может состоять из нескольких частей.

 — Отметка о том, что «мнение профсоюзного органа учтено» и реквизиты этого решения. В случае, если такого «органа» в компании нет, этот реквизит можно убрать, но я бы вместо этого написала «на момент утверждения профсоюзный орган отсутствует».

— Дата утверждения и реквизиты приказа утверждения. Это очень важный момент, т.к. именно по нему проверяющий инспектор будет судить о соблюдении статьи 123 ТК РФ.

— В графике отпусков по каждому сотруднику должны быть указаны следующие данные: структурное подразделение и занимаемая должность (в точном соответствии с Штатным расписанием), Фамилия, Имя и Отчество, табельный номер (если компания большая и у нас могут быть полное совпадение по ФИО), количество запланированных дней отпуска.

Если мы все равно разрабатываем собственную форму документа, то есть смысл сделать ее такой, чтоб нам было удобно. Не забывайте, что новую форму документа необходимо утвердить приказом по компании. Образец приказа можно посмотреть в приложении к этой статье.

Так как в Трудовом Кодексе нет указания на то, что мы обязаны фиксировать в графике отпусков дату фактического ухода работника в отпуск, то предлагаю из формы Т-7 убрать эту графу, и все, что связано с переносом отпуска и реквизитами документа, его утверждающего. Как показывает практика, для удобства работы нам не хватает других данных, их мы и добавим.

Например, графу о дополнительном отпуске (если они предусмотрены в компании), графу об остатках отпусков за предыдущий период или «северные» отпуска. Иногда кадровики добавляют графу ознакомления работника с графиком отпусков. 

Обращаю ваше внимание, что график отпусков это не Локально-Нормативный акт, и обязанности работодателя знакомить работников с ним нет. Кроме того, в законе «О персональных данных» говориться о том, что любая информация, связанная с конкретным работником, является его персональными данными и не подлежит распространению. Следовательно, вывешивание графика отпусков в доступном всеобщему обозрению является нарушением. Чтобы этого избежать, я раздаю выписку из утвержденного графика отпусков руководителям подразделений, у которых каждый работник может ознакомиться с ним при желании.

Перед заполнением графика отпусков

Определяем список тех, кто в этот график будет внесен, а именно:
 — Сотрудники, находящиеся в штате на дату утверждения включительно

 — Те, кто оформлен на срочный трудовой договор. При этом будем учитывать срок такого договора. Если договор заканчивается в декабре текущего года, то такого сотрудника включать не будем, но если он заканчивается в следующем году — планируем отпуск. Работники по договору гражданско-правового характера в график отпусков не включаются.

 — Те, кто находятся в отпуске по уходу за ребенком. Т.к., эти сотрудники (цы) уже находятся в отпуске, то предоставление двух отпусков одновременно невозможно. Если молодой родитель изъявит желание и выйдет на работу, то мы сделаем приложение к графику отпусков, указав даты отпуска

 — «Потеряшки». Это сотрудники, которые фактически долгое время отсутствуют на рабочем месте, и мы проводим мероприятия по их розыску. Мы им заблаговременно пишем письмо о том, что сейчас идет формирование графика отпусков, и просим указать предпочтительные даты. В самом графике отпусков делаем примечание напротив фамилии работника, что более точная дата будет определена по выходу работника

 — Совместители. У внешних совместителей мы запросим справку с основного места работы, чтобы указать те же даты и в своем графике, а для внутренних совместителей мы отведем 2 строки, в одной указав отпуск как у основного работника, а во второй — как для совместителя.

А как быть с теми, кто принят на работу после утверждения графика отпусков? Четкого ответа на этот вопрос нет. Проверяющие органы не могут наказать работодателя за отсутствие таких сотрудников в графике отпусков. Но! Отпуск связан с денежными выплатами, а также мы не можем нарушить рабочий процесс, поэтому есть смысл по мере необходимости делать приложения к утвержденному графику отпусков, включая туда новых сотрудников.

Часто на курсах задают вопрос: если работник и работодатель не сошлись в едином мнении о  дате предоставления отпуска. Кто прав?
Согласно нашему законодательству, работодатель обязан учитывать мнение льготных категорий граждан, а вот остальных — нет. Работодатель обязан предоставлять работнику отпуск так, чтобы не нарушить нормальный ход работы организации. Поэтому будем искать компромисс в этом вопросе.
Обратите внимание на продолжительность ежегодного отпуска. У некоторых категорий граждан отпуск превышает 28 календарных дней.

Разделение отпуска на части

В Трудовом Кодексе сказано, что допускается разделение отпуска на части (внимание!) по соглашению между работником и работодателем. Соответственно, ни в каких Локально-Нормативных актах, ни в Трудовом договоре мы не можем написать, что «в компании принято разделение отпуска на 14 и 14 дней» или «предоставляется отпуск в количестве дней кратного 7». Это грубое нарушение. В нашем законодательстве не сказано, как должно выглядеть согласие работника и работодателя о разделении отпуска на части. Не нужно придумывать себе лишнюю работу и делать Дополнительные соглашения к Трудовому договору. 

А как же тогда зафиксировать достигнутые соглашения?

Если компания небольшая, то можно попросить работника написать заявление с просьбой разделить отпуск на части (с указанием размеров частей и дат начала) и визой руководителя о согласии.

Если компания большая, то я поступаю так. Заранее раздаю руководителям подразделений шаблон графика отпусков, и предоставляю им возможность самостоятельно урегулировать вопросы с датами. Затем, каждый работник в этот шаблон собственноручно вписывает свою фамилию, имя, должность и указывает даты начала отпуска и количество дней (или период «с.. по..») и расписывается. Все это визирует руководитель структурного подразделения. Некоторые кадровики просят еще к этому написать заявление о разбиении отпуска на части.

Как указывать даты отпусков?

Вариант 1. Сотрудник указывает точную дату начала отпуска и его продолжительность. Мы рассчитываем дату окончания (не забывайте, что праздничные дни продлевают очередной отпуск).

Вариант 2. Сотрудник указывает месяц, в котором он идет в отпуск. Т.к., согласно Трудовому Кодексу, мы обязаны предупредить о дате начала отпуска заранее, то за 3 недели мы пишем ему извещение, где напоминаем о дате начала отпуска и просим уточнить конкретные дни.

Утверждение графика отпусков

График отпусков утверждает руководитель организации или уполномоченное лицо. Если мы говорим о филиале или обособленном структурном подразделении, то это право может быть передано Руководителю подразделения по доверенности.

Ознакомление работника о начале отпуска

Государственная трудовая инспекция не считает наличие подписи работника в графике отпусков как акт ознакомления о начале отпуска. Исключением является если работник расписывается в графике за 2 недели до начала и ставит дату ознакомления. Но это возможно только в малых предприятиях.
Как можно ознакомить работника о начале отпуска?

 — Извещение. Мы направляем сотруднику уведомление о предстоящем отпуске. Если сотрудники находятся все в одном месте, то это не составляет труда. Работник расписывается, проставляет дату собственноручно (за 2 недели до даты начала отпуска)

 — Журнал (тетрадь) уведомлений у руководителей подразделений. Делаю рассылку по электронной почте руководителям, что у их подчиненных запланирован отпуск и прошу их ознакомить

 — По электронной почте дистанционных работников. В ответ получаю подтверждение от работника, заверенное электронной подписью, а потом почтовое отправление с бумагой

Некоторые кадровики делают приказ о предоставлении отпуска за 3 недели до начала. Это удобно и неудобно одновременно. Неудобство связано с тем, что в некоторых кадровых программах при создании приказов происходит одновременное начисление и, если работник решит перенести отпуск, то придется уничтожать приказ и так далее.

Перенос отпуска

Если работник не согласен с той датой начала отпуска, которую ему определил работодатель: на уведомлении пишет: «не согласен!». Наша с вами обязанность — уведомить. Для сохранения нормальных рабочих отношений и, если руководитель не против, можно поискать компромисс.

Если работник пишет заявление о переносе даты отпуска. При условии, что руководитель (работодатель) не против, возможно перенесение. В график отпусков изменения не вносятся, а к нему подкалывается заявление работника. Не забудьте сделать уведомление, согласно новой дате.

Если работодателю необходимо перенести дату отпуска работника. Тогда мы пишем работнику письмо, что в виду производственной необходимости, пожалуйста, перенесите свой отпуск на другие даты, и обязательно указываем, что работник имеет право отказаться. В случае согласия, просим указать новые предпочтительные даты. Затем издается приказ по компании, что в виду таких обстоятельств отпуск переносится.

Если работник, находясь в отпуске, продолжает ходить на работу, необходимо сделать ему уведомление, что он находится в отпуске, ему начислены отпускные (это время уже оплачено) и работодатель не сможет ему оплатить выходы на работу повторно.

Во всех случаях, когда работник отказывается от ознакомления с документом, составляем акт. Если работник не желает знакомиться категорически, вызываем его к руководителю и в присутствии свидетелей зачитываем документ и составляем акт об ознакомлении.

Что учесть при составлении графика отпусков на 2021 год?

График отпусков должен быть утвержден не позднее чем за две недели до наступления календарного года, то есть на 2021 год он должен быть утвержден не позднее 17.12.2020 (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

Рассмотрим некоторые нюансы его составления.

• Кого включать в график отпусков

В график отпусков нужно включать всех работников, которые состоят с организацией в трудовых отношениях на день его утверждения. Это касается в том числе и тех работников, с кем в течение рабочего года будут расторгнуты трудовые договоры, в т.ч. работников по срочным трудовым договорам, а также внешних совместителей  (Письма Минтруда России от 09.04.2020 N 14-2/В-395, от 27.03.2020 N 14-2/В-321).

Работниц, находящихся в отпуске по беременности и родам, также следует включить в график отпусков, а работницы, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком, в график не включаются в том случае, если их отпуск по уходу за ребенком приходится на полный календарный год, на который составляется график, в том числе если работницы работают на условиях неполного рабочего времени или на дому.

• Какие отпуска включать в график отпусков

Помимо ежегодных основных оплачиваемых отпусков, в графике указываются дополнительные отпуска и отпуска, которые не были использованы работниками в течение текущего года и были перенесены на следующий год.

При этом  ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск обязательно нужно отражать в графике отпусков, так как это один из видов ежегодного оплачиваемого отпуска (ст. 114, ч. 1 ст. 116, ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

А накопленные неиспользованные ежегодные отпуска за предыдущие периоды работы работодатель может включить в график отпусков на очередной календарный год либо предоставить их по соглашению с работником (см. Письмо Роструда от 01.03.2007 N 473-6-0).

• Деление отпуска на части

По общему правилу ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется без разделения на части и составляет 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). На практике в большинстве случаев ежегодный отпуск разделяют на части, что также должно найти отражение в графике отпусков.

Разделение ежегодного отпуска на части возможно по соглашению между работником и работодателем. При разделении ежегодного отпуска хотя бы одна из его частей не должна быть менее 14 календарных дней. Оставшиеся дни отпуска, превышающие 14 календарных дней, могут быть разделены на любое количество частей (ст. 123, 125 ТК РФ).

Работодатель не вправе:

– в одностороннем порядке без согласия работника решать вопрос о разделении ежегодного оплачиваемого отпуска на части, продолжительности отдельных частей отпуска;

– требовать от работника включить в оставшиеся части отпуска выходные дни.

• С какими работниками согласовывать время отпуска

Согласовывать даты отпусков при составлении графика нужно с работниками, которым работодатель обязан предоставить отпуск в удобное для них время (например, работнику с тремя или более детьми в возрасте до 12 лет), а также с теми, у кого отпуск разделяется на части (ч. 4 ст. 123, ч. 1 ст. 125, ст. 262.2 ТК РФ). С остальными работниками согласовывать даты отпусков работодатель не обязан, но может учесть их пожелания.

На заметку: в конце ноября 2020 года в первом чтении принят Законопроект о том, что право на отпуск в удобное время может появиться у сотрудников с тремя и более детьми в возрасте до 18 лет. Оно будет действовать, пока младшему из них не исполнится 14 лет.  

• Утверждение графика отпусков

Для утверждения графика отпусков (по унифицированной форме N Т-7 или разработанной в организации) достаточно заполнить специальный гриф утверждения. На практике часто также издают приказ об утверждении, в частности, чтобы дать поручения ответственным лицам, например кадровику, уведомлять работников о начале отпусков. Утверждает график отпусков обычно руководитель организации.

Если у организации есть профсоюз, то перед утверждением необходимо согласовать с график с ним. Реквизиты документа с мнением-согласием профсоюза указывается в графике в отведенной для этого графе. Подробнее см. в Готовом решении: Как утвердить график отпусков (КонсультантПлюс, 2020)

• Ознакомление сотрудников с графиком отпусков

Утвержденный график отпусков доводится до сведения всех работников. Однако помимо этого работодатель должен известить каждого работника о времени начала его отпуска не позднее чем за две недели (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Подробнее см. в Готовом решении: Как ознакомить работников с графиком отпусков (КонсультантПлюс, 2020).

На заметку: в записи вебинара «Формируем график отпусков на 2021 год. Проверяем исполнение за 2020 год» можно узнать ответы на сложные вопросы составления графика отпусков и работы с ним.

Читайте подробнее

Оптимизация графика отпусков: как не сбиться с пути? — Отпуск

Оптимизация графика отпусков: как не сбиться с пути?

Приближается сезон отпусков, и заявки на отпуск начинают скапливаться на столах менеджеров по персоналу. Каждый сотрудник имеет право на заслуженный отпуск. Но как сделать так, чтобы в офисе все работало нормально? Другими словами, как вы можете не сбиться с пути?

Создайте беспроигрышную ситуацию: несколько советов

Хотите выполнить как можно больше запросов, но при этом позаботиться о том, чтобы компания не пострадала во время отсутствия сотрудников? Следующие советы помогут вам на вашем пути:

Какая будет рабочая деятельность в сезон отпусков? Составьте план рабочих обязанностей, чтобы определить необходимое количество сотрудников;

• Ограничьте количество задач там, где это возможно

Старайтесь не планировать такие задачи, как техническое обслуживание, обучение сотрудников и производство, летом или во время школьных каникул.Кроме того, вы можете принять решение о закрытии компании на короткое время;

Как компания обрабатывает запросы на отпуск? На первом месте стоят люди с детьми? Можно ли взять дополнительный отпуск во время самых популярных отпусков? Может ли сотрудник уйти в отпуск более трех недель подряд? Запишите такие соглашения в договоре;

• Установить крайний срок подачи заявок на отпуск

Составьте примерный график как можно скорее, заставив сотрудников как можно раньше подавать заявки на отпуск;

Когда несколько сотрудников уходят в отпуск одновременно, вы можете принять меры, чтобы избежать нехватки персонала.Наймите временного сотрудника, найдите стажеров или позвольте сотрудникам, работающим неполный рабочий день, чаще приходить на работу в сезон отпусков;

• Начало разговора

Есть ли у вас несколько сотрудников, которые хотят отдохнуть в один и тот же период времени, что вызывает проблемы с графиком? Обсуди это с ними, чтобы они сами попытались найти решение. Если они не могут пойти на компромисс, вы должны принять решение. Обязательно поговорите с сотрудником, который не добился своего, и заверьте его, что в следующий раз он выберет первым.

Хорошее планирование — половина проблемы

Все сводится к хорошему планированию. Когда ваш менеджер по персоналу, руководители отделов, а также сотрудники могут постоянно видеть все запросы на отпуск в одном обзоре, процесс запроса и оценки становится намного проще. Вот почему вам следует использовать надежную систему регистрации отпусков, которая упрощает планирование отпуска для всех!

Хотите узнать больше об облачной системе регистрации отпусков Leavedays.com? Не стесняйтесь связаться с нами!

Подписаться Запрос контакта

Как установить справедливую политику отпуска для вашей небольшой команды

Команда Kin

18 янв.2021 г.

Этот пост является второй частью серии, в которой исследуется важность отпуска и то, как небольшие компании могут им управлять.В первой части было рассмотрено, как сотрудники могут использовать свободное время для создания более здорового баланса между работой и личной жизнью. В этой статье рассматривается, как работодатели могут оптимально управлять отпуском.

Политика отпусков — это тонкое уравновешивание, которое в разных организациях выглядит по-разному. Тем не менее, независимо от размера компании или отрасли, ее политика в отношении отпусков должна быть справедливой как по отношению к сотрудникам, так и к работодателю.

«Ярмарка» в данном случае более тонкая, чем может показаться на первый взгляд. Подумайте, что происходит, например, когда у сотрудника накапливаются годы неиспользованных дней отпуска.Рэйчел Эмма Сильверман из Wall Street Journal отмечает, что они отражаются на балансе компании как обязательства, и компания должна быть готова выплатить компенсацию сотруднику, если она увольняется или увольняется.

В то же время неясная политика в отношении отпусков — или корпоративная культура, поощряющая трудоголизм — никому не выгодна. «Сотрудник, который работает, работает, работает, находится в состоянии стресса и похож на зомби», — пишет редактор US News Careers Лаура МакМаллен. «Тот, кто время от времени отдыхает, помолодел и стал более сосредоточенным.С чем бы вы предпочли работать? »

Вот три общие вещи, о которых следует подумать, определяя собственную политику в отношении нерабочих дней.

Как обрабатывать запросы на отпуск и свободное время

Мы уже писали о важности подтверждения отпуска по электронной почте. Когда сотрудники запрашивают отгул, менеджеры получают электронное письмо с указанием остатка свободного времени, информации о том, кто еще отсутствует в это время, и с возможностью утвердить или отклонить запрос прямо в электронном письме.

Помимо деталей обработки запросов на отпуск, автор и бывший редактор Harvard Business Review Карен Диллон дает несколько продуманных советов, как менеджеры могут обрабатывать запросы на отпуск.

Ее первый совет касается чего-то важного, о чем часто забывают: «Не осуждайте то, как люди проводят свободное время. Сотрудник, который активно участвует в соревнованиях по выставкам собак, получит такую ​​же подзарядку, потратив на это неделю, как и сотрудник, который не хочет ничего, кроме как посидеть у бассейна на дорогом курорте. Вы как менеджер не должны оценивать или расставлять приоритеты, как люди проводят свободное время «.

Что касается учета отпусков для всех, Диллон предлагает компании внедрить систему ротации, чтобы определенные сотрудники могли выбирать дни отпуска первыми, и следить за тем, чтобы список людей с первым выбором изменялся ежегодно.

Другой вариант, — пишет она, — просто закрыть магазин на неделю или две. Такой подход освобождает менеджеров от критики по поводу игры в фавориты и гарантирует, что все будут отдыхать.

Последний пункт важен: в Америке, похоже, существует реальная проблема с сотрудниками, которые не берут все свои дни отпуска.

Существует ли оптимальная политика отпуска?

Каждая отдельная компания определяет, сколько выходных дней получает сотрудник.Дочерняя компания Paychex SurePayroll недавно провела опрос 259 владельцев малого бизнеса, чтобы выяснить, сколько оплачиваемого свободного времени они предлагают своим сотрудникам, и три четверти респондентов ответили, что 10 дней или меньше.

Сами политики в отношении отпусков обычно попадают в одну из трех широких групп:

• Сотрудникам предоставляется фиксированное количество дней отпуска в начале рабочего года.
• Сотрудникам ежегодно предоставляется определенное количество дней отпуска, но неиспользованные дни переносятся.
• У сотрудников неограниченный отпуск.

Интересно, что когда у сотрудников есть фиксированное количество дней отпуска «используй или потеряй», они с гораздо большей вероятностью фактически возьмут все свои дни отпуска, пишет Джо Пинскер из The Atlantic.

Пинскер ссылается на данные Ассоциации путешествий США, согласно которым 84% сотрудников, работающих в соответствии с политикой «используй или потеряй», берут все свое свободное время. Однако, когда у сотрудников есть возможность перенести дни отпуска, менее половины используют весь свой годовой оплачиваемый отпуск.

Во всех компаниях и во всех отраслях, пишет Пинскер, 41% американцев оставляют по крайней мере один выходной день.

Почему сотрудники не используют оплачиваемые дни отпуска

Непосредственность отпускных дней «используй или потеряй» помогает объяснить, почему эти сотрудники на самом деле берут отпускные дни, которые им уже принадлежат — такая политика оставляет мало места для двусмысленности.

Когда политика действительно оставляет место для двусмысленности, например, когда дни отпуска неограничены и не отслеживаются, сотрудники склонны ошибаться в том, чтобы казаться трудолюбивыми.Наш генеральный директор Крейг Брайант ранее уже писал о плюсах и минусах политики неограниченного оплачиваемого отпуска. Как отмечает в своей статье Крейг, наша компания перешла на политику постепенного отгула, потому что неограниченное количество дней «плохо справлялось с увольнением людей из офиса».

К сожалению, в некоторых корпоративных культурах трудоголизм иногда вознаграждается. Как пишет Пинскер: «Один из [американских Самая убедительная статистика отчета Travel Association] состоит в том, что 15 процентов руководителей высшего звена заявили, что считают сотрудников, которые берут все свои дни отпуска, «менее преданными делу» — и это только процент тех, кто это признает.”

Создание четкой политики в отношении отпуска

Четкая политика в отношении отпусков поможет уменьшить опасения сотрудников, что их запросы на отпуск могут заставить их казаться «менее преданными». В конце концов, отпуск каждого сотрудника принадлежит им. Это также демонстрирует уровень профессионализма, который часто бывает редко среди небольших команд.

Поставщик программного обеспечения для расчета заработной платы Execupay предлагает несколько полезных рекомендаций по созданию политики оплачиваемого рабочего времени. Как минимум, по мнению компании, любая политика должна включать:

• «Кто имеет право на получение PTO
• Количество предоставленных ВОМ
• Как накапливается время ВОМ
• Могут ли они переноситься из года в год, и если да, то сколько
• Использование PTO во время отпуска по закону FMLA, если ваша компания подчиняется закону »

Пусть ни одно из этих исследований не отговаривает вас от создания политики неограниченного количества дней отпуска, если вы чувствуете, что это будет успешным в вашей собственной компании.Чтобы правила неограниченного отпуска работали, необходимы две вещи.

Во-первых, вам все равно нужно отслеживать выходные дни каждого человека, чтобы ваша команда могла знать, кто и когда уйдет. Отслеживание также помогает вам понять, насколько дорого обходится эта политика вашей компании, а также может сообщить вашей команде, что вы хотите, чтобы они брали достаточно времени в отпуск.

Во-вторых, как пишет Дэвид Буркус в HBR, доверие должно стать частью корпоративной культуры. «[T] Вот некоторые свидетельства того, что проявление доверия к другим на самом деле помогает им доверять вам больше», — пишет он.«Исследователи, изучающие теорию игр, постоянно обнаруживают, что, когда один человек проявляет веру в другого, вера второго человека также возрастает. Они также с большей вероятностью заплатят это доверие, доверяя третьим сторонам, которые не участвовали в дополнительной транзакции. Итак, есть некоторые теоретические доказательства того, что реализация такой политики не только использует преимущества существующего доверия, но и создает дополнительное доверие ».

Или вы могли бы просто поступить так, как это сделал соучредитель Authentic Jobs Кэмерон Молл и потребовать, чтобы все брали минимальное количество выходных дней в отпуск.

Как компании могут побудить сотрудников использовать отпуск

Руководители компании в конечном итоге должны задать тон политике компании в отношении отпусков. Это включает в себя обеспечение того, чтобы каждый использовал отведенное ему свободное время, и формирование культуры, которая не заставляет людей колебаться в том, чтобы брать отпуск.

Вот три способа, которыми работодатели могут это сделать.

Создайте благоприятную для отпуска среду

«Если вы занимаетесь менеджментом, вы, скорее всего, являетесь частью проблемы, потому что заставляете своих сотрудников чувствовать, что они не могут взять выходной», — пишет авантюрист Брендан Леонард, ведущий блог в Semi-Rad.com, пишет о нежелании американцев брать у нас отпуск.

«Вы знаете, что Боб в обычный день за своим столом в любом случае работает только около 60 процентов дня, когда он не смотрит в Facebook, не обедает и не сидит на собраниях, не выслушивая все ваши замечательные идеи. С таким же успехом можно посоветовать ему взять перерыв на неделю или две, чтобы в тот понедельник он вернулся в офис и действительно был продуктивным, потому что за время его отсутствия было скопировано так много всего ».

У участника

Forbes Адама Хартунга даже есть новое приложение для отслеживания отпусков: «Ни одна компания не отслеживает, как часто начальник звонит, отправляет текстовые сообщения, электронные письма или звонит подчиненному во время отпуска.Ни одна компания не отслеживает, как часто начальник требует, чтобы подчиненный «пришел» в офис, пока его нет. Никто не обращает внимания на то, сколько часов сотрудник в отпуске использует свое мобильное устройство или компьютер для работы в компании, якобы «освобождая» свою работу, чтобы расслабиться и подзарядиться ».

Идея Хартунга может показаться ироничной, но неплохая.

Старшие руководители должны открыто сообщать о своем отпуске

«Многие менеджеры и старшие руководители открыто заявляют о том, что отпускают и используют его надолго», — пишет Буркус в своей статье Harvard Business Review.«Таким образом, ясно видно, что отпуск не повредит вашей оценке эффективности или перспективам карьеры».

И если сотрудники все еще не хотят брать отпуск в этот момент, то всегда есть вариант обязательного отпуска.

Установить минимальную квоту времени отдыха

Компании с неограниченной политикой оплачиваемого отпуска, похоже, добились успеха, установив минимальное количество отпускных дней для сотрудников.

Соучредитель

Authentic Jobs Кэмерон Молл сделал следующее: у сотрудников есть как минимум 12 выходных и 15 выходных дней.Гигант маркетингового программного обеспечения HubSpot делает нечто подобное. Главный операционный директор HubSpot Дж.Д. Шерман сообщил корреспонденту Washington Post Джене МакГрегор, что заявленный отпуск компании составляет «две недели до бесконечности».

Автор изображений:
Марк Боски , Адам Звановец , Богдан Дум

Как создать календарь отпусков в Excel для сотрудников

Время чтения: 5 минут

Основа любой организации — ее люди.Вот почему управление персоналом является и будет приоритетом для каждой компании, которая хочет добиться успеха и выжить на уже переполненном рынке.

Однако в последние годы кажется, что сотрудники не хотят довольствоваться достойной заработной платой и «сложным» набором обязанностей, которые позволят им повысить квалификацию и повысить их ценность на рынке труда. Сотрудники хотят большего, помимо стандартных предложений, есть такие планы медицинского страхования и пенсионного обеспечения. Они больше не хотят жертвовать своим благополучием, чтобы подняться по служебной лестнице.Сотрудники не хотят идти на компромиссы — они научились понимать свою ценность .

Все это стало проблемой для многих компаний, и им пришлось активизировать свою игру. Предлагаемые льготы, такие как неограниченная политика PTO, удаленная работа и офисные закуски, за которыми следуют обычные пятницы, похоже, делают свою работу. Однако их внедрение на рабочем месте не обошлось без проблем.

Вот почему мы хотели поговорить о том, какие проблемы могут возникнуть, если компании не будут отслеживать дни отпуска и оставаться в курсе своей политики в отношении отпусков, а также о том, как создать превосходный календарь отпусков, чтобы сотрудники могли лучше управлять своим отпуском. эффективный способ.

Что может случиться, если вы не отслеживаете дни отпуска вашего сотрудника?

Компания потеряет деньги. Сотрудникам, которые не отслеживают выходные дни должным образом, придется оплачивать неиспользованные дни отпуска, что может серьезно сказаться на их бюджете. Мы уверены, что многие работодатели хотели бы воспользоваться привилегией политики «используй или потеряй», однако эта политика не действует в большинстве стран.

Однако менее очевидна одна вещь: компании тоже могут потерять своих сотрудников, что может серьезно сказаться на бюджете компании.Некоторые исследования показывают, что замена сотрудника может стоить в среднем от 6 до 9 месяцев зарплаты. Чтобы сократить расходы на удержание сотрудников, компании должны работать над созданием надежной системы отслеживания отпусков, которая позволит им избежать выгорания сотрудников и повысить их мотивацию и вовлеченность.

Вот почему мы решили помочь и поделиться некоторыми советами о том, как создать календарь отпусков в Excel для сотрудников, а также предложить вам несколько полезных инструментов.

Календарь отпусков

Excel может быть хорошим решением для малых и средних предприятий, которые не хотят (или не имеют достаточного бюджета) для более совершенного программного обеспечения для отслеживания отпусков.Несмотря на то, что вы можете создать календарь отпусков в Excel для сотрудников с нуля, вы также можете использовать готовый шаблон из Excel. Затем вы можете внести некоторые изменения и приспособить его к потребностям вашего бизнеса.

Для создания календаря отпусков в Excel необходимо:

1. Откройте Microsoft Excel.
2. Перейдите в меню «Файл»> «Создать» и выберите «Доступные шаблоны».
3. Найдите опцию «Расписания».
4. Выберите расписание работы и выберите шаблон, который лучше всего подходит для нужд вашего бизнеса.
5. При выборе шаблона нажмите «Загрузить»> «Открыть», чтобы открыть его в Excel и начать его редактирование.

У разных шаблонов разные функции. Некоторые из них — это 12-месячный год в одном листе, планировщик отпусков, списки дел, бюджет, ежедневный график, средства отслеживания задач и т. Д.

Как редактировать календарь отпусков в Excel?

Редактирование календаря отпусков в Excel начинается сразу после его загрузки. Все, что вам нужно, это выбрать ячейку с именем сотрудника, удалить ее и вместо нее ввести имя сотрудника.Повторяйте это, пока не вставите имена всех своих сотрудников в календарь отпусков Excel. Если у вас закончились строки, вы всегда можете добавить их, щелкнув последнюю строку сотрудника и выбрав опцию Вставить строки.

Однако календарь отпусков в Excel — не всегда лучшее решение.

Компании с большим количеством сотрудников не могут полагаться только на календарь отпусков Excel для отслеживания отпусков своих сотрудников. Для компаний с более чем 20 сотрудниками таблица Excel может стать довольно запутанным решением.Кроме того, могут возникнуть проблемы, если ваша компания допускает выходные на полдня, имеет политику PTO и если у вас есть удаленные работники, сотрудники, работающие неполный или полный рабочий день.

Vacation Tracker — идеальное решение для отслеживания отпусков сотрудников от малых предприятий до предприятий.

Мы думаем, что отслеживание отпусков сотрудников в календаре Excel осталось в прошлом. Технологии развиваются, и наша работа становится более сложной. Мы не хотели больше усложнять ситуацию, и поэтому решили сделать простое в использовании программное обеспечение, совместимое с широким спектром бизнес-моделей и политик отпусков.Эта интеграция со Slack позволяет менеджерам одобрять оставить заявку за считанные минуты. Кроме того, сотрудники могут запросить отпуск, полдня и выходные дни, просто указав / отпуск в своей учетной записи Slack.

Изменить политику отпусков в соответствии с различными бизнес-моделями просто: администраторам просто нужно использовать «страницу настроек» и выбрать модель, которая им больше всего подходит. Тип отпуска по умолчанию — «Отпуск и выходные дни». Однако есть все другие типы отпусков, начиная от больничного, конференции, удаленной работы, PTO, отпуска по уходу за ребенком, работы присяжных и т. Д.Более того, помимо отпусков и выходных, существует до 9 полностью настраиваемых типов отпусков.

Управлять отпусками сотрудников в нескольких офисах с помощью Vacation Tracker очень просто! Vacation Tracker предлагает возможность различным администраторам для каждого офиса утвердить или отклонить запрос на отпуск. Кроме того, есть возможность фильтровать календарь и информационную панель по командам, предоставляя вам информацию специально для этой команды.

Чат-бот

Vacation Trackers ежедневно отправляет менеджерам сводку ожидающих запросов, а также напоминания о предстоящем отпуске.Что очень удобно — больше не нужно бояться забыть, что сотрудники, на которых вы рассчитываете, находятся в отпуске.

Некоторым людям нравится, когда все отчеты публикуются в газете. Вот почему мы решили добавить еще одну замечательную функцию в Vacation Tracker. Менеджеры могут экспортировать отчеты в файлы CSV, которые они могут распечатать позже!

Мы хотим, чтобы вы были довольны программным обеспечением, которое используете!

Вот почему мы решили предложить сделку: вам не нужно ничего платить, пока вы не увидите, как это работает.Вы можете подписаться на нашу 14-дневную пробную версию и навсегда забыть о проблемах с отслеживанием отпусков.

Точно так же, как Vacation Tracker позволяет предотвратить выгорание среди ваших сотрудников, есть и другие замечательные инструменты для улучшения вашего рабочего места!

Усилитель культуры

Culture Amp позволяет компаниям повысить вовлеченность своих сотрудников, позволяя им понимать свою рабочую силу. Это одна из самых мощных платформ для обратной связи и аналитики на рынке.

Психологи и специалисты по данным решили создать платформу по требованию, чтобы помочь компаниям создать увлекательную программу обратной связи с сотрудниками. Все это для того, чтобы помочь отделу кадров принимать более обоснованные решения и создать сильную корпоративную культуру.

Кроме того, Culture Amp позволяет компаниям сравнивать показатели вовлеченности сотрудников с показателями других компаний в этой нише и находить, где они могут улучшить. Он основан на анализе настроений, который в дальнейшем позволяет руководителям понимать и оценивать проблемы в своей организации.

Officevibe

Officevibe, как и Culture Amp, позволяет компаниям получать информацию от своей команды. Таким образом они смогут определить неудовлетворенность сотрудников и области повышения эффективности команды.

Officevibe еженедельно отправляет опросы сотрудникам, а затем отправляет отчеты руководителям. Нам особенно нравится вариант пула этого инструмента, который оказался отличным преимуществом, когда дело доходит до принятия решения о текущих проектах.

Шлюз наград

Reward Gateway позволяет чайным лидерам предоставлять индивидуальное признание, внутреннюю коммуникацию, льготы для сотрудников и опросы удовлетворенности.

Эта платформа поставляется с системой вознаграждения сотрудников, которую можно дополнительно настроить. Это включает в себя электронные открытки, социальное признание, одноранговые номинации и награды за индивидуальные услуги. Reward Gateway также имеет платформу, аналогичную Facebook, на которой сотрудники «лайкают» сообщения и комментируют в стиле социальных сетей, а также создают профили пользователей для повышения видимости сотрудников.

Reward Gateway позволяет компаниям создавать персонализированные впечатления для лучшего взаимодействия с сотрудниками. Например, новые страницы могут быть созданы для новых сотрудников, вспомогательных офисов и полевых работ в соответствии с их индивидуальными потребностями.

Qmarkets

Каждый успешный бизнес знает один секрет: чтобы добиться успеха в любом деле, вам нужна сильная команда, которая хорошо общается. Вот почему мы никогда не должны недооценивать силу правильной обратной связи!

Вот почему мы так любим Qmarkets! Это отличный инструмент для повышения вовлеченности сотрудников путем предоставления обратной связи. Интерактивные инструменты, такие как обсуждение идей и рейтинговые системы, позволяют предприятиям вовлекать своих сотрудников в процесс принятия решений.

Отслеживание отпусков сотрудников и их вовлеченности — серьезная задача для каждой компании.Однако есть удивительные и простые в использовании решения, которые вы можете найти в Интернете, чтобы улучшить свой бизнес. Мы постарались предложить вам все самое лучшее! Мы надеемся, что вы воспользуетесь нашим опытом, чтобы сделать свое рабочее место прекрасным местом для жизни!

Энтузиаст кошек и маньяк кексов, Ана — внештатный автор контента, увлеченный темами HR, производительности и управления командой. Когда ее нет за клавиатурой, вы можете найти Ану на кухне, которая пытается испечь вкусное печенье.

Список федеральных праздников 2021 года для владельцев малого бизнеса

Что такое 2021 U.С. федеральные праздники?

В 2021 году федеральные праздники в США приходятся на следующие даты:

.

• Пятница, 1 января — Новый год
• Понедельник, 18 января — День Мартина Лютера Кинга-младшего
• Понедельник, 15 февраля — День Президента
• 31 мая, понедельник — День памяти
• Пятница, 18 июня — 19 июня (соблюдается)
• Суббота, 19 июня — 19 июня
• Воскресенье, 4 июля — День Независимости
• Понедельник, 5 июля — День Независимости (отмечается)
• Понедельник, 6 сентября — День труда
• 11 октября, понедельник — День Колумба
• Четверг, 11 ноября — День ветеранов
• Четверг, 25 ноября — День Благодарения
• Пятница, 24 декабря — Рождество (отмечается)
• Суббота, 25 декабря — Рождество
• Пятница, 31 декабря — Новый год (отмечается)

Важно отметить, что некоторые федеральные праздники отмечаются в один и тот же день каждый год, а другие — в один и тот же день, но в другой день.Например, День благодарения всегда приходится на четвертый четверг ноября.

Что значит «федеральный» праздник?

Праздники разные. Некоторые из них являются федеральными, некоторые — религиозными, а некоторые — бессмысленными (возможно, вы слышали о Национальном дне пирога или Национальном дне вишни в шоколаде).

Как работодатель, наиболее важными выходными днями 2021 года будут федеральные праздники. Федеральные праздники — это праздничные дни, установленные законом (5 U.S.C.6103).

Государственные учреждения и банки закрыты в связи с этими праздниками. Поскольку в США эти особые дни считаются федеральными праздниками, они поощряют закрытие других предприятий, чтобы все могли соблюдать этот особый праздник.

Федеральные праздники и религиозные праздники

США признают федеральным праздником только один религиозный праздник. — Рождество. Все остальные религиозные праздники не признаются федеральными по нескольким причинам.Как работодатель, важно отметить, что по закону вы обязаны делать разумные приспособления для сотрудников, отмечающих религиозные праздники.

Например, у мусульманских служащих может быть свободное время, чтобы отпраздновать два своих главных религиозных праздника: Курбан-байрам и Курбан-байрам. Чтобы учесть это, многие работодатели предлагают плавающий отпуск, когда работник получает любой выходной, который можно использовать для празднования своих религиозных праздников.

Отмечает ли ваш штат другие праздники?

Определенный U.Южные штаты имеют свои собственные общегосударственные праздники, которые соблюдаются правительствами и банками штатов. Некоторые из них включают:

• День Невады в Неваде — последняя пятница октября каждого года
• День основания Грузии — праздник, отмечающий ее основания 12 февраля 1733 года.
• Висконсин их несколько — День Казимира Пуласки 4 марта и День Роберта Ла Фоллета-старшего 14 июня.
• Коренные жители Гавайев — 26 марта и 11 июня

Должен ли я давать сотрудникам выходной в дни государственных праздников?

Как работодатель, вы не обязаны предоставлять сотрудникам выходные по федеральному закону, если вы не являетесь финансовым учреждением или государственным учреждением.

В настоящее время не существует федерального закона, который обязывает работодателей предоставлять своим работникам выходной. Обычно это делается по заслугам работодателя (кроме банков и правительства).

Кроме того, если работодатель предоставляет своим сотрудникам выходные, по закону они не обязаны платить сотрудникам за это время.

Тем не менее, поскольку работодатели не обязаны предоставлять сотрудникам выходные или оплачивать выходные дни, есть причина, по которой большинство работодателей предлагают это в качестве пособия для сотрудников.Он используется как способ сделать сотрудников счастливыми, продуктивными и довольными. В сегодняшней войне за таланты это стало как никогда важным.

Ключевые выводы для бизнес-планирования праздничного календаря 2021 года

Вы можете рассчитывать на федеральные праздники, которые выпадают на эти дни каждый год:

• Новый год (1 января)
• День Мартина Лютера Кинга-младшего (третий понедельник января)
• День президента (третий понедельник февраля)
• День памяти (последний понедельник мая)
• июня (19 июня)
• День Независимости (4 июля)
• День труда (первый понедельник сентября)
• День Колумба (второй понедельник октября)
• День ветеранов (11 ноября)
• День благодарения (четвертый четверг ноября)
• Рождество (25 декабря)

Хотя это и не является обязательным, работодатели могут предложить выходной и оплачиваемый отпуск работникам во время государственных праздников. Самым большим из них является то, что он помогает привлекать и удерживать лучшие таланты и способствует удовлетворению от работы. Он может принести больше пользы, чем вреда, и все, что нужно, чтобы приспособиться, — это немного заглянуть и спланировать наперед.

Закладка ( 3 )

Пожалуйста, войдите, чтобы добавить закладку

Еще нет аккаунта? Зарегистрировать

Об авторе

Дэн Марзулло

Как профессиональный копирайтер, Дэн создает стратегический маркетинговый контент для стартапов, цифровых агентств и известных брендов.Он помогает организациям рассказывать истории, добиваться присутствия в Интернете и создавать бренды, которые общаются со своими клиентами. Дэн также регулярно пишет в Forbes. Он начал писать после своей первой профессиональной роли координатора по продвижению здоровья в местном офисе семейных врачей.

отпусков, оплачиваемых работодателем: что это такое?

Оплачиваемый работодателем отпуск — это оплачиваемый выходной, который позволяет работнику соблюдать отпуск по своему усмотрению. Как правило, оплачиваемые работодателем отпуска являются частью более крупного компенсационного пакета, который также включает другие оплачиваемые выходные дни, такие как выходные и больничные.

Узнайте больше об оплачиваемых работодателем отпусках и наиболее распространенных оплачиваемых праздниках в США.

Что такое выходные, оплачиваемые работодателем?

Оплачиваемые работодателем праздничные дни — это оплачиваемые выходные дни, предоставляемые работникам и традиционно связанные с праздниками, отмечаемыми на федеральном уровне. Они не требуются по закону.

Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA) не требует, чтобы работодатели платили работникам за неиспользованное время, такое как отпуск или праздничные дни. Оплачиваемый отпуск, оплачиваемый отпуск и оплачиваемый отпуск по болезни определяются работодателем (или согласовываются с представителем работника, например профсоюзом).

Как работают выходные, оплачиваемые работодателем?

Сотрудник с оплачиваемым отпуском обычно получает оплачиваемый выходной за определенные праздничные дни, чаще всего те, которые признаются федеральным правительством. По данным Бюро статистики труда США, 78% гражданских служащих США имели доступ к оплачиваемым праздникам в 2019 году. Работники частного сектора в среднем получают восемь оплачиваемых отпусков в год.

Наиболее распространенные оплачиваемые отпуска в США:

• Новый год
• День памяти
• День Независимости
• День труда
• День благодарения
• Рождество

Федеральное правительство признает вышеуказанные праздники, а также следующие:

• Мартин Лютер Кинг-младшийДень
• День рождения Вашингтона
• «День Колумба» (также отмечается как День коренных народов)
• День ветеранов

Другие организации также могут добавить в свое расписание следующие праздники:

• Пасха
• Страстная пятница
• Пятница после Дня благодарения
• Сочельник
• Новый год

Иногда компания может предложить плавающий оплачиваемый отпуск, который сотрудники могут использовать по мере необходимости.Другие компании предлагают оплачиваемый отпуск в день рождения сотрудника или в день выборов.

Преимущества отпуска, оплачиваемого работодателем

Все чаще оплачиваемые на конкурсной основе выходные и другие льготы по выходным дням становятся все более решающими для способности работодателя привлекать лучших сотрудников, обладающих навыками, критически важными для функционирования бизнеса.

Об оплачиваемом отпуске могут договориться сотрудники, имеющие трудовой договор. Сотрудники старшего звена с контрактом, вероятно, пришли с должностей в других организациях, где их трудовой стаж давал им максимально оплачиваемый отпуск и время отпуска.

Сотрудники старшего звена вряд ли согласятся на меньшее количество свободного времени при переходе на новую должность. Фактически, если работодатель не предлагает эквивалент оплачиваемого отпуска и отпуска, это может стать препятствием для потенциального клиента, даже если они обычно не используют все доступное время.

Продолжительность отпуска, оплачиваемого работодателем, может быть разной для освобожденных и не освобожденных от налогов сотрудников. Ожидается, что освобожденные от налога сотрудники будут работать столько, сколько необходимо для выполнения работы. У них может быть больше гибкости в своем расписании и меньше контроля.Эти сотрудники освобождаются от сверхурочных положений Закона о справедливых трудовых стандартах (FLSA).

Освобожденные от налога сотрудники на профессиональных, технических или управленческих должностях (например, разработчики программного обеспечения, сотрудники отдела кадров, контроллеры или сотрудники отдела маркетинга) могут рассчитывать на оплачиваемый отпуск, который будет сопровождать их работу. Такие сотрудники вряд ли пойдут на работу в компаниях, которые не предлагают оплачиваемый выходной в отпуске.

Сотрудники, не освобожденные от налогов, не освобождаются от положений закона FLSA.Обычно от них требуется отслеживать свое время и получать оплату за сверхурочную работу. У них может быть меньше шансов получить оплачиваемый отпуск или у них может быть меньше оплачиваемых отпусков, чем у их освобожденных или получающих зарплату коллег. Работники, занятые неполный рабочий день, могут получать некоторые оплачиваемые отпуска в зависимости от работодателя: например, 79% сотрудников, работающих неполный рабочий день, получили День труда в качестве оплачиваемого отпуска в 2018 году.

Контрактные сотрудники или консультанты не получают оплачиваемых отпусков — и не ожидают их. Но контрактный работник, нанятый компанией-подрядчиком, а не работодателем, на рабочем месте которого он работает, может получить оплачиваемый отпуск от компании-подрядчика.

Альтернативы отпускам, оплачиваемым работодателем

Некоторые работодатели предлагают отпускные для сотрудников, которые работают в праздничные дни, когда офис обычно закрыт. Обычно отпускные выражаются в виде надбавки, например, в виде полуторной или двукратной оплаты труда. Другие работодатели могут предложить выходной день без сохранения заработной платы.

Ключевые выводы

• Отпуск, оплачиваемый работодателем, — это выходные дни, которые оплачиваются работником в качестве компенсации. Они не требуются по закону и могут быть предметом переговоров.
• Предоставление сотрудникам оплачиваемых отпусков позволяет им соблюдать отпуск, если они захотят.
• Отпуск, оплачиваемый работодателем, варьируется от компании к компании, но обычно включает в себя основные федеральные праздники, такие как Новый год и Рождество.

Как обрабатывать запросы на отпуск в отпуск

А, праздники. Это время года, посвященное тому, чтобы проводить время с семьей, путешествовать, приобщаться к любимым традициям и наслаждаться вкусными блюдами.Если вы работодатель, праздники также могут означать, что вам нужно сразу справиться с огромным потоком запросов на отпуск.

Очевидно, что если у вас небольшая или средняя компания, весь ваш персонал не может работать одновременно. Ваш бизнес должен работать, и его основные обязанности должны быть выполнены. Но вы не хотите, чтобы сотрудники чувствовали себя разочарованными и как будто с ними обошлись несправедливо.

Вы, наверное, задаетесь вопросом, как обрабатывать запросы на отпуск на время отпуска. Как вы решаете, у кого будет выходной, а кто должен оставаться в офисе?

Вот несколько советов, которые помогут вам справиться с зачастую неприятной задачей — и даже вообще избежать этой ситуации.

Как обрабатывать запросы на отпуск: 7 советов

1. Установите политику оплачиваемого отпуска в письменной форме.

Наличие политики PTO во многом поможет избежать неприятных сюрпризов для сотрудников и проблем для вас в будущем. Формальная политика PTO устанавливает параметры и объясняет правила для сотрудников, которые заблаговременно берут на себя PTO.

Чтобы продемонстрировать прозрачность и справедливость для всех сотрудников, важно, чтобы политика была изложена в письменной форме — желательно в справочнике для сотрудников — и чтобы все подтвердили получение и свое понимание политики.

Примеры проблем, которые вы можете решить в рамках своей политики, особенно в том, что касается обработки запросов на отпуск в отпуске:

• Есть ли ограничения на количество людей, которые могут не находиться в офисе одновременно?
• Насколько заранее сотрудники должны запрашивать PTO?
• Существуют ли определенные процессы, которые вы будете использовать для утверждения отпуска, особенно если количество сотрудников, желающих получить отпуск в течение определенного периода времени, превышает максимальное количество сотрудников, которые могут одновременно отсутствовать в офисе?
• Как долго каждый сотрудник может одновременно отсутствовать в отпуске?

Применяйте политику единообразно на всех уровнях организации.Полис ничего не стоит, если:

• Никто не следует этому
• Вы делаете слишком много исключений
• Сотрудники считают, что правила неприменимы к руководству

Документируйте все решения, принятые по заявкам на отпуск, в личном деле каждого сотрудника, включая причины принятия каждого решения.

2. Заведите календарь отпусков.

Это просто календарь, который показывает, когда каждый сотрудник планирует находиться в отпуске в течение года.

Почему это важно?

• Календарь — ценный инструмент планирования, позволяющий руководству компании знать, когда сотрудники могут отсутствовать, и иметь возможность прогнозировать потребности в персонале.
• Показывает сотрудникам, какие даты недоступны из-за высокого спроса. Таким образом уменьшается количество сюрпризов.
• Ответственность за лучшее планирование перекладывается на сотрудников.
• Это делает процесс подачи заявки на отпуск более плавным. Любые проблемы или конфликты, которые все же возникают, особенно в связи с желаемыми праздниками, можно решить заранее, а не вовлекать в борьбу в последнюю минуту.

Это может быть бумажный или цифровой календарь.

• Это может быть календарь для отдельных команд, контролируемый непосредственным руководителем, который больше всего взаимодействует с этими сотрудниками и лучше всего понимает рабочий процесс. Или, если ваша компания меньше, это может быть календарь для всего офиса.
• Календарь может открываться сразу на весь год, или вы можете разделить год на половины или кварталы.

Вы захотите разрешить сотрудникам начинать регистрацию как можно раньше — возможно, пока вы делаете свое годовое планирование — но достаточно далеко в начале нового года, чтобы большинство сотрудников вернулись на работу и в нормальном состоянии. распорядок дня после праздников в конце года.Февраль — часто оптимальное время.

Сообщите всему офису, когда календарь открыт и сотрудники могут начать регистрацию.

Сообщите своим сотрудникам, что календарь не является жестким и негибким планом — люди ни в чем не ограничиваются на 100%. Скорее, это просто рабочий план, который можно изменить.

Конечно, это касается только запланированных отпусков. Несмотря на все ваши усилия, направленные на проактивность, неизбежно будут моменты, когда вашим менеджерам, возможно, придется проявить творческий подход в управлении рабочим процессом, чтобы уравновесить неожиданные отсутствия, но сохранить бизнес в рабочем состоянии.Вы не можете, например, спрогнозировать или избежать срочных отпусков, таких как медицинские отпуска или отпуска в связи с тяжелой утратой.

3. Часто общайтесь с сотрудниками.

Невозможно слишком много говорить со своими сотрудниками о запросах на отпуск, особенно в периоды повышенного спроса, например, праздников. Показывать сотрудникам вашу политику в отношении PTO и объявлять об открытии календаря отпусков вашей компании — непростая задача.

Жизнь бывает. Люди заняты и забывают.

В рамках регулярного общения с сотрудниками отправляйте по электронной почте напоминания по всей компании перед большими праздниками о политике отпусков и процедурах утверждения.

Сообщите сотрудникам, что они могут поговорить с вами о любых проблемах, которые могут у них возникнуть. Если возникнут исключительные обстоятельства или у сотрудника есть религиозные причины для отказа от отпуска, чтобы отметить праздник, посмотрите, что вы можете сделать, чтобы учесть их.

4. Дайте возможность сотрудникам разрешать конфликты.

Gather соберите всех сотрудников на групповое собрание, чтобы разрешить конфликты, связанные с отпуском.Цель состоит в том, чтобы договориться и прийти к результату, который устраивает всех.

Часто сотрудники, естественно, решают эти проблемы между собой. Например:

• Может быть, одному сотруднику приходится выезжать из города, чтобы навестить семью в отпуске, и поэтому эти дни отпуска нужны больше, чем другому сотруднику, который остается на месте.
• Может быть, у другого сотрудника есть дети, которые на каникулах будут на школьных каникулах, и им нужно время для ухода за ними.

По мере обсуждения своих индивидуальных обстоятельств сотрудникам может стать ясно, какие запросы на отпуск в связи с отпуском должны иметь приоритет.

Это выводит вас из неудобного и рискованного положения при принятии решения о том, какие запросы на отпуск имеют наибольшее значение.

5. Стимулируйте сотрудников менять запрошенные даты отпуска.

После группового собрания, если сотрудники не хотят менять даты отпуска для работы с коллегами, вам, возможно, придется предложить специальные стимулы, чтобы это окупилось. Это ваш способ компенсировать пострадавшим сотрудникам неудобства, связанные с переносом дат отпуска на праздничные.

Примеры:

• Дайте им час работы или досрочное увольнение в один прекрасный день
• Предложите плавающий отпуск
• Разрешите им работать удаленно в течение нескольких дней до или после праздника
• Выплатите бонус

Делайте все, что имеет смысл для бюджета вашей организации рабочий процесс и подумайте о том, что наиболее важно для ваших сотрудников.

6. Позвольте определенному количеству отпусков продлиться до следующего года.

Перспектива потерять отпускное время может стать мощным сдерживающим фактором для переноса отпускных дней, особенно когда речь идет о праздниках в конце года, таких как День Благодарения, Рождество и Ханука.

Также проверьте закон штата. Правила использования PTO запрещены во многих штатах, таких как Калифорния, Монтана и Небраска.

Если закон вашего штата предусматривает гибкость в этой области, все же есть причины, по которым вы можете отказаться от политики PTO «используй или потеряй». Например, многие сотрудники опасаются, что навсегда потеряют время отпуска, если не воспользуются им до конца года. Это может сделать сотрудников менее компромиссными в случае возникновения конфликта.

Но если вы просто откажетесь от политики PTO «используй или потеряй», этот страх часто уходит, и сотрудники с большей вероятностью проявят гибкость.

Если в вашем штате разрешено переносить неиспользованный отпуск на следующий календарный год, есть практические вещи, которые вы должны учитывать при разработке своей политики, и детали, которые вы должны объяснить в своей политике PTO. Примеры:

• На сколько неиспользованный отпуск можно пролонгировать? 100 процентов? 50 процентов? Вам решать, какое количество подходит для вашей организации.
• Сколько отпуска можно взять за один раз? Две недели? Неограниченное время отдыха? (Вы захотите уточнить это, чтобы максимально увеличить охват вашего бизнеса, т.е. Если для любого сотрудника из-за того, что любой сотрудник вынужден взять отпуск в Европу на четыре недели подряд, это создаст нагрузку на ваш бизнес, ваша политика PTO должна определять максимальное количество запланированных PTO, которое может быть взято за один раз.)

7. Обеспечьте большую объективность в процесс с помощью формальных процедур утверждения.

При возникновении конфликта в запросах на отпуск на время отпуска вы можете пропустить групповые собрания, переговоры и поощрения, если вы изначально ожидали конфликта и у вас есть формальные объективные процедуры для принятия решения о том, какие запросы на отпуск вы одобряете, а какие отклоняете.

Эти процедуры должны быть изложены в письменной форме в вашей политике PTO, чтобы все знали, что происходит, когда слишком много людей хотят сразу взять отпуск и приходится принимать трудные решения.

Сотрудники должны понимать, что ваше согласие на отпуск в праздничные дни не на основе:

• Фаворитизм
• Дискриминационные факторы
• Случайный выбор

Примеры таких процедур:

Первым пришел, первым обслужен

Это так просто, как это звучит: сотрудники, которые первыми записываются на отпуск в течение определенного периода, утверждают эти даты до тех пор, пока не будет достигнуто максимальное количество сотрудников, которые могут отсутствовать в любое время.В этот момент другие сотрудники должны выбрать альтернативные даты отпуска.

Если вы выберете эту процедуру, обязательно уведомите всех сотрудников сразу, когда откроется календарь отпусков. Предупредите сотрудников заранее — по крайней мере, за несколько недель.

Если кто-то выходит из офиса и пропускает объявление, он может чувствовать себя обиженным из-за того, что упустил возможность записаться на предпочитаемое время отпуска.

Закрытые даты в праздничные дни

Это когда работодатели не разрешают своим сотрудникам брать отпуск. вообще, в дни до или после больших праздников.

Хотя кажется, что это решит все проблемы с обработкой запросов на отпуск на время отпуска одним махом, будьте осторожны. Реализация такой политики может вызвать еще больше проблем. Главных среди них:

Отгул во время праздников — это культурная норма.

• Семьи проводят время вместе.
• В школах перерывы на каникулы.
• У многих сотрудников нет близких родственников, и им приходится ехать, чтобы повидаться с ними.

Будьте первым человеком. Применение такой политики может быть объективным, но также может рассматриваться как драконовское и поставит вас в невыгодное положение по сравнению с другими компаниями. Вот почему мы не рекомендуем эту процедуру как лучшую практику для подавляющего большинства компаний и отраслей.

Закрытые даты чаще всего встречаются в бухгалтерской и финансовой отраслях в определенное время года, например, крайние сроки уплаты налогов, а не праздничные дни.

Комиссия по равным возможностям трудоустройства (EEOC) и религиозные праздники

За исключением оплачиваемого отпуска по болезни, предусмотренного законодательством штата или местным законодательством, оплачиваемый отпуск по болезни, включая отпуск во время праздников, обычно является преимуществом, а не юридическим обязательством.

Нет закона, обязывающего работодателей предоставлять сотрудникам отпуск перед праздниками — или даже свободное время для того, чтобы просто соблюдать религиозные праздники. Однако работодатели не могут:

• Относитесь к сотрудникам по-разному из-за их религиозной принадлежности.
• Принуждение сотрудников к участию в религиозной деятельности.
• Принимать решения о сотрудниках, в том числе утверждать время отпуска, на основе дискриминационных факторов.

Лучшие советы, чтобы не вступить в конфликт с EEOC:

• Имейте в письменной форме свою политику в отношении отмывания денег, в том числе процедуру для сотрудников, добивающихся религиозных пристрастий, и придерживайтесь их.
• Задокументируйте все решения об отпуске, принятые в отношении сотрудников, вместе с обоснованием.
• Примите меры, чтобы избежать отчуждения некоторых сотрудников в праздничные дни, например, украшения офиса или торжества.
• Распространите вашу политику противодействия преследованию, включая религиозную дискриминацию, среди всех ваших сотрудников при приеме на работу и обучите менеджеров тому, как реагировать на любые проблемы или жалобы сотрудников.

Подводя итог

Праздники могут быть одними из самых долгожданных и радостных времен года.Но и работодатели могут доставить много головной боли. Дилемму о том, как обрабатывать запросы на отпуск, можно лучше всего решить по телефону:

• Установка четких и предварительных правил относительно времени отпуска
• Регулярное общение и взаимодействие с сотрудниками
• Создание стимулов, способствующих большей гибкости
• Повышение объективности процесса утверждения отпуска
• Документирование всех запросов на отпуск и причин их утверждения или увольнение

Поступая таким образом, вы можете обеспечить всем равные условия и помочь предотвратить конфликт между вами и сотрудниками.

Чтобы получить дополнительную информацию о том, как быть честным и прозрачным менеджером, загрузите наш бесплатный журнал: Руководство по лидерству и менеджменту Insperity.

Отдел кадров — план на месяц отпуска

Американцы, планирующие отпуск, более счастливы и берут больше свободного времени. Заполните свой календарь своим списком желаний, а не списком дел по Национальному плану на день отпуска.

26 января — это национальный план отпусков, поэтому мы просим отделы / подразделения запланировать время на январское собрание персонала, на котором все члены команды вместе вынимают календарь и планируют свое свободное время на год.

С COVID в этом году еще важнее строить планы на поездки. Такое планирование не только позволяет нам управлять последствиями рабочего места для наших подразделений и команд, оно также побуждает нас мечтать и планировать … что составляет половину удовольствия и дает нам что-то позитивное, на чем можно сосредоточиться и на что с нетерпением ждать во время этого процесса. время испытания. Исследования в области позитивной психологии показывают, что планирование будущей поездки — отличная стратегия, чтобы победить отпуск и блюз COVID.

---

Важность отпуска

В исследовании, проведенном Обществом управления человеческими ресурсами (SHRM), менеджеров по персоналу и специалистов по персоналу в подавляющем большинстве согласны с тем, что полное использование отпусков способствует повышению производительности и производительности сотрудников, повышает моральный дух в организации, способствует благополучию сотрудников и приводит к более высокому удержанию сотрудников. .

Однако:

• 65% американцев говорят, что они либо ничего не слышат, либо не слышат негативных или смешанных сообщений об отпуске.
• 80% сообщают, что они с большей вероятностью будут использовать больше своего оплачиваемого свободного времени, если начальство будет поощрять их к этому.

Польза для здоровья

• Ежегодный отпуск может снизить риск сердечного приступа у мужчин на 30%, а у женщин на 50%.
• Женщины, которые не берут отпуск, в два раза чаще страдают депрессией, чем те, кто отдыхает .
• Нейробиология указывает на то, что нам нужно время простоя для того, чтобы наши тела и разум прошли процесс восстановления, только когда мы защищены от внешних стрессов, когда наши тела могут достаточно расслабиться, чтобы активировать восстановление.
• Нейронные связи, которые вызывают чувство спокойствия и умиротворения, усиливаются во время отпуска, обучая наше тело переключаться в режим, менее подверженный стрессу.

Повышение производительности и творчества

• Человеческий мозг процветает на новинках.Рутина, как правило, приводит к скуке, которая мешает творчеству и внимательности, и, следовательно, контрпродуктивна. Гамильтон, Uber, Starbucks, Dropbox и Instagram были созданы во время отпуска или сразу после него.
• Отстранение от привычной среды может помочь вам по-новому взглянуть на вещи и ускорить творческое решение проблем.
• Исследования, в которых изучаются рейтинги эффективности сотрудников, подтверждают, что чем больше у сотрудников часов отпуска, тем выше их оценки эффективности.

Советы по оптимизации преимуществ отпуска и путешествий

1. Пребывание на природе повышает вашу иммунную функцию . Те, кто проводит время вокруг деревьев и растений, имеют более низкую концентрацию кортизола, более низкую частоту пульса, более высокую концентрацию лейкоцитов, борющихся с болезнями, и более низкое кровяное давление.
2. Оставаться подключенным к электросети значительно снижает преимущества отпуска. Найдите коллегу, которому можно доверить работу в чрезвычайных ситуациях — возможно, текстовый контакт (чтобы вам не приходилось писать по электронной почте), чтобы вы знали, что хаос не выйдет из-под вашего отсутствия, а все остальное может подождать или с ним нужно разобраться с другими.
3. Планируйте отпуск заранее — у вас будет больше шансов сэкономить деньги, действительно отправиться в путешествие и получить удовольствие от планирования и ожидания. Кроме того, вы можете планировать напряженное время, распределять обязанности и делиться своими мечтами об отпуске с коллегами.

Ресурсов:

---

Набор инструментов для руководителя / командного отпуска

• Прочитать «Высокая цена молчания: анализ последствий для бизнеса малокомплектной рабочей силы»
• Назначьте встречу, желательно на день отпуска 26 января
• Ознакомьтесь с политикой UC в отношении отсутствия на работе, начало отпуска на стр. 12
• Сообщите своим сотрудникам, по крайней мере, за неделю, и призовите их:
  • Проверьте, сколько у них отпуска на UC Path.
  • Изучите загруженное рабочее время и избегайте плановых отпусков в это время.
  • Проверить школьные и рабочие календари партнеров по отдыху.
  • Посмотрите на конкретные места, которые они хотят посетить, и определите лучшее время года для посещения. Хорошее место для начала — это дорожный комплект New York Times «Как найти себя в другом месте».
• Сделайте «доску мечты» (доску для сухого стирания, на которой люди могут писать / рисовать свои мечты о путешествиях / отпуске (см. Пример в наборе инструментов ниже)
• В зависимости от размера вашей команды, либо собирайте запросы заранее, либо устраивайте встречи с большим календарем и вместе составляйте стратегический план.
• Скорее всего, расписание не будет выполнено на один день — при необходимости переадресовывайте.

Это мероприятие является осязаемым и проактивным способом управления предстоящим годом и сигналом вашим сотрудникам о том, что их благополучие важно для вас. Руководителям и менеджерам рекомендуется иметь представление о том, что каждый член вашего персонала будет отсутствовать до четырех недель (обычно) в году, используя заработанный отпуск и время по болезни. Включение этой реальности в ваш стратегический план обеспечит охват, повысит эффективность и продемонстрирует, что благополучие ваших сотрудников важно для вас.