Эйзенхауэр матрица: Понимание матрицы Эйзенхауэра — Dropbox Business

Понимание матрицы Эйзенхауэра — Dropbox Business

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Никто не хочет быть непродуктивным, особенно на работе. Но на протяжении дня появляются срочные запросы, и, по мере того как ваш список задач растет, становится все сложнее поддерживать это стремление к продуктивности. Если вы не успеваете выполнять ключевые задачи в срок, или вам сложно придерживаться графика в долгосрочных проектах, эффективная расстановка приоритетов в выполнении задач может вывести вас из отстающих в лидеры. И здесь на сцену выходит матрица Эйзенхауэра.

Понимание матрицы Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра, также известная под названием «коробка Эйзенхауэра» или «матрица срочных/важных задач» — это простая схема определения приоритетности задач и регулирования рабочей нагрузки. Она названа в честь Дуайта Д. Эйзенхауэра, пятизвездочного генерала и 34-го президента США. Эйзенхауэр известен благодаря своей неимоверной продуктивности, поэтому его подход к постановке целей и управлению временем всесторонне изучался многими людьми, одним из которых был Стивен Кови.

В своей книге «7 навыков высокоэффективных людей» Кови создал на основе идей Эйзенхауэра простой инструмент расстановки приоритетов в выполнении задач: матрицу Эйзенхауэра.

Что же представляет из себя матрица Эйзенхауэра? По сути, это стратегия, которая позволяет вам применить на практике следующую цитату, приписываемую Эйзенхауэру: «У меня есть два типа проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важные никогда не бывают срочными». Вам нужно просто оценить свои задачи по критериям срочности и важности.

Как работает коробка Эйзенхауэра?

Компании и частные лица могут использовать матрицу Эйзенхауэра для планирования, делегирования, определения приоритетности и включения задач в график работы на день или на неделю. Распределив задачи в один из четырех квадрантов ниже, вы сможете определить их срочность и решить, как с ними следует поступить:

• Первый Квадрант. Срочное и важное (задачи, которые необходимо выполнить немедленно). Это очень важные задачи, которые нужно сделать в первую очередь и как можно скорее. Как правило, это запросы, полученные в последний момент по причине непредвиденных обстоятельств. Обычно такие задачи нужно выполнять немедленно или в тот же день. Сюда можно отнести работу в проекте вместо заболевшего коллеги или реагирование на непредвиденную ситуацию, например сбои в цепи поставок.
• Второй квадрант. Важное, но не срочное (задачи, которые можно запланировать на более поздний срок). Это важные долгосрочные цели или задачи, не имеющие жесткого срока выполнения, поэтому их можно запланировать на более поздний срок. Сюда можно отнести получение профессиональной квалификации или планирование долгосрочных бизнес-целей, например сокращение бюджета.
• Третий квадрант. Срочное, но не важное (задачи, которые можно кому-то делегировать). Эти задачи нужно выполнить немедленно, но они могут быть не настолько важными, чтобы привлечь ваше внимание, а значит, их можно делегировать другим участникам рабочей группы. Сюда можно отнести повседневную работу, длительные встречи или телефонные звонки без четкой цели.
• Четвертый квадрант. Несрочное и неважное (задачи, которые можно убрать из плана). Эти задачи только отвлекают вас, поэтому их нужно избегать по возможности. Во многих случаях можно просто игнорировать или отменить такие задачи. Сюда можно отнести общественные мероприятия или излишне длительные перерывы на чай или кофе.

Проще говоря, применение коробки Эйзенхауэра может помочь вам визуализировать ваши задачи с точки зрения важности и срочности. Когда вы начнете рассматривать свой рабочий процесс с такой позиции, вам гораздо проще будет расставить приоритеты для самых важных задач и выполнить их как можно скорее.

Как различить срочность и важность?

Нет универсальной формулы для определения различия между срочностью и важностью при создании матрицы приоритетов, но это очень важно. Чаще всего различие между этими двумя категориями в реальности определить намного труднее, чем при составлении абстрактной коробки Эйзенхауэра. Если вкратце, срочные задачи неизбежны и требуют незамедлительного уделения им внимания, а важные задачи в большей степени требуют планирования и способствуют достижению долгосрочных целей. Например, отвечать на телефонные звонки крупного клиента — это срочная задача, а ознакомиться с последними исследованиями в своей сфере — важная.

Каковы преимущества матрицы Эйзенхауэра?

Одним из основных преимуществ матрицы Эйзенхауэра является простота ее реализации. Не нужно покупать дорогостоящий пакет программного обеспечения и уделять много времени составлению матрицы. В общем, матрица приоритетов позволяет вам оптимизировать управление временем, установив четкие и однозначные приоритеты. Этот инструмент очень полезен для сотрудников, занимающих руководящие должности, или собственников бизнеса, а также фрилансеров, которым нужно совмещать задачи из нескольких различных проектов или работу с несколькими клиентами одновременно.

Каковы недостатки матрицы Эйзенхауэра?

С матрицей приоритетов связаны некоторые недостатки. Особо следует отметить, что зачастую бывает сложно точно определить важность задачи. Это означает, что в конечном итоге вы можете делегировать задачу не тому человеку, что приведет к снижению качества. Более того, важно помнить, что не всегда есть возможность действовать немедленно, когда вы имеете дело с событиями, требующими мгновенной реакции. Это может быть невозможным по причине недостатка знаний, времени, из-за существующих правил и бюрократических процедур или большого количества срочных/важных задач, что снижает эффективность матрицы приоритетов при принятии решений и управлении временем.

Как использовать коробку Эйзенхауэра для управления задачами и рабочей нагрузкой

Матрица срочных/важных задач может стать отличной отправной точкой для управления рабочими процессами и проектами. После того как вы разместите свои задачи по соответствующим квадрантам, можно приступать к настройке процессов управления временем, что поможет вам своевременно реагировать на важные события. Например, вы можете использовать Dropbox для более эффективного управления своим списком заданий. Можно использовать эти инструменты управления задачами для делегирования срочных, но не важных задач другим участникам вашей рабочей группы, а также установить сроки сдачи и напоминания для срочных, но не важных задач, которые можно запланировать на более поздний срок.

Также стоит подумать о внедрении средств автоматизации на рабочем месте. Автоматизация, где это возможно, является отличным способом работы с задачами, которые необходимо выполнить, но не требующими длительного планирования или анализа до начала их выполнения. С помощью средств автоматизации или интеграции в Dropbox вы можете делегировать задачи из квадранта Q3 (срочное, но не важное) таким образом, чтобы это было эффективно с точки зрения времени для вашего бизнеса. Вы можете назначать задачи участникам рабочей группы в Dropbox Paper с указанием сроков их выполнения или переносить их непосредственно в карточки Trello для участников вашей рабочей группы из файлов Dropbox. Инструменты автоматического создания контента помогут вам избежать трудоемких, не защищенных от ошибок задач, которые могут создавать помехи в работе, обеспечив таким образом более продуктивную работу вашей рабочей группы в будущем.

Более того, можно объединить коробку Эйзенхауэра с другими методиками управления временем для достижения лучших результатов.

Например, можно использовать метод «Съешь лягушку». В основе этой техники лежит высказывание Марка Твена: «Если с утра первым делом съесть лягушку, остаток дня будет чудесным». В контексте бизнеса это означает, что сначала нужно выполнить самую большую или сложную задачу, а затем перейти к более мелким задачам, приоритетность которых вы можете определить на основании других факторов, например, сроков их выполнения. Также существует метод ABCDE, где вы присваиваете своим задачам буквенное значение в зависимости от их важности, и затем выполняете их в этом порядке.

Заключительные соображения

Коробка Эйзенхауэра — чрезвычайно эффективный инструмент управления временем и задачами. Узнав, как эффективно определять приоритетность задач, вы сможете повысить эффективность своей работы, избежать действий, занимающих много времени, и достичь долгосрочных целей в бизнесе.

Матрица Эйзенхауэра: простой способ расставлять приоритеты

Таких простых и мощных структур для принятия решений, как матрица Эйзенхауэра, довольно мало. Дуайт Эйзенхауэр был 34-м президентом США и вел невероятно продуктивную жизнь. Среди многих его достижений — служба верховным главнокомандующим Союзными войсками в Европе во время Второй мировой войны, запуск таких программ, как DARPA и NASA, а также президентство в Колумбийском университете.

Как он все успевал?

У Эйзенхауэра была простая, но продуманная система производительности, которую часто называют матрицей Эйзенхауэра. Это метод принятия решений, основанный на важности и срочности того, что находится в вашем списке дел. Используйте матрицу Эйзенхауэра, чтобы избежать задач, на которые время тратится впустую.

Результат выполнения важных задач приближает вас к достижению целей — профессиональных или личных. Срочные задачи требуют немедленного внимания из-за неминуемых последствий, которые наступят, если эти задачи не выполнить.

Зная, какие задачи важны, а какие неотложны, можно преодолеть иллюзию производительности, вызванную нашей естественной тенденцией сосредоточиваться на не таких уж важных, но вроде бы неотложных действиях. Это поможет выделить достаточно времени, чтобы сделать то, что действительно необходимо для достижения ваших целей.

Сначала составьте список всего, что вы хотите сделать. Затем классифицируйте задачи по следующим критериям.

1. Срочно и важно
2. Важно, но не срочно
3. Срочно, но не важно
4. Не срочно и не важно

Срочные и важные задачи нужно выполнить прямо сейчас. Важные, но не срочные, можно запланировать сделать позже. Срочные, но не важные дела можно делегировать кому-то другому. Наконец, если задача не срочная и не важная, ее следует удалить из списка.

Мне нравится в матрице Эйзенхауэра, что она заставляет вас сделать паузу и подумать: «Действительно ли мне нужно делать это?» Популярные схемы, повышающие производительность, позволяют выполнять работу, не ставя под сомнение актуальность самой задачи. Но благодаря матрице Эйзенхауэра вы можете выработать привычку задавать себе вопрос, приближает ли конкретное действие вас к вашим целям.

Умение выделить важное и неотложное — отличный способ справиться с прокрастинацией. Здоровое чувство срочности может повысить производительность, не вызывая выгорания от всех бессмысленных задач, которые мы считаем необходимыми.

Вы можете использовать матрицу Эйзенхауэра на ежедневной, еженедельной или даже ежемесячной основе. Это хорошо работает для микро- и макроцелей. Главное — иметь представление о том, что необходимо сделать, и избавиться от всего, что не соответствует вашим долгосрочным целям.

Матрица Эйзенхауэра. Обзор приложения для Битрикс24.

“А-а-а, я снова не начал делать эту задачу. Который день ее откладываю. Завтра точно примусь за нее!” Бывали такие мысли в конце рабочего дня? Скорее всего да, ведь очень сложно распланировать свой день так, чтобы успевать все.

Однако, вы можете перестать бесконечно откладывать выполнение несрочных задач, даже не изучая десятки книг по тайм-менеджменту. Вам поможет приложение «Матрица Эйзенхауэра»‎. Основоположником этой матрицы является 34-й президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Несложно догадаться, что президент страны — весьма занятой человек, поэтому он должен использовать свое время с максимальной эффективностью.

Условия

Приложение дает возможность распределять задачи по четырем категориям:

• важные и срочные,

• важные и не срочные,

• не важные и срочные,

• не важные и не срочные.

Также у руководителя есть возможность распределять задачи подчиненных. Давайте посмотрим, как это работает!

Проверка

Сразу после установки приложения, все задачи находятся в списке “Не разобрано”. Перемещать их можно с помощью drag&drop. Распределите задачи по нужным категориям, и они сохранят свое расположение при следующем открытии приложения.

При клике на название задачи вы попадете на ее детальную страницу в Битрикс24.

Есть возможность изменить расположение областей. Доступны три варианта: “Не разобрано” сверху, “Не разобрано” слева, список. Выглядят они вот так:

Как уже говорилось выше, руководитель, имея доступ к управлению задачами подчиненных, может распределять их задачи в матрице. Это очень удобно для планирования дня подчиненных и установки приоритетов по задачам.

Если какая-то из задач не нужна в матрице, ее можно скрыть. Для этого зацепите ее курсором мыши и перетащите в появившуюся справа серую область.

Результат

«Матрица Эйзенхауэра» — простое и изящное решение для Битрикс24, помогающее в планировании рабочего дня. Планировать можно как свой день, так и работу подчиненных.

Отдельным плюсом является работа «Матрицы Эйзенхауэра» в мобильном приложении Битрикс24. Это очень удобно, ведь раскидать задачи по матрице можно, например, по пути на работу.

Матрица Эйзенхауэра. Опасный третий квадрат

30 октября 2019

17127 просмотров

Максим Денисов

Линейный руководитель на производстве. Четыре года увлекаюсь тайм-менеджментом. Все изученные методы испытываю на себе и анализирую, чтобы найти или создать лучшие и вытащить себя из обыденности и лени, как барон Мюнхгаузен вытащил себя из болота.

madb05.wix.com/attention

twitter.com/massimoonline

vk.com/massimoonline

С матрицей Эйзенхауэра я познакомился восемь лет назад, в книге Стивена Кови «Семь навыков высокоэффективных людей». Вы наверняка тоже про него знаете.

Квадрат 1 — задачи срочные и важные.

Квадрат 2 — задачи важные, но не срочные.

Квадрат 3 — задачи срочные, но не важные.

Квадрат 4 — задачи не срочные и не важные.

Для себя сделал вывод: нужно работать в квадрате 2 — планировать, учиться, искать новые возможности и периодически устранять проблемы в квадрате 1. При этом не терять время в квадрате 4. А вот на 3 квадрат я внимания не обратил и не понял. Только сейчас разобрался, что же это за квадрат такой, где задачи срочные, но не важные. Как это вообще может быть?

Вначале снова заглянул в «Семь навыков…», но в книге Стивен Кови расплывчато описал задачи из этого квадрата:

• Посторонние разговоры и звонки
• Какая-то корреспонденция
• Некоторые встречи
• Предстоящие неотложные дела
• Распространённые виды деятельности

Для непонятливых, автор поясняет: «Есть и другие люди — те, кто значительную часть своего времени тратят на срочный, но неважный квадрат 3, думая, что пребывают в квадрате 1».

Я понял — когда выполняю задачи важные и срочные, но неправильно расставляю приоритеты, то делаю не самое важное или важное для кого-то другого.

Например, когда я меняю колесо на машине и думаю, что делаю важное и срочное дело, то не факт, что я нахожусь в квадрате 1, возможно я в квадрате 3, потому что есть дела поважнее.

В целом стало понятно, но я решил копнуть глубже.

Какие задачи относят к третьему квадрату?

Я прочитал два десятка статей о квадрате Эйзенхауэра и заметил, что задачи в 3 квадрате делятся на несколько групп.

1. Обязанности (точнее, обязательства)

— Обязательство быть матерью, женой, мужем, хозяйкой: постирать, приготовить ужин, погладить, оплатить квитанции, пообщаться и погулять с детьми, загрузить или выгрузить посудомойку, забронировать билеты, отпраздновать юбилей, навести порядок в квартире.

— Обязательство быть хорошим сотрудником: написать отчёт, посетить совещание, проверить почту.

— Обязательство быть хорошим хозяином: разослать открытки, прибраться перед гостями, выгулять собаку.

2. Слабости, желания (сделать пост в соцсети о первом снеге), просьбы

3. Препятствия, которые могут или обязаны решить другие люди: чужая зона ответственности, поломка компьютера.

В нескольких статьях в 3 квадрат помещали рутину без конкретных примеров. Считаю, это неправильно. Профилактика и планирование — тоже рутина, но относится к квадрату 2.

Что же делать с задачами из квадрата 3?

Даже разобравшись, какие задачи относятся к третьему квадрату, мы не всегда погнимаем, как от них избавиться.

Список задач на день обычно составляют из задач 1 и 3 квадрата.

Верхняя часть списка — квадрат 1: то, что мы должны выполнить по объективным причинам.

Нижняя часть — квадрат 3: то, что мы должны выполнить по субъективным причинам. Начинаем с нижней части, потому что это задачи понятные. Не потому что они кажутся важнее или более срочными, а потому мы что их делали сотни раз.

Но задач в квадрате 3 много, поэтому на самые важные задачи из первого квадрата времени не остаётся, а ещё в план абсолютно не умещаются задачи из квадрата 2. И мы как белки в колесе каждый день делаем одно и то же, а когда бьёт по лбу проблема, (о которой мы, вполне вероятно, знали, но не нашли времени её решить) напрягаемся сверх меры и, разобравшись с форс-мажором, чувствуем безмерную гордость.

Как этого избежать?

Во всех статьях задачи из 3 квадрата рекомендуют делегировать. В одном источнике нашёл замечательное дополнение: минимизировать и автоматизировать.

Берём наш список задач, оставляем верхние две-три задачи (квадрат 1) добавляем пару важных, но не срочных (из квадрата 2) и выполняем план на день.

Задачи из квадрата 3 делегируем, минимизируем и автоматизируем, вуаля.

Но если было бы так просто, то все бы в разы повысили эффективность и добились успеха. Проблема в том, что уйти из квадрата 3 очень сложно. Мы не в силах отказаться от обязательств, слабостей, желания объять необъятное и бестолковой работы, даже когда понимаем, что жертвуем целями.

Почему трудно избавиться от задач из квадрата 3?

Квадрат 3 вместе с квадратом 4 — наша зона комфорта. Чтобы из неё выйти, нужно преодолеть немало преград.

1. Страхи

Боимся потерять что имеем: премию, работу, друзей, звание хорошего человека.

Боимся осуждения: «А, это тот, который сдаёт табели последним», «А это та, у которой дети постоянно в мятой одежде», «Ха, сам себе лампочку ближнего света поменять не может, там делов-то на две минуты».

А ещё страх неудачи, страх успеха, да мало ли их.

Наши цели редко перевешивают наши страхи.

2. Отсутствие желания или возможностей

Мало желания делегировать стирку — нужны средства, чтобы воспользоваться услугами домработницы или прачечной. Мало желания делегировать отчёт — нужны сотрудники или средства, чтобы передать на аутсорс.

В то же время вы можете игнорировать даже имеющиеся возможности, если вам не хочется расставаться с обязанностью выгуливать собаку или готовить завтрак для всей семьи.

3. Привычки

Это самые близкие и родные задачи, мы их выполняем каждый день, неделю месяц. Выполняем не задумываясь. Сработал триггер — табель на столе, сели и проверили, а потом ещё сами отнесли в отдел персонала.

4. Отсутствие навыков

Не все умеют делегировать, минимизировать и автоматизировать.

4 способа сбежать из квадрата 3

Я тоже много работаю в квадрате 3 и пробую разные способы вырваться из него. Пока нашёл только 4.

1.      Нарушайте правила.
Не серьёзно, помаленьку. Для того чтобы расширить зону возможного. Да это риск, но кто не рискует, тот не выигрывает.  Раньше я всегда водил машину строго по правилам, но в определённый момент начал понемногу нарушать, взвешивая возможные последствия. Не выполняю некоторые рабочие обязанности, которые считаю неважными и наблюдаю, к чему это приведёт.

2.      Фильтруйте чужие высказывания.

Раньше думал о том, что скажут и что подумают, но с возрастом, а скорее с момента, когда прояснились цели, игнорирую бесполезные замечания.

3.      Перестаньте играть роль хорошего человека, хорошего сотрудника.
Раньше выполнял все задачи вовремя и в полном объёме, поэтому их подкидывали и подкидывали. Когда появились собственные цели пришлось перестраиваться. Теперь на моей спине сидят только мои «обезьяны».

4.      Описывайте процессы в работе. Описанный процесс легче измерить, исправить, автоматизировать и делегировать.
Квадрат 3 — опасное место, он засасывает как болото. Чтобы в этом болоте не сгнить, определитесь с целями, ищите возможности, боритесь со страхами, делегируйте, автоматизируйте, минимизируйте задачи, которые только на первый взгляд кажутся срочными и важными.

Удачи вам в делах!

Статья опубликована также в e-xecutive.ru

Саморазвитие #Инструменты #Осознанность #Планирование #Приоритеты #Тайм-менеджмент #Цели 

Что важно, а что — срочно? / Хабр

Матрица Эйзенхауэра – очень известный метод определения приоритетов. Например, в знаменитой книге Стивена Кови «Семь навыков высокоэффективных людей» матрице посвящена целая глава.

Матрица – это инструмент расстановки приоритетов задач. Придумал ее, говорят, 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр. Определять приоритеты с помощью матрицы просто и эффективно.

Насколько он известен, настолько же и не распространен в нашей среде, касалось бы это работы или жизни. Выглядит матрица Эйзенхауэра так:

Любая задача, которую надо сделать, попадает в один из четырех квадрантов матрицы. Выполнять следует в порядке сверху вниз, слева направо. Сначала – срочные и важные, потом – срочные и не важные, дальше не срочные и важные, и, наконец, не срочные и не важные.

Ключевая проблема, с которой сталкиваются люди при работе с матрицей Эйзенхауэра, это классификация задач по срочности и важности. А если точнее, то главная беда – понять, что вообще такое срочность и важность. Так и не разобравшись, люди бросают матрицу, поигравшись день или два. Попробуем разобраться.

К сожалению, или к счастью, однозначных критериев нет. Любой человек может придумать свои правила, но не любой будет этим заниматься. Поэтому поступим так: я расскажу, как я определяю срочность и важность, а вы решите для себя, годится вам такой подход, или нет. Ну и придумаете свои правила.

Начнем со срочности, т.к. она приоритетнее важности.

Какую задачу можно назвать срочной? Не помню, где я слышал этот критерий, но он мне очень понравился своей простотой. Срочная задача – та, которую после окончания срока можно уже не делать. Просто и понятно.

Но применить такой подход в жизни не просто. Вот перестала у клиента работать база – чинить надо срочно или нет? По критерию – нет, т.к. базу нужно поднимать и сейчас, и завтра, и через неделю. Если вы попробуете в кризисной ситуации кому-нибудь объяснять критерий срочности, то ничего хорошего не выйдет.

Поэтому мы возьмем более сглаженный критерий. Срочно – это когда высоки потери от того, что задача не решена. Отвлекитесь и подумайте, насколько срочны задачи, которые мы привыкли считать таковыми?

К сожалению, многие менеджеры склонны называть срочными задачами все подряд. Сожаление вызывает не то, что они не правы, а то, что перестает работать система приоритетов – все задачи выглядят одинаково. Программисту становится сложно выбирать.

В задачах клиентов часто встречается объективная срочность – например, вышеупомянутое падение базы. Или на дворе 19-е число октября, и клиенту надо сдавать НДС, а декларация никак не формируется. Или, не дай Бог, конец марта, и налог на прибыль никак не посчитать. Или счета-фактуры не печатаются, по необъяснимой причине, и возникают простои в отгрузке.

Такие задачи являются срочными, потому что удовлетворяют нашему критерию – есть реальные потери от того, что задача не решается. И не просто есть – не сданный вовремя налог на прибыль грозит нешуточным штрафом.

Важно уметь разделять понятия «срочность» и «срок выполнения». Срок, так или иначе, есть у любой задачи, даже если он не обозначен. Тут я немного забегаю вперед, о сроках будет рассказано в другой раз, но хочу, чтобы вы поняли: наличие срока – это не срочность. Равно как и приближение срока – это не срочность.

Срочность задачи никак не соотносится со сроком ее исполнения. Например, срок выполнения задачи может вообще быть не типа «дата», а «как можно быстрее, блин!». Т.е., формально, срока-то никакого нет. А задача, тем не менее, срочная. Или срок у задачи может быть — завтра, но все понимают, что ее поставил человек, которому решение нафиг не нужно — он по первой же просьбе перенесет срок на любую дату. Или система так устроена, что без указания срока задачу нельзя внести.

Срочность – это отдельный атрибут задачи, характеризующий контекст ее рождения и жизни, а не менеджерские обозначения вроде «срока выполнения» или «включения в план этого дня».

Теперь о важности. Вернемся к классику – Стивену Кови. Он обозначил важными те задачи, которые на будущее. Достаточно простое, хоть и не совсем понятное определение. Попробуем расшифровать.

Есть задачи, от решения которых ничего принципиально не меняется. Вот решили вы ее, клиент заплатил деньги, и не произошло никаких значимых изменений – ни у вас, ни у клиента. Решение этой задачи не вызвало шквала новых задач, не запустился долгоиграющий проект, никого не уволили и не приняли на работу, не решилась какая-нибудь гнетущая проблема бизнеса клиента.

А есть задача клиента, решив которую, вы получаете проект. Есть центральная задача этапа проекта, которая переводит его из тестирования в эксплуатацию. Есть задача на проверку гипотезы в рискованной разработке, после решения которой у вас случается первый релиз, и вы можете, наконец, показать свой продукт пользователям и получить обратную связь. Есть задача, от решения которой зависит репутация команды или всей вашей компании. Есть задача, по которой будут судить о вашем повышении в должности. Есть задача, от которой зависит ваша часовая ставка.

Вот эти задачи – важные. От них что-то зависит. И не просто «что-то», а конкретное, понятное вам и полезное для вас «что-то». Они не только влияют на будущее, но и формируют его.

Вот, например, я создаю этот материал, который впоследствии станет курсом. Пока я не напишу материал, курса не будет. Не будет курса – не будет продаж. Напишу курс – все случится. Написание курса – важная задача. Вместо этого я могу отвлекаться на текущие задачи – сделать что-нибудь для клиентов, или выпустить очередной релиз. Возможно, это срочные задачи, но они не создают будущего. А курс – создает.

Вот это и есть важность задачи. Подспудно ее все понимают, но вот в чем загвоздка – одного понимания недостаточно. Когда мы говорили о выборе задачи, то отмечали: если человек сам решает, за какую задачу взяться, то он руководствуется собственными критериями. А какой человек, в здравом уме, по своей воле возьмется за важную задачу?

Сами понимаете: высокая важность – это высокая ответственность. Что бы мы не думали о людях, или о себе, то ответственности мы стараемся избегать. Поэтому важная задача будет откладываться, а программист займется тем, что ему по душе.

Чтобы важные задачи выполнялись в первую очередь, необходимо скорректировать систему приоритетов и помочь исполнителю с выбором. И вот настал момент, когда мы вносим в нашу систему приоритетов первый алгоритм – будем определять порядок выполнения в зависимости от срочности и важности.

Технически это очень просто. Достаточно добавить к задаче два поля – срочность и важность, и упорядочить по ним очередь. Например, рассчитав приоритет выполнения задачи в виде цифры. Если задача срочная, то добавляем 2 условных единицы, если важная – 1 условную единицу.

Итого, не важная и не срочная задача будет иметь приоритет, равный нулю. Срочная и не важная – 2. Не срочная и важная – 1. Срочная и важная – 3. Теперь упорядочиваем список задач по убыванию рассчитанного приоритета, и получаем результат – правильную последовательность, которая отражает нашу стратегию.

Правила расчета цифр срочности и важности – не жесткие. И, к сожалению, работают только в том случае, если срочность и важность присваиваются задаче вдумчиво, а не просто так, чтобы побыстрее сделали.

Например, часто встречается ситуация, когда задачи от клиентов записывают менеджеры, а исполняют – программисты. Менеджеры, поняв систему приоритетов, начинают лепить срочность и важность всем задачам подряд, особенно когда за менеджером или клиентом не закреплен конкретный программист. Желание менеджера продвинуть свою задачу в начало очереди, в общем-то, понятно, но своим стремлением побыстрее получить как можно больше подписанных актов он сводит на нет все ваши усилия по построению системы приоритетов. И серьезно выбешивает программистов.

Решений у этой проблемы несколько.

Первое, пожестче – не давать менеджеру ставить срочность и важность. Пусть просто записывает задачу. Если есть какие-то дополнительные требования, способные повлиять на приоритет, пусть излагает в описании задачи. На самом деле, вдруг там и правда срочно? Координатор, или тимлид, или ведущий программист в этом случае будет ориентироваться на информацию от менеджера.

Второй вариант, помягче – делать две оценки срочности и важности. Одну – от менеджера, вторую – от того, кто что-то понимает, а итоговый приоритет вычислять по сумме условных единиц. Максимум 3 условных единицы от менеджера, и максимум 3 – от координатора. Система приоритетов станет более многогранной и сбалансированной.

Ну и не стоит забывать простое правило: есть на свете задачи не срочные и не важные. Когда появляются такие регуляторы, как срочность и важность, то рука сама так и тянется ими воспользоваться. Кажется, что чего-то не хватает, когда срочность и важность не указаны.

Отсутствие срочности и важности у задачи – это нормально. Но есть одна проблема – такая задача, теоретически, может не выполниться никогда, если постоянно будут появляться новые, имеющие хотя бы одну условную единицу приоритета. Как такой ситуации избежать, поговорим в другой раз.

Резюме

• Матрица Эйзенхауэра – это простой инструмент определения приоритетов;
• Приоритет регулируется двумя признаками – срочность и важность;
• Срочная задача – та, потери от невыполнения которой высоки;
• Важная задача – та, которая влияет на будущее;
• Срочность приоритетнее важности;
• Бывают задачи не срочные и не важные;
• Приоритеты работают только при осознанном определении срочности и важности.

Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов: разбор на примерах

Приветствую! Случалось ли Вам вечером ругать себя за то, что за день успели сделать до обидного мало? Постоянно были заняты, но по-настоящему важные и срочные дела плавно «переползли» на завтра?

Лично я с такой проблемой сталкивался регулярно. К вечеру уставал как собака, а по факту — горы несделанной работы, на кухне бардак и за квартиру вовремя не заплачено. Я жутко злился, но почему-то продолжал частенько тратить время на ерунду, заканчивая все важные задачи наспех и в последний момент (и, как правило, глубокой ночью).

Все это безобразие продолжалось довольно долго. Пока я не начал использовать простой, удобный и наглядный инструмент. На мой взгляд, это один из самых эффективных способов раз и навсегда прочистить мозги. И навести, наконец, порядок в делах.

Речь про матрицу Эйзенхауэра, которую придумал американский президент.

Кто и почему придумал?

Матрица была придумана тридцать четвертым президентом США Дуайтом Дэвидом Эйзенхауэром (он занимал президентский пост с 1953 по 1961 год).

Политик разработал универсальную схему, которая помогла ему классифицировать и рассортировать кучу ежедневных задач. Думаю, у президента США их было предостаточно. В один прекрасный момент Эйзенхауэр сделал парадоксальный вывод:

Срочные дела редко бывают важными, а важные дела – срочными.

Кстати, матрицу Эйзенхауэра настоятельно рекомендует мой любимый Стивен Кови в книге «Главное внимание – главным вещам». Рекомендую скачать и изучить.

Суть матрицы Эйзенхауэра

Проблема большинства современных людей – неумение расставлять приоритеты при планировании. Мы предпочитаем вначале заниматься тем, что нравится, оставляя неприятные, но важные вещи на потом. В результате цейтнот, стресс и… синдром .

Техника от президента мгновенно раскладывает все «по полочкам».

Она выглядит как четыре квадранта с двумя осями. По вертикали матрица делится по срочности («срочно» и «не срочно»), по вертикали – по важности («важно» и «не важно»).
При этом к «срочным» автор теории относит то, что нельзя отложить. А к «важным» — задачи, от решения которых зависит полноценная, успешная и эмоциональная жизнь. И как показывает мой опыт, все повседневности можно отнести к одному из квадрантов.

Квадрант А. Важные и срочные дела

Правильное планирование всегда оставляет этот квадратик пустым. Записанные в сектор А вещи – признак неорганизованности и неправильной расстановки приоритетов. «Важно и срочно» — это форс-мажор, цейтнот и аврал.

Пример дел из сектора А:

• Зубрежка предмета в последнюю ночь перед экзаменом
• Вызов сантехника из-за порыва в трубе
• Срочный звонок клиенту, который отправил деньги не на те реквизиты
• Острая зубная боль и срочный визит к стоматологу

Причем, большей части из всего этого списка вполне можно было избежать. Начать зубрить по чуть-чуть каждый день за неделю до экзамена. Или раз в полгода посещать стоматолога для профилактического осмотра. Согласны?

Квадрант В. Важные, но не срочные дела

В сектор В вписывают самые приоритетные и перспективные задачи – это наш самый ценный квадратик. Именно из таких дел, в идеале, и должен состоять список «Что сделать» на день. По статистике, тот, кто делает акцент на квадранте В, достигает лучших результатов и при этом живет насыщенной и счастливой жизнью.

Отсутствие фактора срочности позволяет решать задачи обдуманно и конструктивно. Но стоит расслабиться — и многое из зоны В быстро «переползет» в сектор А.

Пример задач из сектора В:

• Заполнить квитанции на оплату коммунальных услуг
• Купить продукты на неделю
• Написать отчет о командировке
• Сходить на тренировку в спортзал
• Записаться на прием к стоматологу
• Сделать фото на пропуск в гараж

Квадрант С. Срочные, но не важные задачи

90% таких дел отвлекают от достижения важных целей, снижают эффективность и мешают сосредоточиться. Но сделать их все-таки нужно (или нет – решать только Вам).

Пример задач из сектора С:

• Поздравить дальнего и очень разговорчивого родственника с днем рождения
• Сходить на встречу выпускников (идти Вы не хотите, но отказать неудобно)
• Мигом отвезти бумаги на другой конец города по просьбе коллеги

Содержимое из сектора С нужно либо не делать вовсе, либо приступать к ним после полной проработки заданий из списка В.

Квадрант D. Не срочные и не важные дела

В D должно быть только то, что не влияет на качество нашей жизни. Вы уже догадались, о чем речь? Ну, конечно, о «пожирателях времени»: компьютерные игры, чтение комментов в соцсетях, разговоры «ни о чем» по телефону, бесцельный шопинг, разгадывание кроссвордов. Дела из D-зоны нужно выполнять только после того, как все другие категории пусты!

Полезные рекомендации

1. Начинайте день с того, что напоминайте себе главную долгосрочную цель. Это что-то вроде маяка, на который нужно ориентироваться при заполнении матрицы Эйзенхауэра. Например, цель: «финансовая независимость через пять лет». И каждый пункт в матрице оценивайте с позиции: «Выполнение этой задачи поможет мне достигнуть цели или нет?»
2. Если Вам не нравится идея каждый день чертить квадраты, можно просто отмечать буквами A, B, C и D дела в ежедневнике
3. Выполняйте все текущие задачи именно в той последовательности, в которой они перечислены выше: А, В, С и D. Только тогда Вы будете все успевать и избежите «завалов» и «авралов». При правильном подходе – даже останется время на ерунду из квадранта D
4. Не используйте дела из четвертого сектора для отдыха в процессе работы! Практика показывает, что соцсети и «стрелялки» серьезно отвлекают и не дают полноценно отдохнуть

Личная рекомендация

Хочу поделиться с Вами секретом, который, в свое время, здорово помог в мне в планировании дня.

В матрице Эйзенхауэра меня не устраивал один важный момент: я не знал, как расставить приоритеты между задачами из разных областей. С работой все более-менее понятно (хотя и там есть нюансы). Но ведь жизнь не ограничена «трудовыми подвигами»: есть еще здоровье, личное развитие, семья и общение с друзьями.

Если совсем коротко, то мою проблему можно было сформулировать так: «Что важнее — выучить 10 новых английских слов или сделать 10 упражнений на пресс?».

Для себя я решил задачу следующим образом. Выделил все важные сферы жизни: работа, здоровье, личное развитие, коммуникации, хозяйственные дела. Вы можете добавить в этот список что-то еще: уход за собой (для девушек), учебу (для студентов) или духовные практики (для поклонников эзотерики).

Осталось лишь проследить за тем, чтобы в матрицу были вписаны дела из каждой сферы.

Вот так выглядит мой сектор В:

• Доработать вторую часть проекта для заказчика («работа»)
• 3 км в бассейне («здоровье»)
• Пройти 2 видеоурока по изучению бизнес-английского («личное развитие»)
• Купить продукты и приготовить ужин («хоздела»)
• Встретиться с бывшим одноклассником, который приехал в город на один день («коммуникации»). Кстати, этот пункт можно смело размещать в секторе С «Горит, но не важно»

А что я отношу к сектору Д? Просмотр любимого сериала, например, или пиво с друзьями в спортбаре.

Понятно, что это очень упрощенный пример и количество пунктов в секторе В гораздо больше. Но такой подход позволяет жить полноценной жизнью, а не «гореть на работе» сутками. Проверено на себе!

А Вы используете матрицу для планирования текущих дел? Подписывайтесь на обновления и не забывайте делиться ссылками на свежие посты с друзьями в социальных сетях!

Матрица Эйзенхауэра — Что нужно знать

С каждым днем у современного человека появляется все больше дел, которые порой кажутся бесконечными. То, что людям не удалось сделать вчера, – они перекладывают на сегодня, а то, что не смогли выполнить сегодня, – перекладывают на завтра.

В результате человеку трудно определить, что он уже сделал, что еще делает, и что предстоит сделать в будущем.

Обычно в такие ситуации попадают те люди, которые не умеют планировать свой график. Этому не стоит удивляться, поскольку о тайм-менеджменте и управлении своим временем не рассказывают в учебных заведениях.

А родители или воспитатели очень часто сами не могут грамотно планировать свои дела, хоть в этом и нет никакой сложности. И все это происходит из-за того, что данной теме не уделяется достаточно серьезного внимания.

Если вы понимаете важность развития личности, тогда данная статья предназначена именно для вас.

На сегодняшний день существует масса различных техник планирования, позволяющих человеку рационально использовать свое время. В данной статье мы рассмотрим одну из наиболее эффективных систем, которая носит название «Матрица Эйзенхауэра».

Автором этой системы является один из американских президентов по имени Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Очевидно, что он был весьма занятым человеком, и ему ежедневно приходилось выполнять массу разных дел.

Вследствие этого, Эйзенхауэр разработал собственную систему, которая помогала ему своевременно справляться с различными задачами. Сегодня, матрица Эйзенхауэра является очень популярной в тайм-менеджменте.

Ею пользуется масса людей на всей планете, начиная от самых простых работников и заканчивая руководителями солидных компаний и корпораций.

Задача матрицы Эйзенхауэра состоит в том, чтобы овладеть способностью рационально планировать свои дела, отделяя важное от срочного, а не очень срочное от менее важного.

Помимо этого, система позволяет сокращать время на выполнение тех или иных дел, не дающих значительных результатов.

Суть матрицы Эйзенхауэра

Матрица состоит из 4 квадрантов, в основе которых лежат 2 оси. Вертикальная ось отвечает за важность, а горизонтальная – за срочность. Следовательно, каждый квадрант отвечает за те или иные характеристики.

Анализируя свои дела, человек записывает их в тот или иной квадрант, благодаря чему ему становится понятно, что нужно делать прямо сейчас, и что потом, а чем вовсе не следует заниматься.

На самом деле система весьма простая, но определенные пояснения к ней все же нужны. Выглядит матрица Эйзенхауэра вот так:

Квадрант А: важные срочные дела

В случае идеального планирования задач, данный квадрант должен оставаться незаполненным. Это объясняется тем, что появление неотложных и важных дел будет говорить о неорганизованности.

Многие люди заполняют эту часть графика из-за того, что неверно расставляют приоритеты, а также из-за собственной лени.

Бесспорно, время от времени у каждого из нас могут возникать подобные дела, но если это входит в привычку, человеку надо задуматься над самодисциплиной.

Таким образом, появление дел в квадранте А необходимо стараться избегать. Чтобы этого добиться, необходимо выполнять все пункты из остальных квадрантов.

В первый же квадрант можно вписать следующее:

• Дела, которые негативным образом отразятся на достижении той или иной цели.
• Дела, из-за которых могут возникнуть неприятности, в случае их невыполнения.
• Дела, касающиеся здоровья.

Еще важно учитывать такое понятие, как делегирование, то есть перепоручение. Это значит, что если в квадранте А появляются дела, которые можно возложить на других людей, то такой возможностью обязательно нужно воспользоваться. Благодаря этому вам удастся быстрее выполнить остальные неотложные дела.

Квадранты В: важные, но не срочные дела

На второй квадрант стоит обратить особенное внимание, поскольку вписанные в нем дела имеют наибольшее значение и перспективу. Именно из них у людей должны состоять повседневные задачи.

Согласно исследованиям те люди, которые в основном занимаются делами из этого квадранта, достигают определенных высот и успехов в своей жизни. У них лучше происходит карьерный рост, им удается зарабатывать больше денег, иметь больше свободного времени и получать удовольствие от жизни.

Также важно выделить тот факт, что отсутствие срочных задач позволяет человеку более обдуманно решать остальные вопросы. Одновременно с этим не следует забывать о том, что если вовремя не выполнить дела из квадранта B, они очень легко переместятся в квадрант А, что есть нехорошо.

Профессионалы в области тайм-менеджмента рекомендуют включать в квадрант В дела, тесно связанные с основной деятельностью человека: распределение работы, учеба, спорт, правильное питание и т.д. Говоря простыми словами, это все, из чего состоит наша повседневная жизнь.

Квадрант С: срочные, но неважные дела

В этом квадранте должны находиться дела, которые главным образом отвлекают человека от поставленных им целей. Они очень часто мешают людям выполнять важные задачи.

Но здесь не стоит путать срочные дела из квадранта С, со срочными делами из квадранта А и В. В противном случае начнется полная неразбериха.

В этот квадрант входят любые незначительные дела, которые, тем не менее, требуют срочного выполнения. Например: замена перегоревшей лампочки, поздравление родственника с юбилеем, поход в магазин за необходимыми продуктами.

То есть те дела, которые вроде бы и не имеют особой важности, но требуют срочного выполнения.

Квадрант D: не срочные и не важные дела

В этом квадранте должны присутствовать дела, не приносящие человеку никакой пользы. Как правило, ими нужно заниматься в самую последнюю очередь, или же вовсе не обращать на них внимания. Но забывать о них совсем тоже не следует.

К этой группе могут относиться задачи, которые доставляют нам удовольствие. Из-за этого человеку сложно им противостоять, но и срочно уделять им внимание тоже не нужно.

Сюда записываются такие дела, как просмотр телевизора, маловажные телефонные разговоры, бессмысленную переписку в социальных сетях и многое другое.

Очевидно, что человек нуждается в периодических развлечениях, но в то же время он должен выбирать для себя наиболее плодотворные и полезные виды отдыха: чтение литературы, логические игры, фитнес, плавание и т.д.

В том случае, если вы не в состоянии полностью избавить себя от дел из квадранта D, – постарайтесь перенести их на другое время, пока не будут выполнены задачи из квадрантов В и С.

Если освоить матрицу Эйзенхауэра, – вы автоматически научитесь рационально использовать отведенные нам в сутках 24 часа. У вас будет больше свободного времени для того, чтобы повысить свою производительность; вы везде будете все успевать, начнете быстрее достигать поставленных целей, и всегда будете иметь хорошее настроение.

Наверняка, многие согласятся с тем, что неорганизованные люди постоянно находятся в водовороте бесконечной суеты. При этом они постоянно чем-то раздражены и обеспокоены.

Любой же мыслящий индивид подсознательно склонен к саморазвитию и, как следствие, к организованности и планированию своего времени.

Именно для достижения этих целей была придумана Матрица Эйзенхауэра.

Если вам понравилась данная статья – поделитесь ею в социальных сетях. Если же вам вообще нравятся интересные факты – подписывайтесь на сайт InteresnyeFakty.org любым удобным способом. С нами всегда интересно!

Понравился пост? Нажми любую кнопку:

Интересные факты:

Понимание матрицы Эйзенхауэра — Dropbox Business

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Никто не хочет быть непродуктивным, особенно на работе. Увеличивается объем помощи. Если вы не успеваете выполнить основные задачи в долгосрочной перспективе, эффективная задача будет выполнена в долгосрочных планах.И здесь на сцену выходит матрица Эйзенхауэра.

Понимание матрицы Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра, также известная под названием коробка Эйзенхауэра или «матрица срочных / важных задач» — это простая схема определения приоритетности задач и регулирования рабочей нагрузки. Она названа в честь Дуайта Д. Эйзенхауэра, пятизвездочного генерала и 34-го президента США. Эйзенхауэр известен благодаря своей неимоверной продуктивности, поэтому его подход к постановке целей и расширению сеанса улучшался людьми, одним из которых был Стивен Кови.В своей книге «7 навыков высокоэффективных людей» Кови создал на основе идей Эйзенхауэра простой расстановки приоритетов в выполнении задач: матрицу Эйзенхауэра.

Что же представляет из себя матрица Эйзенхауэра? По сути, это стратегия, которая позволяет вам приписать практике цитату Эйзенхауэру: «У меня есть два типа проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важные не бывают срочными ». Вам нужно просто оценить свои задачи по критериям срочности и важности.

Как работает коробка Эйзенхауэра?

Компании и частные лица могут использовать матрицу Эйзенхауэра для планирования, определения приоритетов и включения задач в график работы на день или на неделю. Распределив задачи в один из четырех квадрантов ниже, вы сможете определить их срочность и решить, как с ними следует поступить:

• Первый Квадрант. Срочное и важное (задачи, которые необходимо выполнить немедленно). Это очень важные задачи, которые нужно сделать в первую очередь и как можно скорее.Как правило, это запрос, указанный в последний момент по причине непредвиденных обстоятельств. Обычно такие задачи нужно выполнять немедленно или в тот же день. Сюда можно отнести работу в проекте вместо заболевшего коллеги или реагирование на непредвиденную ситуацию, например сбои в цепи поставок.
• Второй квадрант. Важное, но не срочное (задачи, которые можно запланировать на более поздний срок). Это важные долгосрочные цели или задачи, не обладающие высоким сроком выполнения, поэтому их можно запланировать на более поздний срок.Сюда можно отнести получение квалификации или планирование долгосрочных бизнес-целей, например сокращение бюджета.
• Третий квадрант. Срочное, но не важные (задачи, которые можно кому-то делегировать). Эти задачи нужно выполнить немедленно, но они могут быть не настолько важными, чтобы привлечь ваше внимание, а значит их можно делегировать другим участникам рабочей группы. Сюда можно отнести повседневную работу, длительные встречи или телефонные звонки без четкой цели.
• Четвертый квадрант. Несрочное и неважное (задачи, которые можно убрать из плана). Эти задачи только отвлекают вас, поэтому их исключить по возможности. Во многих случаях можно просто игнорировать такие задачи. Сюда можно отнести общественные мероприятия или излишне длительные перерывы на чай или кофе.

Проще говоря, применение коробки Эйзенхауэра может помочь вам визуализировать ваши задачи с точки зрения важности и срочности. Когда вы начнете рассматривать свой рабочий процесс с такой позиции, вам гораздо проще будет расставить приоритеты для самых важных задач и выполнить их как можно скорее.

Как различить срочность и важность?

Нет универсальной формулы для определения между срочностью и важностью при создании матрицы приоритетов, но это очень важно. Чаще всего различие между этими двумя категориями в реальности определить намного труднее, чем при составлении абстрактной коробки Эйзенхауэра. Если вкратце, срочные задачи неизбежны и требуют незамедлительного уделения им внимания, важные задачи в большей степени требуют планирования и способствуют достижению долгосрочных целей.Например, ответить на телефонные звонки крупного клиента — это срочная задача, ознакомиться с последними исследованиями в своей сфере — важная.

Каковы преимущества матрицы Эйзенхауэра?

Одним из основных преимуществ матрицы Эйзенхауэра является простота ее реализации. Не нужно покупать дорогостоящий пакет программного обеспечения и уделять много времени составлению матрицы. В общем, матрица приоритетов позволяет вам оптимизировать управление временем, установив четкие и однозначные приоритеты.Этот инструмент очень полезен для сотрудников, занимающих руководящие должности, или собственников бизнеса, а также фрилансеров, которым нужно совмещать задачи из нескольких различных проектов или работы с использованием клиентов одновременно.

Каковы недостатки матрицы Эйзенхауэра?

С матрицей приоритетов связаны некоторые недостатки. Особо следует отметить, что часто бывает сложно определить важную задачу. Это может привести к снижению качества.Более того, важно, что не всегда есть возможность действовать немедленно, когда вы имеете дело с событиями, требующими мгновенной реакции. Это может быть невозможно по причине использования правил и методов бюрократических процедур или большого количества срочных / важных задач, что снижает эффективность приоритетов при принятии решений и управления временем.

Как использовать коробку Эйзенхауэра для управления задачами рабочей и нагрузкой

Матрица срочных / важных задач может стать отличной процесс отправной точки для управления рабочимиами и проектами. После того, как вы разместите свои задачи по квадрантам, можно приступить к настройке процессов управления временем, что поможет вам своевременно реагировать на важные события. Например, вы можете использовать Dropbox для более эффективного управления своим списком заданий. Можно использовать эти инструменты управления задачами для делегатов срочных, но не важных задач другим участникам вашей рабочей группы, а также установить сроки сдачи и напоминания для срочных, но не важных задач, которые можно запланировать на более поздний срок.

Также стоит подумать о внедрении средств на рабочем месте. Автоматизация. Это возможно, является отличным способом работы с задачей, которые необходимы длительного планирования или анализа до их начала выполнения. С помощью средств автоматизации или интеграции в Dropbox вы можете делегировать задачи из квадранта Q3 (срочное, но не важное) таким образом, чтобы это было эффективно с зрения времени для вашего бизнеса. Вы можете назначить участников рабочей группы в Dropbox Paper с указанием сроков их выполнения или перенести их в собственные карточки Trello для участников вашей рабочей группы из Dropbox. Инструменты автоматического создания контента помогают вам избежать трудоемких, не защищенных от ошибок задач, которые могут создать помехи в работе, обеспечив таким образом более продуктивную работу вашей рабочей группы в будущем.

Более того, можно объединить коробку Эйзенхауэра с другими методиками управления временем для достижения лучших результатов результатов. Например, можно использовать метод «Съешь лягушку». В основе этой техники лежит высказывание Марка Твена: «Если с утра первым делом съесть лягушку, остаток дня будет чудесным».В контексте этого бизнеса это означает, что сначала нужно выполнить самую большую задачу, а затем перейти к более мелким задачам. Также существует метод ABCDE, где вы присваиваете своим задачам буквенное значение в зависимости от их важности, и выполняет их в этом порядке.

Заключительные соображения

Коробка Эйзенхауэра — эффективный инструмент управления временем и задачами.Узнав, как эффективно определять приоритетность задач, вы повышаете эффективность своей работы, избегайте действий, занимающих много времени, и достижения долгосрочных целей в бизнесе.

матрица приоритетов Эйзенхауэра (+ бланк для скачивания)

Это очень простой прием тайм-менеджмента, но со сложным названием. Сегодня мы поговорим о матрице приоритетов Эйзенхауэра. Уверена, что большинству читателей приходили к такому планированию времени и дел интуитивно, хотя, может, и оформляли список дел иначе.

Матрица приоритетов Эйзенхауэра помогает определить самые важные и срочные дела в течение дня.

Кстати, почему Эйзенхауэра? Это фамилия одного из американских президентов, который, как считается, стал первым ее применяемым.

Скачайте шаблон матрицы приоритетов Эйзенхауэра здесь: вот готовый бланк — просто распечатайте и пользуйтесь!

Матрица: важное, срочное, неважное, несрочное

Использовать матрицу очень легко: запишите свои дела в нужный квадрат — и выполняйте)).

Уникальность приема в том, что человек учится осознавать, что является важным, важным / важным, важным / важным делом бывает неочевидна .

Матрица Эйзенхауэра: как делить дела?

1. Срочное и важное (выполняем сразу!)

Наверняка, у вас появилось искушение почти все свои дела вписать в этот квадрат. На самом деле по-настоящему важным и срочных дел у нас немного — большинством может и подождать.Сюда заносим:

• дела, у которых подходит срок сдачи (сдача курсовой, отчета, статьи)
• экстренные походы к врачам (травматолог, стоматолог)
• срочные звонки
• форс-мажорные ситуации (вызов сантехника, если течет труба)

Лучший вариант — если поле матрицы «Срочное и важное» будет почаще пустым, а все дела можно отнести к следующему пункту.

Читайте также: «Правило 20 минут. Лучше мало, чем ничего! »

2.Несрочное и важное (планируем!)

В идеале у человека, знающего тайм-менеджмент, все важные дела записаны тут. В категорию «Срочное» обычно переходят из-за лени, прокрастинации или форс-мажоров в быту или со здоровьем.

Последних избежать бывает трудно, но если регулярно бывать у врачей на профилактическом осмотре, то по крайней мере категории «срочных дел, связанных со здоровьем», можно будет сократить.

Что касается прокрастинации, то стоит научиться допускать в своей жизни горящих сроков , и матрица приоритетов Эйзенхауэра здорово в этом помогает (если, конечно, следовать).

Кстати, если научиться выполнять запланированное, пока оно еще не горит, можно сильно снизить количество стрессов: есть возможность качественно и без спешки выполнять каждое дело.

Что относим в эту категорию?

• плановая работа
• анализ и оценка рабочих моментов
• спортивные занятия
• приготовление пищи
• ремонт одежды, стирка
• уборка

Почитайте о том, зачем есть лягушку и о других необычных приемах для управления временем

3.Срочное и неважное (делегируем!)

Эти дела, как правило, никак не приближают нас к цели, а лишь тормозят рабочий процесс и отвлекают. К ним можно отнести:

• навязанные и не важные лично вам встречи
• празднование дней рождений неблизких знакомых или поздравление по телефону
• уборка или готовка к незапланированному приходу гостей
• внезапно появившиеся бытовые проблемы: сломалась микроволновка, перегорела лампочка, разбилось большое зеркало.Эти неприятности огорчают и раздражают, но мир не рухнет, если вы не уделите им внимания сиюминутно.

Есть большая опасность — многие относят эти дела в категорию «Срочное и важное», старайтесь хорошо проанализировать каждое дело, а затем заносите в нужную категорию Эйзенхауэра: возможно, дело не столь важным, как вы думали .

Ну а поскольку дела из этого поля часто не приближают нас к цели, а только отвлекают, постарайтесь их минимизировать: некоторые можно просто не делать, а другие перепоручить: к примеру, заказать торт вместо того, чтобы его печь самой.

4. Несрочное и неважное (думаем: а нужно ли это?)

Такие дела мы обычно и не записываем: к примеру, время на соц. сети или телевизор, компьютерные игры, серфинг по сайтам без цели.

Узнайте о методиках для женского тайм-менеджмента

Куда отнести отдых?

Профессиональные в использовании матрицы приоритетов Эйзенхауэра советуют планировать даже отдых .

К примеру, такой пункт как получаемая прогулка вполне можно отнести к «Важным и срочным» делам — с указанием времени.

Если подразумевается поездка на отдых на несколько дней, то заносим это дело в категорию «Важное и несрочное».

Научившись планировать качественный отдых, меньше будет желания урвать час на неполезный и нерасслабляющий.

Читайте также: как научиться рано вставать?

Мои выводы после использования матрицы Эйзенхауэра:

1. Срочных дел действительно немного! А бывали дни, когда их просто не было. Раньше все свои планы я считала срочными и важными, а потому мучила себя тем, что не выполняю их быстро.
2. Теперь я стараюсь не допускать горящих сроков — мои планы в основном остаются в категории «важные и несрочные», а не переходят в «срочные». Матрица помогла отказаться от привычки делать всё в последнюю минуту.
3. Задумалась вот над чем: если некоторые дела нет нужды заносить в список дел (типа посидеть вконтакте), то может и делать их можно пореже? Например, я начала контролировать своего «пожирателя» времени — время в соц.сетях.

П.S. Как провести расхламление и разобрать домашние завалы? Как легко расставаться с ненужными вещами? Как навести порядок, который сохраняется, а не исчезает через день?

Ответы — в бесплатном гиде 18 правил для расхламления и порядка. Получите его в подарок! — ВКонтакте или на свою электронную почту.

Как получить?

Матрица Эйзенхауэра: простой способ расставлять приоритеты

Таких простых и мощных структур для принятия решений, как матрица Эйзенхауэра, довольно мало.Дуайт Эйзенхауэр был 34-м президентом США и вел невероятно продуктивную жизнь. Среди его достижений — служба верховным главнокомандующим Союзными войсками в Европе во время Второй мировой войны, запуск таких программ, как DARPA и NASA, а также президент в Колумбийском университете.

Как он все успевал?

У Эйзенхауэра была простая, но продуманная система производительности, которую часто называют матрицей Эйзенхауэра. Это метод принятия решений, основанный на важности и срочности того, что находится в вашем списке дел.Используйте матрицу Эйзенхауэра, чтобы избежать задач, на которые время тратится впустую.

Результат выполнения важных задач приближает вас к достижению целей — профессиональных или личных. Срочные задачи требуют немедленного внимания из-за неминуемых последствий, которые наступают, если эти немедленные задачи не выполнить.

Зная, какие задачи важны, какие неотложны, можно преодолеть иллюзию производительности, вызванную нашей естественной тенденцией сосредоточиваться на таких уж важных, но вроде бы неотложных действийх.Это поможет достаточно времени, чтобы сделать то, что действительно необходимо для достижения ваших целей.

Сначала составьте список всего, что вы хотите сделать. Затем классифицируйте задачу по следующему критерию.

1. Срочно и важно
2. Важно, но не срочно
3. Срочно, но не важно
4. Не срочно и не важно

Срочные и важные задачи нужно выполнить прямо сейчас. Важные, но не срочные, можно запланировать сделать позже.Срочные, но не важные дела можно делегировать кому-то другому. Наконец, если задача не срочная и не важная, ее следует удалить из списка.

Мне нравится в матрице Эйзенхауэра, что она заставляет вас сделать паузу и подумать: «Действительно ли мне нужно делать это?» Популярные схемы, повышающие производительность, позволяют выполнять работу, не под сомнение актуальность самой задачи. Но благодаря матрице Эйзенхауэра вы выработать привычку задавать себе вопрос, приближает ли конкретное действие вас к вашим целям.

Умение важное и неотложное — отличный способ справиться с прокрастинацией. Здоровое чувство срочности может повысить показатели, не вызывая выгорания от всех бессмысленных задач, которые мы считаем необходимыми.

Вы можете использовать матрицу Эйзенхауэра на ежедневной, еженедельной или даже ежемесячной основе. Это хорошо работает для микро- и макроцелей. Главное — представление о том, что необходимо сделать, и избавиться от всего, что не вашим долгосрочным целям.

Матрица Эйзенхауэра

30.03.2018

Важные и срочные дела — строго, этот квадрат всегда должен быть пустым. В идеале необходимо поддерживать его квадрат пустым, это один из факторов, обеспечивающий рост профессионального роста и уровень самоорганизации.

Примеры дел:

• — выполнение задачи по проекту, срок сдачи которой вот-вот наступит;
• — внеплановый поход к дантисту, травматологу или другому специалисту;
• — срочный телефонный звонок клиенту или контрагенту.

Важные, но несрочные дела — это именно то важное, что в будущем станет срочным. Очень рекомендуется уделять особое внимание именно этим задачам. Здесь всегда будут находиться все самые перспективные, самые высокие задачи, которые принесут наибольший доход в будущем.

Примеры дел:

• текущая (плановая) работа по вашим проектам;
• планирование новых проектов;
• оценка полученных результатов по проектам;
• посещение спортивного зала для поддержания физической формы.

Дела неважные, но срочные:

Это именно те дела, которые занимают большую часть Вашего рабочего времени. Разумеется, их тоже необходимо делать, когда это задание от руководителя. И делать необходимо качественно. Но рекомендую бороться с ними, с их помощью, минимизировать время, затрачиваемое на такие задачи. Это именно те задачи, на которые тратится время вашей жизни, при этом не становитесь ни лучше, ни богаче, только стареете каждый день.

Неважные и несрочные дела

Здесь находятся все пожиратели времени. Часто в этой группе дел вообще нет рабочих заданий. Вы открываете ЖЖ или новости вконтакте, когда устаете. Но так можно потратить часы, потому что отдыха не происходит при подобной трате времени. Подойдите к спортплощадке и сделайте пару упражнений.

Эта статья посвящена такому известному инструменту тайм-менеджмента как матрица Эйзенхауэра.Идея этой матрицы принадлежит 34-му президенту США Эйзенхауэру. Президент был крайне занятым человеком, поэтому он постоянно работал над совершенствованием своего расписания и упорядочиванием накопившихся дел. И это ему удавалось!

Главная идея матрицы Эйзенхауэра заключается в том, чтобы научиться отличать срочные дела от важных, а также отбросить занятия, выполнение не приносит в последствие никакой пользы.

Справка. Дуайт Дэвид Эйзенхауэр родился в Америке в штате Техас в 1890 году.В 1944 году был назначен генералом американской армии. С 1953 по 1961? Гг. занимал пост президента США. Нередко в американской литературе под прозвищем «Айк» («Айк»). Прожил 79 лет.

Матрица Эйзенхауэра. Опасный третий квадрат

30 октября 2019

17128

Максим Денисов

Линейный руководитель на производстве. Четыре года увлекаюсь тайм-менеджментом.Все изученные методы испытываю на себе и анализирую, чтобы найти или создать лучшие и вытащить себя из обыденности и лени, как барон Мюнхгаузен вытащил себя из болота.

madb05.wix.com/attention

twitter.com/massimoonline

vk.com/massimoonline

С матрицей Эйзенхауэра я познакомился восемь лет назад, в книге Стивена Кови «Семь навыков высокоэффективных людей». Вы наверняка тоже про него знаете.

Квадрат 1 — задачи срочные и важные.

Квадрат 2 — важные задачи, но не срочные.

Квадрат 3 — задачи срочные, но не важные.

Квадрат 4 — задачи не срочные и не важные.

Для себя сделал вывод: нужно работать в квадрате 2 — планировать, учиться, искать новые возможности и периодически устранять проблемы в квадрате 1. При этом не терять время в квадрате 4. А вот на 3 квадрат я внимания не включл и не понял. Только сейчас разобрался, что же это за квадрат такой, где задачи срочные, но не важные.Как это вообще может быть?

Вначале снова заглянул в «Семь навыков…», но в книге Стивен Кови расплывчато описал задачи из этого квадрата:

• Посторонние разговоры и звонки
• Какая-то корреспонденция
• Некоторые встречи
• Предстоящие неотложные дела
• Распространенные виды деятельности

Для непонятливых, автор поясняет: «Есть и другие люди — те, кто значительную часть своего времени тратят на срочный, но неважный квадрат 3, думая, что пребывают в квадрате 1».

Я понял — когда выполняю важные и срочные, но неправильно расставляю приоритеты, то кого не самое важное или важное для-то другого.

Например, когда я меняю колесо на машине и думаю, что делаю важное и срочное дело, то не факт, что я нахожусь в квадрате 1, возможно я в квадрате 3, потому что есть дела поважнее.

В целом стало понятно, но я решил копнуть глубже.

Какие задачи относят к третьему квадрату?

Я прочитал два десятка статей о квадрате Эйзенхауэра и заметил, что задачи в 3 квадрате делятся на несколько групп.

1. Обязанности (точнее, обязательства)

— Обязанности быть матерью, женой, мужем, хозяйкой: постирать, приготовить ужин, погладить, оплатить квитанции, пообщаться и погулять с детьми, загрузить или выгрузить посудомойку, помощь, билеты отпраздновать юбилей, навести порядок в квартире.

— Обязательство быть хорошим сотрудником: написать отчёт, посетить совещание, проверить почту.

— Обязательство быть хорошим хозяином: разослать открытки, прибраться перед гостями, выгулять собаку.

2. Слабости, желания (сделать пост в соцсети о первом снеге), просьбы

3. Препятствия, которые могут или обязаны решить другие люди : чужая зона ответственности, поломка компьютера.

Несколько статьях в 3 квадратных помещали рутину без конкретных примеров. Считаю, это неправильно. Профилактика и планирование — тоже рутина, но относится к квадрату 2.

Что же делать с задачами из квадрата 3?

Даже разобравшись, какие проблемы к третьему квадрату, мы не всегда погнимаем, как от них избавиться.

Список задач на день обычно составляют из задач 1 и 3 квадрата.

Верхняя часть списка — квадрат 1: то, что мы должны выполнить по объективным причинам.

Нижняя часть — квадрат 3: то, что мы должны выполнить по субъективным причинам. Начинаем с нижней части, потому что это задачи понятные. Не потому что они кажутся важнее или более срочными, а потому мы что их делали сотни раз.

Но задач в квадрате 3 много, поэтому самые важные задачи из первого квадрата времени не остаётся, а ещё в план абсолютно не умещаются задачи из квадрата 2.И мы как белки в колесе день делаем одно и то же, а когда бьёт по лбу проблема, (о которой мы, вполне вероятно, знали, но не нашли времени её решить), напрягаемся сверх меры и, разобравшись с форс-мажором, чувствуем безмерную гордость.

Как этого избежать?

Во всех статьях задачи из 3 квадрата рекомендуют делегировать. В одном источнике нашёл замечательное дополнение: минимизировать и автоматизировать.

Берём наш список задач, оставляем верхние две-три задачи (квадрат 1) добавляем пару важных, но не срочных (из квадрата 2) и выполняем план на день.

Задачи из квадрата 3 делегируем, минимизируем и автоматизируем, вуаля.

Но если было бы так просто, то все бы в разы повысили эффективность и добились успеха. Проблема в том, что уйти из квадрата 3 очень сложно. Мы не в силах работы отказаться от обязательств, слабостей, желания объять необъятное и бестолковой, даже когда понимаем, что жертв целями.

Почему трудно избавиться от задач из квадрата 3?

Квадрат 3 вместе с квадратом 4 — наша зона комфорта.Чтобы из нее выйти, нужно преодолеть немало преград.

1. Страхование

Боимся потерять что имеем: премию, работу, друзей, звание хорошего человека.

Боимся осуждения: «А, это тот, который постоянно передает табели последним», «А это та, у которой дети в мятой одежде», «Ха, сам себе лампочку ближнего света поменять не может, там деловое то на две минуты ».

А ещё страх неудачи, страх успеха, да мало ли их.

Наши цели редко перевешивают наши страхи.

2. Отсутствие желания или возможностей

Мало желания делегировать стирку — нужны средства, чтобы воспользоваться услугами домработницы или прачечной. Мало желания передать отчёт — нужны сотрудники или средства, чтобы передать на аутсорс.

.

3. Привычки

Это самые близкие и родные задачи, мы их выполняем каждый день, неделю месяц.Выполняем не задумываясь. Сработал триггер — табель на столе, сели и проверили, а потом ещё сами отнесли в отдел персонала.

4. Отсутствие навыков

Не все умеют делегировать, минимизировать и автоматизировать.

4 способ сбежать из квадрата 3

Я тоже много работаю в квадрате 3 и пробую разные способы вырваться из него. Пока нашёл только 4.

1. Нарушайте правила.
Не серьёзно, помаленьку. Для того чтобы расширить зону возможного.Да это риск, но кто не рискует, тот не выигрывает. Раньше я всегда водил машину строго по правилам, но в определенный момент начал понемногу нарушать, взвешивая возможные последствия. Не выполняю некоторые рабочие обязанности, которые считают неважными и наблюдаю, к чему это приведёт.

2. Фильтруйте чужие высказывания.

Раньше думал о том, что скажут и что подумают, но с возрастом, а скорее с момента, когда прояснились цели, игнорирую бесполезные замечания.

3. Перестаньте играть роль хорошего человека, хорошего сотрудника.
Раньше выполнял все задачи вовремя и в полном объёме, поэтому их подкидывали и подкидывали. Когда появились собственные цели, пришлось перестраиваться. Теперь на моей спине сидят только мои «обезьяны».

4. Описывайте процессы в работе. Описанный процесс легче измерить, исправить, автоматизировать и делегировать.
Квадрат 3 — опасное место, он засасывает как болото.Чтобы в этом болоте не сгнить, определитесь с целями, ищите возможности, боритесь со страхами, делегируйте, автоматизируйте, минимизируйте задачи, которые только на первый взгляд кажутся срочными и важными.

Удачи вам в делах!

Статья опубликована также в e-xecutive.ru

Саморазвитие # Инструменты # Осознанность # Планирование # Приоритеты # Тайм-менеджмент # Цели

To-Do (Матрица Эйзенхауэра) :: Приложения

Макросы в Excel Приложения To-Do (Матрица Эйзенхауэра)

Небольшое приложение Excel, эмулирующее простой To-Do-лист сделанную в духе матрицы Эйзенхауэра.

Позволяет наглядно видеть задачи — что нужно сделать, что сделано и что сделано.)

Задачи, в зависимости от реализации реализации, записывается в ячейку нужной цветовой зоны. Задачи можно перенести из одной зоны в другую — для этого просто нужно навести курсор на границу ячейки и перетащить, зажав левую кнопку мыши.

Чтобы удалить задачу, нужно просто выделить ячейку с ней и нажать на клавиатуре Удалить. При добавлении / удалении, а также изменение задач изменения окрашивание ячеек происходит автоматически.Собственно, тут и понадобились макросы. 🙂

Тип данных во всех ячейках на листе — многострочный текст. Используйте комбинацию Alt + Enter , чтобы создать заметки из двух-трёх строк.

Рабочая область разделена на 4 зоны:

• Зелёная — важное и несрочно — планируемые важные задачи. Самый главный квадрант. Спокойное планомерное выполнение задач из этой области ведёт к достижению целей.
• Жёлтая — важно и срочно — текущие задачи, которые выполнить прямо сейчас.Необходимо всячески стремиться, чтобы этот квадрант был пустым, т.е. откладывать все второстепенные дела и выполнять важносрочные задачи.
• Серая — неважно, срочно — Небольшие задачи, решить в течение дня и способствующие важные задачи из жёлтой или зелёной области.
• Чёрная — неважно, несрочно — несущественные несложные дела, которые мы занимаемся лишь не выполнять задачи из других квадрантов.

В основной области автоматически выделяется красная подобласть.Её размер зависит от жёлтой зоны.

обратить внимание на эту область. Она логически определяет центр и влияет на раксраску квадрантов. Значение ячеек этой области нельзя менять (по тексту всех 4-х ячеек идентифицирует логический центр, если текст изменить, то изменить станет невозможной).

Однако при этом разрешается перенести центр. Для этого необходимо одновременно все 4 ячейки, навести курсор на границу ячеек и перетащить эту группу ячеек в другое место.В соответствии с новым расположением изменится расцветка квадрантов, которые изменятся в размерах.

Ссылки

Скачать Excel-приложение «To-Do» с Гугл-Диска

.

Как матрица Эйзенхауэра прекратить конфликты между отделами

Конфликты и напряженность в отношениях между разными подразделениями случаются сплошь и рядом. Конфликты часто возникает потому, что один отдел задерживает работу другой. К примеру, юридический отдел слишком долго согласовывает договоры с клиентами, а менеджеры по продажам вынуждены ждать.Или смежники отвлекают специалистов других отделов просьбами сделать для них какую-то работу.

У нас подобные ситуации случаются раз в неделю. Чаще всего конфликты включены между отделами продаж, маркетинга и юридическим отделом, а также между разработчиками и отделом тестирования. Если совместная работа дает сбой, страдает эффективность бизнеса. Проблема в том, что отделы не могут оценить задач и договориться о порядке совместных действий.

Мы воспользовались схемой расстановки приоритетов, придуманной еще в 1950-х гг.прошлого века американским президентом Дуайтом Эйзенхауэром. Политик и талантливый военачальник, он ежедневно сталкивался с огромным количеством дел и сортировки задач в зависимости от срочности и важности. Он расчерчивал ежедневник на четыре квадрата. В левый верхний угол вписывал все самые срочные и важные задачи (им он назначил P1). В правый верхний — важные, но менее срочные (приоритет P2). Левый нижний угол занимали срочные, но менее важные задачи (P3). Остальные, менее срочные и менее важные (P4), размещены в правом нижнем углу.Получившаяся табличка и называется матрицей Эйзенхауэра. Наиболее приоритетные задачи (P1) Эйзенхауэр выполнял сам, и безотлагательно. Задачи с приоритетом P2, например, законопроекты, — подолгу обдумывал; срочные, но не очень важные задачи (P3) перепоручал помощникам, а за все остальные старался не браться вообще.

Мы используем матрицу Эйзенхауэра для приоритетов половины задач разных отделов. В 50% значимость и так понятна: к примеру, бухгалтер и сам прекрасно знает, когда ему сдавать отчетность или оплатить тот или иной счет.Вот несколько советов, которые помогут адаптировать президентскую методику к нуждам бизнеса.

Определите присвоения приоритетов. Допустим, в отдел разработки одновременно поступили сразу три задачи из коммерческого блока: от контактного центра, отделов продаж и маркетинга. «Мегаплан» разрабатывает системы управления отношениями с клиентами. Отдел продаж попросил добавить дополнительное поле в карточку клиента в программном продукте. Отдел маркетинга решил эксперимент с электронной рассылкой и потребовал написать скрипт для писем, с помощью которого клиент может получить скидку за покупку дополнительных лицензий.А контактный центр сообщил о том, что у двух клиентов проблемы с доступом к системе и программа не работает. Приоритет задаче мы назначаем по двум критериям: потенциальной пользе от ее потенциальному вреду от неисполнения. Срочность зависит от того, есть ли у задачи дедлайн и как много времени остается до его наступления. Если пренебречь информацией от call-центра о проблемах с запуском программы, мы рискуем потерять клиентов. Поэтому эта задача является самой и срочной и получает приоритет P1.Такие проблемы нужно решать за несколько минут. Задания от маркетологов и отдела продаж тоже важны, но менее срочные. Оба получили приоритет P2, но задача от отдела маркетинга оказалась в списке выше, так как речь идет о привлечении новых клиентов.

Назначьте ответственного за присвоение приоритета. Система Эйзенхауэра имеет смысл, лишь если приоритеты расставлены верно. В нашей компании приоритет задаче присваивать только верх отделов, поставленную задачу. Исполнитель не может изменить приоритет, иначе разработчики откладывали бы важные проекты ради более интересных или выполняли бы в первую очередь работу, которую по дружбе попросил сделать коллега во время перекура.В нашем руководстве отделов маркетинга, продаж и call-центра выставили приоритеты, а руководитель отдела три задачи с разными приоритетами и назначил исполнителей в зависимости от их специализации и загрузки.

Учите руководителей отделов мыслить стратегически. Могут ситуации, когда необходимо будет выбирать между задачами с одинаковым приоритетом. Тогда руководители отделов должны договариваться друг с другом. Каждый должен ответить на вопрос, какую стратегическую выгоду получает от решения той или иной задачи.В спорных случаях окончательное решение за генеральным директором. Со временем руководитель отделов научились правильно расставлять приоритеты так, чтобы у коллег не находились вопросы.

Сохраняйте прозрачность системы приоритетов. Для постановщика задачи самое важное — знать, что его задача добавлена ​​в очередь и у исполнителя дойдут до нее руки, причем в конечные сроки. Когда разработчик запустил выполнение задачи call-центра, отделы маркетинга и продаж убедились, что их задачи приняты, и спокойно вздохнули.Коммуникации работают, все довольны.

Делегируйте или игнорируйте второстепенные задачи. Задачи с низкими приоритетами P3 и P4 необязательно выполнять самим. Можно делегировать их заместителям, поручать стажерам или отдавать на аутсорсинг. А часть задач с приоритетом P4 не будут выполнены никогда, потому что утратили актуальность. Как Стив Джобс, как решать, что не делать, порой так же важно, как решать и решать, что делать.

Мы начали пользоваться матрицей Эйзенхауэра несколько лет назад.По нашим оценкам, этот метод позволяет увеличить скорость выполнения заданий в 1,5–2 раза.