Электронный документооборот как это работает: как работает, виды, функции, проблемы внедрения

как это работает и в чем польза

Советы для тех, кто хотел бы отказаться от бумажного документооборота, но пока не уверен, есть ли в этом смысл

В Школе бухгалтера вышел вебинар «Компания переходит на электронный документооборот. Что должен знать бухгалтер?», в котором мы объяснили, в чем преимущество электронного документооборота перед бумажным и рассказали, с чего стоит начать переход на ЭДО. 

В статье ответим на вопросы, которые возникли у зрителей вебинара, а также пообщаемся со специалистом по внедрению программы Контур.Диадок, который даст свои комментарии на тему ЭДО.

Что такое электронный документооборот

Электронный документооборот (ЭДО) — это обмен электронными документами по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) оператора ЭДО.

• Процесс работы похож на обмен письмами по электронной почте:

1. Отправитель формирует документ на своем компьютере, подписывает электронной подписью и через специальную программу отправляет его своему контрагенту.
2. Адресат получает документ через несколько секунд на своем компьютере, после чего подписывает или отказывает в подписи. Отправитель всегда может видеть актуальный статус документа: «Отправлен», «Получен», «Подписан», «Отказано в подписи».
3. После того как получатель подписывает документ или отказывает в подписи, документооборот считается завершенным.

Антон Коптелов, менеджер проектов по внедрению Контур.Диадок:
«Чаще всего программы обмена документами похожи на ящики электронной почты. Например, в Диадоке есть папки «Входящие», «Исходящие», «Черновики», «Удаленные». Это помогает пользователям интуитивно понять, как пользоваться программой, куда зайти, чтобы посмотреть документы, которые поступили от контрагентов. Обычно трудностей с пониманием порядка действий не возникает. Бухгалтеры выполняют уже привычные им действия, которые они совершали до этого в своих учетных программах».

• Документы передаются через программу оператора ЭДО. Оператор ЭДО — компания, которая предоставляет услуги обмена электронными документами для других компаний. 
• При передаче документа оператор автоматически проверяет легитимность электронной подписи, которой подписан документ, и соответствие формата документа требованиям законодательства.  
• Документы подписываются электронной подписью. Электронная подпись устанавливается на компьютер владельца, в ней содержится информация о реквизитах организации и подписанта. Она полностью заменяет рукописную подпись и придает юридическую значимость документам, которые ей подписаны.

Обязана ли компания переходить на ЭДО

Это выгоднее, чем бумажный документооборот

Если коротко, то нет, не обязана.

Нет регламентов или законов, которые обязывают вас переходить на ЭДО. Чаще всего компании инициируют переход по приглашению контрагентов либо если хотят сэкономить.

Переход на ЭДО может казаться сложным и дорогим. Но после того как компания все настроит, будет очевидна польза:

1. Не нужно больше копить бумаги, переживать за их сохранность.
2. Электронный документооборот дешевле и быстрее.

Переход можно сравнить с уборкой большого дома. Вы в нем давно живете, знаете, что и где лежит, но с годами скопились ненужные вещи, которые обросли слоем пыли. Что вы сделаете в этом случае? Можете сделать самостоятельную уборку, но высока вероятность, что вы просто сотрете пыль и переложите вещи с места на место. Или можете вызвать клининговую службу, которая с вашей помощью оптимизирует пространство специально под вас, после чего в вашем доме появится больше воздуха и света.

Обмен бумажными документами постепенно уходит в прошлое. Курьеры приезжают с планшетами, а чеки высылаются на электронную почту. В итоге мы все перейдем на ЭДО, потому что это в первую очередь удобно.

Антон Коптелов, менеджер проектов по внедрению Контур.Диадок:
«Иногда к нам обращаются потенциальные клиенты, которые просят рассказать о переходе, оценить стоимость и подобрать оптимальное техническое решение. Выслушав все, говорят, что нужно подумать. В большинстве случаев через некоторое время они возвращаются с фразой: «Все равно придется это сделать, какой смысл затягивать». Сейчас многие бизнес-процессы вынужденно автоматизируют, потому что иначе бизнес начинает терять время и деньги, вместо того чтобы их зарабатывать».

​С какими сложностями можно столкнуться при переходе на ЭДО

Если вы для работы используете нетиповую учетную систему или у вас очень большой объем документов, то вам может потребоваться персональное техническое решение. Но в таких случаях настройки делают сотрудники компании оператора и ваши технические специалисты. На выходе бухгалтер получает готовую программу, которой остается только начать пользоваться.

Самое сложное, что вас ждет, — это перестройка. Нужно:

• определить порядок обработки, создания и отправки документов, привыкнуть к новой системе и набить руку;
• установить в компании правила, по которым вы будете работать с электронными документами. Это потребует сил и времени, но в итоге вы получите отлаженный процесс документооборота.

Антон Коптелов, менеджер проектов по внедрению Контур.Диадок:
«На этапе внедрения специалисты Контур.Диадок показывают и рассказывают на примере, как создавать, редактировать и отправлять документы. Мы можем обучить человека, как пользоваться программой. А если у него возникают вопросы по ходу работы, то у нас есть круглосуточная техподдержка, в которой ответят на любой вопрос. Поэтому мы считаем, что самая большая сложность, с которой вам придется столкнуться, — это побороть страх перед неизвестным и новым».

Как изменится ваша работа из-за перехода на ЭДО

Вам нужно будет перестраиваться на новый лад работы с документами, возможно, обучать работе своих коллег и приглашать к переходу на ЭДО ваших контрагентов. Вероятнее всего, не все контрагенты сразу согласятся перейти вместе с вами, поэтому вам придется продолжить обмен бумажными документами. Поначалу это может быть достаточно запутанным процессом.

Но переход на ЭДО сулит и положительные изменения в вашей работе:

• Вы больше не будете бояться потерять или испортить документы, ведь они будут храниться в программе и будут защищены от утери или порчи.
• У вас будет доступ к документам везде, где есть интернет: с телефона, ноутбука или планшета.
• Вы сможете отслеживать статус подписания документов вашими контрагентами в режиме реального времени, что в разы ускорит процесс обмена.
• Вы сможете предоставлять электронные документы в налоговые органы при сдаче отчетности, и вам больше не нужно будет сканировать пятьсот страниц.

Как мы говорили в начале статьи, никто не обязывает вас переходить на электронный документооборот. С точки зрения закона вы можете продолжать пользоваться бумажными документами. Но мы искренне считаем, что переход на ЭДО сократит время работы с документами и затраты на документооборот.

Если у вас есть еще вопросы о переходе на электронный документооборот, то рекомендуем посмотреть вебинар «Компания переходит на электронный документооборот. Что должен знать бухгалтер?», в котором мы постарались максимально емко рассказать о том, что из себя представляет электронный документооборот и какие шаги нужно предпринять, чтобы начать переход. 

Узнать больше информации про электронный документооборот с контрагентами.

какие функции нужны? — Сервисы на vc.ru

{«id»:185940,»url»:»https:\/\/vc.ru\/services\/185940-kak-vybrat-sistemu-elektronnogo-dokumentooborota-dlya-krupnoy-kompanii-chast-1-kakie-funkcii-nuzhny»,»title»:»\u041a\u0430\u043a \u0432\u044b\u0431\u0440\u0430\u0442\u044c \u0441\u0438\u0441\u0442\u0435\u043c\u0443 \u044d\u043b\u0435\u043a\u0442\u0440\u043e\u043d\u043d\u043e\u0433\u043e \u0434\u043e\u043a\u0443\u043c\u0435\u043d\u0442\u043e\u043e\u0431\u043e\u0440\u043e\u0442\u0430 \u0434\u043b\u044f \u043a\u0440\u0443\u043f\u043d\u043e\u0439 \u043a\u043e\u043c\u043f\u0430\u043d\u0438\u0438. \u0427\u0430\u0441\u0442\u044c 1: \u043a\u0430\u043a\u0438\u0435 \u0444\u0443\u043d\u043a\u0446\u0438\u0438 \u043d\u0443\u0436\u043d\u044b?»,»services»:{«facebook»:{«url»:»https:\/\/www.facebook.com\/sharer\/sharer.php?u=https:\/\/vc.ru\/services\/185940-kak-vybrat-sistemu-elektronnogo-dokumentooborota-dlya-krupnoy-kompanii-chast-1-kakie-funkcii-nuzhny»,»short_name»:»FB»,»title»:»Facebook»,»width»:600,»height»:450},»vkontakte»:{«url»:»https:\/\/vk.com\/share.php?url=https:\/\/vc.ru\/services\/185940-kak-vybrat-sistemu-elektronnogo-dokumentooborota-dlya-krupnoy-kompanii-chast-1-kakie-funkcii-nuzhny&title=\u041a\u0430\u043a \u0432\u044b\u0431\u0440\u0430\u0442\u044c \u0441\u0438\u0441\u0442\u0435\u043c\u0443 \u044d\u043b\u0435\u043a\u0442\u0440\u043e\u043d\u043d\u043e\u0433\u043e \u0434\u043e\u043a\u0443\u043c\u0435\u043d\u0442\u043e\u043e\u0431\u043e\u0440\u043e\u0442\u0430 \u0434\u043b\u044f \u043a\u0440\u0443\u043f\u043d\u043e\u0439 \u043a\u043e\u043c\u043f\u0430\u043d\u0438\u0438.

\u0427\u0430\u0441\u0442\u044c 1: \u043a\u0430\u043a\u0438\u0435 \u0444\u0443\u043d\u043a\u0446\u0438\u0438 \u043d\u0443\u0436\u043d\u044b?»,»short_name»:»VK»,»title»:»\u0412\u041a\u043e\u043d\u0442\u0430\u043a\u0442\u0435″,»width»:600,»height»:450},»twitter»:{«url»:»https:\/\/twitter.com\/intent\/tweet?url=https:\/\/vc.ru\/services\/185940-kak-vybrat-sistemu-elektronnogo-dokumentooborota-dlya-krupnoy-kompanii-chast-1-kakie-funkcii-nuzhny&text=\u041a\u0430\u043a \u0432\u044b\u0431\u0440\u0430\u0442\u044c \u0441\u0438\u0441\u0442\u0435\u043c\u0443 \u044d\u043b\u0435\u043a\u0442\u0440\u043e\u043d\u043d\u043e\u0433\u043e \u0434\u043e\u043a\u0443\u043c\u0435\u043d\u0442\u043e\u043e\u0431\u043e\u0440\u043e\u0442\u0430 \u0434\u043b\u044f \u043a\u0440\u0443\u043f\u043d\u043e\u0439 \u043a\u043e\u043c\u043f\u0430\u043d\u0438\u0438. \u0427\u0430\u0441\u0442\u044c 1: \u043a\u0430\u043a\u0438\u0435 \u0444\u0443\u043d\u043a\u0446\u0438\u0438 \u043d\u0443\u0436\u043d\u044b?»,»short_name»:»TW»,»title»:»Twitter»,»width»:600,»height»:450},»telegram»:{«url»:»tg:\/\/msg_url?url=https:\/\/vc. ru\/services\/185940-kak-vybrat-sistemu-elektronnogo-dokumentooborota-dlya-krupnoy-kompanii-chast-1-kakie-funkcii-nuzhny&text=\u041a\u0430\u043a \u0432\u044b\u0431\u0440\u0430\u0442\u044c \u0441\u0438\u0441\u0442\u0435\u043c\u0443 \u044d\u043b\u0435\u043a\u0442\u0440\u043e\u043d\u043d\u043e\u0433\u043e \u0434\u043e\u043a\u0443\u043c\u0435\u043d\u0442\u043e\u043e\u0431\u043e\u0440\u043e\u0442\u0430 \u0434\u043b\u044f \u043a\u0440\u0443\u043f\u043d\u043e\u0439 \u043a\u043e\u043c\u043f\u0430\u043d\u0438\u0438. \u0427\u0430\u0441\u0442\u044c 1: \u043a\u0430\u043a\u0438\u0435 \u0444\u0443\u043d\u043a\u0446\u0438\u0438 \u043d\u0443\u0436\u043d\u044b?»,»short_name»:»TG»,»title»:»Telegram»,»width»:600,»height»:450},»odnoklassniki»:{«url»:»http:\/\/connect.ok.ru\/dk?st.cmd=WidgetSharePreview&service=odnoklassniki&st.shareUrl=https:\/\/vc.ru\/services\/185940-kak-vybrat-sistemu-elektronnogo-dokumentooborota-dlya-krupnoy-kompanii-chast-1-kakie-funkcii-nuzhny»,»short_name»:»OK»,»title»:»\u041e\u0434\u043d\u043e\u043a\u043b\u0430\u0441\u0441\u043d\u0438\u043a\u0438″,»width»:600,»height»:450},»email»:{«url»:»mailto:?subject=\u041a\u0430\u043a \u0432\u044b\u0431\u0440\u0430\u0442\u044c \u0441\u0438\u0441\u0442\u0435\u043c\u0443 \u044d\u043b\u0435\u043a\u0442\u0440\u043e\u043d\u043d\u043e\u0433\u043e \u0434\u043e\u043a\u

термины и понятия / Своими руками (DIY) / iXBT Live

Дуб, дай желудей,
отнесу свинье,
свинья даст щетину,
сплету канат-веревку,
брошу в воду, вытащу
моего братца-муравеюшку
© сказка «Блоха и муравей»

Примерно такой же квест ждет каждого, кто решится на внедрение Электронного Документооборота. Кажется, что новичку его подключить, заставить работать и не облажаться – невозможно. Но ЭДО необходим, чтобы работать по закону, вести учет, платить налоги и не иметь проблем. В первом посте мы разберемся, что такое документооборот в целом и ЭДО в частности, а также разберем ключевые понятия.

Если вам стало страшно и непонятно уже на первом абзаце – это нормально. В российском законодательстве, документоведении, налогообложении и прочих государственных играх сам черт ногу сломит. Если вам без ЭДО никак, проще всего уже на этом этапе взвалить все на плечи профессионалов, отдав бухгалтерию на аутсорс (например, автору поста Марине Денисовой, которая в бухгалтерском деле не одну собаку съела, а налоговиками закусила). Ну или все-таки разобраться самостоятельно.

Этот пост и все последующие – не для бухгалтеров, документоведов или юристов: они учились этому в институтах и подсматривают в шпаргалки гораздо сложнее, чем эта. Этот пост для обычных людей, кто работает по закону, платит налоги, открывает свое дело или любым другим способом взаимодействует с государством.

Начнем с терминов.

Документ

Документ — материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения

— Федеральный закон № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов»

Что это значит в переводе с официального языка? В делопроизводстве документ – это достаточная, однозначная и подтвержденная информация о том, что, когда и с кем произошло. Например, магазинный чек (его еще называют кассовым) – это документ: он однозначно говорит, когда и кто поменял деньги на товар. А вот неподписанный договор – еще не документ. Потому что он говорит, что стороны собиралисьсделать что-то. Сделали ли и на каких условиях – неизвестно: подписей нет. Другими словами, документ – это доказательство. Чтобы бумажка с текстом стала документом, она должна содержать однозначные и подробные ответы на вопросы:

• О чем речь?
• Когда?
• Кто говорит?
• Какие ваши доказательства?
• Сколько вешать в граммах?
• Тварь дрожащая или право имеет?
• За базар ответил!

В качестве последнего доводав документах обычно выступают подписи участников – рукописные, если документ физический, или электронные – если электронный. О последних ниже.

Документооборот

Документооборо́т — деятельность по организации движения документов на предприятии (между предприятиями) с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки из организации и (или) направления в архив.

Ну а если по-простому, документооборот — это создание документов, которые будут однозначно поняты другими участниками, работа с ними, их движениеи хранение, чтобы их можно было прочитать, использовать и найти, когда понадобится.

Электронный документ

Электронный документ — это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (п. 11.1 ст. 2Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»). Аналогичное определение можно встретить в п. 3.1ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

Электронный документ можно определить также как документ, созданный в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе, подписанный электронной подписью (ЭП) в соответствии с законодательством РФ (п. 1.4Приказа Судебного департамента при ВС РФ от 27.12.2016 N 251).

С точки зрения закона, электронный документ – это файл, содержащий такую же информацию, что и обычный бумажный. Важный признак электронного документа – это уникальная метка, однозначно определяющая создателя (создателей, если документ двухсторонний). 

Такая уникальная метка иназывается Электронной подписью.

Электронная подпись

Электронная подпись — это информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию (ст. 2Федерального закона N 63-ФЗ).

Электронная подпись – это персонифицированная уникальная метка, которая «закреплена» за одним лицом и не может быть законным способом использована кем-то другим. Ее валидность и невозможность доступа к ней посторонним гарантируете или вы сами (никому не сообщая ваш логин-пароль, например) или удостоверяющий центр, выдавший ЭП (о них мы поговорим позднее).

Есть два основных типа ЭП: простая и усиленная. Усиленная ЭП бывает в свою очередь квалифицированной и неквалифицированной.

Видами электронных подписей, отношения в области использования которых регулируются настоящим Федеральным законом, являются простая электронная подпись и усиленная электронная подпись. Различаются усиленная неквалифицированная электронная подпись (далее — неквалифицированная электронная подпись) и усиленная квалифицированная электронная подпись (далее — квалифицированная электронная подпись).

Простой электронной подписью является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.

Неквалифицированной электронной подписью является электронная подпись, которая:

1. получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;
2. позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;
3. позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;
4. создается с использованием средств электронной подписи.

Квалифицированной электронной подписью является электронная подпись, которая соответствует всем признакам неквалифицированной электронной подписи и следующим дополнительным признакам:

1. Ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;

2. Для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, имеющие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с настоящим Федеральным законом.

Если за безопасность вашей ЭП отвечаете только вы сами, это простая ЭП. Ее проще всего получить (даже создать самим)и использовать, но такого уровня защиты недостаточно для многих документов.

Простая ЭПпосредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования ЭП определенным лицом. В силу ст. 9Федерального закона N 63-ФЗ электронный документ считается подписанным простой ЭП при выполнении в том числе одного из следующих условий:

• простая ЭП содержится в самом электронном документе;

• ее ключ применяется в соответствии с правилами, установленными оператором системы. С ее использованием осуществляются создание и отправка электронного документа. При этом в созданном и отправленном электронном документе содержится информация, указывающая на лицо, от имени которого был создан и отправлен электронный документ.

Если за безопасность вашей ЭП отвечает специальное ПО или удостоверяющий центр, то это усиленная ЭП. Ее сложнее получить и пользоваться, но многие государственные органы принимают документы только с ней. Кроме того, документы с усиленной квалифицированной ЭП можно использовать наравне с бумажными везде и без дополнительных договоров.

Принцип действия ЭП можно объяснить примерно так:

« — Я, Иван Лоханкин, хочу снять все деньги со своего счета.

— Чем вы докажете, что вы Иван Лоханкин?

— Ну я же точно знаю, что я – это я!

— Мы не знаем, точно ли вы Иван и говорите ли вы правду. (нет ЭП)

— У меня есть кодовое слово, которое знаю только я (простая ЭП, пароль)

— Да, это верное кодовое слово, но его недостаточно. Вдруг вы подслушали его у настоящего Ивана?

— У меня есть еще пропуск в офис, он выдан компанией, где я работаю. Они тоже подтверждают, что я – это я! (усиленная неквалифицированная ЭП)

— Хм. Вроде все верно, и фото совпадает. Но мы не знаем, можем ли мы доверять мнению вашей компании, мы о ней никогда не слышали.

— У меня есть еще паспорт. (усиленная квалифицированная ЭП)

— Да, все совпадает, паспорт выдан в нашей стране, значит, государство ручается, что вы – это вы. Мнению государства мы доверяем»

Ну и последний термин на сегодня, который объединяет все термины выше.

Электронный документооборот

Электронный документооборот — это организация работы с документами без использования бумажных носителей. Согласно Инструкциипо делопроизводству, утвержденной Приказом Роскомнадзора от 31.03.2014 N 49, система электронного документооборота представляет собой информационную систему, обеспечивающую сбор электронных документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним.

Пункт 1.3Приказа ФНС России от 09.11.2010 N ММВ-7-6/535@ определяет электронный документооборот как последовательность транзакций по обмену документами между его участниками, обеспечивающую некоторый регламентированный процесс по обмену документами.

Итак, электронный документооборот – это все, что происходит с электронными документами. Как и обычный, он нужен, чтобы правильно составить, обработать, понять и хранить документы на случай, если понадобится доказать, что вы не верблюд.

На сегодня на этом все. В следующих сериях:

• Где используют электронный документооборот и где без него никак
• Как происходит процесс обмена электронными документами и кто в нем участвует
• Как сделать себе ЭП и для чего
• Какие бывают операторы ЭДО и кого выбрать
• Документооборот в бизнесе: как не попасть на деньги или в тюрьму

Ну а проконсультироваться подробнее или вообще избавить себя от этой головной боли можно все так же у Марины. iXBT.com рекомендует!

Зачем нужно внедрять электронный документооборот?

Электронный документооборот (ЭДО) — это единый механизм по работе с различными видами документов, созданными и используемыми в электронном виде. Использование ЭДО подразумевает обмен электронными документами и любые другие операции с ними без применения бумажных носителей.

Влияние современных технологий открывает большие преимущества электронного документооборота как основного флагмана концепции «безбумажного делопроизводства»:

• экономия времени; 
• безопасность хранения;
• уменьшение затрат на распечатку бумаг и т.д;
• бережное использование пространства и техники;
• ясность в работе;
• учет личной истории файла;
• гибкость в работе;

Применение системы ЭДО позволяет сотрудникам больших и малых организаций тратить меньше времени на создание, поиск, утверждение бумажных документов. Как это может работать на практике?

1. на цифровом носителе создаётся документ — заявление, письмо, счёт-фактура и прочие;
2. документ подписывается электронной подписью и в системе ЭДО отправляется непосредственно адресату.
3. получивший документ подписывает его своей электронной подписью, причем при подписании документа второй стороной, первая получает уведомление об этом и сможет действовать в соответствии с документом — перевести оплату, отгрузить товар и так далее.

Благодаря тому, что создается база данных в электронном виде, регулярно создаются резервные копии файлов, вследствие чего исключается возможность того, что документ будет безвозвратно потерян. При ЭДО кабинеты офисов не будут переполнены пухлыми папками с документацией, из которых временами что-то куда-то девается и теряется. Все документы будет в единой системе, которая будет всегда под рукой. 

ЭДО позволяет руководителям организаций наблюдать за статусом документа, в каком процессе он находится на протяжении всех этапов его согласования и утверждения.

Возможность электронного доступа и коммуникаций, позволяет служащим работать удалённо.

В Туркменистане электронному документообороту уделяется особое внимание. Закон «Об электронном документе, электронном документообороте и цифровых услугах» определяет правовое положение электронных документов, электронного документооборота и цифровых услуг, основные требования, предъявляемые к ним, а также направлен на регулирование отношений, возникающих в этой области.

Многие в нашей стране организации уже используют систему ЭДО. Так Ахалский велаят стал первым в Туркменистане регионом, где в систему государственного управления внедрены цифровые информационные технологии, в том числе ЭДО, установлены необходимое оборудование и программное обеспечение.

Аналогичная работа продолжается в целях подключения к ЭДО предприятий и учреждений, подведомственных хякимлику Ахалского велаята, что будет способствовать повышению эффективности межведомственного взаимодействия, даст возможность более оперативно принимать решения на уровне этрапов, осуществлять контроль за исполнением государственных, отраслевых и региональных программ.  

Это же позволит сэкономить время, затрачиваемое на доставку в соответствующие структуры документов по принимаемым решениям, исключить необходимость выделения для этого специального автотранспорта и топлива. Помимо экономической выгоды это напрямую отражается и на повышении эффективности работы. 

Сегодня есть множество компаний, которые предлагают услуги по внедрению электронного документооборота. Одна из таких компаний ХО «Туркмен-Транзит». С её продуктом запатентованным ЭДО «NETIJE» можно ознакомиться на официальном сайте компании.

Это система создания, обработки, приема, передачи, хранения и архивирования документов на предприятии. Пройдя через многократные тестирования, цифровой помощник «NETIJE» имеет:

• защиту базы данных с двухфакторной аутентификацией;
• контроль, учет и хранение данных;
• адаптацию под каждого заказчика;
• автоматизация делопроизводства;
• постановку задач.

Кроме удобства и простоты в использовании данный софт имеет следующие функциональные возможности:

• бессрочное хранение и просмотр документов в любых форматах, их поиск;
• согласование документов и ведение учета контрагентов;
• безграничное добавление пользователей;
• контроль исполнения поставленных задач;
• интерфейс на туркменском и русском языках.

Такое решение подходит как государственным предприятиям, так и для частных компаний.

Целью создания электронного документооборота «NETIJE», является внесение вклада компании в осуществляемую страной политику, направленную на освоение инновационных технологий. 

Продукт «NETIJE» предназначен к использованию  в качестве основы развития цифровой экономики, укрепления материально-технической базы предприятий, обеспечения электронного учета входящей и исходящей корреспонденции предприятия, защиты безопасности и доступности архива корреспонденции руководителям и работникам, усиления контроля штата, ускорения бизнес-процесса.

 

Читайте также:

кому и зачем он нужен

31 марта, 2020

На разработку и хранение внутренней документации уходит масса времени, сил и ресурсов. Никому не нравится копаться в кипах бумаг в поисках определенного документа. Есть один способ упростить ведение внутреннего документооборота — перевод в электронный формат.

Вы уже слышали про внутренний электронный документооборот (ЭДО)? В этой статье мы приоткроем завесу тайны и расскажем, что это такое, какие проблемы можно решить с его помощью, чем он отличается от внешнего ЭДО и кому будет выгодно перейти на него. Давайте приступать.

Чем внутренний документооборот отличается от внешнего

Весь документооборот любой компании можно назвать общим. Он в свою очередь разделяется на 2 вида: внутренний и внешний. Каждый из этих видов лучше рассмотреть отдельно.

Внешний документооборот

К внешнему документообороту относятся все входящие и исходящие документы организации. С помощью таких документов компания обменивается информацией с партнерами, клиентами и контролирующими органами. Можно сказать, что этот вид документооборота обслуживает внешние связи компании. 

К внешнему документообороту относится бухгалтерская и налоговая отчетность, декларации, счет-фактуры, накладные и другая документация.

Внутренний документооборот

Внутренний документооборот — неотъемлемый атрибут любой работающей компании. В нем описываются процессы, которые обеспечивают деятельность организации. Такие документы не выходят за пределы компании, а двигаются только внутри нее. Внутренний документооборот позволяет транспортировать документы и новости между структурными подразделениями и всеми сотрудниками компании.

К внутреннему документообороту относятся приказы, уставы, заявления, протоколы совещаний, инструкции, положения о структурных подразделениях, служебные записки и другие документы.

Обычно в компании не уделяют должного внимания внутренним документам, так как оно сосредоточено на внешнем документообороте. Последний для удобства переводят в электронный формат. Это неудивительно, потому что на репутацию компании в первую очередь влияют отношения с клиентами и заказчиками, из-за чего работа с внешними документами должна быть более “чистая” и аккуратная. Однако не стоит забывать, что без порядка внутри организации невозможно эффективно работать.

ЭДО наводит порядок во внутренней документации

Навести порядок во внутренней документации и упростить ее ведение поможет перевод на ЭДО. У вас больше не будет кипы бумаг, которую необходимо где-то хранить. Все документы будут находиться в системе электронного документооборота, где любой файл можно найти за пару секунд.

Перевод внутренней документации в электронный формат имеет также и другие преимущества. С ним вы сможете:

• Сэкономить место в офисе.

• Сэкономить на канцелярских товарах, необходимых для ведения бумажного документооборота: на бумаге, ручках, карандашах, папках, файлах и др.

• Создать единое информационное пространство в компании.

• Снизить риски потери документов.

• Создать единую базу документов, которая исключает дублирование.

• Фиксировать изменения документов.

• Ускорить распространение документов в компании.

• Заботиться об экологии — сократите расход бумаги, следовательно, и древесины.

• Экономить рабочее время сотрудников на операциях с документами (создание, согласование, подписание). Это позволит оптимизировать рабочий процесс и приведет к увеличению продуктивности компании.

Какие задачи помогает решить внутренний ЭДО

Внутренний электронный документооборот выстраивается, исходя из запросов компании. Для этого стоит провести анализ деятельности компании и определить участки, ведение которых затруднено из-за отсутствия формализации. Переход на ЭДО позволяет организовать порядок в 7 основных видах внутренней документации компании:

1. Кадровый — ведение трудовых книжек, кадрового учета, поручений, приказов и др.

2. Коммерческий — оформление и ведения счетов, технической документации, спецификации и др.

3. Производственный — ведение документов, определяющих организацию производственных процессов компании.

4. Финансовый — ведение финансовой отчетности.

5. Складской — ведение инвентаризации, сличительных ведомостей, актов о приемке материалов и др.

6. Архивный — систематизация и упорядочение документов организации.

7. Управленческий — ведение организационных и распорядительных документов. 

В зависимости от специфики компании могут быть разработаны и другие виды внутреннего ЭДО. 

Кому нужен внутренний ЭДО?

Он может быть полезен всем, чья работа связана с внутренней документацией компании: кадровикам, директору, руководителям отделов, бухгалтеру, юристу, менеджерам склада или архива, разработчикам продукта и др.

Налаженный, отрегулированный внутренний документооборот помогает улучшить производственный процесс в любой компании. Ведение документов в электронном формате облегчает работу для каждого сотрудника, и повышает его эффективность.

Сегодня в системе ЭДО Транскрипт есть возможность согласовывать внутренние документы между сотрудниками компании. Каждому работнику можно предоставить доступ к системе с нужными полномочиями. Если согласование не требует подписания документа электронной подписью, то вход совершается по логину/паролю.

Чем крупнее предприятие, тем сложнее и уникальнее его бизнес-процессы. Для таких компаний мы готовы сделать индивидуальную настройку ЭДО с учетом особенностей внутреннего документооборота.

Электронный документооборот, Система ЭДО на предприятии,как оформить

Что нужно знать про Электронный документооборот или ЭДО? Практически любую деятельность предприятия сопровождают и подтверждают документы. В качестве документов могут выступать различные бумаги — приказы, постановления, соглашения с клиентами, договоры с партнерами, счета и так далее.

Оформление и движение документов может осуществляться как в электронном (ЭДО), так и в бумажном виде. Но что это вообще такое ЭДО? Обязательно ли для электронного документооборота заключать договор с оператором? И правда ли, что работодателей обяжут перейти на ЭДО в 2021 году? Ниже мы узнаем ответы на эти вопросы.

Документооборот — основные правила 

ЭДО — это совокупность всех действий с документами, возникающих в рамках деятельности какой-либо компании. Документооборот возникает с момента создания или получения документа, а завершается он в момент передачи или уничтожения документа.

Главными целями документооборота является получение и ознакомление с информацией, а также юридическое сопровождение действий компании.

Где используется

Документооборот сопровождает практически любую деятельность предпринимателя или коммерческой компании. Увольнение и наем работников, кадровые перестановки, подача информации в отчетные государственные органы, оформление коммерческих сделок со сторонними организациями — для все этих действий необходим документооборот.

Виды

В зависимости от типа бумаг и их движения различают такие разновидности документооборота:

1. Бумажный. Все бумаги оформляются исключительно в электронном виде, а для их движения бумаги передаются из рук в руки.
2. Электронный (ЭДО). При таком сценарии документы оформляются и передаются с помощью специальных компьютерных программ.
3. Смешанный. Все документы или какая-то их часть существует как в электронном, так и в бумажном виде (например, банковские отчеты оформляются в электронном виде, а внутренние распоряжения — в бумажном).

Организационный процесс

Организационный процесс документооборота определяется каждой компанией в индивидуальном порядке на основании соответствующего приказа, составленного руководством фирмы.

Документооборот может осуществляться как самой компанией, так и сторонней организацией по договору. Различают две категории организованного процесса:

• Централизованный оборот — в компании есть центральный отдел, который и осуществляет документооборот. Подобный сценарий идеально подходит для всех компаний (мелких, средних и крупных).
• Децентрализованный оборот — в каждом отделе есть свой отдел, который занимается документооборотом в рамках своей структурной единицы. Децентрализованный оборот на практике используется крайне редко (например, в случае очень крупных компаний).

Основные этапы

Как уже было сказано ранее, каждая компания определяет политику документооборота самостоятельно. Однако в большинстве случаев оборот бумаг осуществляется по такой схеме:

1. Составление бумаг сотрудниками компании либо получение документов из внешних источников.
2. Движение документов в нужное место в зависимости от назначения бумаг (руководителю, сотрудникам, в бухгалтерию и так далее).
3. Ознакомление с информацией, обработка документов, перенаправление бумаг в другие ведомства, формирование новой документации.
4. Использование документов по назначению (например, передача коммерческого договора другой организации), передача бумаг в архив либо уничтожение документации.

Обязательный переход работодателей на ЭДО в 2020 году — правда или нет?

В 2019 году появилось множество слухов о том, что правительство РФ планирует в скором времени перевести все компании на исключительно электронный документооборот (ЭДО). На самом деле эта информация является полуправдой:

• Обязательного перехода работодателей на ЭДО в 2020 году не будет — эта информация не соответствует реальном положению дел и является ложной.
• С 1 апреля 2020 года стартует эксперимент Минтруда, согласно которому многие компании действительно перейдут на электронный документооборот.

Ниже мы рассмотрим основные положения эксперимента Минтруда и узнаем о том, кого он коснется и что от него ждать.

В чем заключается эксперимент Минтруда?

Суть эксперимента Минтруда заключается в переводе документооборота компаний в электронный формат (ЭДО). Эксперимент является исключительно добровольным, а проводиться он будет с 1 апреля по 31 декабря 2020 года (с возможным продлением до 2022 года).

Эксперимент коснется исключительно документов, связанных с трудовой деятельностью работников (трудовые соглашения, отчисления в государственные фонды и так далее). В рамках эксперимента работодатель должен провести следующие работы:

1. Определение списка документов, оборот которых будет переведен в электронный формат.
2. Принятие корпоративных актов, регулирующих переход компании на ЭДО.
3. Ознакомление работников с ЭДО, получение их письменных согласий (работник может отказаться от участия в эксперименте).
4. Создание и поддержка информационной системы, перевод учетных документов в электронный формат.

Кого затронет эксперимент?

Эксперимент является добровольным, поэтому каждая компания будет сама решать вопрос того, стоит ли ей принимать участие в эксперименте или нет.

По факту на сегодняшний день около 40 компаний изъявили желание принять участие в эксперименте. Большая часть согласившихся компаний — это производственный сектор, крупные торговые сети, телекоммуникационные фирмы, банки, консалтинг-организации.

Электронный документооборот 

На сегодняшний день многие компании ведут учет документов не в бумажном, а в электронном виде. Рассмотрим особенности российского ЭДО.

Где применяется 

 

Как уже было сказано ранее, в России каждая компания самостоятельно выбирает способ документооборота (бумажный, электронный, смешанный). В большинстве случаев электронный документооборот (ЭДО) применяется в отдельных секторах компаний:

1. Бухгалтерский учет.
2. Финансы и банковские операции.
3. Налоговые отчисления.
4. Выплаты в социальные фонды (пенсия, медицина, страхование по безработице).
5. Важные решения руководства.
6. Внешние сделки с другими компаниями.

Этапы 

Внедрение документооборота обычно осуществляется по такому алгоритму:

1. Организация выбирает систему электронного документооборота (СЭД), приобретает все необходимое техническое оборудование и выполняет подключение.
2. Для верификации документов покупается электронная подпись (квалифицированная или неквалифицированная) в удостоверяющем центре.
3. Для заключения внешних сделок заключается договор с оператором ЭДО, который решает множество технических задач — унификация систем, обработкой внешних контрактов, проставление подписей и так далее.

Особенности 

• По закону все документы организации должны иметь цифровые подписи. При этом тип подписи определяет юридическую значимость и ценность документа.
• Для ЭДО можно не заключать договор обслуживания с оператором — однако в таком случае возможности документооборота со внешними контрагентами будут серьезно ограничены (например, без ЭДО нельзя подписать счет-фактуру).
• ЭДО не следует путать с некоторыми законодательными требованиями относительно предоставления информации в электронном виде. Например, если в компании работает более 25 сотрудников, то страховую отчетность в государственные органы нужно подавать в электронном виде (но оформлять ЭДО для этих целей вовсе не обязательно).

Электронная подпись  

Для подтверждения подлинности ЭДО-документа используется электронная подпись. Главной целью добавления подписи является заверение документа (чтобы какой-либо человек смог убедиться, что в документ не вносились какие-либо самовольные исправления после его составления).

С технической точки зрения электронная подпись представляет собой программу, которая вносит в документ различные сведения — имя подписанта, дата подписи, сведения о внесении исправлений и так далее.

Виды подписей 

• Неквалифицированная подпись. Образуется в результате криптографического преобразования основного документа, функционирует по модели доступа на основе двух ключей. Выдается неаккредитованным центром. Основные возможности — подтверждения авторства, проверка изменений, осуществление некоторых внешних операций с контрагентами и государственными структурами, внутренний обмен.
• Квалифицированная подпись. Также образуется в результате криптографического шифрования, функционирует по модели доступа на основе двух ключей. Выдается аккредитованным центром, у которого есть соответствующая государственная лицензия ФСБ. Информация о владельцах ключей вносится в специальный реестр. Квалифицированная подпись является полным аналогом стандартной «бумажной» подписи, поэтому с ее помощью можно осуществлять все юридически значимые действия — обмен информации с контрагентом, заключение сделок, передача информации в государственные органы и так далее.

Оператор документооборота  

Для внутреннего электронного документооборота достаточно подключить СЭД-систему и купить электронную подпись в удостоверяющем центре. Если же Вы планируете заключать внешние сделки и передавать информацию в государственные органы, то в таком случае необходимо также заключить договор с оператором ЭДО.

Юридически оператор ЭДО — это специальная компания, которая имеет соответствующую государственную лицензию. Физически оператор ЭДО представляет собой провайдера, который занимается получением и обработкой информации.

Оператор ЭДО выполняет следующие функции — работа со счетами-фактурами, передача информации в государственные органы, проставление подписей и другие.

Автоматизация ЭДО

Принцип действия 

Для организации ЭДО необходимо приобрести программное обеспечение СЭД и выполнить его установку. Примеры СЭД-систем — 1С:Архив, Mosedo, Логика, DIRECTUM и другие. Основные задачи СЭД — автоматизация ЭДО, регулирование доступа к документам, обеспечение безопасности.

В техническом плане система электронного документооборота (СЭД) представляет собой иерархическую клиент-серверную модель, которая обычно выглядит следующим образом:

1. Документы хранятся на специальном сетевом сервере, доступ к которому имеют только сотрудники организации.
2. У каждого сотрудника есть определенный набор прав доступа, которые определяют его возможности в сети.
3. Каждому работнику назначается свой логин и пароль, который он должен ввести для получения доступа к документам.
4. Работа с сервером осуществляется через браузер или с помощью специального приложения.

Этапы 

1. Покупка и установка вспомогательного оборудования для работы сервера (жесткие диски, провода и так далее).
2. Установка программного обеспечения СЭД, его настройка и тестирование.
3. Подключение работников к системе — назначение прав доступа, установка приложений на компьютеры работников.
4. Оцифровка документов, заверение документов подписями, размещение бумаг на сервере.

Особенности 

• Все автоматические СЭД-системы являются программами центрального доступа. Программы, работающие по децентрализованной схеме, практически не применяются из-за их неудобства.
• Для ЭДО могут использоваться не только отечественные, но и иностранные СЭД-программы. Они являются более надежными, однако у них есть множество недостатков — высокая цена ПО, отсутствие поддержки на русском языке и другие.

Популярные вопросы 

Введут ли ЭДО после эксперимента Минтруда?

Точного ответа на этот вопрос не знает никто. Однако большинство аналитиков склоняется к версии, что в случае успеха эксперимента электронный документооборот может быть поэтапно введен в России в течение 5-10 лет.

Можно ли вести электронный документооборот без квалифицированных/неквалифицированных подписей?

Да, согласно закону ЭДО можно вести с помощью так называемых простых подписей, для получения которых не нужно посещать удостоверяющий центр. Однако с практической точки зрения подобные подписи почти бесполезны — нельзя заключать внешние сделки со сторонними организациями, большинство документов необходимо распечатывать для бумажного учета, есть риск подделки бумаг и так далее.

Идентификация пользователей в ЭДО-системах осуществляется только с помощью логина и пароля? Существуют ли более серьезные системы защиты?

Все зависит от типа программы СЭД. Но большинство современных программ поддерживают и более сложные системы защиты — идентификация по отпечатку, авторизация по биометрическим данным и так далее.

Post Views: 146

Система электронного документооборота (EDMS)

Организации обычно начинают использовать системы электронного документооборота для преобразования бумажных операций после достижения внутренней переломной точки, когда время отклика клиентов становится слишком медленным, а у отделов не хватает полосы пропускания для решения повторяющихся процессов из-за узких мест, бумажное архивирование становится слишком дорогостоящим или возникают серьезные нормативные риски во время утечки данных или штрафов за соблюдение требований.

Для организаций, у которых есть определенные, но ресурсоемкие бизнес-процессы, EDMS идеально подходит.Управление документооборотом помогает организациям из разных отраслей полностью обходить эту напряженную работу, устраняя необходимость в ручном обслуживании документов, высвобождая драгоценное время персонала и увеличивая чистую прибыль.

Общие проблемы перед использованием СЭД:

• Растущие затраты на физическое и / или внешнее архивирование и хранение
• Поиск и извлечение документов, требующие много времени
• Длительное время ответа на запросы клиентов
• Увеличение задержек в основные бизнес-процессы
• Разрозненная информация по отделам и рабочим группам
• Открытые риски информационной безопасности и аварийного восстановления
• Слишком много ошибок ввода данных из-за ручной обработки документов

ИТ-отделы часто инициируют проекты управления документами в качестве средства стандартизации информации доступ, когда методы обработки данных сильно различаются между отделами. Если один отдел использует свою собственную систему обработки изображений, а другая команда хранит файлы на неконтролируемых общих дисках, личных папках с файлами или в облачных хранилищах, ИТ-руководители будут искать комплексную систему EDMS, чтобы обеспечить единый корпоративный стандарт для модернизации и управления использованием документов при оцифровке существующих бизнес-правила для каждого отдела.

В частности, менеджеры отделов, которые контролируют процессы бэк-офиса, такие как управление персоналом, бухгалтерский учет и управление контрактами (или другие повторяющиеся процессы с определенными шагами), также часто являются катализатором перехода к системе EDMS.Запуск небольшого проекта по управлению документами для конкретной болевой точки процесса помогает продемонстрировать начальные достижения, которые можно применить в других областях бизнеса.

Внедрение программного обеспечения для электронного документооборота также является рекомендуемым первым шагом, который компания может предпринять для запуска крупных проектов цифровой трансформации. Отказ от бумажных документов открывает возможности для более сложной автоматизации процессов и более глубокого анализа бизнес-операций.

Программа электронного документооборота HR: как организовать файлы HR, спасти планету и деньги

Сотрудники — самый ценный актив любой компании.Сэр Кеннет Робинсон, британский писатель и спикер, сравнивает человеческие ресурсы с естественными, которые не лежат на поверхности, а закопаны глубоко и должны быть найдены. По-настоящему талантливый менеджер по персоналу всегда может найти драгоценную жемчужину, талантливый профессионал среди других кандидатов. Но как он может это сделать, когда тонет в бумагах? Именно тогда на первый план выходят передовые технологии, в том числе программное обеспечение для управления кадровыми документами.

Прежде чем мы начнем говорить об основных преимуществах DMS для отдела кадров, давайте обсудим сущность человеческих ресурсов и их роль в современном деловом мире.

Как организован документооборот в кадровой службе компании?

Важность менеджеров по персоналу очевидна. Они привлекают новых сотрудников, чьи навыки и знания могут вывести организацию на новый уровень. Выступая в качестве стратегического партнера генерального директора компании, они вносят ключевой вклад в успех предприятия.

Роли и обязанности специалистов по персоналу могут быть разными, но одно остается неизменным. Это горы документов, которые им приходится обрабатывать каждый день.Поскольку эти файлы часто содержат конфиденциальную информацию, каждой организации необходимо надлежащее управление документами кадровых ресурсов.

Прочтите нашу запись в блоге, чтобы узнать о ценности системы управления документами в других отраслях.

Давайте посмотрим, как ведутся документы в отделе кадров средней компании.

Централизация

Некоторые компании предпочитают хранить трудовые договоры, должностные инструкции, записи управления производительностью и другие документы, связанные с кадрами, в разных местах.Такой подход неэффективен и ненадежен. Трудно отслеживать, кто обращается, редактирует или архивирует файлы. Важные данные легко теряются. На их восстановление уходит слишком много времени, энергии и денег.

Централизованное хранилище, которое собирает все цифровые файлы в одном месте, кажется здесь предпочтительным вариантом. Он давно используется предприятиями для упрощения восстановления данных. Прилагается повышенная безопасность.

Сотрудничество

Когда дело доходит до человеческих ресурсов, сотрудничество обычно означает хорошо скоординированную командную работу в процессах найма и адаптации.Оптимизированный документооборот позволяет гораздо быстрее размещать новые вакансии, просматривать резюме и делиться мнениями о кандидатах. Это позволяет всем членам команды, заинтересованным в найме, принять участие в нем. Такой подход снижает вероятность плохого приема на работу, которая и без того высока и может отрицательно сказаться на предприятии.

Изображение 1. Влияние плохого найма на бизнес. Источник: Карьерист

Соответствие нормативным требованиям

На каждом предприятии существуют политики, охватывающие различные аспекты управления персоналом. Они регулируют рабочие отношения между сотрудником и компанией. Регуляторная политика должна соответствовать трудовому законодательству и соблюдаться должным образом. В кадровой практике файлы необходимо правильно архивировать, классифицировать по типу данных и защищать от несанкционированного доступа.

Ознакомьтесь с нашим руководством по Общим правилам защиты данных

Контроль доступа

Защита досье сотрудников от сотрудников низшего звена остается актуальной проблемой в отделе кадров любой компании.Неуполномоченным сотрудникам следует запретить просмотр номеров социального страхования своих коллег, частной медицинской информации и результатов оценки занятости. Контроль доступа позволяет вести кадровый учет в порядке, формируя группы пользователей с заранее заданными правами и создавая внутреннюю иерархию сотрудников, которые могут просматривать определенные файлы. Современные системы DMS успешно решают эту задачу, предоставляя ролевой доступ к определенным файлам или папкам.

Производительность

Основные процессы управления персоналом, такие как обработка запросов на отгулы, расчет отпусков или подготовка годовых отчетов, связаны с оформлением документов.Бумаги теряются или теряются, процесс утверждения замедляется, из-за чего менеджеры по персоналу начинают чувствовать выгорание.

Некоторые компании по-прежнему полагаются на облачные сервисы хранения, например Google Drive или Dropbox, на полпути к переходу от бумажного к цифровому управлению документами. Но для крупных предприятий это не самое удачное решение. У таких сервисов плохой интерфейс, громоздкая функция поиска и сложная интеграция с другими средствами связи. Им не хватает полнотекстового поиска, полного аудита и отслеживания, а также простого перетаскивания файлов, которые являются важными особенностями современных DMS.

Защита данных

Безопасное хранение конфиденциальной информации о сотрудниках — еще одна обязанность менеджеров по персоналу. Эта задача становится все сложнее. Случаи утечки данных постоянно растут. В начале лета PageUp, австралийский поставщик кадровых услуг, оказался в затруднительной ситуации с раскрытой утечкой данных, в результате которой произошла утечка 12000 записей. Это еще раз доказывает важность использования личного логина и пароля, цифровой подписи или одноразового пароля при доступе к конфиденциальным данным.

Некоторые предприятия решают эту проблему, внедряя в отделе кадров платформу электронного документооборота с системой контроля доступа и возможностью мониторинга.

Интеграция с ERP

Компании обычно имеют отдельные системы для управления человеческими ресурсами и планирования ресурсов предприятия. Однако интеграция СЭД, используемой отделом кадров, с программным обеспечением ERP позволяет более эффективно управлять сотрудниками.

Департаменту кадров требуется программное обеспечение для электронного документооборота, чтобы избавить от повторного ввода имен сотрудников, налоговых идентификаторов и ставок заработной платы. После внедрения такой системы они становятся более продуктивными и совершают меньше ошибок.

В то же время высшее руководство получает полное представление о людских ресурсах и может легко определить возможные недостатки. Например, они могут отслеживать сверхурочные часы своего персонала и получать оповещения при превышении определенного порога.

Хранение документов

В каждом отделе кадров есть график хранения документации. Эта политика определяет, как долго должны храниться записи о сотрудниках и как их следует удалять.Сроки хранения регулируются законами штата и зависят от типа записи, но по общему правилу файлы персонала должны храниться не менее шести или пяти лет, если это шотландская компания. Системы электронного документооборота предлагают централизованное хранилище для упрощения хранения документов в течение необходимого периода.

Будущее уже сейчас: преимущества системы электронного документооборота персонала

Время движется вперед. Традиционный бумажный документооборот постепенно уходит в прошлое.Это оказалось неэффективным и только создавало проблемы для бизнеса.

Производительность сотрудников, занятых наймом, увольнением и обучением, также страдает из-за обилия документов. Они признают, что тратят больше времени на ведение документации, чем на поиск новых талантов. Эта ситуация их не удовлетворяет и заставляет их начальство искать новые способы упрощения документооборота для кадровых специалистов.

В целом основные проблемы, связанные с ведением кадровых дел, можно представить следующим образом.

Изображение 2. Основные проблемы, связанные с кадровым учетом

1. Эффективная адаптация

Адаптация включает множество ручных процессов. Специалисты по персоналу разрабатывают и внедряют бумажные контрольные списки для успешного выполнения каждого из них. В системах документооборота для HR электронные формы заменяют письменные списки дел и напоминания. Менеджеры по персоналу информируют о новых сотрудниках ИТ-отдела, их руководителей и коллег, а также других специалистов, участвующих в процессе адаптации. Они назначают задачи соответствующим сотрудникам и отслеживают прогресс. В результате нового сотрудника встретит готовое рабочее место.

Изображение 3. Управление адаптацией в Программное обеспечение Crow Canyon

2. Меньшее использование бумажных файлов

Некоторые компании избегают перехода на программное обеспечение EDMS, потому что владельцы бизнеса часто не готовы инвестировать в передовые технологии или опасаются утечки данных. В результате их сотрудники продолжают работать с печатными документами, а стопки бумаги постоянно растут.Печатные копии легко потерять или потерять. К тому же стихийное бедствие может уничтожить их в мгновение ока. Звучит неправильно, не так ли?

Даже самые скептически настроенные предприниматели задумаются над оцифровкой после потери, скажем, трудового договора. Они получат более высокие результаты с помощью системы электронного документооборота кадровых ресурсов, которая сделает их отдел кадров эффективным с помощью электронных записей, связанных с кадрами, и ограниченного количества сложных бумажных процессов.

3.Безопасность документооборота

Поскольку записи сотрудников содержат большой объем конфиденциальной информации, защита этих файлов становится главным приоритетом для менеджеров по персоналу. К счастью, решения DMS имеют расширенные настройки безопасности для защиты данных с ограниченным доступом. Доступ к ним разрешен только ограниченному числу пользователей.

Контрольный журнал необходим для нормального функционирования отдела кадров. Лучше всего это работает, когда регистрируется каждое взаимодействие с определенным файлом.Другие меры включают шифрование данных, управление паролями и систему ролей и разрешений. Разрешение только на чтение не позволит случайно удалить конкретный документ.

4. Управление персоналом на удаленном

Управление человеческими ресурсами на предприятиях отличается от кадровой деятельности в малом и среднем бизнесе. Поскольку крупные компании имеют разветвленную сеть филиалов по всему миру, для управления ими довольно часто совершаются командировки. Согласитесь, носить стопки бумаги крайне неудобно.

Система электронного документооборота позволяет быстро и эффективно получать доступ к кадровому контенту из любого места, независимо от местоположения, браузера или устройства. Где бы ни находился HR — в офисе, на встрече вне офиса или во время тренинга с новичками по случаю открытия нового офиса — документы доступны. Эта система позволяет делиться обновлениями политик или другими ключевыми данными с коллегами, выполнять срочные задачи, а также создавать, просматривать и редактировать HR-контент.

5. Соответствие нормативным требованиям

Когда дело доходит до ведения учета сотрудников, HR сталкивается с несколькими рисками.Это неполные, утерянные или неправильно размещенные файлы, несоблюдение правил ведения документации (например, нарушение политики хранения документов) и риски, связанные с совместным использованием файлов персонала.

Программное обеспечение для управления документами

Digital Hr автоматизирует график хранения записей. Платформа DMS с доступом на основе ролей предотвращает утечку внутренних данных. В некоторых системах управления документами пользователь автоматически выходит из системы после определенного периода бездействия. Таким образом, неавторизованный пользователь не увидит конфиденциальную информацию, если предыдущий забыл выйти из системы.

6. Единое хранилище документации

HR работают с разными типами документов. Правила требуют отдельного хранения трудовых договоров, медицинских файлов, ведомостей заработной платы, форм I-9 и другой личной информации сотрудников. Этот беспорядок бумаги на столе HR невыносим, ​​особенно когда конкретный документ, требуемый здесь и сейчас, нигде не видно.

Отдел кадров отдает предпочтение системам электронного документооборота, которые предлагают централизованное хранилище, позволяющее хранить все типы кадровых файлов в одном месте.Файлы тщательно организованы, и их можно быстро просмотреть, отредактировать, распечатать и загрузить в любое время. С помощью программного обеспечения EDMS специалисты по персоналу всегда будут иметь под рукой все кадровые файлы.

7. Автоматизация избыточных процессов

Прием на работу сотрудников, табели учета рабочего времени, управление производительностью, запросы на отпуск и другие процессы, связанные с кадрами, могут вызывать затруднения в компаниях со старым бумажным документооборотом.

Предположим, сотрудник запрашивает ежегодный отпуск.Менеджер отдела кадров должен рассчитать ежегодный отпуск, получить одобрение менеджера и записать отпуск для расчета заработной платы. Без автоматизированного рабочего процесса каждая из этих операций будет занимать слишком много времени.

Решения самообслуживания в составе программного обеспечения электронного документооборота HR позволяют сотрудникам запрашивать ежегодный отпуск и обновлять свои контактные данные. Специалисты по кадрам видят необходимую информацию в одном централизованном месте. Все запросы отслеживаются, утверждаются и обрабатываются без задержек.

Изображение 4. Организация праздников в ДыханиеHR

Как внедрить цифровой кадровый документооборот

Существующее программное обеспечение

Прежде чем начинать искать компанию-разработчика для нового проекта, обратите внимание на существующее программное обеспечение и приложения. Если будущая DMS должна быть интегрирована с другими сервисами, вы можете выбрать между индивидуальным решением или платформой. Первый более дорогой и трудоемкий, но он того стоит, если вам не нужны стандартные функции платформы.В качестве альтернативы вы можете выбрать среди более дешевых платформенных решений, основанных на принципе открытого исходного кода.

Если вам нужно отдельное приложение для управления процессами, связанными с кадрами, укажите свои требования к поставщику программного обеспечения, чтобы получить доступное решение.

Веб-приложение или отдельное приложение

Когда дело доходит до внедрения новой системы DMS для отдела кадров, у вас есть два варианта: получить веб-приложение или автономно.

Крупные компании, которые хотят сократить объем административной работы, обычно выбирают веб-приложения, потому что они не требуют установки или обновления.Веб-приложение дает сотрудникам свободу работать из любого места с подключением к Интернету и удовлетворять потребности клиентов с помощью современных порталов самообслуживания. Однако компании часто забывают о том, что медленное интернет-соединение может стать серьезной проблемой для сотрудников, решающих неотложные задачи.

Отдельное приложение кажется предпочтительным вариантом, поскольку оно не требует подключения к Интернету. Несмотря на ограничение удобства использования, предприятия, которые хотят защитить свои конфиденциальные данные, выбирают настольные приложения, поскольку веб-приложения более подвержены рискам безопасности.

Хранение данных

Следующее, что вам следует выбрать, — это тип сервера, на котором будут храниться ваши данные: облачный или локальный. Когда вы выбираете облачный сервер, вы арендуете служебное пространство в центре обработки данных, а затем получаете доступ к нему через Интернет. Таким образом, вы экономите на покупке оборудования. Однако, если для вас крайне важен полный контроль над бизнес-данными в любое время, локальные серверы в офисном здании вашей компании подойдут идеально. Конечно, они дороже и требуют много места, но некоторые организации готовы заплатить немалую цену за получение полного доступа к своим данным.Наверное, вы один из них.

Предпочтительные технологии

Возможно, у вас были какие-то предпочтения и вы уже выбрали технологию для своего будущего проекта. Мы рекомендуем поделиться им заранее, чтобы убедиться, что предпочтительная технология не устарела или слишком дорога и поддерживает необходимые функции. Если вы еще не решили, технический руководитель компании по разработке программного обеспечения проведет исследование и выберет для вас подходящий технологический стек из множества решений, доступных на рынке.

Платформа для разработки приложений

Если вы захотите использовать веб-приложение, подумайте о платформе, которая послужит его основой. Если у вас нет предпочтений, поставщик предложит вам создать DMS на основе Java с нуля. Если у вас есть какие-то соображения, все, что вы можете сделать, это задокументировать свои требования в Техническом задании и выполнить их на основе функций по умолчанию с настройками.

Количество одновременных пользователей

Количество одновременно работающих пользователей играет важную роль.Когда команда разработчиков знает ожидаемое количество сотрудников отдела по работе с персоналом, одновременно использующих программное обеспечение для электронного документооборота, они могут планировать, измерять и управлять мощностью программного обеспечения. Например, они смотрят на максимальное количество одновременных пользователей в секунду и планируют увеличить емкость, если это необходимо. Количество пользователей системы определяет, сколько лицензий на обслуживание вам понадобится. И, наконец, одновременные пользователи необходимы для нагрузочного тестирования, которое определяет надежность и устойчивость вашего программного обеспечения.

Перенос базы данных

Компания-разработчик программного обеспечения должна заранее знать, нужно ли им создавать базу данных с нуля или переносить данные с существующей платформы на новую. Если у вас есть предварительно заполненная база данных, технический руководитель поставщика анализирует ее и решает, требует ли она оптимизации или нет. Если требуется оптимизация, разработчики начинают систематизировать данные в вашей базе данных в соответствии с конкретными требованиями для лучшей обработки и обновления базы данных без потери данных.

Диаграмма сущность-взаимосвязь (ER-диаграмма) — полезный инструмент для оптимизации базы данных. Он показывает объекты в базе данных и отношения между ними для технического руководителя. Он просматривает логическую структуру базы данных и видит нежелательные характеристики и избыточные данные, которые следует устранить. Если ваша база данных оптимизирована, технический руководитель оценит объем ваших данных и подготовит перенос данных.

Сколько это стоит?

Разработка и внедрение электронного документооборота может быть дорогостоящим и трудоемким.Но сколько именно это стоит?

Внедрение системы DMS на платформе с открытым исходным кодом займет 24-40 рабочих часов. Например, мы создали решение для управления документами для клиента на Alfresco с готовым базовым набором функций (хранение данных, расширенный поиск, сканирование, распознавание и отображение, ролевая система разрешений, контрольный журнал, версия отслеживание, цепочки обсуждений, списки задач и ленты активности). И, кроме того, клиент получил базовый автоматизированный рабочий процесс.

Для того, чтобы не обременять себя безбумажной работой и навести порядок в работе отдела кадров, достаточно нанять одного аутсорсингового Senior Alfresco разработчика. Другие дополнительные задачи могут привлекать Frontend-разработчика и UI / UX-дизайнера, если вам нужна настраиваемая тема или фирменные цвета пользовательского интерфейса.

Стоимость услуг разработки Alfresco зависит от страны. Стоимость:

в Германии — от 30 евро в час для Senior Alfresco Developer;

американских разработчиков того же уровня будут брать за свои услуги 60 долларов и выше;

цена в Великобритании начинается от 40 фунтов стерлингов в час согласно Glassdoor;

в Австралии, минимальный курс — 40 долларов;

Восточная Европа (вкл.Украина) аутсорсинговые компании предлагают услуги разработки Alfresco от 30 долларов.

Подводя итог, вполне реально получить стабильную DMS-систему с базовым набором функций за 1000 долларов.

Последние мысли

Мы пролили свет на то, как организованы файлы HR, и дали представление о внедрении СЭД для отдела кадров. Теперь вы знаете, с какими проблемами могут столкнуться менеджеры по персоналу, и как платформа DMS может облегчить их работу.Все, что вам нужно сделать, это найти надежного поставщика и внедрить вашу систему DMS. Если вам нужно уточнить некоторые детали, не стесняйтесь обращаться к нам и попросить профессионального совета.

Часто задаваемые вопросы

В чем разница между системами HR и HRIS?

Информационная система по человеческим ресурсам (HRIS) — это программное обеспечение, которое включает в себя широкий спектр управленческих решений для найма, оценки производительности сотрудников, повышения уровня профессиональных навыков и т. Д. Управление человеческими ресурсами часто означает оцифровку кадрового процесса, связанного с бумажными задачами (HR электронное управление документооборотом).

Какое HR-программное обеспечение выбрать для удаленного управления сотрудниками?

Значительная часть удаленных сотрудников стала новой нормой после вспышки коронавируса. Компаниям необходимо найти способ избежать этого и обеспечить непрерывность бизнеса за счет удаленного управления сотрудниками.

Обратите внимание на программное обеспечение HR, выходящее за рамки управления документами, включая систему отслеживания кандидатов, возможность видео-интервью, портал адаптации, вовлеченность сотрудников, инструмент мониторинга благополучия, решение для расчета заработной платы и другие. В противном случае вы можете расширить существующее программное обеспечение с помощью специальных функций.

Локальная или облачная: что лучше для HR-программы?

Растущая тенденция удаленной работы продолжится в 2021 году и, похоже, дальше. В этом контексте облачные HR-решения более привлекательны, чем локальные. Хорошее подключение к Интернету — единственное, что вам нужно. Вы можете настроить параметры, чтобы адаптировать облачное решение. Однако, если вам нужны серьезные настройки, важны безопасность и доступность данных или вы хотите иметь полный контроль над своей средой, решение на базе платформы лучше, чем облачный аналог.

Когда пора внедрять HR-программное обеспечение для моего бизнеса?

Обычно движущими факторами являются объемы бумажных документов, от которых пострадал отдел кадров, принудительная удаленная работа, обратная связь в реальном времени, ролевой контроль, порядок в хранилище для управления документами, управление талантами и т. Д.

Кроме того, есть видимые фазы внедрения в зависимости от количества сотрудников. Это относится к пиковым значениям 1-25 сотрудников, 26-50, 51-100, 101-250, 251-500 и т. Д., Когда это лучшее время для внедрения программного обеспечения HR с конкретным охватом функций.

Какие бывают типы программного обеспечения для управления персоналом?

В соответствии с ожидаемым ростом бизнеса следующие HR-решения будут востребованы одно за другим: программное обеспечение для расчета заработной платы, отслеживание персонала, система учета рабочего времени, программное обеспечение для управления кадровыми документами, отслеживание кандидатов, управление производительностью, управление адаптацией, повышение квалификации и т. Д. следуйте собственной стратегии управления персоналом и будьте естественны в своих внедрениях, чтобы отвечать потребностям вашего бизнеса.

Разработка и внедрение системы управления документами: причины использования и как ее создать

Познакомьтесь с Джоном, генеральным директором компании с традиционным бумажным документооборотом. Он постоянно теряет жизненно важные документы. В результате его партнерам сложно иметь дело с таким неорганизованным человеком. Кроме того, низкая производительность труда сотрудников, перегруженных бумажной работой, наносит ущерб имиджу компании. Это мрачная картина. Не правда ли? Однако нажимать тревожную кнопку нет необходимости. Есть решение, которое может улучшить ситуацию. Это называется системой управления документами. Вы заинтригованы? Давайте обсудим эту волшебную пулю.

5 причин, по которым вам нужна система документооборота

Некоторые креативщики предпочитают организованный хаос и даже не задумываются, зачем нужна система управления документами.Говорят, это вдохновляет их на самые яркие идеи. Однако относительно хранения и извлечения документов о беспорядке на рабочем месте не может быть и речи. Здесь преобладают дисциплина и порядок. Так что если поиск файла превращается в устрашающий квест, пора создать собственную систему управления документами. Он решает следующие типичные проблемы, связанные с конкретной работой, вызванные обилием документов:

Изображение 1. Бизнес-риски, когда нужно создать систему документооборота, Ricoh

Повреждение файла из-за технических проблем

Представьте себе следующий сценарий: ваш менеджер по продажам днем ​​и ночью проводил презентацию для нового клиента.Он покинул офис довольный. Вернувшись на следующее утро, он видит, что документ исчез или даже хуже; он внезапно стал неработоспособным. Среди возможных причин этой неудачи — вирусная атака или серьезный сбой системы. В любом случае встреча через полчаса, а священное дело не подлежит ремонту. Звучит страшно, правда? К счастью, есть решение, которое может предотвратить эту катастрофу.

Стопка бумаг выглядит как Эверест

Оформление документов — раздражающая проблема для всех без исключения компаний.Документы, которые создаются, подписываются и обмениваются ежедневно между отделами, должны храниться в надежном месте. На практике они разбросаны по вашему столу, столу вашего ассистента или других сотрудников. Разработка программного обеспечения для управления документами позволяет оставить позади длинный ряд картотек или холодных хранилищ, где секретари проводят всю свою жизнь в поисках давно забытых бухгалтерских отчетов. Подумайте, как здорово было бы разобраться с документами на ноутбуке или смартфоне.Это все еще мечта многих владельцев бизнеса, но не вас. Об этом поговорим чуть позже.

Командное сотрудничество далеко не на высоте

Совместная работа над проектами, такая как обновление брендбука, может сплотить членов команды лучше, чем любая деятельность по построению команды. Однако это предполагает организованный документооборот для заинтересованных пользователей. Невозможность увидеть, кто редактировал файл и какие изменения были внесены для отслеживания окончательной версии, препятствует соблюдению сроков и негативно влияет на микроклимат команды.

Здесь пригодятся услуги документооборота. Они не оставляют места для ошибок, показывая последнюю версию. Более того, встроенная интеграция с такими системами хранения файлов, как SharePoint, Dropbox или Google Docs, присущая ряду систем управления документами, может только дать пользователям возможность работать с файлами одновременно независимо от их местонахождения.

Когда безопасность данных является первоочередной задачей

Являясь наиболее ценным активом практически для любого предприятия, во многих случаях данные могут подвергаться риску.Стихийные бедствия, цифровые угрозы, такие как утечка данных, отслеживание, человеческая ошибка при совместном использовании документов, — это лишь несколько примеров факторов, которые могут серьезно повредить ваши документы. Таким образом, правильно адаптированная к потребностям вашего бизнеса DMS может устранить эти риски через:

• шифрование данных при передаче;
• автоматическое резервное копирование
• аварийное восстановление;
• зашифрованное хранилище;
• управление доступом на основе ролей;
• контроль аудита и т. Д.

Тщательно разработанная стратегия безопасности, которая должна быть интегрирована при разработке решения для управления документами, поможет вам преодолеть проблему недостаточной безопасности.

Желание спасти планету

Сознательные компании чувствуют свою ответственность за окружающую среду. Они придерживаются безбумажных принципов, демонстрируя свое намерение быть более экологичными. Почему вы не следуете этому примеру? Благодаря службам управления документами у вас есть возможность сократить использование бумаги в вашем регионе.Представьте, сколько деревьев вы сможете спасти в течение года. Кроме того, вы также можете сэкономить электроэнергию, если будете реже использовать принтеры и копировать.

Изображение 2. Расход бумаги на человека, Экономист

Виды бизнеса, которым необходима система документооборота

Каковы ваши амбиции? Вы уже разработали планы на следующий деловой сезон? Вам следует принимать во внимание текущее состояние дел и потенциальный рост вашего бизнеса, когда вы думаете о внедрении новых технологий и разработке системы управления документами, поскольку это повлияет на ваше дальнейшее сотрудничество с поставщиками программного обеспечения. Например, поставщики предложат экономичное и удобное решение для небольших организаций и сосредоточатся на безопасности и расширенных функциях для крупных предприятий. Посмотрим, как меняется отношение к DMS по мере роста бизнеса:

МСБ (малый и средний бизнес)

Даже компании, в которых работает менее 100 сотрудников, имеют очень важные бизнес-файлы, которые следует тщательно организовывать, хранить и извлекать. С годовым доходом в 5-10 миллионов долларов эти компании могут позволить себе DMS-систему под ключ с разнообразными готовыми функциями.Однако, если вам необходимо создать систему управления документами с расширенными функциями, адаптированную к конкретным потребностям вашей компании, на некоторые улучшения потребуются дополнительные расходы. Однако они не смогут превзойти расходы крупных предприятий на сложные системы управления контентом.

МСБ (малые и средние предприятия)

Более крупные компании со штатом до 500 сотрудников охотнее применяют новые технологии. Обычно есть ИТ-отдел с квалифицированными специалистами, которые могут эффективно интегрировать программное обеспечение для управления документами на предприятии.Иногда владельцы бизнеса все еще видят в DMS потенциальную проблему для обучения персонала. Отсутствие собственных экспертов вынуждает их искать поставщиков, предлагающих индивидуальные услуги технической поддержки и обслуживания. В этом нет ничего страшного, потому что на рынке есть поставщики, которые проводят обучение персонала после завершения проекта.

Крупные предприятия

Крупные компании с более чем 1000 сотрудников и годовой выручкой, превышающей 1 миллиард долларов, решают типичные и специфические задачи управления контентом с помощью системы ECM.Чрезмерное использование электронной почты, отправка конфиденциальных данных через мессенджер или чат, дублированные версии одного файла — вот некоторые из них. Такие платформы предназначены для решения этих проблем путем тщательного хранения большого количества ранее неструктурированных и дублированных бизнес-файлов.

Список задач, решаемых надежной DMS, далеко не полный. Не только разные типы бизнеса могут получить выгоду от внедрения системы управления документами, но и разные отрасли. Давайте рассмотрим этот вопрос подробнее.

8 ведущих отраслей, остро нуждающихся в стабильном программном обеспечении для управления документами

Возможность сэкономить время, место и деньги делает программное обеспечение для управления документами жизненно важным для любого бизнеса, но особенно для следующих отраслей:

1. Логистика

Если вы занимаетесь логистикой, вы точно знаете, насколько ваш персонал полагается на информацию о доставке. Подтверждение концепции, коносамент, грузовые накладные и другие важные документы должны быть объединены в единую систему и быть легкодоступными.Недостаточно настроенный процесс управления документами, который может негативно повлиять на весь рабочий процесс, может быть решен с помощью интеграции эффективной системы управления документами.

Таким образом, разработка высокофункционального рабочего процесса будет весьма полезна для отслеживания заказов и поддержки на всех этапах отгрузки. Более того, в любой современной DMS есть внутренний механизм создания рабочего процесса. Такая возможность, вместе с хранением документов в одной системе, делает DMS идеальным решением для улучшения и снижения операционных расходов или любых других логистических затрат.

2. Образование

Во все времена образование было отраслью, потреблявшей огромное количество бумаги. Каждое учебное заведение выпускает множество отчетов о студентах и ​​выпускниках, регистрационных форм, годовых отчетов и сведений о приеме. Внедрение единой платформы для хранения всей этой документации больше не является выбором. Его главное преимущество для образования — это улучшение сотрудничества между школьным офисом, родителями и внешними органами (местными властями).

3.Здравоохранение

Здравоохранение — еще одна отрасль, ориентированная на бумагу. Стопки бумаги вызывают беспорядок. Очень легко потерять или потерять жизненно важный документ, например, рецепт пациента. Не успев вовремя, пациент может получить неправильную дозировку лекарства, что может привести к летальному исходу. DMS, которая гарантирует сохранность медицинских записей и информации о пациентах, безопасный обмен инструкциями по выписке пациентов, электронными рецептами, информацией о счетах и ​​сведениями о страховании, повышает безопасность пациентов и сокращает количество юридических санкций в отношении медицинских работников.

Прочтите также о разработке приложений для здравоохранения и о том, как создать программное обеспечение EHR.

4. Правительство

Совет экономических консультантов (CEA) опубликовал отчет, показывающий, что злонамеренная кибер-активность, включая кражу конфиденциальной финансовой и стратегической информации, обошлась экономике США в размере от 57 до 106 миллиардов долларов в 2016 году. Как мы видим, сохранение конфиденциальной информации (например, налоговая информация, финансовые отчеты, бизнес-лицензии, записи о землепользовании, разрешения на строительство и другие конфиденциальные данные) становится основной задачей в этой области.

Изображение 3. Потребность в безопасности документов, Canon Solutions America

5. Бухгалтерский учет

Выписки по счету и электронные таблицы тщательно отслеживаются внутри компании в целях выявления и предотвращения мошенничества. Признай это; Довольно сложно контролировать весь финансовый бумажный поток в организации без программного обеспечения для контроля документов, которое может преобразовать каждый входящий счет в электронный файл с уникальным идентификатором. Нетрудно будет вести какие-либо записи (квитанции, ваучеры, дебетовые и кредитовые, кассовые авизо и электронные чеки) как для бухгалтерских фирм, так и для отделов.Цифровое решение с возможностью расширенного поиска, например, в значительной степени способствует составлению отчетов для финансового аудита вашего предприятия регулирующими органами.

6. Розничная торговля

По мере того, как объемы продаж бумаги растут, розничным торговцам трудно быстро найти необходимый товар. В свою очередь, бесхозяйственность с документами и несоблюдение правил движения товаров в обширной цепочке поставок приводят к задержкам в обслуживании клиентов. Розничные торговцы начинают обдумывать идею создания СЭД для хранения заказов на поставку, отчетов о запасах, счетов-фактур, квитанций, контрактов с розничными и оптовыми торговцами, а также записей о сотрудниках, поступающих от дилерских центров, в одном месте.Очевидно, что упрощенный аудит документов ускорит бизнес-процессы и повысит качество обслуживания клиентов.

7. Банковское дело

Сотрудники банка имеют дело с большим количеством документов, в том числе с политическими документами (правила, положения, проспекты, инструкции, приказы), которые должны быть приняты к исполнению, внутрибанковские документы, касающиеся банковских операций и услуг, нормативные отчеты банка, отчеты о кредитах и бухгалтерский учет. Становится все труднее управлять и предоставлять по запросу любую запись без платформы DMS, которая соответствует отраслевым стандартам и предлагает журналы аудита и надежную защиту данных.Правильное цифровое решение улучшит сотрудничество между банковскими центрами, предоставляя заинтересованным сторонам мгновенный доступ к необходимым файлам. Чтобы узнать больше, прочитайте статью о документообороте для банков.

8. Юридические фирмы

Юридическим экспертам иногда приходится проверять заявления, выдержки из записей и протоколы, извлеченные из хранилища в процессе рассмотрения нового дела. Отсутствие конкретной записи мешает юристам двигаться дальше. Драгоценное время потеряно.Часто, когда документ, наконец, поступает, его нужно скопировать, чтобы изучить дело сразу всех членов команды юристов. Реализация DMS решает эти проблемы. Все вовлеченные члены команды могут получить доступ к документам и могут работать с ними одновременно через готовые сторонние программы, такие как Office 365 и Google Docs. Рекомендуем прочитать статью в нашем блоге о. Мы рекомендуем прочитать статью в нашем блоге о программе для управления документами для юридических фирм

.

Узнайте больше о цифровом документе в различных отраслях и его точках взаимодействия с пользователями.

Как разработать систему документооборота для оптимизации бизнес-процессов?

Следующий большой вопрос, который мы хотели бы обсудить, — это то, что следует учитывать при разработке системы управления документами. Для этого необходимо выделить спецификацию требований, бизнес-требования и функциональные требования к выбранной DMS и изучить ее архитектуру.

Требования к программному обеспечению для управления документами

• Бизнес-требования

Составленная бизнес-аналитиком, такая документация является жизненно важным компонентом, который вы должны иметь перед фактической интеграцией DMS в ваш бизнес.Его цель — прояснить причины, по которым вашему предприятию требуется такое решение, и определить, как такое программное обеспечение будет соответствовать вашим потребностям. Этот документ также поможет вам определить финансовые требования, включая тщательный анализ затрат и выгод.

• Технические требования

На основе документа бизнес-требований бизнес-аналитик создает эту фундаментальную документацию, также известную как SRS (Software Requirements Specification), которая содержит подробные функциональные и технические характеристики программного обеспечения, которое будет разработано.Его можно создать как на вашей стороне, так и на стороне поставщика программного обеспечения.

Высокая важность этого документа объясняется его способностью снизить возможные риски дальнейшей модернизации DMS. Это также помогает сформировать четкое видение проекта и заранее оптимизировать будущий процесс разработки.

• Функциональные требования

Этот документ является неотъемлемой частью SRS, который содержит подробное описание выбранной DMS, а именно ее функциональность, уровни авторизации, предполагаемое поведение продукта, варианты использования и т. Д.При работе с функциональными требованиями следует учитывать, что в таком документе должно быть указано, что выбранная DMS может обеспечивать следующие возможности:

• захват;
• индексация
• поиск, извлечение и распространение;
• интеграция с любым другим ПО, не только собственным;
• управление рабочим процессом;
• контроль версий;
• безопасность;
• управление доступом на основе ролей и т. Д.

В целом, спецификация функциональных требований поможет вам выяснить, какие функции могут отсутствовать, и прояснить все технические аспекты вашей будущей DMS с командой разработчиков.Завершив этот этап, пришло время изучить суть архитектуры DMS.

Архитектура системы управления документами

Архитектура

DMS — это основа, которую вы должны учитывать при интеграции такого программного обеспечения в свой бизнес. Выбор напрямую влияет на процесс разработки DMS. Следовательно, это позволяет заранее минимизировать определенные риски внедрения. Поэтому рассмотрите следующий список советов, которые помогут вам ответить на вопрос о том, как создать систему управления документами с наиболее подходящей архитектурой:

• он должен быть достаточно гибким, чтобы отвечать всем требованиям вашего бизнеса;
• он должен поддерживать кластеризацию, чтобы масштабировать разрабатываемое приложение и эффективно поддерживать количество клиентов;
• рассмотрите возможность выбора DMS с архитектурой, разделенной на компоненты.Такой архитектурный стиль предполагает возможность внесения изменений, развертывания и легкую поддержку;
• архитектура должна позволять создавать резервные копии и иметь аварийное восстановление, чтобы предотвратить потерю данных в случае аварии;
• убедитесь, что он расширяемый, поскольку такая характеристика позволяет разработчикам создавать необходимые для вашего приложения пользовательские модули;
• имеет ввиду, что эффективно работающая архитектура DMS должна поддерживать механизм рабочего процесса, который поможет правильно настроить и автоматизировать все бизнес-процессы вашего предприятия;

Давайте возьмем Alfresco DMS в качестве примера, чтобы увидеть, как все упомянутые советы могут быть воплощены в одном программном решении:

Изображение 4.Архитектура контентных сервисов Alfresco. docs.alfresco Репозиторий

, сердце Alfresco DMS, поддерживается сервером и функционирует как хранилище для контента и метаданных. Все программные интерфейсы поддерживают множество языков и протоколов. Это позволяет разработчикам программного обеспечения реализовывать собственные модули и функции. Поскольку Alfresco DMS позволяет хранить большие объемы данных, она также предлагает своим пользователям быстрый и безупречный поиск документов. Функциональность поиска построена на основе Apache Solr 6 и обеспечивает индексацию документов, расширенный поиск с фильтрами и пользовательский поиск на основе метаданных клиента.

Еще одна архитектурная особенность Alfresco DMS — расширяемое количество клиентов (мобильных, веб-сайтов и т. Д.), Через которые можно получить доступ к данным. Например, мобильные клиенты могут получить доступ к данным, хранящимся в DMS, через REST API, которые предоставляет система. Более того, если вы интегрируете Alfresco DMS в свое предприятие, вы можете быть уверены, что данные, которыми обмениваются через все доступные клиенты, полностью защищены благодаря шифрованию на устройстве и контролю доступа.

Наконец, архитектура Alfresco DMS делает это решение таким эффективным и масштабируемым.Гибкость его внутренней структуры позволяет разработчикам программного обеспечения реализовывать множество настраиваемых функций, повышающих исходный потенциал готовой функциональности и, как следствие, общую продуктивность предприятия.

Теперь, когда у вас есть видение внутренней структуры решения DMS, вы, вероятно, задаетесь вопросом, как разработать такое решение, которое будет соответствовать вашим конкретным требованиям? Но прежде чем переходить к аспектам, которые следует учитывать при внедрении DMS, давайте сначала рассмотрим, как это работает.

Как работает система управления документами?

Несмотря на различия в эффективности, простоте интерфейса, уровне удобства использования, многие системы управления документами функционируют примерно одинаково.

Сама суть этой информационной системы состоит в том, чтобы собирать, сортировать, хранить, извлекать и распространять документы. Каждый из этапов следует определенной последовательности действий, но вся система функционирует как единый бесперебойный механизм. Однако давайте рассмотрим все эти внутренние процессы более подробно:

• Процесс ввода документов

Когда все физические документы преобразуются в цифровые, DMS запускает процесс захвата, сканирования, другими словами, систематизирует их в один централизованный архив.На этом этапе документы преобразуются в различные редактируемые и доступные для поиска файлы в PDF, MPEG, JPG, CAD и других распространенных форматах.

Основная цель захвата документов — предоставить вам быстрый доступ к необходимым данным. Ключевым моментом здесь является то, что вы можете захватывать все файлы из любого источника. От сообщений электронной почты и созданных отчетов до различных, интегрированных в ваши бизнес-приложения (ERP, CRM и т. Д.), Вы можете легко сохранить необходимые документы для дальнейшего использования.

• Процесс сортировки документов

После этапа захвата этот процесс помогает проиндексировать все файлы и отсортировать их в соответствии с определенными критериями. Таким образом, вся документация проходит классификацию на основе тех терминов, которые вы добавляете в метаданные документов (номер заказа, тип документа, название поставщика и т. Д.). В результате такая возможность DMS значительно сокращает время и усилия сотрудников, затрачиваемые на поиск файлов.

• Процесс хранения документов

После этапов сбора и сортировки документов DMS сохраняет все данные в централизованном месте, а именно в базе данных.Возможны два сценария хранения документации:

1. На месте. Если вы выберете локальную DMS, подключение к Интернету не потребуется.
2. Облачный. Если вы выберете облачное хранилище, последующий процесс получения будет происходить онлайн. Однако в этом случае поставщик облачных услуг будет нести ответственность за обслуживание, безопасность и создание резервных копий вашей документации.

Мы настоятельно рекомендуем обратить особое внимание на аспект безопасности хранения данных.Например, выбранная DMS должна иметь управление доступом на основе ролей, чтобы вы могли вручную регулировать права доступа к определенным файлам. DMS также должна предоставить вам контроль версий, который позволит вам отменить и отменить изменения, внесенные во время проверки документа.

Процессы поиска и распределения документов

Процесс индексирования / сортировки документов, о котором мы упоминали ранее, направлен на упрощение поиска таких файлов и ускорение его работы.Программное обеспечение для управления документами предоставляет вам поиск по ключевым словам или отфильтрованный поиск, чтобы мгновенно найти нужный файл.

Наконец, после извлечения определенного документа DMS позволяет вам распространить его среди поставщиков, ваших сотрудников и т. Д. Распространение обычно осуществляется с помощью электронной почты или других предоставленных методов передачи файлов.

Еще одна важная возможность внутренней структуры DMS — поддержка рабочих процессов. Например, это одна из самых эффективных функций Alfresco DMS.Платформа делает процессы документирования автоматизированными и эффективно управляемыми с помощью множества инструментов для их выполнения и мониторинга.

Каждая задача рабочего процесса, в свою очередь, легко выполняется между людьми и группами. Весь процесс выполнения задачи довольно прост, поскольку Alfresco позволяет адаптировать его в соответствии с вашими потребностями (планировать время, назначать сотрудников, устанавливать уведомления и т. Д.).

С правильно выбранной DMS, которая позволяет настраивать рабочие процессы, вы можете легко отслеживать то, что вам и вашей команде необходимо сделать, и даже видеть малейшие изменения в своей документации.

Разобравшись с внутренними процессами DMS, давайте углубимся в те параметры, которые следует учитывать, когда вы собираетесь внедрять такое программное обеспечение.

Внедрение системы

Если вы хотите устранить ряд подводных камней в процессе внедрения выбранной DMS, следуйте списку полезных советов, которые ответят на вопрос о том, как легко построить систему управления документами.

• Важно определить совместимость программного обеспечения вашей компании с новой системой управления документами, которую вы собираетесь создать.Вы можете добиться правильного управления документами только с помощью полностью интегрируемого решения DMS.
• Если вы выбрали веб-систему DMS, вам следует выбрать платформу, которая будет служить ее основой. Создание системы управления документами на основе Java из-за ее масштабируемости, кроссплатформенности, модернизированной архитектуры, большого количества библиотек и обширного пула разработчиков будет разумной идеей, если у вас нет никаких предпочтений.
• Если вам нужно создать совершенно новую систему управления документами или использовать существующие решения, целевая база данных будет другой, поэтому вам нужно хорошо подумать о том, как ваши данные будут перенесены.Если у вас есть база данных, специалисты компании, с которой вы собираетесь работать, должны проанализировать ее и преобразовать старые данные в формат БД DMS. В случае необходимости специалисты сделают это за вас. ER-диаграмма (диаграмма сущность-взаимосвязь) часто применяется для оптимизации базы данных. Он выделяет нежелательные характеристики и избыточные данные, которые необходимо устранить.
• Число одновременно работающих пользователей — важный показатель для планирования, измерения и управления емкостью системы. Если разработчики знают количество ваших сотрудников, одновременно использующих решение, они могут провести нагрузочные тесты для проверки надежности программного обеспечения.В результате он будет увеличен, если тестирование покажет, что DMS не выдерживает нагрузки.
• В какой-то момент может возникнуть необходимость в масштабировании вашего проекта. Кластеризация здесь — лучшее решение. Даже если он вам не нужен прямо сейчас, он может пригодиться в будущем. Перед фактической разработкой важно настроить ваше программное обеспечение так, чтобы оно поддерживало кластеризацию. Это нужно делать с самого начала, даже если вам не требуется масштабирование программного обеспечения DMS сейчас. Имейте в виду, что добавление этой функции к существующему решению требует огромных усилий.

Имея в виду эти важные аспекты при внедрении системы управления документами, давайте углубимся в те параметры, которые помогут вам с умом выбрать такое программное обеспечение.

Выбор правильного решения DMS

Вы уже видели, как решать проблемы, связанные с документами, с помощью DMS, изучили архитектуру такого решения, узнали основные советы о том, как создать систему управления документами и безупречно ее реализовать. Все, что остается сделать, — это вернуться на правильный путь и предпринять конкретные действия, которые приведут вас к правильному решению.

Определите ваши потребности в управлении документами

Прежде чем вы начнете искать возможные варианты, отметьте бизнес-задачи, которые CMS призвана решать. Помните о возможных изменениях этих проблем в случае расширения бизнеса. Обсудите текущий поток документов с сотрудниками. Каковы их наиболее частые задачи? Сканирование документов или просмотр и изменение ранее созданных файлов? Получение своевременных ответов на эти вопросы имеет решающее значение для реализации DMS с основными функциями, будь то сканирование партии, оптическое распознавание символов или простая работа с черновиками.

Изучите базовое программное обеспечение вашей организации

Когда вы собираетесь интегрировать DMS в свой бизнес, ее совместимость с любым другим программным обеспечением (CRM, базы данных ERP и т. Д.) Является одним из наиболее важных аспектов, которые необходимо учитывать. Легко интегрируемая DMS — ключ к повышению производительности предприятия. Более того, если он совместим на ваших уже установленных платформах, с оборудованием компании, с различными типами файлов, такими как текст, офис, открытый офис, XMS, PDF, HTML, JPEG и т. Д., вы сможете значительно упростить весь внутренний рабочий процесс.

Проверить соответствие системы отраслевым нормам

В каждой отрасли есть свои правила, регулирующие процесс хранения электронных документов. HIPAA для поставщиков медицинских услуг, FDA для фармацевтических препаратов и PCI для розничных продавцов — вот некоторые из них. Система, которую вы собираетесь установить, должна соответствовать нормам вашей отрасли в отношении работы с конфиденциальной информацией.Это очень важно, если вы хотите избежать судебного разбирательства в случае утечки информации.

Позаботьтесь о поддержке после запуска

В Aimprosoft, например, интеграция DMS сопровождается обучением персонала после выпуска. Однако не мешало бы узнать, есть ли кто-нибудь для поддержки после внезапного отключения. Предположим, вы хотите узнать больше о конкретном варианте. Есть ли какие-либо учебные материалы (например, справочные службы в Интернете, руководства, руководства и видео), которые помогут вам? А как насчет онлайн-чата, доступного 24/7? Мы не понаслышке знаем, насколько важно для клиентов получить помощь.Мы ежемесячно предоставляем им заранее оговоренные человеко-часы, посвященные технической поддержке. Это может быть идеальный вариант для любой организации.

Внимание к настройкам безопасности

Разъясните меры безопасности против похитителей личных данных или недовольных сотрудников. Можно ли запретить отдельным отделам просматривать документы? Можете ли вы установить пароль для определенных папок или файлов? А как насчет шифрования данных и многофакторной аутентификации? Как создаются электронные подписи для документов, утвержденных в цифровом виде? Эти вопросы не следует оставлять без внимания.

Обратите особое внимание на пользовательский интерфейс

В компании всегда есть человек, который не хочет принимать инновационные технологии, даже если они обещают освободить его от рутинных задач. Выбирайте решение с простым и удобным интерфейсом, чтобы ваши сотрудники с любым опытом и навыками могли быстро понять, как это работает.

Почему Alfresco — лучший выбор для программного обеспечения для управления документами

Изображение 5. Система управления документами Alfresco

Мы изучили, как разработать систему управления документами, которая является незаменимым инструментом для любой организации.Теперь вы можете задаться вопросом, какое лучшее решение для всех платформ, предлагаемых на рынке.

Более десяти лет наши клиенты отказались от бумажных документов. Нам удается это делать с решениями Alfresco Document Management, и поэтому:

1. Открытая архитектура

Alfresco основан на принципе открытого кода. Он может легко работать с любой системой или базой данных. Высокое качество и стабильность работы отличает эту платформу от другого программного обеспечения с открытым исходным кодом.

2. Полная интеграция

Alfresco, используемый для создания программного обеспечения для управления документами, известен своей готовой интеграцией с наиболее популярными сторонними сервисами, включая Microsoft Office, Google Docs, почтовые клиенты и т. Д. Кросс-платформенный характер, модульная архитектура и Открытость компонентов позволяет интегрировать Alfresco ECM с любой существующей инфраструктурой. Если есть необходимость реализовать нестандартную функциональность, гораздо проще и быстрее разработать новые модули, чем создавать продукт с нуля.

Найдите минутку, чтобы прочитать о самых популярных сторонних интеграциях в Alfresco, таких как Seclore, Ephesoft и других.

3. Широкие возможности настройки

Основа программного обеспечения для управления документами Alfresco с открытым исходным кодом позволяет изменить функциональность по умолчанию. Фреймворк Spring Surf позволяет адаптировать пользовательский интерфейс к вашим конкретным требованиям. Дашлеты (модули) легко расширяют возможности. В основном они используются для отображения собранной информации.Кроме того, Alfresco выпустила платформу разработки приложений (ADF), которая позволяет разработчикам создавать пользовательский интерфейс на основе существующих компонентов, чтобы лучше соответствовать потребностям клиентов.

Еще одно беспроигрышное предложение — настраиваемые страницы для полного просмотра. Когда дело доходит до метаданных, гибкость Alfresco позволяет пользователям добавлять свойства к загружаемым файлам помимо использования свойств по умолчанию. Широкий спектр опций разработан для удовлетворения самых необычных потребностей бизнеса с Alfresco ECM.

4. Надежная защита данных

Аутентификация и авторизация гарантируют безопасность конфиденциальных данных. Alfresco поддерживает разные типы аутентификации. Более того, Alfresco позволяет разработчикам легко настраивать стандартные протоколы аутентификации, интегрировать LDAP в Alfresco и реализовывать собственный / настраиваемый протокол аутентификации. Вы также можете применить дополнительные модули для пользовательских типов аутентификации. При использовании ролевой модели безопасности Alfresco DMS пользователи должны иметь право доступа к бизнес-файлам.Зарегистрироваться можно только по приглашению.

5. Масштабируемость

Когда дело доходит до масштабируемости, основное различие между редакциями Community и Enterprise заключается в том, что последняя поддерживает кластеризацию. И Community, и Enterprise Edition DMS от Alfresco предоставляют неограниченное количество одновременных пользователей и сеансов API. Единственное ограничение, с которым вы можете столкнуться, — это производительность используемых вами серверов и баз данных. Количество активных пользователей и количество файлов определяют требуемую мощность оборудования.Например, вам потребуется 2x серверных процессора (1xDual-Core) минимум 30 ГБ + хранилище для хранения 1 миллиарда документов, просматриваемых и редактируемых максимум 20 пользователями.

Выбор девелоперской компании

Последняя, ​​но не менее важная вещь, которую следует обсудить, — это выбор правильного партнера по программному обеспечению, который знает, как разработать систему управления документами, и сможет создать ее для вас.

Обычно компания по разработке программного обеспечения специализируется на определенных технологиях. Вы можете проверить их практический опыт в портфолио или тематических исследованиях.Это даст вам ценную информацию о масштабах проектов, которыми занимается компания.

Вы можете обозначить технологические проблемы вашей компании, которые повлияют на дальнейшее развитие, и спросить своего потенциального партнера, как они собираются их решать. Ответы разработчиков покажут их уровень компетентности и опыта.

Итак, если вы решите использовать систему управления документами Alfresco и адаптировать ее к своим потребностям, ищите поставщиков, имеющих практический опыт разработки Alfresco в реальном времени.Желательно иметь партнера, который является членом сообщества Alfresco, где разработчики имеют доступ к последним технологическим достижениям Alfresco.

Поиск отзывов о выбранной компании, которые включали бы оценку предоставляемых вендором услуг по разработке и внедрению системы документооборота. Также прочтите отзывы клиентов и спросите сертификаты у потенциального поставщика программного обеспечения. Эти меры тоже пригодятся.

Вы, наверное, знаете, что самый дешевый вариант редко бывает лучшим. Однако подозрения могут вызывать и самые дорогие услуги. Прозрачная ценовая политика помогает избежать недопонимания в отношении стоимости услуг. Будет разумно поинтересоваться, как рассчитывалась цена за конкретную услугу. Помните, что все цены должны иметь разумное обоснование.

Другой важный аспект — коммуникация между командой разработчиков, предлагающих услуги системы управления документами, и вашей компанией.Очень важно иметь возможность взаимодействовать с разработчиками в рабочее время, независимо от их географического положения и разницы во времени. Определите, какие средства коммуникации вы будете использовать. С любым членом команды разработчиков должно быть легко связаться, как если бы они сидели в соседней комнате. Помните о такой возможной проблеме, как языковой барьер, когда вы нанимаете разработчиков из другой части мира. Английский язык в наши дни просто необходим.

Все заинтересованы в частом развертывании.Исходя из нашего опыта, мы можем утверждать, что Agile-разработка предпочтительнее для ранней доставки продукта. Тем не менее, компания, с которой вы работаете, также должна знать другие методологии управления проектами и посоветовать вам методику, которая будет эффективна для вашего бизнеса. Например, когда мы имеем дело со сложными проектами, мы привлекаем доступного PM, который специализируется на различных методологиях и может применять необходимую для эффективного управления всем рабочим процессом.

Предположим, у вас установлено программное обеспечение для управления документами.Теперь он запущен и работает. Что следующее? Что делать, если ваши сотрудники не знают, как правильно использовать программное обеспечение DMS и нуждаются в дополнительной помощи? Или серьезный сбой системы вызвал сбои и сбои DMS, и вам необходимо запустить сервер, чтобы избежать вынужденного простоя? Если вы хотите предотвратить такие ситуации, вызывающие беспокойство, целесообразно заранее обсудить с поставщиком его услуги по техническому обслуживанию. В идеале именно ваш поставщик обеспечивает текущее обслуживание и поддержку, включая разработку и выпуск новых версий системы и обновлений.Кроме того, у вас должен быть круглосуточный доступ к порталу поддержки или базе знаний.

Избегайте компаний, которые соглашаются на любое предлагаемое вами решение, не задумываясь. Серьезные компании, предоставляющие услуги системы управления документами, всегда демонстрируют свой опыт, предлагая вам лучшие варианты, если первоначальный вариант является излишне сложным или дорогим.

Пример использования

Чтобы понять преимущества интеграции DMS для построения системы управления документами для вашего предприятия, давайте рассмотрим реальный пример, основанный на одном из наших сценариев использования управления документами.

Разработанный продукт является эффективным решением для крупного бизнеса, связанного с юридической отраслью. Согласно первоначальным требованиям и плану реализации проекта, мы создали полноценную систему обмена файлами и сообщениями.

Ядро приложения основано на программном обеспечении Alfresco DMS. Его готовая функциональность, такая как готовые пользовательские модули, аспекты и аудит, позволила нам значительно сэкономить время на разработку. Однако функциональность потребовала дополнительных изменений для удовлетворения требований заказчика.Наша команда также разработала 2 субприложения, которые были взаимосвязаны между собой и основным.

Созданный на Angular 7, первый позволяет пользователям создавать файлы и обмениваться ими. Второй, в свою очередь, создан с помощью Angular 6 и позволяет пользователям просматривать и загружать общие данные. Задача заключалась в том, чтобы реализовать двухфакторную аутентификацию для обеспечения высочайшего уровня безопасности. Для этого наша команда реализовала функцию в первом дополнительном приложении, которое позволяет пользователям создавать пароль к документу, к которому будет предоставлен общий доступ.Все созданные пароли, в свою очередь, хешировались с односторонней функцией.

Чтобы включить второй шаг аутентификации, наши разработчики интегрировали токен OTP (одноразовый пароль), который отправляет одноразовый пароль каждый раз, когда пользователь получает от кого-то общий файл. Наши разработчики также защитили соединение передаваемых данных с помощью протокола HTTPS. В целом, с тщательно разработанным планом внедрения технологии Alfresco и эффективного слияния Angular, мы создали продукт на основе DMS с высокой степенью защиты.

Последние мысли

С системой управления документами от Alfresco Джон определенно сможет улучшить свой корабль. Документы будут бережно храниться и доступны по запросу. Персонал освободится от бумажной работы и станет более продуктивным. Если его пример убедил вас внедрить программное обеспечение для управления документами, свяжитесь с нашей командой Alfresco, чтобы приступить к работе и помочь вам в разработке системы управления документами.

Часто задаваемые вопросы

Что лучше: локальные или облачные системы?

Выбор локального или облачного начинается с места хранения файлов.Локальная установка означает, что система развернута в среде вашего локального компьютера. Пользователям не требуется подключение к Интернету для работы с документацией в нем. Благодаря облачному решению ваша документация будет храниться в Интернете, а обслуживание, безопасность и создание резервных копий ваших файлов ложится на плечи поставщика облачных услуг.

Что такое рабочий процесс в системах управления документами?

Рабочий процесс автоматизирует все бизнес-процессы в вашей компании за счет цифровой трансформации с бумажной на электронную.Это относится к процессам, происходящим в DMS: создание документов, отслеживание, редактирование, хранение и управление. Они связаны с бизнес-процессами компании и могут быть адаптированы к требованиям на месте.

Сколько стоит создание DMS?

Услуги по настройке DMS включают в себя разработку (установка, настройка, стороннее подключение), тестирование и поддержку после запуска. Полная стоимость может отличаться от объема услуг, необходимых для создания системы управления документами для вашей компании.Обратите внимание, что в Alfresco есть три платных версии: Starter, Business и Enterprise, которые требуют разного уровня усилий по разработке. Также есть возможность установить бесплатную Community Edition; однако вам потребуется помощь разработчика в настройке и настройке.

Что такое система управления документами

Многие потребители отказались от бумажных документов раньше, чем это сделали организации. Существует понятная путаница в отношении того, чем новые технологии коммерческого уровня, такие как система управления документами, отличаются от технологий управления контентом потребительского уровня.Многие руководители отрасли не понимают различий, даже несмотря на рост популярности и инноваций, лежащих в основе технологии.

Хотя система управления документами не включает слово «предприятие» в своем названии, как, например, Enterprise Content Management (ECM), DMS по-прежнему классифицируется как технология корпоративного уровня, особенно для малых и средних организаций. Это различие важно для понимания функций системы управления документами и обеспечения внедрения организацией технологий, необходимых для улучшения внутренних процессов и рабочего процесса .Системы управления корпоративным контентом и аналогичные программы управления просто не делают этого.

Например, многие облачные решения потребительского уровня, такие как Dropbox.com или хранилище iCloud, позволяют покупателям в первую очередь хранить, сжимать и обмениваться информацией в облаке для доступа в будущем. Это доступные функции практически для любого потребителя. Поскольку эти технологии являются простыми расширениями файлового сервера, многие думают, что система электронного управления документами сродни этим технологиям, функционируя просто с пропускной способностью общего диска, которую можно найти в типичной операционной системе.Однако это предположение не отражает широты универсальности и функциональности, которую использует DMS.

Например, единственная безопасность, которую предлагают вышеупомянутые технологии потребительского уровня, — это требование формы входа в систему. Даже если сравнить DMS с технологией зашифрованного флеш-накопителя, она все равно не будет соответствовать базовым стандартным функциям безопасности традиционной DMS. Флеш-накопитель, в зависимости от транзакций организации, может потребоваться отправить обычной почтой на физический адрес, на дом или в офис, что откроет шлюзы для человеческой ошибки в процессе обычной почты, такой как отправка на неправильные адреса или потенциально повреждение флешки из-за ненадлежащей транспортировки и обращения.

Хотя облачные решения потребительского и корпоративного уровня обладают схожими преимуществами, такими как обход обычной почты и удаление ненадежных процессов резервного копирования на компакт-дисках, DMS позволяет гораздо больше, даже если смотреть только с точки зрения безопасности. перспектива особенностей.

Например, DMS разработана для обеспечения соответствия с организационной точки зрения за счет встроенных функций сетевой безопасности, организационно оптимизированных рабочих процессов и хорошо зашифрованных порталов совместного использования клиентов.Они полезны для конфиденциальной информации в пути или в нерабочем состоянии, будь то внутренняя или внешняя. Эти функции позволяют гораздо больше, чем потребности потребителей, — помогая организациям избежать судебных исков, вызванных перехватом и нарушением конфиденциальной информации. Проще говоря, автоматизированные рабочие процессы приводят к меньшему количеству бизнес-ошибок в организации.

Кроме того, решения DMS как технологии корпоративного уровня помогают очень быстро извлекать правильные документы, формы и данные и поддерживают регулярное автоматическое резервное копирование в центры обработки данных с несколькими точками присутствия.Нарушение корпоративной или организационной информации с DMS практически невозможно. Эти специфичные для системы управления документами функции резервного копирования также обеспечивают непрерывность информации для организаций в случае стихийных бедствий или вторжений в офис, будь то центральное или удаленное место. Кроме того, емкость хранилища решений корпоративного уровня намного больше, чем у технологий потребительского уровня.

Таким образом, хотя типичная система управления документами дороже, чем технологии потребительского уровня, она имеет большую сравнительную экономическую эффективность, поскольку ее функции предназначены для использования в интересах целых организаций, а не домашних хозяйств.

Электронный документооборот: основы

Управление цифровыми активами

Совместная система управления цифровыми активами для маркетинговых организаций, которая повышает производительность, экономит время и снижает расходы.MarketingPilot предоставляет мощное программное обеспечение для управления цифровыми активами для

Подробнее

ОБЗОР ПРОДУКЦИИ SOFT FLOW 2012

SOFT FLOW 2012 ОБЗОР ПРОДУКТА Copyright 2010-2012 Soft Click 1 О платформе Soft Flow Добро пожаловать в Soft Flow, самую гибкую и простую в использовании систему управления документами и бизнес-процессами

Подробнее

ИНТЕГРАЦИЯ ТОЧКИ ЗРЕНИЯ

ИНТЕГРАЦИЯ VIEWPOINT Construction Imaging полностью интегрируется с ПО Viewpoint Construction Software, обеспечивая лучшее в своем классе сочетание ECM и ERP.Технологии строительной визуализации расширяют бизнес

Подробнее

Руководство пользователя по управлению документами

Руководство пользователя Document Management Вниманию пользователей SystmOne: в этом документе объясняется, как использовать функцию Document Management после завершения настройки. Содержание Начало сканирования …

Подробнее

Комплаенс в корпоративном мире

Соблюдение нормативных требований в корпоративном мире Как технология факс-сервера сводит к минимуму риски, связанные с соблюдением нормативных требований Группа распространения факсов и документов Ноябрь 2009 г. Краткое содержание Соблюдение нормативных требований является важной задачей бизнеса

Подробнее

Отчет о передовой практике

Обзор Как ИТ-лидер в своей организации вы каждый день сталкиваетесь с новыми проблемами — от управления требованиями пользователей и эксплуатационными потребностями до бремени соответствия ИТ-требованиям.Развитие сильного ИТ-генерала

Подробнее

Запрос цен RFQ № 0412

ШТАТ ГРУЗИЯ Департамент общественного здравоохранения Запрос ценового предложения № 0412 Программное обеспечение для управления документами, установка и обучение для Управления генерального юрисконсульта по планированию здравоохранения Департамент штата Джорджия

Подробнее

Whitepaper Document Solutions

Технический документ Решения для документов ScannerVision 3 Содержание Содержание… 2 Введение … 3 Введение в ScannerVision … 4 Концепция … 4 Компоненты … 4 Развертывание ScannerVision … 5 Поддерживаемые операционные системы …

Подробнее

Как использовать Uniflow

Единая платформа для печати, сканирования и управления устройствами. Управляйте всей печатью и сканированием с помощью единой платформы. Включение uniflow в процессы документирования приведет к реальным улучшениям в

. Подробнее

Безопасная передача данных

Безопасная передача данных Руководство пользователя безопасного Dropbox ВВЕДЕНИЕ Вы зарегистрированы для использования безопасного веб-сервера Dropbox для безопасного обмена данными между собой через Интернет

Подробнее

ImageMaster.Пакет продуктов ECM.

Контактное лицо: T-Systems Enterprise Services GmbH Fasanenweg 5 70771 Leinfelden-Echterdingen Германия Телефон: +49 711 972 47779 электронная почта: [email protected] www.t-systems.de/imagemaster ImageMaster. Продукт ECM

Подробнее

Nuance Power PDF Advanced.

Решения для обработки документов Power PDF Расширенное руководство по оценке Nuance Power PDF Advanced.Обзор и пошаговое руководство по основным функциям и функциям Power PDF для рецензентов продукта. Содержание

Подробнее

Руководство пользователя DocuShare

Руководство пользователя DocuShare Дата публикации: апрель 2011 г. Этот документ поддерживает DocuShare Release 6.6.1. Подготовлено: erox Corporation Бизнес-подразделение DocuShare 3400 Hillview Avenue Пало-Альто, Калифорния 94304 США

Подробнее

MassTransit vs.Сравнение FTP

MassTransit и сравнение Если вы считаете, что это оптимальное решение для доставки цифровых файлов и ресурсов, важных для стратегического бизнес-процесса, подумайте еще раз. разработан как простая утилита для удаленного

Подробнее

Для TruckMate ОБЗОР РЕШЕНИЯ

Для TruckMate ОБЗОР РЕШЕНИЯ Содержание 2 из 31 Обзор решения TMW-Synergize… 3 Решение TMW-Synergize Base Imaging … 4 TMW-Synergize Base Imaging для TruckMate … 4 Компоненты TMW-Synergize

Подробнее

Как использовать файл формы

Создать> Поделиться> Управлять> Защитить> Уничтожить Formfile СПЕЦИАЛИСТОВ ЖИЗНЕННОГО ЦИКЛА ДОКУМЕНТА: Специалисты по жизненному циклу документа С помощью Formfile вы не можете решить проблему управления документами.

Подробнее

ДОКУМАЦИЯ УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАМИ

Documation — ведущий поставщик программного обеспечения для документооборота и управления контентом, предоставляющий услуги и решения для предприятий и организаций в Великобритании, Европе и по всему миру.

Подробнее

Версия 5 + AutoCapture и рабочий процесс

Версия 5 + AutoCapture и рабочий процесс Что такое управление документами? Информация на бумаге. За прошедшее столетие традиционный офис кардинально изменился. Новые технологии, такие как телекоммуникации, компьютеры,

Подробнее

Защитите прошлое, защитите будущее

Управление корпоративным контентом для высшего образования Защитите прошлое, защитите будущее Улучшите доступ к информации, защитите записи и продвигайте стратегическое планирование Узнать больше внутри Улучшение административного управления

Подробнее

ОБЗОР ИННОВАЦИОННЫХ РЕШЕНИЙ

ОБЗОР ИННОВАЦИОННОГО РЕШЕНИЯ Содержание 2 из 28 Обзор решения TMW-Synergize… 3 Решение TMW-Synergize Base Imaging … 4 TMW-Synergize Base Imaging для инноваций … 4 Компоненты TMW-Synergize

Подробнее

Система управления корпоративными документами (СЭД)

Система электронного управления документами (EDMS) — это совокупность технологий, которые работают вместе, чтобы обеспечить комплексное решение для управления созданием, вводом, индексированием, хранением, поиском и удалением записей и информационных активов организации.

ITD помогает пользователям EDMS в ND определять и устанавливать системы для сканирования, рабочего процесса, автоматического хранения записей и автоматического хранения документов. Обычно это включает оценку существующих бизнес-процессов и рекомендации по улучшению.

EDMS Evolution позволила создать зрелые технологии EDMS в ND, которые продолжают снижать государственные расходы. Ключевым моментом является анализ существующих бизнес-процессов, устранение ненужных шагов и действий, разумное внедрение технологий и использование всей мощи EDMS Technology Interaction.

Компоненты СЭД

Изображения

Процесс создания электронной копии документа.

Управление контентом

Обеспечивает безопасное место для хранения электронных объектов и индекс для быстрой идентификации и поиска информации.

Обработка форм / Eforms

Автоматизирует распознавание форм и извлечение данных для бумажных форм и заменяет дорогостоящие бумажные формы

Управление корпоративными отчетами

Используется для электронного сбора, индексации, пакетной обработки, распространения и хранения отчетов / документов, созданных системой.

Рабочий процесс

Автоматизирует бизнес-процессы для повышения эффективности и автоматизации принятия решений.

Запрос на обслуживание

Для подачи запроса на обслуживание можно использовать онлайн-систему управления работой (WMS)

ITD.

• Заполните запрос «СЭД» на ведение идентификатора пользователя, разработку / преобразование формы Liquid Office, технический анализ / вопросы СЭД или обновление таблиц.
• Заполните запрос «Software Dev / GIS / PM / QA» для проектов, требующих ресурсов для разработки программного обеспечения.Это будет включать работу FileNet (настраиваемую настройку поиска, новые / обновленные классы документов, электронные формы, BPM), новые оценки проекта или новые / обновленные шаблоны изображений.

Обучение

Ресурсы для авторизованных пользователей

Преимущества

Правительство штата работает на информации. Мы создаем, собираем, обрабатываем, распространяем, храним, управляем, извлекаем, поддерживаем и уничтожаем информацию как неотъемлемую часть каждого бизнес-процесса и деятельности организации. Стремясь повысить нашу эффективность, мы потратили миллионы на создание бизнес-приложений и систем, способных обрабатывать огромные объемы информации.Кроме того, мы вложили значительные средства в технологии настольных компьютеров, чтобы обеспечить доступ к приложениям, общение с другими и предоставить инструменты повышения производительности отдельным сотрудникам.

Несмотря на наши инвестиции, мы по-прежнему тратим значительную часть каждого дня на ручную обработку или поиск информации. Кроме того, количество информации, с которой мы должны работать, увеличивается с невероятной скоростью. Технологии EDMS предлагают решение, приносящее немедленную пользу и повышающее эффективность и результативность организации.

Причины использования СЭД убедительны:

• Улучшение доступа к записям и информации — авторизованные пользователи могут выполнять поиск по подразделению, отделу или даже получать доступ к документам, поддерживаемым другими агентствами, с помощью одного поискового запроса. Workflow может автоматически уведомлять внутренних или внешних пользователей о поступлении или обработке необходимой информации.
• Улучшение обслуживания клиентов — возможность немедленного доступа к хранимой или обрабатываемой информации.Полученную информацию можно отправить по факсу или по электронной почте заказчику с рабочего стола.
• Сократите время ожидания в очереди — информация может быть направлена ​​в электронном виде с использованием электронной почты или рабочего процесса, что устраняет необходимость в почтовых и транспортных операциях.
• Минимизируйте дублирование — одна копия документа может быть доступна всем авторизованным пользователям, в том числе не входящим в агентство.
• Снижение требований к вводу данных — обработка форм и eforms могут получать доступ к текущим данным через поиск и экспортировать данные форм непосредственно в бизнес-приложения.
• Аутсорсинг ввода данных — ввод данных eform выполняется физическим лицом, заполнившим форму.
• Снижение затрат на хранение и поиск — единый репозиторий снижает потребность в хранении нескольких копий, а стандартизованное индексирование и интеграция с бизнес-приложениями позволяет пользователям мгновенно получать доступ к необходимым документам или другой информации.
• Автоматизация бизнес-процессов — рабочий процесс можно использовать для перемещения информации с одного шага на другой.Маршрутизация на основе правил может автоматически определять необходимые действия и рабочие шаги. Рабочий объект или ссылочные данные могут автоматически обновлять бизнес-приложения, создавать дополнительные документы или рабочие процессы и взаимодействовать с внутренними и внешними пользователями.
• Повышение соответствия нормативным требованиям — технологии могут создавать контрольные журналы доступа и активности. Соблюдение графиков хранения записей можно автоматизировать и улучшить. Входящие документы можно автоматически классифицировать и хранить в системе.