Как открыть хостел | HowToHostel Как открыть хостел … 
Kак СЭД и ЭДО правильно интегрировать между собой #внедрение #СЭД #ECMJ
На практике некоторые финансовые специалисты путают между собой систему электронного документооборота (СЭД) и технологию электронного документооборота (ЭДО). Разберемся, в чем различия СЭД и ЭДО и как их интегрировать между собой.
|
Анна Климова, директор направления ЭДО компании «Делойт», СНГ, ранее – главный бухгалтер OOO «Procter and Gamble». |
СЭД и ЭДО существуют достаточно давно, но тема развития ЭДО в дополнение с СЭД остается актуальной. Еще очень большое число компаний только присматривается к технологии ЭДО, несмотря на то что она активно поддерживается контрольно-надзорными органами РФ и немало компаний успешно используют ее уже несколько лет.
Некоторые компании до сих пор не различают СЭД и ЭДО, считая, что наличие СЭД автоматически означает наличие ЭДО. Однако СЭД, с точки зрения IT-архитектуры, только система, в которой могут электронным образом обращаться как настоящие безбумажные (электронные документы), так и сканированные копии бумажных документов. В итоге многие компании при наличии у них СЭД полагают, что у них есть настоящий ЭДО, но при этом продолжают подписывать документы на бумаге и платить за их сбор, обработку и архивирование.
В то же время многие компании, уже имеющие СЭД, начинают внедрять на внешнем и внутреннем документообороте именно электронные документы. Это безбумажные документы с электронной подписью и отсутствием бумажного оригинала в принципе. Именно такое постепенное развитие (сначала СЭД и далее ЭДО) является одним из типовых сценариев усовершенствования управления документопотоками компании.
|
Электронные документы в ЭДО – это безбумажные документы с электронной подписью и отсутствием бумажного оригинала в принципе. |
Этапы внедрения юридически значимого ЭДО
Выделим основные этапы внедрения юридически значимого ЭДО в компании (при условии, что уже есть СЭД).
Этап 1. Анализ имеющихся документопотоков для последующего перевода на ЭДО. Принимайте во внимание как существующие законодательные, так и требования внутреннего контроля, а также готовность контрагентов перейти на ЭДО. В результате будет сформирован набор документопотоков и каждому присвоен приоритет.
Этап 2. Анализ форматов будущих электронных документов. Он включает оценку возможности и необходимости использовать структурированные и неструктурированные форматы электронных документов, исходя из законодательных требований и обычаев делового оборота. Таким образом по каждому виду документа будет утвержден формат, который будет использоваться в ЭДО.
Этап 3. Анализ модели использования различных типов электронных подписей в компании, от простой до квалифицированной. Для этого оцените требования к типу электронной подписи по каждому виду документов как внутри предприятия, так и на законодательном уровне. Ответьте еще на вопросы:
● будете ли вы отправлять пакеты документов в расчете на одну хозяйственную транзакцию или на один тип документа,
● сотрудники каких уровней и каких структурных подразделений будут участвовать в процессе согласования и подписания документа.
В результате получите модель управления электронной подписью в компании, на основе которой можно реализовать этапы 3 и 4.
Этап 3. Анализ дизайна подключения операторов ЭДО. На данном этапе вам надо определиться:
● будете ли привлекать стороннего оператора, например, в случае отсутствия законодательных требований для этого;
● сколько операторов будете подключать;
● можно ли применять роуминг между ними;
● насколько операторы покрывают целевую аудиторию ваших контрагентов;
● насколько применимы интеграционные решения операторов ЭДО с учетными и СЭД- системами.
Ответы на эти вопросы помогут сформировать карту подключений, в том
понимать, употреблять и не путаться. Synerdocs
Сначала внутренний, потом — внешний
Документооборот в организации можно разделить на две большие группы: внутренний и внешний. Для обмена внутри организации, как правило, используют СЭД, электронный документооборот с контрагентами ведется посредством операторов ЭДО, а для взаимодействия с государственными контролирующими органами (ФНС, ПФР и др.) используются специальные сервисы отчетности.
Бумага или цифра — это лишь форма представления информации. Любой вид документооборота можно автоматизировать. При переходе от одной формы к другой, главное, понимать, что этот процесс пошаговый. Как показывает практика, отказаться от бумаги, в первую очередь, стоит во внутренних процессах. Дальше переход на ЭДО — электронный документооборот с контрагентами — будет протекать легче.
Для автоматизации внутренних процессов разработчики программных продуктов предлагают системы, которые обеспечивают управление электронным документооборотом, такие как СЭД. Уже после автоматизации внутреннего документооборота будет проще перейти на межкорпоративный документооборот (в профессиональной среде термин сокращают до аббревиатуры МКДО). Технические средства, программное обеспечение, а главное законодательство РФ позволяют это сделать.
Не стоит путать межкорпоративный электронный документооборот с межведомственным, который обозначается аббревиатурой МЭДО. Последний представляет собой взаимодействие федеральных информационных систем ЭДО, участниками которого являются представители государственного сектора: Правительство РФ, Администрация Президента России и федеральные органы государственной власти РФ. Автоматизированный обмен документами ведется в защищенном режиме. Цель МЭДО — повысить эффективность управления электронным документооборотом со стороны государственных органов власти.
Что касается МКДО, он предполагает обмен счетами-фактурами, первичными бухгалтерскими документами, договорами, актами, накладными и прочими документами с обеспечением их юридической значимости. Переход на ЭДО — электронный документооборот с контрагентами — означает автоматизацию обмена с использованием специальных сервисов, которые предлагают операторы ЭДО СФ. Например, с помощью сервиса Synerdocs компании могут легко организовать коммерческий электронный документооборот друг с другом. В связи с тем, что сам термин «межкорпоративный электронный документооборот» достаточно сложен для восприятия, его часто сокращают до ЭДО. При этом особое внимание уделяется контексту, в котором используется данное сокращение.
Автоматизация внешнего обмена с государственными учреждениями происходит с использованием систем сдачи отчетности.
Электронный документооборот: что это такое, функции, системы ЭДО
Сегодня большинство компаний переходит от бумажного документооборота к электронному. Это экономит и время, и деньги организации. Электронный документооборот избавляет от бумажной волокиты. Обмениваться информацией можно 24 часа в сутки из офиса или любого другого места. Достаточно лишь иметь под рукой компьютер с электронной подписью и доступ в Интернет. Кроме этого, система электронного документооборота дает возможность контролировать ход работы в режиме реального времени.
Что такое электронный документооборот
Если говорить простыми словами, электронный документооборот — это обмен электронными документами через локальную сеть, Интернет или другие каналы. Электронный документооборот может происходить как внутри организации, так и между компаниями.
ЭДО позволяет не только обмениваться документами, но и организовывать работу без использования бумажных носителей: поиск документов, составление отчетов, ведение архива и многое другое.
Виды электронных документов
Практически каждый документ можно перевести в электронный вид. Обычно компании переходят на электронные договоры, товарные накладные, различные счета, отчеты и прочее.
Электронные документы делят на неформализованные документы и формализованные документы.
Неформализованные документы — письма, договоры, доверенности, техническая документация и другие документы, они освобождены от жесткого регулирования со стороны государства.
Отметим, что неформализованные электронные документы могут в любом формате: doc, xlsx, pdf, jpg и другое, в то время как, формализованные документы только в виде файла с расширением xml.
Функции системы электронного документооборота
Система электронного документооборота выполняет следующие функции:
- регистрация документа;
- контроль исполнения документов;
- создание справочников;
- контроль движения бумажного и электронного документа, ведение истории работы с документами;
- создание и редактирование реквизитов документов;
- формирование отчетов по документообороту предприятия;
- импорт документов из файловой системы и Интернета;
- создание документа прямо из системы с помощью шаблона;
- работа с версиями документа, сложными многокомпонентными и многоформатными документами, вложениями;
- электронное распространение документов;
- работа с документами в папках;
- получение документов с помощью сканирования и распознавания;
- уменьшение затрат на доступ к данным и обработка документов.
Варианты ЭДО
Организовать систему электронного документооборота можно двумя способами. Во-первых, можно заключить с контрагентами соглашение об электронном документообороте и обмениваться документами, которые будут подписаны электронной подписью через электронную почту.
Во-вторых, можно организовать ЭДО через специального оператора. В этом случае нужно присоединится к регламенту обмена электронными документами. После этого доступен обмен с контрагентами как формализованными документами, так и неформализованными.
Автоматизация электронного документооборота. Плюсы и минусы ЭДО
Электронный документооборот — это целая информационная система, включающая в себя специализированное программное обеспечение, электронную почту, интернет, локальную сеть и другое.
Электронный документооборот по сравнению с бумажным выглядит намного привлекательнее. Выделим основные преимущества ЭДО.
- самое простое — снижаются расходы, связанные с затратами на бумагу;
- экономится время — сотрудники тратят меньше времени, чтобы найти бумажный документ;
- повышается прозрачность внутренней работы компании — система электронного документооборота дает возможность отслеживать статус документа;
- ведется личная история каждого файла и сопутствующих ему документов — в любое время можно открыть все необходимые документы, содержащие требования, связанные с различными типами взаимоотношений между компанией и внешними субъектами;
- оперативно составляются отчеты организации;
- повышается безопасность данных.
Среди минусов можно отметить дороговизну программного обеспечения и расходы, которые связаны с обучением сотрудников и оцифровкой всех имеющихся документов.
Что нужно для перехода на электронный документооборот
Для того, чтобы внедрить электронный документооборот, нужно разработать и утвердить порядок электронного документооборота; назвать ответственных за его ведение; организовать электронный архив получаемых и отправляемых документов; прописать в учетной политике правила создания, получения и хранения электронных документов; назначить ответственных за формирование и подписание электронных документов.
Все работники, которые наделены правом подписи документов, должны иметь электронную подпись.
Примерный алгоритм действий:
- разрабатывается техническое задание;
- выбирается IT-решение;
- описываются бизнес-процессы;
- составляются сметы, графики, списки необходимых ресурсов и общего плана работ;
- внедряется ЭДО;
- тестируется программа;
- запускается система электронного документооборота;
- контролируется использование системы.
Система электронного документооборота
Любая система ЭДО может содержать свойства перечисленных ниже категорий, однако, большая часть имеет конкретную ориентацию, связанную с позиционированием продукта.
1. Электронный архив — это система ЭДО, которая направлена на эффективное хранение и поиск данных.
2. Системы электронного документооборота с развитыми средствами workflow — обеспечивают движение некоторых объектов по определенному пути, который задан заранее. На каждом этапе объект может меняться, отчего его называют общим словом «работа». К работе привязаны документы, однако, они не являются здесь главными объектами. Благодаря этим системам организовывается определенная работа.
3. Системы ЭДО, которые ориентированы на поддержку управления организацией и накопление знаний. Это системы, которые объединяют в себе свойства описанных выше систем. Здесь базовый элемент может быть любым — работа или документ. Этими системами пользуются государственные органы, большие компании, где имеются определенные правила и процедуры движения документов.
4. Системы ЭДО, которые ориентированы на поддержку совместной работы — такие системы отличаются от предыдущих и не имеют четкой иерархии в организации и формализации потока работ. Задача таких ЭДО — обеспечение работы сотрудников в компании, где бы они не находились, и сохранение результатов проделанной работы.
5. Системы ЭДО, которые имеют развитые дополнительные сервисы. Яркий пример — сервис управления связями с клиентами (CRM). Такого рода сервисы разнообразны и могут включать различные наборы услуг.
Список выгодных банков для открытия счёта
Посмотреть список
Top 8 Система электронного документооборота — 2021
Было время, когда система электронного документооборота (СЭД) означала создание документов с использованием программы текстового процессора, расчетных отчетов с использованием программы электронных таблиц и баз данных транзакций посредством ввода данных из бумажных документов.
Подробнее: 10 лучших поставщиков ПО для облачного управления документами
С тех пор ситуация резко изменилась.
Компьютерные сети
Настольные компьютеры были заменены сетевыми компьютерными системами.Теперь документы можно было хранить на центральном сервере, и к ним можно было получить доступ с любого компьютера, подключенного к сети. Рабочие станции также могут обращаться к программам на сервере и создавать документы, которые отправляются на сервер или хранятся на локальном компьютере. Один принтер или факс теперь можно было использовать совместно с компьютерами.
Управление документами приобрело новое измерение наряду с совместной работой и более интенсивным использованием имеющихся возможностей.
Сеть сетей, Интернет (и интранет)
С появлением Интернета было добавлено еще одно измерение.Интранеты, основанные на интернет-протоколах, позволяют работать в сети по всему миру. Документы, созданные в любом из широко разбросанных офисов глобальной корпорации, теперь можно было сделать доступными в любом другом месте во внутренней сети.
Это означало, что глобальная корпорация теперь могла функционировать почти как местный бизнес. Безопасность документов не была нарушена, поскольку интранет мог ограничить доступ к документам для уполномоченных лиц.
Интранет также обеспечил такую системную интеграцию, которая упростила онлайновые SCM и CRM.
Перенос бумажных документов в электронный рабочий процесс
Бумажные документы могут быть перенесены в электронный документооборот путем сканирования и распознавания текста. OCR или оптическое распознавание символов преобразует изображения текстовых символов в компьютерно-читаемый ASCII и другие стандартные форматы.
В глобальной корпорации, например, все бумажные документы, полученные в офисах по всему миру, сканировались рабочей станцией сканирования, которая завершала все процессы, вплоть до передачи их в хранилище электронных документов, и даже выполняла индексацию.
Индексирование и поиск
Еще одним важным событием стало развитие технологии поиска и ее использование в системах электронного документооборота. Теперь можно было искать в миллионах документов определенные документы или информацию. Это можно было сделать за несколько секунд.
Базы данных, оптимизированные для запросов и анализа, облегчили такое исследование информации. Менеджеры могли определять тенденции и модели для принятия соответствующих решений. Интеллектуальный анализ данных принес неожиданные закономерности и другую значимую информацию с использованием мощности компьютеров для выявления таких закономерностей.
Удаленный сбор данных и доступ
Данные, поступающие с мест, должны были каким-то образом доставляться в офисы со средствами ввода данных и там регистрироваться. Эта ситуация изменилась с появлением портативных устройств, которые могли передавать полевые данные в основные системы. Данные собирались в поле и передавались, часто автоматически, в центральную систему.
Данные также могут быть доступны удаленно путешественникам с помощью своих ноутбуков или других мобильных устройств и использоваться для различных целей, включая удаленную работу, презентации для потенциальных клиентов и т. Д.
Подробнее: 10 лучших программ для архивирования документов с открытым исходным кодом
Системы электронного управления данными действительно прошли долгий путь. Сейчас это почти беспроводной мир, в котором данные собираются и доступны практически из любого места и обрабатываются со все более высокой скоростью.
Топ 8 систем электронного документооборота:
LASERFICHE
Laserfiche — мировой лидер в области управления корпоративным контентом (ECM), управления документами (DMS) и решений BPM.Узнайте, что Laserfiche может для вас сделать.
LASERFICHE
OPENKM
OpenKM — это программное обеспечение для управления документами и записями, простое в использовании, которое упрощает вашу работу и повышает эффективность.
OPENKM
LOGICALDOC
LogicalDOC — это система управления документами, которую можно использовать как гибкое решение для эффективного управления электронными документами.
LOGICALDOC
ИНФОФОРТ
enVision, ведущая система электронного документооборота (СЭД) в отрасли, предоставляет комплексное решение для управления созданием, вводом, индексированием, хранением, поиском и удалением записей и информационных активов для сотен клиентов, обслуживающих более 200000 пользователей по всему миру. регион.
ИНФОФОРТ
QUMAS
Решение QUMAS для электронного документооборота (EDM) предоставляет проверенные методы соблюдения нормативных требований для управления документами и соответствующее обучение в рамках всего бизнеса.
QUMAS
MASTERCONTROL
Узнайте, как программное обеспечение электронного документооборота от MasterControl систематизирует и защищает самую последнюю, самую последнюю версию каждого документа в компании.
MASTERCONTROL
ДОКУЗИОН
DocuSign обеспечивает высокую удовлетворенность пользователей.Быстрая маршрутизация и маркировка документов гарантирует, что люди смогут получать и подписывать документы в любом месте на своем устройстве с подключением к Интернету.
ДОКУЗИОН
EVERTEAM
Эффективно создавайте, управляйте и структурируйте корпоративные репозитории с помощью программного обеспечения Everteam Enterprise Document Management для всего жизненного цикла контента.
EVERTEAM
Личная контактная информация — [email protected]
Постоянный адрес: — Montville, NJ
Генеральный директор и соучредитель Cloudsmallbusinessservice.com
Электронный документооборот, Концепции электронного документооборота и электронного документооборота
Электронный рабочий процесс
В результате изучения этой главы студент должен:
знать
• методы и средства создания и обработки электронных документов;
• Требования к системам электронного документооборота
• Особенности электронной цифровой подписи;
уметь
• выбрать систему электронного документооборота, реализующую все необходимые функции, кроме исполнения электронных документов;
• различать типы электронных подписей;
собственный
• навыки организации электронного документооборота в соответствующих сферах профессиональной деятельности.
Концепции электронного документооборота и электронного документооборота
Электронный обмен данными — это реальность, с которой сегодня сталкивается практически каждый. Информационные системы, компьютерные сети, электронная почта — это далеко не полный перечень средств электронного обмена данными.
В последнее десятилетие появились и распространяются новые инструменты для эффективного обеспечения управленческих процессов. В том числе речь идет о программном обеспечении, предназначенном для обработки распорядительных документов.Здесь, прежде всего, следует упомянуть программное обеспечение классов «Системы управления документами» и «Системы управления бизнес-процессами».
Такие системы представляют собой программные комплексы, которые могут быть использованы для решения ряда задач, в том числе построения корпоративных систем электронного документооборота. Для автоматизации процесса обработки документа в организации с момента его создания или получения до момента его отправки корреспонденту или заполнения и списания в кейсе должны быть предусмотрены следующие функции:
• оформление документов входящих в организацию, исходящих из организации документов и внутренних документов;
• с учетом решений, выдаваемых документами руководства организации, и формирование документов для контроля;
• централизованный контроль за исполнением документов;
• оформление документов по делу;
• ведение информационно-справочной работы;
• Формирование делопроизводства по организации в целом.
Использование системы электронного документооборота позволяет организовать передачу данных о ходе исполнения документов в электронном виде, что качественно меняет организацию контроля за исполнением документов. Карточки централизованно зарегистрированных документов с решениями руководства рассылаются в электронном виде сотрудникам соответствующих подразделений. Они дополняют их постановлениями об исполнении документов, выдаваемых руководителями структурных подразделений. Поскольку данные о ходе работы с документами доступны, эти данные вводятся в систему.При этом система автоматически отслеживает наступление даты заблаговременного уведомления о приближении срока и наступление самого срока. Заинтересованные пользователи системы информируются об указанных датах.
Также существенно изменен процесс согласования проектов документов, в котором сотрудникам, участвующим в процессе согласования, предоставляется возможность обмениваться электронными версиями согласованных проектов. Эта технология позволяет сократить время, затрачиваемое на перевод проектов в бумажной форме.
Система электронного документооборота в обязательном порядке включает в себя действующий электронный архив, решающий проблемы оперативного доступа к информации и возможности одновременного использования документа несколькими сотрудниками. Такая форма организации хранения значительно снижает вероятность потери информации и повышает эффективность работы за счет сокращения времени, необходимого для поиска необходимого документа. Хранение текстов документов в электронном виде позволяет реализовать полнотекстовый поиск, что открывает принципиально новые возможности при ведении информационно-справочной работы, например, позволяет составлять тематические коллекции документов по их содержанию.Использование электронного архива избавляет от необходимости создавать фонд для использования архивных документов, поскольку электронный документ может быть выпущен в любой момент.
С юридической точки зрения концепция электронного документооборота отличается от концепции электронного обмена данными. Основа первого — легитимность (процессуальная допустимость и доказательная сила) электронных документов. Поэтому, наряду с совершенствованием информационных технологий, немаловажную роль в процессе создания инфраструктуры электронного документооборота должно сыграть его законодательное обеспечение, суть которого состоит в том, чтобы сделать правовой статус документа доступным для общественности.
Основная функция традиционного документа — удостоверять некоторую информацию. При составлении и использовании документа есть два аспекта: во-первых, некоторая информация, а во-вторых, сам документ как материальная вещь, которую можно представить или передать. Наличие этой материальной вещи позволяет подтвердить истинность информации, содержащейся в документе. Возможно, для подтверждения правды необходимо провести некую процедуру — экспертизу для проверки подлинности документа.
Информацию, содержащуюся в документе, также можно разделить на две части. Первая часть является непосредственно содержательной, вторая — вспомогательной информацией, позволяющей установить ее подлинность (подлинность). Он включает такие детали, как исходящие номера, подписи и печати.
Контент, как контент, так и медиа, может включать данные о времени, условиях и месте документа.
Также следует отметить, что в случае бумажного документа оригинал существует в ограниченном количестве копий, известных заранее.Например, можно указать, что договор заключен в трех экземплярах, имеющих равную силу. Любая дополнительная копия будет копией, которая в принципе может быть проверена путем проведения соответствующей экспертизы.
В некоторых случаях наличие оригинала документа необходимо. Например, продажа акции, выпущенной в документарной форме, вовсе не эквивалентна продаже копии ее сертификата, даже нотариально заверенной.
Таким образом, документ выполняет следующие функции:
• фиксация некоторой (информативной) информации;
• фиксация лица, подписавшего документ;
• определение условий составления документа;
• доказательства в суде;
• Оригинальная функция обеспечена сотней уникальностью.
Указанные функции должны выполняться электронным документом.
Закон об информации определяет electronici
Что такое система электронного документооборота? | Small Business
Обслуживание бумажных документов и файлов — дорогое мероприятие для организации. Документы нужно вложить в папки и поместить в дорогой картотечный шкаф, а для их хранения нужно выделить офисную недвижимость. Когда файл необходим, его нужно извлечь, а затем снова отправить в архив.Из-за этих проблем многие компании перешли на систему электронного документооборота. Доступно множество систем, но все они предлагают схожие функции.
Сканирование прибытия
Когда документ поступает в офис, в котором используется система электронного управления документами, он сканируется с помощью массового сканера. Эти сканеры работают так же, как копировальный аппарат, с устройством подачи листов, которое может обрабатывать несколько страниц одновременно. После сканирования документа клерк присваивает ему имя, номер файла или другой код отслеживания.После создания электронного документа исходный бумажный документ можно измельчить.
Программное обеспечение для управления документами
Специализированное программное обеспечение для управления документами используется для организации и хранения каждого отдельного файла. Эти инструменты упрощают процесс хранения и поиска за счет использования мощного оптического распознавания символов, которое считывает содержимое каждого документа. Эта информация хранится как часть электронного файла, что позволяет выполнять поиск по содержанию каждого документа, хранящегося в базе данных.Сотрудники могут искать все документы от конкретного клиента, содержащие определенные ключевые слова или используя любую другую переменную. То, что обычно занимало бы часы работы файлового клерка, теперь может сделать любой за считанные минуты.
Электронная маршрутизация
После того, как документ будет отсканирован, клерк может переслать его любому сотруднику организации для проверки. В традиционной бумажной среде это предполагало доставку файла вручную. Обычно файлы пропадали или томились на столах сотрудников в течение нескольких дней или недель, недоступных для других.Системы управления документами позволяют незамедлительно просмотреть их любым сотрудником организации. Любой документ можно сразу пересылать между сотрудниками, даже между офисами и территориями.
Повышенная безопасность
Каждый электронный документ можно защитить с помощью протокола повышенной безопасности, аналогичного тому, который используется в банках. Документы можно защитить, чтобы только определенные сотрудники могли получить доступ к определенной информации. Запираемые картотеки заменены системами безопасности, защищенными паролем, что значительно снижает вероятность попадания информации в чужие руки.Персонал может быть уверен, что конфиденциальная информация останется полностью защищенной, а отдел продаж может хранить документы, доступные любому сотруднику.
Внешнее резервное копирование
База данных документов может быть легко сохранена на любом устройстве. Основное запоминающее устройство часто находится в главном офисе компании, часто на сервере, расположенном в отделе информационных технологий. Данные также легко копируются и хранятся вне офиса. Это огромное улучшение по сравнению с бумажными файлами, которые легко могут быть уничтожены водой или пожаром.Хранение полной копии базы данных документов за пределами предприятия обеспечивает отличный план обеспечения непрерывности бизнеса, гарантируя, что ключевая информация не будет потеряна из-за катастрофы.
Ссылки
Биография писателя
Крис МакКечни окончил юридическую программу Карлтонского университета и профессионально занимается писательской деятельностью более десяти лет. Он является постоянным автором ряда туристических и деловых журналов и маркетинговых веб-сайтов, включая «OutPost Magazine», «Report on Business» и несколько публикаций по страхованию.МакКечни также много пишет для нескольких компаний из списка Fortune 500, расположенных по всему миру.
Преимущества системы электронного документооборота | Малый бизнес
Фрейзер Шерман Обновлено 5 марта 2019 г.
Даже в 21 веке малый бизнес может вести большую часть своих записей на бумаге. Учитывая растущий объем данных, взламываемых крупными компаниями, бумага может показаться даже более безопасной. Однако есть реальные преимущества в преобразовании файлов в цифровые данные.Приняв разумные меры предосторожности, вы можете свести к минимуму возможные недостатки.
Преимущества перехода на цифровые технологии
Если вы не хотите выделять место под картотеки, электронное хранилище является хорошей альтернативой. Ваш портативный или настольный компьютер может записывать ваши бизнес-операции, отправлять и хранить счета, а также вести финансовую отчетность, не занимая дополнительного места. Он может вести бухгалтерский учет за вас, складывая расходы и доходы.
Хранение цифровых документов там, где к ним могут получить доступ несколько сотрудников, повышает эффективность.Например, сотрудники, назначенные для одного проекта, могут ссылаться, писать или редактировать документы вместе, не находясь в одной комнате или даже работая из дома. Если вы не хотите вкладывать значительные деньги или персонал в ИТ-отдел, можно использовать облачные вычисления. Вместо того, чтобы использовать свои собственные серверы данных, вы платите компаниям за хранение ваших документов на удаленных серверах, доступных в Интернете.
Что делать со старой бумагой
Вы можете сэкономить все пространство, которое вы в настоящее время выделяете для бумажных файлов, путем сканирования существующих бумажных документов в новую систему.Если ваш бизнес открыт достаточно долго, чтобы накопить пару картотек с документами, это будет проблемой. Либо вашим сотрудникам придется посвятить время сканированию бумаги, либо вы заплатите за это кому-то другому. Если вы передадите работу на аутсорсинг, вам или вашему сотруднику все равно придется дважды проверять, правильно ли поданы новые электронные документы.
Возможно, проще будет не торопиться, преобразовывая файлы, которые, как вы знаете, важны для предстоящих проектов или встреч, вместо того, чтобы спешить с преобразованием всего.Оцифровав документы, вы можете уничтожить большинство из них.
Предупреждение
Спросите своего адвоката, требуется ли по закону хранить некоторые документы в бумажном виде. В большинстве штатов, например, требуются бумажные копии завещаний и ипотечных кредитов.
Защита данных
Перед тем, как переключиться на электронную систему, подумайте, как вы будете обеспечивать безопасность данных. Даже если вы храните его в облаке, ваш поставщик услуг может ожидать, что вы приложите больше усилий для обеспечения безопасности данных.
- Зашифруйте свои данные или хотя бы самые важные данные.
- Убедитесь, что ваша собственная сеть защищена, с помощью хорошего брандмауэра и программного обеспечения безопасности .
- Обучите своих сотрудников основам ИТ-безопасности , таким как не оставлять свои пароли записанными или отвечать на «фишинговые» электронные письма.
- Уменьшить человеческий фактор. Сотрудники не должны иметь доступа к данным, которые им не нужны .
Две трети утечек данных вызваны человеческой ошибкой.Если ваши люди хорошо обучены, это само по себе уменьшает недостатки электронного хранения данных.
Также важно сделать резервную копию ваших данных. Независимо от того, есть ли у вас дублированные копии в облаке или на сервере, важно сохранять копии на случай, если ваша основная система хранения будет уничтожена, физически разрушена или выйдет из строя.
5 лучших программ для электронного документооборота
Что такое EDM (электронный документооборот)?
Электронный документооборот — это серия действий по управлению, созданию, хранению, индексированию, поиску и организации документов в электронной форме.Это помогает предприятиям и организациям отказаться от бумажных документов, управляя всеми своими данными, записями, файлами и документами на компьютерах в виде электронных копий. Electronic Document Management обрабатывает цифровые документы, а также управляет отсканированными версиями бумажных документов.
Это платформа для безопасного хранения больших объемов данных, хранящихся в форме документов и файлов, в централизованном месте и легкого доступа к таким данным, когда это необходимо. Электронное управление документами полагается на такие элементы, как метаданные, для простой классификации и сохранения документов.Мета-данные существенно помогают в поиске документов в зависимости от ключевых слов, заголовка, даты и т. Д.
Читайте дальше, чтобы узнать больше о системах электронного управления документами и 5 лучших программах для управления цифровыми документами, которые могут принести пользу вам и вашей организации в долгосрочной перспективе.
5 лучших программ для электронного документооборота
Системы электронного документооборота — это набор инструментов для облегчения электронного документооборота.Это программное обеспечение помогает с легкостью создавать, редактировать, хранить и обмениваться документами в электронном виде, не полагаясь на различные Решения для различных целей. Ниже приводится список из 5 лучших программ для электронного документооборота. Идите и сравните их:
1. iSkysoft PDF Editor 6 Professional для Mac
PDFelement Pro, как следует из названия, представляет собой редактор PDF, который может не только редактировать документы PDF в электронном виде, но также создавать, конвертировать, сохранять и публиковать их.Это программное обеспечение лучше всего подходит для организаций, которые имеют дело с большим количеством электронных и бумажных PDF-файлов, поскольку оно также может управлять отсканированными PDF-файлами с помощью функции распознавания текста.
iSkysoft PDF Editor 6 Pro может быть лучшим программным обеспечением для электронного документооборота. И вы можете бесплатно загрузить это программное обеспечение системы электронного документооборота на Windows и Mac. Он предоставляет на выбор множество функций. Некоторые из этих функций перечислены ниже:
Основные характеристики этого программного обеспечения для управления офисными документами:
- Редактируйте текст и изображения PDF, а также делайте отсканированные документы редактируемыми с помощью OCR.
- Это программное обеспечение может размечать, выделять, маркировать, водяные знаки, подписывать и штамповать PDF-файлы в электронном виде, чтобы настроить их.
- Организация файлов PDF никогда не была такой простой, поскольку этот инструмент может индексировать PDF-файлы, а также добавлять нумерацию для более простой классификации документов.
- Его функция защиты паролем позволяет пользователям безопасно обмениваться файлами PDF.
- Он позволяет пользователям сжимать PDF-файлы и конвертировать их в разные форматы.
2. Nuxeo Document Management
EDMS — это система электронного управления документами, которая управляет, создает, хранит и контролирует документы в цифровом виде. Основная цель EDMS — организовать электронные документы в электронной форме и автоматизировать рабочий процесс в организации.
Выбирая подходящую СЭД для себя или своего предприятия, убедитесь, что в ней есть:
- Функции безопасности для защиты ваших данных.
- Функция контроля версий для отслеживания изменений в ваших документах.
3. OpenKM
OpenKM — это решение для управления документами, предназначенное для управления цифровыми документами и их систематизации, чтобы упростить работу организации и повысить ее производительность. Это программное обеспечение специализируется на управлении документами, записями, автоматизации рабочих процессов, автоматизации задач и интегрировано с некоторыми ведущими программами на базе Интернета и ПК для облегчения электронного управления документами.
Особенности:
- Это позволяет предприятиям контролировать создание, управление, хранение и распространение цифровых документов.
- Он ускоряет процесс принятия решений и улучшает рабочий процесс, предоставляя документы в случае необходимости из своего репозитория.
- Он может собирать информацию и данные из цифровых источников.
- Он также включает в себя функции ECM.
4.eFileCabinet
eFileCabinet — очень популярное программное обеспечение для управления электронными документами, которое имеет облачное развертывание и встроенные инструменты соответствия. Это программное обеспечение системы электронного документооборота можно также использовать как бесплатное мобильное приложение. Это программное обеспечение предназначено для хранения файлов, полнотекстового поиска и так далее.
Особенности:
- Это помогает в управлении цифровыми документами и электронной почтой.
- Преобразование документов и индексация также возможны с помощью этого программного обеспечения.
- Его инструменты позволяют управлять версиями.
- Функции распознавания текста помогают редактировать отсканированные файлы.
5. M-Files DMS
M-Files DMS — это интуитивно понятное, экономичное и очень эффективное программное обеспечение для управления электронными документами. Его легко установить и он очень надежен, так как хранит ваши документы в безопасности. Он предотвращает потерю данных и обладает уникальной возможностью интеграции с проводником Windows.
Особенности:
- Поддерживается полнотекстовый поиск и поиск по метаданным.
- Позволяет управлять версиями, сохраняя старые, новые и обновленные документы.
- Состоит из интерфейса прикладного программирования.
5 лучших систем электронного документооборота
2020-09-10 17:11:48 • Отправлено по адресу: Business Tip • Проверенные решения
У каждого бизнеса разные потребности в электронном документообороте.Перед покупкой важно найти правильное решение, которое принесет пользу вашему бизнесу. После того как вы оцените свои потребности и будете готовы найти систему электронного управления файлами, которая вам подходит, эта статья поможет вам сравнить лучшие инструменты на рынке. Ниже представлены 6 лучших систем электронного документооборота (СЭД), которые вам стоит рассмотреть.
Выберите правильную систему управления цифровыми документами
Характеристики продукта | ||||
|---|---|---|---|---|
| Поддержка системы | Настольный компьютер и Интернет | Интернет-версия | Интернет, Android, iOS и Windows Mobile | Windows, Mac, Android и iOS |
| Облачное хранилище | Универсальное решение PDF | |||
| Мобильное приложение | ||||
| Функция OCR | ||||
| Синхронизация | ||||
| Шифрование файлов | ||||
| Соавтор в режиме реального времени | | |||
| Пользователи и группы |
1.Zoho Docs
Прежде всего, это Zoho Docs, решение для электронного документооборота, которое поможет вам работать в дороге. Zoho — центральное хранилище всех документов, позволяющее легко обмениваться файлами и фотографиями в Интернете. Вы можете начать использовать его в пробной версии для 25 пользователей с ограничением 5 ГБ на пользователя. И если вам это нравится, вы можете подписаться на премиум-версию. Все, что вам нужно сделать, это указать свое имя, адрес электронной почты и пароль.
Плюсы:
- Интуитивно понятный и удобный интерфейс
- Интеграция с приложениями Google без лишних хлопот и дополнений
- Отличные инструменты для редактирования документов в Интернете
Минусы:
- Некоторым пользователям может не хватить места на одного пользователя
- Стоимость ежемесячной абонентской платы может составлять
- Вам необходимо зарегистрироваться в Zoho writer, чтобы получить доступ к полной версии редактора
Скачать Zoho Docs >>
2.Логический Doc
Это программное обеспечение поможет любой организации получить контроль над процессами электронного документооборота. Основное внимание уделяется поиску контента и автоматизации бизнес-процессов. Использование этого инструмента электронного управления документами помогает вам создавать, координировать и совместно редактировать любой документ в вашей организации. Ваша продуктивность значительно улучшится благодаря простому в использовании веб-интерфейсу и интеграции с Office и Outlook.
Плюсы:
- Дружественный интерфейс упрощает задачу для начинающих
- Отличное общее управление информацией
- Отличная служба поддержки
Минусы:
- Некоторым пользователям требуется, чтобы клиент синхронизировался с локальным каталогом в репозитории
- Нет поддержки по телефону, только поддержка клиентов по электронной почте
- Включает множество дополнительных покупок, которые накапливаются, что делает его более дорогим
Загрузить логический документ >>
Microsoft SharePoint — отличный вариант, если вы хотите легко обмениваться бизнес-документами. Он позволяет пользователям создавать командные веб-сайты, которые могут действовать как мини-интрасети, что значительно упрощает обмен документами или даже целыми папками. Есть также множество бесплатных приложений, которые вы можете добавить в свою учетную запись SharePoint, включая приложения для управления почтой и контактами. Кроме того, этот инструмент дает вам возможность изменять бренд веб-сайтов, и нет ограничений на количество приложений, которые вы можете использовать.
Плюсы:
- Позволяет редактировать документы в Интернете
- Вы можете использовать его для создания нескольких сайтов групп и добавления приложений, чтобы упростить процесс совместного использования
Минусы:
- Он имеет множество функций, которые могут сделать процесс первоначальной настройки утомительным.
Загрузить Microsoft SharePoint Online >>
4. M-Files DMS
Если вы ищете простой, но эффективный способ управления электронными документами, M-Files, вероятно, лучший инструмент для этой работы.Он автоматизирует большинство систем электронного документооборота, чтобы сэкономить ваше время и повысить продуктивность бизнеса. Вы также получаете уникальную возможность отслеживать, над какими файлами в данный момент работают, и даже отслеживать каждое изменение, внесенное в конкретный файл.
Плюсы:
- Он позволяет вам получать доступ к документам с любого устройства с подключением к Интернету, включая смартфоны и планшеты
- Позволяет пользователям отслеживать изменения, внесенные в файлы, в режиме реального времени
Минусы:
- Для его использования требуется загрузка, поэтому в нем отсутствует удобство системы управления документами, доступ к которой можно получить онлайн
Скачать M-Files DMS >>
5.Только система Ascensio Office
Если вы ищете систему электронного документооборота, которая также является менеджером проекта, Ascensio System OnlyOffice может быть для вас правильным выбором. На первый взгляд, он похож на Google Диск, но предлагает гораздо больше, чем просто общий доступ к файлам и функции онлайн-документов и совместной работы. Это также упрощает вам управление целыми проектами, позволяя интегрировать электронную почту и календари и даже настраивать URL-адрес для вашей учетной записи. Даже со всеми этими замечательными функциями он по-прежнему прост и удобен в использовании, а еще проще в настройке.
Плюсы:
- Он совместим со многими облачными сервисами, что делает хранение и совместное использование невероятно простым
- Он поставляется с функциями управления задачами, которые делают его универсальным решением для всех ваших потребностей в хранилище для управления документами.
Минусы:
- Имеет относительно небольшой объем доступного облачного хранилища по сравнению с другими аналогичными инструментами
Загрузить только систему AscensioOffice >>
6.Evernote Business
Вы ищете систему электронного документооборота, которая также будет полезна для мозговых штурмов? Evernote Business поможет вам. Большинство людей думают об Evernote как о простой программе для создания заметок, но недавно она расширилась, включив в нее инструменты для обмена документами и совместной работы, которые конкурируют с лучшими в отрасли. Вы можете использовать его для записи сеансов мозгового штурма разными способами, включая встроенные документы, аудио, изображения и многое другое. В Evernote есть множество отличных инструментов для малого бизнеса, которые хотят иметь возможность делиться мыслями, даже когда они не в офисе.Он поставляется с приложениями для iOS и Android, которые делают удаленную совместную работу намного удобнее.
Плюсы:
- Нет ограничений на количество пользователей, которые могут использовать Evernote одновременно
- Он предлагает полностью онлайн и мобильный доступ благодаря тому, что у него есть мобильные приложения
Минусы:
- Редактировать документ можно только через настольное приложение
Скачать Evernote Business >>
Представляем PDFelement — комплексное решение для вашего электронного документооборота
С развитием оцифровки и переходом на безбумажные технологии системы электронного документооборота стали важными, поскольку они позволяют легко создавать, хранить и управлять цифровыми документами.Самый распространенный тип цифровых файлов — PDF.
Но даже лучшие инструменты электронной системы управления имеют ограничения при работе с PDF, поскольку этот формат не был создан для простого редактирования или совместной работы.
PDFelement поможет вам преодолеть эти ограничения. Эта программа предлагает полное решение для работы с документами PDF, позволяя редактировать и гибко работать с данными, цифровыми формами и полями форм, предлагая функции для безопасного сотрудничества (включая простые комментирование и редактирование) и безопасного обмена.
Пакетное преобразование файлов в PDF и извлечение данных из нескольких документов одновременно означает, что время, необходимое для управления важными электронными документами, значительно сокращается. PDFelement — это программа, которая существенно помогает программному обеспечению вашей системы электронного документооборота.
5 Решения PDFelement для улучшения вашей системы электронного документооборота
1. Стандартизируйте документы в формате PDF для улучшения совместной работы всех команд
Если у вас много разных команд, работающих с разными типами файлов в разных программах, производительность часто снижается, потому что все типы файлов действуют по-разному.PDFelement предлагает быстрое и простое решение для преобразования множества различных форматов файлов в стандартные PDF-файлы, которые можно совместно использовать несколькими командами. Поддерживаемые форматы файлов включают Word, Excel, PPT, HTML, EPUB и RTF.
Документы можно преобразовать в PDF с помощью процесса пакетного преобразования, который, опять же, сокращает время, необходимое для создания стандартизированных процессов для более эффективного управления электронными документами. Это то, что стандартные программные инструменты электронного документооборота не могут предложить сами по себе.
2. Простое редактирование файлов PDF
Файлы PDFникогда не создавались для редактирования и адаптации, но, поскольку в последние годы они стали стандартным форматом бизнес-файлов, нередактируемые PDF-файлы стали проблемой. Предыдущие решения для редактирования PDF-файлов были сложными и дорогостоящими, но PDFelement был разработан, чтобы стать лучшим решением для редактирования PDF-файлов, создавая программное обеспечение, которое работает так же, как и все хорошие текстовые процессоры.
С легкостью редактируйте и добавляйте текст в существующие и новые документы PDF, а также вставляйте изображения и символы для создания разнообразных документов по мере необходимости.Вы можете вносить эти изменения так же легко, как и в Microsoft Word, а PDFelement поставляется со всеми функциями Word, кроме файлов PDF. Создавайте, редактируйте и управляйте содержанием в PDF-документах так, как вы не смогли бы сделать, используя только систему электронного управления документами.
3. Автоматическое извлечение данных из документов
По мере стандартизации документооборота вы обнаружите необходимость перемещать важные данные из файлов в новые документы и системы.Раньше для этого требовался ввод данных вручную, на что тратились время и ресурсы.
Функция автоматического извлечения данных из PDFelement быстро извлекает данные в готовый для анализа формат. Несколько файлов можно обрабатывать партиями, чтобы еще больше сократить рабочие часы, необходимые для ввода данных в новые программы. Благодаря полностью настраиваемым полям данных PDFelement также предлагает полный контроль над тем, какие данные могут быть извлечены.
4. Создание простых, эффективных и редактируемых форм
Всем предприятиям требуются какие-либо формы.Но для их создания часто требовались специальные знания в области программного обеспечения и навыки проектирования для создания интерактивных форм под брендом. PDFelement предоставляет еще одно простое решение, которое значительно упрощает работу с формами.
Инструменты редактированияPDFelement позволяют легко создавать интерактивные формы с возможностью цифрового заполнения на все случаи жизни. Простая функция перетаскивания позволяет добавлять такие элементы, как поля цифровой подписи, поля форм, кнопки, флажки и комбинации всех элементов для создания удобных интерактивных форм.Эта функция очень полезна для процесса электронного документооборота.
5. Защитите свои конфиденциальные файлы паролями
Многие бизнес-документы содержат конфиденциальную информацию, которую необходимо защитить. Часто бывает необходимо, чтобы целые документы или их разделы были защищены паролем, чтобы только определенные доверенные лица могли получить доступ к информации. Решения для электронного документооборота не всегда обеспечивают простой способ добиться этого.Но PDFelement умеет.
Можно просто добавить полностью зашифрованные пароли к документам (или пакетам документов), чтобы вы могли защитить тех, кто может получить доступ и открыть эти файлы. Благодаря возможности добавлять, изменять и управлять паролями и элементами управления паролями для нескольких документов одновременно, PDFelement создается с полными гибкими функциями безопасности. Эффективно управляйте конфиденциальными документами с помощью PDFelelment.
Скачать или купить PDFelement бесплатно прямо сейчас!
Скачать или купить PDFelement бесплатно прямо сейчас!
Купите PDFelement прямо сейчас!
Купите PDFelement прямо сейчас!
.