Как открыть хостел | HowToHostel Как открыть хостел … 
Какие документы может запросить работник
Статья 62 ТК РФ обязывает работодателя в течение трех рабочих дней выдавать работнику документы, связанные с работой, если работник письменно об этом попросил. Казалось бы, все просто. Но на практике работодатели сталкиваются с множеством вопросов, ответы на которые закон не дает.
Опираясь на судебные решения, постараемся ответить на эти вопросы.
КАК ЗАПРАШИВАТЬ ДОКУМЕНТЫ
Только письменный запрос (заявление работника) является основанием для выдачи документов, связанных с работой. И это заявление играет огромную роль. Во-первых, от даты получения заявления начнется отсчет трех рабочих дней, в течение которых нужно выдать документ. Во-вторых, только из заявления мы узнаем, какие именно документы просит работник. В-третьих, опираясь на заявление, можно дать мотивированный отказ в выдаче документов, которые не относятся непосредственно к работе.
Если письменного запроса не было, а была только устная просьба работника, работодатель может ее проигнорировать. Суды не считают это нарушением[1].
Работник пишет заявление в свободной форме на имя руководителя организации (пример 1). Обязательно указывает, какие именно документы он просит выдать. Если сам прийти за документами в нужный срок работник не сможет, в заявлении он может указать, по какому адресу их можно отправить по почте.
Заявление желательно зарегистрировать. Это позволяет зафиксировать именно дату получения, ведь на деле дата написания заявления не всегда совпадает с датой получения этого заявления работодателем.
Запросить документы, связанные с работой, может не только действующий или увольняющийся работник, но и бывший. При этом не играет никакой роли, как давно он был уволен[2].
КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ НЕ ВПРАВЕ ТРЕБОВАТЬ РАБОТНИК
Статья 62 ТК РФ дает работнику право требовать не любые документы организации, а только те, которые связаны конкретно с ним, с его трудовой деятельностью. В качестве примера в данной статье перечислим некоторые виды справок и приказов по личному составу. Но этот список открытый, законодатели оставили возможность запрашивать и другие документы. И эта неопределенность часто приводит к конфликтам.
Например, некоторые работники запрашивают копии штатных расписаний, локальных нормативных актов, инструкций, протоколов. Нужно ли их выдавать? По какому критерию определять, связан ли данный документ с работой конкретного работника? Ответа в законе нет, поэтому работодателям приходится решать это самостоятельно, на свой страх и риск.
Локальные нормативные акты
По мнению судей, локальные нормативные акты не относятся к документам, связанным с работой конкретного работника. Суды подтверждают, что работодатель не обязан выдавать копии локальных актов, с которыми работник должным образом был ознакомлен в период работы[3].
Штатное расписание, должностные инструкции
Суды считают, что по смыслу ст. 62 ТК РФ работодатель обязан предоставлять только те документы, которые содержат персональные данные работника, сделавшего запрос[4].
Соответственно, если документ такие данные не содержит и не описывает конкретную трудовую функцию работника, то и выдавать его по запросу работника не обязательно.
Приказы для подразделения, нормативные акты министерств
Письменные распоряжения организации, касающиеся структурных подразделений в целом, работодатель также не обязан выдавать по запросу работника. К такому выводу пришли сразу несколько судов[5].
Также работодатель не обязан знакомить работников с нормативными документами министерств и ведомств и предоставлять их копии. Даже если на основании нормативного акта работодатель разрабатывает систему оплаты труда работников, в копии документа можно правомерно отказать, ведь его составляла не компания[6].
Формы первичных учетных бухгалтерских документов также не являются документами, связанными с работой[7].
Документы с конфиденциальной информацией
Если у работника нет доступа к конфиденциальной информации, то в выдаче копий документов, содержащих эти сведения, можно отказать[8].
Ставропольский краевой суд[9] попробовал обобщить законные причины не выдавать работникам копии документов.
Так, основанием для отказа выдать копию может служить наличие в документе информации, которая относится к государственной, коммерческой или служебной тайне, или наличие сведений конфиденциального характера о третьих лицах, в том числе о других работниках. К таким документам суд отнес копии материалов инвентаризации, договоров о полной коллективной материальной ответственности.
Графики отпусков, табели учета рабочего времени также содержат информацию о других работниках организации. Поэтому работодатель вправе отказать работнику в выдаче копий этих документов[10].
КАК ОФОРМЛЯЮТСЯ СПРАВКИ
Работникам могут понадобиться различные справки. Некоторые из них имеют установленную форму, другие составляются произвольно. Расскажем о самых распространенных.
Справка о доходах физического лица (форма 2-НДФЛ)
Форма этой справки утверждена Приказом ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@. С февраля 2018 г. в нее внесены некоторые изменения[11], главные из которых:
• из раздела 2 исчезло поле, где нужно было указывать адрес физического лица, которое получило доход;
• из раздела 4 удалены инвестиционные вычеты;
• для реорганизованных организаций добавлены дополнительные поля (форма реорганизации (ликвидации), ИНН/КПП реорганизованной организации).
Эту правку готовит бухгалтер, так как в ней указываются сведения об источнике дохода, заработной плате и удержанных налогах.
Справка о занимаемой должности и зарплате
Эту справку запрашивают для оформления визы, получения субсидии, оформления опекунства или усыновления.
Нужна она и для военкомата при первоначальной постановке на воинский учет.
Справка не имеет жесткой формы, но конкретные требования к содержанию и форме документа может установить орган, для которого данная справка запрашивается (пример 2).
Оформляют справку обычно на фирменном бланке. Чтобы она имела юридическую силу, ее должен подписать руководитель организации или уполномоченный работник. Если справка содержит информацию о заработной плате либо иные сведения финансового характера, то нужна также подпись главного бухгалтера. Подписи должностных лиц заверяют печатью организации (при ее наличии).
Полномочия подписывать справки должны быть указаны либо в приказе о распределении обязанностей, либо в доверенности (ст. 8, 57 ТК РФ, ст. 185 Гражданского кодекса РФ (ГК РФ)). В спорных ситуациях может потребоваться документ, дающий право подписи лицу, подписавшему справку вместо руководителя организации.
Справка о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы
Эту справку может затребовать уволенный работник, который хочет встать на учет в центр занятости.
Рекомендованная форма справки приведена в письме Минтруда России от 15.08.2016 № 16-5/В-421. При этом ведомство разъясняет, что орган занятости обязан принять справку в произвольной форме, если она содержит все сведения, необходимые, чтобы определить размер и сроки выплаты пособия по безработице.
Как правило, эту справку готовит бухгалтер, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер. Печать ставится при ее наличии.
Справка о стаже работы в организации
Справку запрашивают, когда нужно подтвердить, что работник трудился у работодателя в течение определенного времени. Составляется в произвольной форме на фирменном бланке.
Сначала выясните, для чего работник запрашивает справку — от этого будет зависеть объем содержащихся в ней сведений. Уточните, указывать ли периоды работы по всем должностям, которые занимал работник, или достаточно общего трудового стажа в организации, нужны ли ссылки на приказы о приеме и увольнении и т. п.
Справка о неполучении пособия по уходу за ребенком
Получать ежемесячное пособие по уходу за ребенком в возрасте до полутора лет может один из родителей или другое лицо, фактически осуществляющее уход. Поэтому родитель, который не будет получать пособие и использовать отпуск по уходу за ребенком, должен взять об этом справку.
Форму справки закон не устанавливает. Ее составляют в произвольном виде, подписывают руководитель компании и главный бухгалтер.
Справка о характере и условиях труда по основному месту работы
Если работник хочет трудиться по совместительству у другого работодателя, но там условия труда вредные или опасные, он должен представить справку о характере и условиях труда по основному месту работы. Это связано с тем, что нельзя работать по совместительству на вредном производстве, если основная работа связана с такими же условиями.
Справку оформляют в произвольном виде. Подписывает ее руководитель организации или уполномоченное лицо.
[1] Решение Советского районного суда г. Липецка от 25.01.2018 по делу № 2-849/2018г. [2] Определение Московского городского суда от 08.09.2011 по делу № 33-28750. [3] Апелляционное определение Суда Ханты-Мансийского автономного округа — Югры от 16.01.2018 по делу № 33-418/2018. [4] Апелляционное определение Приморского краевого суда от 12.12.2017 по делу № 33-12403/2017. [5] Апелляционные определения Волгоградского областного суда от 19.12.2014 по делу № 33-374/2015, Свердловского областного суда от 17.01.2017 по делу № 33-663/2017.
А. Н. Славинская,
специалист по кадрам, преподаватель по кадровому делопроизводству УЦ «Эксперт»
Статья 62 Трудового Кодекса РФ с комментариями
)
По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.
Часть утратила силу с 6 октября 2006 года — Федеральный закон от 30 июня 2006 года N 90-ФЗ.
Работник обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю.
Комментарий к статье 62 ТК РФ
Комментируемая статья устанавливает право работника потребовать от работодателя копии документов, связанных с работой. Перечисленные документы должны быть выданы работнику не позднее трех дней со дня подачи письменного заявления работника и должны быть заверены надлежащим образом (подпись руководителя или уполномоченного им лица, печать организации (предприятия, учреждения), проставлены номер и дата выдачи, т.е. все необходимые для документа реквизиты). Если работнику выдается копия документа, то на нем помимо указанных реквизитов делается отметка о том, что подлинник документа находится в данной организации (предприятии, учреждении).
Перечень документов не является исчерпывающим. Работник может, например, потребовать от работодателя характеристику для участия в конкурсе на выборную должность и работодатель обязан ее выдать, так как необходимым условием участия в конкурсе является представление документов, среди которых упоминается и характеристика с места работы.
Другой комментарий к статье 62 ТК РФ
1. Статьей 62 ТК РФ предусмотрена обязанность работодателя выдать работнику по письменному заявлению последнего трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), а также копии документов, связанных с работой.
Право работника, предусмотренное комментируемой статьей, распространяется на любые виды документов, которые могут содержать информацию о его трудовой деятельности у данного работодателя.
Ранее КЗоТ 1971 года устанавливал обязанность работодателя выдать работнику трудовую книжку в день увольнения (ст.39) и справку о работе в соответствующей организации с указанием специальности, квалификации, должности, времени работы и размера заработной платы (ст.40).
В комментируемой статье содержится перечень документов, связанных с работой, копии которых подлежат выдаче. Это, например, копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы, выписки из трудовой книжки, справки о заработной плате.
Федеральным законом от 30 июня 2006 года N 90-ФЗ этот перечень был дополнен справкой о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование. Право на получение указанного документа обусловлено правом работника беспрепятственно получать от работодателя информацию о начислении страховых взносов и осуществлять контроль за их перечислением в бюджет Пенсионного фонда России, предусмотренным ст.15 ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в РФ».
О необходимости получения копий документов или справок, выписок работник сообщает работодателю в форме письменного заявления.
Требований к содержанию такого заявления трудовое законодательство не содержит. Вместе с тем в заявлении работнику следует указать конкретные виды документов, копии которых ему необходимо выдать, а также обосновать соответствующее требование ссылкой на ст.62 ТК РФ.
Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.
В п.1 Указа Президиума ВС СССР от 4 августа 1983 года N 9779-10 «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» установлено, что государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Копии документов выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций.
Копии документов заверяются в соответствии с нормами ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Срок, в течение которого работодатель обязан выдать работнику по его требованию копии связанных с работой документов, не может превышать трех дней со дня подачи соответствующего заявления.
Помимо копий документов работодатель в течение трех рабочих дней обязан выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения).
Данное положение введено в комментируемую статью Федеральным законом от 21 июля 2014 года N 216-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации и признании утратившими силу отдельных законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации в связи с принятием федеральных законов «О страховых пенсиях» и «О накопительной пенсии». В соответствии с этим же Федеральным законом комментируемая статья дополнена ч.4, которая возлагает на работника обязанность не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю.
2. В случае неисполнения обязанности, предусмотренной ст.62 ТК РФ, работодатель может быть привлечен к административной ответственности на основании ст.5.27 КоАП РФ.
В случае если в день увольнения работника выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.
Задержка работодателем выдачи работнику трудовой книжки, внесение в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника на основании ст.234 ТК РФ могут быть расценены как лишение работника возможности трудиться и, как следствие, утраты возможного заработка.
Обязанность работодателя выдать по требованию работника копии тех или иных документов предусмотрена также другими статьями ТК РФ.
Так, например, в соответствии с ч.2 ст.68 ТК РФ по требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию приказа (распоряжения) о приеме на работу.
В целях исключения ответственности работодателя за неисполнение обязанности, предусмотренной ст.62 ТК РФ, по вине работника, например, в связи с его отсутствием или отказом от получения копий документов, работодателю следует направить работнику уведомление о необходимости явиться либо дать согласие на отправление их по почте.
Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику копий документов, связанных с работой.
Как в течение работы, так и после увольнения работнику может понадобиться документ, подтверждающий тот или иной факт его трудовой деятельности. И работодатель независимо от причины такого запроса обязан предоставить работнику запрашиваемые им документы: копии приказов, справки, выписки и т. д. В статье рассмотрим, какие же документы или их копии выдаются работнику, в какие сроки и как оформляются.
Перечень предоставляемых документов
Прежде всего отметим, что документы, выдаваемые работнику, должны быть связаны с его работой. Некоторые из них прямо названы в Трудовом кодексе и иных федеральных законах. При этом одни из них выдаются по заявлению работника, а другие в силу закона. Рассмотрим, выдача каких документов установлена законами.
1. Трудовой договор. Согласно ст. 67 ТК РФ один экземпляр трудового договора, подписанный сторонами, передается работнику, другой хранится у работодателя. Работнику также передаются все экземпляры подписанных дополнительных соглашений к трудовому договору и ученический договор (ст. 200 ТК РФ).
2. Копии документов, связанных с работой (ст. 62, 84.1 ТК РФ). К ним согласно ст. 62 ТК РФ относятся:
2.1. Копии:
— приказа о приеме на работу;
— приказов о переводах на другую работу;
— приказа об увольнении с работы.
2.2. Выписки из трудовой книжки.
2.3. Справки:
— о заработной плате;
— о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование;
— о периоде работы у данного работодателя.
2.4. Другие документы.
3. Расчетные листки (ст. 136 ТК РФ).
4. Информация об исчисленных, удержанных и о перечисленных дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и о взносах работодателя, уплаченных в пользу застрахованных лиц (в случае их уплаты), — предоставляется одновременно с расчетным листком (ст. 9 Федерального закона от 30.04.2008 N 56-ФЗ «О дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений»).
5. Справка о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ (ст. 230 НК РФ).
6. Справка о среднем заработке за последние три месяца (п. 2 ст. 3 Закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации» (далее — Закон N 1032-1)).
7. Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой (ст. 4.1, 4.3 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ «Об обязательном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»).
8. Копия сведений персонифицированного учета, индивидуальных сведений и сведений о трудовом (страховом) стаже (Федеральный закон от 01.04.1996 N 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»).
Обратите внимание! Работодатель не может отказать в выдаче копий, выписок или справок работнику, который уже уволился из организации. Отказавший в этом работодатель может быть привлечен к административной ответственности.
А теперь рассмотрим более подробно, каким образом оформляются копии, выписки из документов и справки и в какие сроки работодатель должен их предоставить работнику.
Копии документов
В статье 62 ТК РФ перечислены всего лишь три документа, копии с которых работник может запросить: приказы о приеме на работу, о переводе и об увольнении. Однако перечень этот открыт, поскольку в течение трудовой деятельности могут быть оформлены не только указанные приказы, но и, например, приказы о наложении дисциплинарного взыскания или поощрении, о предоставлении отпуска или отзыве из него, о поручении дополнительной работы, о привлечении к работе в выходные, а также приказы, связанные с аттестацией работника. Часто работники просят копию трудовой книжки.
Напомним, что копии документов, связанных с работой, выдаются работнику на основании его письменного заявления, которое пишется в произвольной форме. Срок выдачи запрашиваемых копий не может составлять более трех рабочих дней. Копии документов должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.
Обратите внимание! В силу ст. 84.1 ТК РФ работодатель обязан выдать работнику надлежащим образом заверенную копию приказа об увольнении в последний день работы. Такое требование работник может заявить устно.
Копия — это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы. Юридическую силу имеют копии, заверенные надлежащим образом. В определенных случаях копии должны быть заверены нотариально.
Порядок выдачи и освидетельствования копий, выдаваемых работодателем работнику, определен Указом Президиума ВС СССР от 04.08.1983 N 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствована предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее — Указ N 9779-Х). Кроме этого, можно руководствоваться ГОСТ N 51141-98, Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76 (далее — Рекомендации) и ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
В соответствии с Указом N 9779-Х государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся граждан.
К сведению. В таком же порядке предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.
Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.
Право на заверение копий учреждения имеет руководитель организации или уполномоченное им лицо — работник кадровой службы, юрист, бухгалтер, секретарь, руководитель подразделения и др. Полномочия по заверению копий работниками (кроме руководителя) можно установить в локальном акте учреждения, например инструкции по делопроизводству.
Согласно Рекомендациям и Указу N 9779-Х запись о верности копии — соответствии подлиннику документа осуществляется на свободном месте под текстом и включает в себя: указание о месте нахождения подлинника документа; слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать организации (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию). Слово «Верно» обычно заменяют словами «Копия верна», что не является ошибкой. Запись может выглядеть следующим образом:
| Копия верна. | ||
| Специалист отдела кадров | Галкина | М. Н. Галкина |
| 25.12.2014 | МП | |
| Подлинник документа находится в деле N 25/к за 2013 год. |
Если документ, с которого снимаются копии, содержит несколько листов, существует два варианта заверения: или заверить каждый лист, или прошить и пронумеровать все листы и скрепить последний лист заверительной надписью с указанием количества прошитых и пронумерованных листов.
Отметим, что не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления, а также составляющих государственную или служебную тайну или содержащих персональные данные других работников.
Что касается печати, может возникнуть вопрос о том, какой печатью заверять копии документов. В соответствии с Рекомендациями в учреждении может быть несколько печатей: печать организации, печать для договоров, печать структурных подразделений, отдельная печать для копий и т. д. Поэтому в локальном акте учреждения по делопроизводству следует предусмотреть, какой печатью заверяют тот или иной документ. Документы, связанные с трудовой деятельностью работников, как правило, заверяются печатью отдела кадров.
Отдельно рассмотрим заверение копии трудовой книжки. Ее выдача помимо Трудового кодекса установлена п. 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (далее — Правила ведения трудовых книжек), согласно которому по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления работодатель обязан выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки.
Специальный порядок заверения для копий или выписок из трудовой книжки не установлен, поэтому применяется порядок, аналогичный предусмотренному Указом N 9779-Х и Рекомендациями. Таким образом, рекомендуем делать на отдельном листе копию с одного разворота трудовой книжки и заверять каждый лист под текстом. На последнем развороте копии, кроме заверительной записи снизу, в сам текст трудовой книжки вносится запись о том, что сотрудник работает по настоящее время. Приведем образец.
| N записи | Дата | Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись | ||
| Число | Месяц | Год | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||
| … | … | … | … | … | … |
| Муниципальное учреждение | |||||
| Здравоохранения «Поликлиника N 2» | |||||
| (МУЗ «Поликлиника N 2») | |||||
| 05 | 11 | 10 | 2010 | Принята на должность | Приказ |
| Врача-терапевта. | От 05.11.2010 N 12/к | ||||
| Работает по настоящее время. | |||||
| 25.12.2013 | |||||
| Специалист отдела кадров | |||||
| Галкина М. Н. Галкина | |||||
| МП |
Часто у работодателей возникает вопрос, обязаны ли они выдавать работнику копии таких документов, как коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, штатное расписание. Ясность в этот вопрос до сих пор не внесена, разрешается он, как правило, в судебном порядке. Оптимальным вариантом для работодателя будет выдача выписки из запрашиваемого работником локального акта.
В любом случае нужно помнить, что выдача работнику персональных сведений других сотрудников недопустима (ст. 88 ТК РФ). Если работник попросит выдать ему копию, например штатного расписания, работодатель не может это сделать, поскольку в расписании указываются оклады других работников и пр. Также нельзя выдавать копии документов, содержащих сведения, составляющие государственную или служебную тайну.
Выписки из документов
Итак, работник может обратиться к работодателю с просьбой выдать ему не копию, а выписку из документа — из трудовой книжки, приказа, штатного расписания и т. д.
Выписка — это документ, в котором воспроизводится полный текст части документа по определенному вопросу.
Чтобы сделать выписку из того же штатного расписания, необходимо отразить только сведения о конкретном работнике.
Выписка из трудовой книжки, как правило, нужна для подтверждения трудовой деятельности в определенной организации. Выписка в силу п. 7 Правил ведения трудовых книжек должна быть заверена в установленном порядке. В данном случае имеется в виду, что выписка заверяется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица, а также печатью. Оформлять выписку нужно на фирменном бланке организации. В выписке отражаются сведения, указанные в трудовой книжке на титульном листе, сведения о работе за необходимый период (можно в табличной форме) из раздела «Сведения о работе», а также другие требуемые сведения, например содержащиеся в разделе «Сведения о награждении». В выписке также следует указать, что работник работает по настоящее время..
Справки и другие документы
Справка в службу занятости о среднем заработке за последние три месяца. После расторжения трудового договора работник может обратиться в службу занятости для получения пособия по безработице. Для постановки на учет он должен представить в том числе справку о среднем заработке за последние три месяца (п. 2 ст. 3 Закона N 1032-1). Такую справку работодатель выдает не позднее трех рабочих дней с даты обращения к нему работника. Поскольку форма такой справки на федеральном уровне не утверждена, работодатель может ее заполнить по форме, утвержденной органами государственной власти субъектов РФ и используемой в работе территориальных органов службы занятости. Если же и такая форма не установлена, то справка может быть составлена в произвольной форме с указанием сведений о среднем заработке.
Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой. Данная справка необходима работнику для расчета пособия по временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, периодов освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы в соответствии с законодательством РФ. Форма справки и порядок ее выдачи установлены Приказом Минтруда РФ от 30.04.2013 N 182н. Согласно данному порядку выдача справки осуществляется в день прекращения работы по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня получения работодателем заявления.
При невозможности вручить справку непосредственно в день прекращения работы работодатель направляет по адресу места жительства работника уведомление о необходимости явиться за справкой либо дать согласие на отправление ее по почте. В случае согласия на отправление справки по почте работник должен уведомить об этом работодателя.
Справка о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ. В соответствии со ст. 230 НК РФ работодатель выдает работникам по их заявлениям справки о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога по форме 2-НДФЛ. На практике такие справки выдаются работникам при увольнении и без заявления, однако такая обязанность работодателя ни ТК РФ, ни другими законами не установлена.
Копия сведений, направляемых в ПФР для индивидуального (персонифицированного) учета. Такие сведения должны выдаваться работникам одновременно с подачей таких сведений в отделение ПФР — не позднее 15-го числа второго календарного месяца, следующего за отчетным периодом, которым признается первый квартал (полугодие, девять месяцев, календарный год).
А копия сведений персонифицированного учета для установления пенсии и копия сведений о работнике и его трудовом стаже за период до регистрации в системе пенсионного страхования выдаются работникам в течение недели с даты приема таких сведений по установленным формам отделением ПФР.
При этом сведения персонифицированного учета и о трудовом стаже выдаются по заявлению работника о выходе на трудовую пенсию в течение 10 календарных дней со дня подачи заявления.
Предоставляются такие сведения также в день увольнения работника или прекращения гражданско-правового договора, если с вознаграждения по нему отчислялись страховые взносы. В данном случае работодатель должен получить от работника подтверждение передачи этих сведений.
Документ, который содержит сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованного лица, копия которого предоставляется работнику, составляется по форме СЗВ-6-1, утвержденной Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 N 192.
В заключение
Помимо перечисленных в статье документов работники могут запрашивать и другие, например различные справки для предоставления по месту требования, характеристики. В любом случае, если работодатель не предоставит работнику документ, связанный с его трудовой деятельностью (особенно если его выдача предусмотрена законодательством), возможно привлечение к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ. А если будет обнаружено аналогичное правонарушение — документы не выданы сначала одному работнику и работодатель привлечен к ответственности, а потом другому работнику — то руководитель организации может быть дисквалифицирован на срок от одного года до трех (Постановление Пленума ВС РФ от 24.03.2005 N 5 «О некоторых вопросах, возникающих у судов при применении Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях»).
Также рекомендуем работодателю подстраховаться и отмечать факт получения работником документов письменно, то есть выдавать их под роспись работника. Если документы запрашивались путем подачи заявления, отметку в получении можно сделать на нем же, если без заявления — в специальном журнале.
Комментарий к статье 62
1. Законодатель не связывает обязанность работодателя выдать работнику копии документов, связанных с работой, с действительной нуждаемостью работника в таких копиях; поэтому требования работодателя к работнику представить соответствующие запросы или ходатайства от третьих лиц являются незаконными. Достаточно письменного заявления работника с указанием перечня копий документов, выдачи которых он требует. Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставлены работнику безвозмездно (ч. 1 ст. 62 ТК).
2. Общий порядок выдачи и свидетельствования копий документов, предоставляемых работодателем работнику, регламентируется Указом Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 г. N 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан». Как следует из Указа, работодатели выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих работодателей, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Копии документов выдаются на бланках работодателя.
В таком же порядке работодатели могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.
Верность копии документа удостоверяется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится у работодателя.
Запрещается свидетельствование верности копий паспорта, заменяющих его документов, партийного, профсоюзного, военного билетов, депутатского удостоверения, служебных удостоверений, а также других документов, снятие копий с которых не допускается.
Не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.
3. Статья 62 ТК устанавливает примерный перечень документов, копии которых работодатель обязан выдать работнику; единственным легальным ограничителем этого перечня является указание на то, что документы должны быть связаны с работой данного работника. Однако возникает вопрос, имеет ли работодатель возможность отказать в предоставлении копии определенного документа (документов), а если имеет, то по каким основаниям?
С учетом упомянутых выше нормативных актов работодатель может отказать в выдаче копий документа, если:
В силу действующего законодательства с определенных документов запрещается снятие копий;
Документ имеет неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления;
Документ содержит информацию, составляющую государственную, коммерческую или служебную тайну;
Документ содержит информацию конфиденциального характера, касающуюся третьих лиц, в том числе других работников.
4. Как следует из ч. 1 ст. 62 ТК, работодатель обязан выдать требуемые копии не позднее трех рабочих дней со дня подачи работником письменного заявления. Тем самым уточняется содержание данного правила, устанавливаемого ст. 62 в прежней редакции, где говорилось о трех днях.
5. Обязанность выдать работнику копии документов, связанные с работой, сформулирована в законе и, следовательно, является внедоговорной публично-правовой обязанностью. Соответственно, виновное неисполнение работодателем этой обязанности служит основанием для привлечения его к публично-правовой (административной) ответственности (ст. 5.27 КоАП), вне зависимости от того, имелось ли об этом волеизъявление (заявление, жалоба) работника.
6. Об обязанности работодателя выдать работнику трудовую книжку и копии документов, связанных с работой, при увольнении работника см. ст. 84.1 ТК и комментарий к ней.
Комментарии к Трудовому кодексу Российской Федерации
Издательский Дом «Городец», 2007
Источник: СПС Консультант
Бланк документа | Основание применения (правовая норма) |
Трудовой договор | Ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» (обязательная, но не утвержденная форма) |
Согласие на обработку персональных данных | Ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» (обязательная, но не утвержденная форма) |
Положение о хранении и использовании персональных данных | Ст. 87 ТК РФ (обязательная, но не утвержденная форма) |
Правила внутреннего трудового распорядка | Ч. 3 ст. 68 ТК РФ (обязательная, но не утвержденная форма) |
Трудовой договор между работником и работодателем — микропредприятием | Ст. 309.2 ТК РФ (обязательная утвержденная форма) |
Штатное расписание | Абз. 3 ч. 2 ст. 57 ТК РФ (обязательная, но не утвержденная форма) |
Направление на медосмотр | П. 7 – 8 Приложения №3 к Приказу Минздравсоцразвития России от 12.04.2011 N 302н «Об утверждении перечней вредных и (или) опасных производственных факторов и работ, при выполнении которых проводятся обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры (обследования), и Порядка проведения обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров (обследований) работников, занятых на тяжелых работах и на работах с вредными и (или) опасными условиями труда» (обязательная, но не утвержденная форма) |
Приказ о приеме на работу | Ч. 1 ст. 68 ТК РФ (обязательная, но не утвержденная форма) |
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них | П. 40 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» (обязательная утвержденная форма) |
Справка о характере работы по основному месту работы | Ст. 283 ТК РФ (обязательная, но не утвержденная форма) |
Личная карточка | П. 8 «Правил проверки соответствия знаний и умений лица, принимаемого на подземные работы, соответствующим квалификационным требованиям» (утв. Постановлением Правительства РФ от 24.05.2012 N 506) (обязательная, но не утвержденная форма) |
Заявление о приеме на работу (кроме приема на подземные работы) | (необязательная, но фактически применяемая форма) |
Приказ об утверждении перечня должностей с ненормированным рабочим днем | Ст. 101 ТК РФ (обязательная, но не утвержденная форма) |
Расписка в получении разъяснения субъектом персональных данных последствий отказа в их предоставлении | Ч. 3 ст. 16 Федерального закона и ч. 2 ст. 18 от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» (обязательная, но не утвержденная форма) |
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладыша в нее | П. 40 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» (обязательная утвержденная форма) |
Приказ о материальном поощрении | (необязательная, но фактически применяемая форма) |
Заявление об отсутствии ограничений на выполнение работы по совместительству | (необязательная, но фактически применяемая форма) |
Приказ о моральном поощрении | (необязательная, но фактически применяемая форма) |
Уведомление о приеме на работу бывшего госслужащего | Ч. 3 ст. 64.1 ТК РФ (обязательная, но не утвержденная форма) |
Дубликат трудовой книжки | Ст. 87 ТК РФ (обязательная, но не утвержденная форма) |
Трудовая книжка | Ч. 1 – 2 ст. 66 ТК РФ, Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (обязательная утвержденная форма) |
Допсоглашение к трудовому договору с работником ФБУ | (необязательная, но фактически применяемая форма) |
Вкладыш в трудовую книжку | П. 38 – 39 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» (обязательная утвержденная форма) |
Трудовой договор с работником бюджетного учреждения | (необязательная, но фактически применяемая форма) |
Трудовой договор с руководителем государственного муниципального учреждения | Ч. 3 ст. 275 ТК РФ (обязательная утвержденная форма) |
Заявление о приеме на подземные работы | П. 8 «Правил проверки соответствия знаний и умений лица, принимаемого на подземные работы, соответствующим квалификационным требованиям» (утв. Постановлением Правительства РФ от 24.05.2012 N 506) (обязательная, но не утвержденная форма) |
По большому счету это требования для галки, мол работу ведём…
надеюсь подобного рода решения поумерят жадность этих акул б…
А Аэрофлот — это Родина? А суд, который вынес указанное реше…
в СССР за 70 лет справились с безграмотностью населения и ма…
Если как сейчас пускать гасторбайтеров, которые в своей масс…
Вот этот закон и добьет малый бизнес…
все правильно. специалистов не хватает и поэтому предприятия…
Я вам предложила прочитать мое сообщение. Но вы или не понял…
Однако мне все нотариусы коньяк должны пожизненно, так как п…
Бухкамера — это двусмысленно. Клерки предлагайте свои вариа…
По вопросу повышения МРОТ до нормального уровня смотреть над…
Да. Это правда. Когда человек не понимает другого — с ним н…
Государству. Например, ВЭБ. Или тот же Ростех. Тебе от этого…
Средняя зарплата по отрасли подразумевает, что у кого-то она…
Так телефон как альтернатива. Понятно что первичку и подобно…
А с Интернетом что-нибудь случится, что делать будете?
Я вам несколько раз написала, подробно расписала- если вы не…
«Я в марте на такую ерунду отвечала и процитировала слова пр…
Ну может и так, всё же мы не ожидали что так может случиться…
Смешное объяснение от правительства — компенсируют одним, а …
Нашли чем хвастаться… Это называется — разгильдяйство.Никт…
Поддерживаю, в облаке и подключаться удобно, я иногда с теле…
Государство пусть для начала отрегулирует зарплаты в своих г…
Ип. 15 т. р., а работник 6.5, а он их получит
А когда организация сдаёт шины на утилизацию маркировать не …
я честно попыталась, Евгения….Раз вы не готовы дискутирова…
Обнуленыш пусть медаль себе выпишет за 1 день
Нищеброды какие-то в администрации !!!
Как и чем измерять эти «умственные затраты» ? Физи…
У них ведь на «Пропагандон-ТВ» как: что у нас лучш…
«цчастниками» поправьте текст
Давайте мне эти 94 млн, мой неискуственный интеллект мгновен…
И да… Посколь уж зашла речь об увеличении расходов, то нел…
Это притом, что регионам предложили сократить бюджеты на 10%…
Для простых смертных эти цифры, как астрофизика…
Потенциально декриминализовать бизнес? )))
комбинированных документов | USCIS
Некоторые неиммигранты и посетители по обмену, которые представляют документ из Списка А, также должны предоставить дополнительные документы, подтверждающие их разрешение на работу в Соединенных Штатах.
иностранных студентов со статусом F-1, не иммигрантов, участвующих в учебной практике
Учебная практика (CPT) позволяет студентам F-1 соглашаться на оплачиваемую альтернативную работу / учебу, стажировку, совместное обучение или любой другой тип требуемой стажировки или практики, которые работодатели предлагают на основе соглашений о сотрудничестве со школой студента.Обучение должно быть связано с основной областью обучения студента. Студент может начать CPT после того, как уполномоченный школьный чиновник (DSO) санкционирует CPT в форме I-20, свидетельство о праве на получение статуса неиммиграционного студента. Подтвержденная DSO форма I-20 с формой I-94 студента, запись о прибытии / отбытии, указывающая неиммиграционный статус F-1, является свидетельством разрешения на работу.
Перечислите документ
Для целей Формы I-9 «Проверка права на трудоустройство» комбинация следующих документов считается документом Списка А, удостоверяющим личность и разрешение на работу:
- Заграничный паспорт с не истекшим сроком действия;
- Форма I-94, Запись о прибытии / отбытии, указывающая неиммиграционный статус F-1; и
- Форма I-20 с одобрением DSO для приема на работу.
В Разделе 2 формы I-9 необходимо ввести информацию из служебной информации сотрудника: - Заграничный паспорт, срок действия которого истек;
- Форма I-94 с указанием неиммиграционного статуса F-1; и
- Форма I-20 с одобрением DSO для приема на работу.
Список B и C Документы
Учащийся, участвующий в CPT, может выбрать для представления документ списка B и списка C вместо документа списка A. Например, государственные водительские права (документ списка B и, в списке C # 7, форма I-94, указывающая неиммиграционный статус F-1 с надлежащим образом подтвержденной формой I-20.
Посетители по обмену J-1
Посетитель по обмену J-1 (например, учителя, профессора, консультанты летних лагерей, летние рабочие и помощники по хозяйству) могут работать на законных основаниях в Соединенных Штатах, если работа является частью их утвержденной программы или если они получают разрешение на работу от официальный спонсор программы.
Перечислите документ
посетителей обмена J-1 получают несколько документов, связанных с их программой. Для целей формы I-9 следующие документы считаются документом Списка А, удостоверяющим личность и разрешение на работу:
- Заграничный паспорт с не истекшим сроком действия;
- Форма I-94 с указанием неиммиграционного статуса J-1; и
- Форма DS-2019 с одобрения ответственного должностного лица.Посетитель по обмену J-1 не может работать после даты окончания программы, указанной в этой форме.
Студенты J-1 могут предоставить указанные выше документы, если у них также есть письмо от ответственного сотрудника, разрешающее трудоустройство.
В Разделе 2 Формы I-9 работодатель должен ввести информацию от работника:
- Загранпаспорт, срок действия которого истек;
- Форма I-94 с указанием неиммиграционного статуса J-1;
- Форма DS-2019, утвержденная для приема на работу; и
- Обратите внимание на документацию ответственного сотрудника в поле «Дополнительная информация».
Список B и C Документы
Чтобы удовлетворить требования к документам Списков B и C, студент J-1 может представить водительские права штата (Список B) и форму I-94 в сочетании с формой DS-2019 и письмо ответственного должностного лица (Список C # 7 ).
Формы DS-2019 для посетителей по обмену J-1, которые переходят на другую программу или меняют спонсоров, должны указывать новую программу или спонсора.
,вопросов и ответов | USCIS
Да, иммиграционная и таможенная служба (ICE) продолжает придерживаться этой политики. Для получения дополнительной информации свяжитесь напрямую с ICE.
Сотрудники должны заполнить все применимые поля в Разделе 1 Формы I-9, за исключением полей, в которых требуется указать номер телефона, адрес электронной почты и номер социального страхования сотрудников. Однако сотрудник должен ввести свой номер социального страхования, если работодатель участвует в E-Verify.Следуйте инструкциям по форме I-9, чтобы определить, может ли поле быть пустым или требуется «Н / Д». В инструкциях указано, когда сотрудник может использовать «Н / Д» или должен использовать «Н / Д». Обязательные поля должны быть заполнены либо запрашиваемой информацией, либо N / A.
Нет. Раздел 2 представляет собой обзор представленных сотрудником документов и должен быть подписан. Если Раздел 2 не подписан лицом, просмотревшим документы, форма I-9 не заполнена.
Да. Сотрудник должен представить приемлемое свидетельство разрешения на работу (из Списка A или Списка C), чтобы показать, что он все еще имеет право на работу.Когда работодатель определяет, что документ не истек, выглядит подлинным и относится к работнику, он должен указать название документа, номер документа и дату истечения срока действия, если таковая имеется, в Разделе 3, затем подписать и поставить дату в Разделе 3.
Сотрудник H-1B, который проверяет продолжение разрешения на работу H-1B, может по своему усмотрению представить свою форму I-94 как документ List C # 7.
Нет, форма I-94 и форма I-20 не устанавливают разрешение на работу для повторной проверки в случае студентов F-1, ищущих работу в рамках факультативного практического обучения (OPT), продления STEM OPT или работы за пределами кампуса на основании серьезных экономических лишений.Если разрешение на работу предоставляется в этих случаях, USCIS выдает документ о разрешении на работу (EAD) в качестве доказательства разрешения на работу.
OPT EAD студента с истекшим сроком действия вместе с одобренной формой I-20 считаются приемлемыми документами Списка A для студента, который участвует в OPT и чей статус F-1 и разрешение на работу были автоматически продлены в результате своевременного подали ходатайство об изменении статуса H-1B (пробел).
OPT EAD с истекшим сроком действия с одобренной формой I-20 также является приемлемым документом Списка A в случае студента OPT F-1 с ожидающим рассмотрения заявлением о продлении срока STEM.Студент имеет право работать до тех пор, пока USCIS не примет решение по его или ее заявлению, но не более 180 дней с даты истечения первоначального срока действия OPT EAD.
Для получения дополнительных указаний по повторной проверке и расширению F-1 STEM OPT и ограничениям для студентов см. Руководство по заполнению формы I-9 Handbook (PDF).
Заграничный паспорт сотрудника удостоверяет личность и поэтому не требует повторной проверки по истечении срока его действия. В случае студента формы I-94 и I-20 устанавливают разрешение на работу.Повторная проверка инициируется документом с более ранней датой окончания. Оба документа следует рассматривать как группу; повторная проверка не должна выполняться каждый раз, когда истекает срок действия одного из документов в группе. Чтобы выполнить требования повторной проверки, сотрудник может представить любой документ по своему выбору из Списка A или Списка C. Если документ, который сотрудник решает представить, состоит из комбинации документов (например, заграничный паспорт с формой I-94 с указанием классификация работника как неиммигрантского (т.е. разрешение на работу в соответствии со статусом конкретного работодателя), то все документы должны быть зарегистрированы в Разделе 3.
В квитанции-подтверждении, напечатанной с веб-сайта USCIS, указано, что это не уведомление о получении и не может использоваться в качестве доказательства заявки, ожидающей рассмотрения. Это неприемлемый чек для утерянного EAD. Форма I-797C «Уведомление о действии», которая отправляется сотруднику по почте службой USCIS, является приемлемой квитанцией, подтверждающей отправку заявки на замену EAD.
Да. Форма I-94 в сочетании с формой I-20 является приемлемым документом List C # 7. Документы индивидуально не квалифицируются.
Сотрудник должен предоставить действительный документ, квитанция которого была выдана, в течение 90 дней после его или ее первого дня работы. В случае повторной проверки сотрудник должен представить действительный документ в течение 90 дней с даты, к которой требуется повторная проверка (то есть, когда истекает его или ее разрешение на работу).
Например, если сотрудник начинает работу в понедельник, работодатель должен засчитать вторник как день 1 и отсчитать 90 дней, чтобы определить срок действия квитанции.
Если тот же сотрудник приступает к работе в понедельник, но не предоставляет квитанцию для заполнения Раздела 2 до четверга, работодатель все равно должен засчитать вторник как День 1 и отсчитать 90 дней, чтобы определить срок действия квитанции.
Правилаформы I-9 позволяют работодателям выбирать, хранить ли копии документов, которые сотрудники представляют для заполнения формы I-9. Таким образом, вы можете начать или прекратить практику хранения копий документов в любое время, если вы делаете это для всех сотрудников, независимо от национального происхождения или статуса гражданства, или если вы нарушаете антидискриминационные законы.
Не уничтожайте ранее сохраненные копии документов. Правила DHS гласят, что после того, как вы сделаете копии документов, вы должны сохранить их вместе с формами I-9 или хранить их вместе с записями сотрудника.
Кроме того, если вы участвуете в E-Verify, вы должны сохранить копию любого документа, который представляет любой сотрудник, который запускает сопоставление фотографий. Если сотрудник предъявляет паспортную карту США, карту постоянного жителя (форма I-551) или документ о разрешении на работу (форма I-766), вы должны скопировать лицевую и оборотную стороны этих карт.Если сотрудник предъявляет паспорт США, вы должны скопировать первую страницу и обратную страницу со штрих-кодом.
Нет. По истечении срока действия квитанции сотрудник должен предъявить фактический документ, по которому была предъявлена квитанция. Предъявление еще одной квитанции по истечении этого срока не допускается. В соответствии с правилами формы I-9 правило получения разрешает сотруднику предъявить «квитанцию» вместо самого документа, которая удовлетворяет требованию представления документа в течение ограниченного периода времени.
Вы можете принять документ с именем, отличным от имени, указанного в Разделе 1, при условии, что вы решите вопрос о том, обоснованно ли этот документ относится к сотруднику. Вы также можете приложить краткую памятку к форме I-9 с указанием причины несоответствия имени вместе с любой подтверждающей документацией, которую предоставляет сотрудник. Сотрудник может предоставить документацию, подтверждающую изменение его или ее имени, но не обязан это делать. Однако, если вы решите, что документ с другим именем не кажется подлинным и не связан с ней, вы можете попросить ее предоставить другие документы из Списков приемлемых документов в форме I-9.
Вы должны изучить документ (-ы), и если они с достаточным основанием выглядят на их лице, чтобы быть подлинными и иметь отношение к человеку, который их представляет, вы должны принять их. В противном случае это может быть несправедливой практикой при приеме на работу, связанной с иммиграцией. Если документы на их лице не кажутся подлинными или не имеют отношения к человеку, который их представляет, вы не должны принимать их. Вы можете спросить, есть ли у сотрудника другая документация, соответствующая форме I-9.
Карта постоянного жителя с наклейкой, выпущенной USCIS, продлевающей срок ее действия, является документом Списка А и принимается для формы I-9.Работодатели не обязаны подтверждать право на трудоустройство законного постоянного жителя и не должны подтверждать разрешение на работу этого сотрудника.
Чтобы заполнить форму I-9 для работы на территории кампуса, от студента F-1 требуется только предъявить заграничный паспорт с не истекшим сроком действия и форму I-94, указывающую на неиммиграционный статус F-1. Работодатели не обязаны записывать информацию из формы I-20 студента в Разделе 2. Работа на территории студенческого городка разрешается до завершения курса обучения студента.В отметке о допуске неиммигрантов F-1 к форме I-94 / I-94A обычно указывается «D / S», что означает продолжительность статуса. В форме I-20 студента F-1 указана самая поздняя дата окончания обучения. Эта дата может использоваться как дата, к которой работодатели должны подтвердить разрешение студента на работу, и должна быть введена работником в Разделе 1.
Выданные государством временные водительские права являются приемлемым документом по форме I-9, список B, если он содержит фотографию или идентифицирующую информацию, такую как имя, дата рождения, пол, рост, цвет глаз и адрес.Необходимо соблюдать все условия временных водительских прав, например, что истекшие права должны сопровождать временные водительские права, чтобы они были действительными.
№ A Форма I-94, Запись о прибытии / отбытии с отметкой «условно-досрочное освобождение» не является доказательством разрешения на работу и, следовательно, не является приемлемым документом Списка C. Прежде чем условно освобожденные смогут работать, они должны подать заявление о разрешении на работу. Если мы утвердим их заявку, мы выдадим документ о разрешении на работу, который является приемлемым документом списка А.
Примечание. Иностранный предприниматель, освобожденный условно-досрочно в соответствии с Программой правил международного предпринимательства, имеет право на трудоустройство в связи с условно-досрочным освобождением. Заграничный паспорт условно-досрочно освобожденного предпринимателя и форма I-94 «Запись о прибытии / отъезде» с тем же именем, что и паспорт, и неистекшее подтверждение условно-досрочного освобождения предпринимателя (PE-1) принимаются в качестве документа Списка А.
Да. Подпись на карте не требуется, чтобы карта была действительной. Вы можете принять неподписанную карточку социального обеспечения, если она имеет разумные основания полагать, что она подлинная и относится к лицу, предъявившему ее.
Работодатель должен приложить примечание к форме I-9 работника с объяснением несоответствия. Убедитесь, что записка подписана и датирована.
Работодатель не имеет права исправлять ошибки или упущения в Разделе 1. Если работодатель обнаруживает ошибку или упущение в Разделе 1 формы I-9 сотрудника, работодатель должен попросить сотрудника исправить ошибку. Лучший способ исправить ошибку — вызвать сотрудника:
Подчеркните неверную информацию;
Введите правильную или опущенную информацию; и
Начальная и дата исправления или пропущенная информация.
Сотрудники, которым требуется помощь для исправления или ввода пропущенной информации в Разделе 1, могут получить помощь составителя и / или переводчика для исправления или ввода пропущенной информации. Составителю или переводчику следует:
Внесите исправление или отметьте пропущенную информацию, или помогите сотруднику внести исправление или отметьте пропущенную информацию. Сотрудник, составитель или переводчик должен провести черту через неверную информацию и ввести правильную информацию или отметить пропущенную информацию;
Попросите сотрудника инициализировать и указать дату исправления или пропущенной информации, если это возможно; и
Инициал и дата исправления или пропущенная информация рядом с инициалами сотрудника.
Если составитель и / или переводчик, который помог с исправлением или отметил пропущенную информацию, заполнил блок сертификации составителя и / или переводчика, когда сотрудник первоначально заполнил форму I-9, он или она не должны заполнять блок сертификации снова. Если составитель и / или переводчик ранее не заполняли блок сертификации составителя и / или переводчика, он должен:
Заполните блок сертификации; или
Если блок сертификации был ранее заполнен другим составителем и / или переводчиком:
o Проведите черту через предыдущую информацию о подготовителе и / или переводчике; и
o Введите информацию о новом составителе и / или переводчике (и укажите «для исправлений»).
Если работник больше не работает на работодателя, работодатель должен приложить к существующей форме подписанное и датированное заявление с указанием ошибки или упущения и объяснением, почему исправления не могут быть сделаны (например, потому что работник больше не работает на работодателя. ).
Работодатель может исправлять только ошибки, допущенные в Разделе 2 или Разделе 3 Формы I-9. Лучше всего исправить форму по номеру:
Подчеркните неверную информацию;
Введите правильную или опущенную информацию; и
Начальная и дата исправления или пропущенная информация.
Работодатель не должен скрывать какие-либо изменения, внесенные в Форму I-9, например, стирая текст или используя корректирующую жидкость, а также работодатель не должен задним числом датировать Форму I-9. Работодатель, допустивший несколько ошибок в разделах 2 или 3 формы, может переделать разделы, содержащие ошибки, в новой форме I-9 и приложить их к ранее заполненной форме. Работодатель должен приложить объяснение изменений, внесенных в существующую форму I-9, или причины, по которой была заполнена новая форма I-9, а также подписать и поставить дату на объяснении.
Если форма I-9 никогда не заполнялась или отсутствует, текущая версия формы I-9 должна быть заполнена как можно скорее. Работодатели не должны заполнять форму задним числом, но должны четко указывать фактическую дату начала приема на работу в части сертификации Раздела 2. Работодатели должны приложить подписанное и датированное объяснение предпринятых корректирующих действий.
Работодатели, которые заполняют и хранят форму I-9 только в бумажном формате, должны сохранять форму I-9 с оригинальными собственноручными подписями.Работодатели должны хранить Формы I-9 в течение трех лет после даты найма или одного года после даты увольнения сотрудника, в зависимости от того, что наступит позже. Фотокопии или отправленные по факсу копии заполненной формы I-9 не подходят для выполнения этого требования к хранению.
Работодатели могут сканировать и загружать оригиналы подписанных форм, чтобы сохранить их в электронном виде. После того, как эти формы I-9 будут надежно сохранены в электронном формате, исходные бумажные формы I-9 могут быть уничтожены.
Работодатели, желающие внедрить электронную форму I-9 с функцией электронной подписи, могут воссоздать форму I-9, которая включает такую функцию, при условии, что полученная форма будет разборчивой; нет изменений в имени, содержании или последовательности элементов данных и инструкций; не добавляются дополнительные элементы данных или язык; и стандарты, указанные в 8 CFR 274a.2 (e) — (i), в зависимости от обстоятельств, соблюдены. Система, используемая для создания и хранения электронной формы I-9, также должна соответствовать правилам, указанным в 8 CFR 274a.2 (e) — (i). См. Страницы 28-29 Справочника для работодателей (M-274) (PDF): Инструкции по заполнению формы I-9 для получения дополнительной информации.
Работодатели должны использовать только самую последнюю версию формы I-9. Независимо от того, заполняет ли сотрудник Раздел 1 Формы I-9 в более старой версии Формы I-9, работодатель должен заполнить Раздел 2 той же версии формы, даже если это происходит в день начала использования формы или после него. новая форма I-9.
,sugarcrm — Получить список всех документов по счету
Переполнение стека- Товары
- Клиенты
- Случаи использования
- Переполнение стека Публичные вопросы и ответы
- Команды Частные вопросы и ответы для вашей команды
- предприятие Частные вопросы и ответы для вашего предприятия
- работы Программирование и связанные с ним технические возможности карьерного роста
- Талант Нанимать технический талант
- реклама Связаться с разработчиками по всему миру
Набор документов — это группа связанных документов, которыми можно управлять как единым целым. Вы можете создать набор документов за один шаг, а затем определить его характеристики и метаданные.
Что такое комплект документов?
Для многих типов проектов люди часто создают целый набор связанных документов. В некоторых случаях этот набор документов может быть результатом проекта или «конечным результатом.Например, компания, оказывающая профессиональные услуги, может создать стандартную «презентационную книгу», когда ответит на запрос предложения от возможного клиента. Книга презентаций всегда может содержать эти части, каждая из которых настраивается в соответствии с конкретными требованиями конкретного проекта:
Знакомство с сервисной компанией
A Анализ сильных и слабых сторон, возможностей и угроз (SWOT)
Бизнес-план
Анализ сопоставимой компании
В других случаях этот набор документов может представлять только различные типы информации, которые поддерживают более крупный проект и приводят к созданию или доставке чего-то еще.Например, производственная компания может выпускать стандартный набор документов, связанных с проектированием, тестированием и изготовлением каждого продукта, который она производит.
Эти документы могут создаваться одновременно или поэтапно. Документы могут быть созданы или просмотрены одним человеком или многими людьми. Все документы могут быть одного формата (например, документы Word). Кроме того, они могут включать файлы разных форматов (например, документы Word, записные книжки OneNote, презентации PowerPoint, диаграммы Visio, книги Excel и т. Д.).
Наборы документовмогут помочь организациям легче справляться с такими ситуациями. Набор документов объединяет несколько связанных документов в единое представление, где с ними можно работать и управлять ими как единым целым. Когда вы создаете новый набор документов, вы фактически создаете новый тип контента. Тип контента становится доступным во всем семействе сайтов, и вы можете настроить новый тип контента набора документов для каждого отдельного многодокументного рабочего продукта.
Когда тип контента набора документов добавляется в библиотеку, пользователи могут создавать новые экземпляры набора документов так же, как они создают отдельный документ.
Что можно делать с набором документов?
Тип контента «Набор документов» имеет несколько особых функций, которые упрощают создание и управление многодокументными рабочими продуктами. При настройке типа содержимого набора документов вы можете выполнить любое из следующих действий:
Настройка страницы приветствия для набора документов, который содержит всю необходимую пользователю информацию о наборе.Страница приветствия — это страница веб-частей, которую можно настроить для отображения информации о проекте или ресурсов, чтобы помочь членам группы, которые работают над набором документов (например, временная шкала проекта, ссылки на ресурсы и т. Д.). Он также отображает список документов, которые были добавлены в набор.
Укажите содержимое по умолчанию , которое вы хотите автоматически создавать и включать в каждый новый экземпляр набора документов.Вы можете автоматически включать определенные документы, и вы можете контролировать шаблоны, которые используют люди. Вы можете быть уверены, что документы по умолчанию имеют правильные типы содержимого. Например, если в вашей организации есть фирменные шаблоны, которые вы используете для определенных типов коммуникации, вы можете загрузить их при настройке типа контента набора документов.
Укажите разрешенные типы содержимого , которые можно использовать в наборе документов (например, файлы документов, изображения, аудио или видео).
Укажите общие метаданные и столбцы метаданных, которые вы хотите использовать для всех документов в наборе. Документы по умолчанию автоматически снабжаются метаданными при создании набора документов, и вы можете отобразить общие метаданные на странице приветствия.
Назначьте рабочие процессы, которые вы хотите использовать для набора документов.Вы можете использовать стандартные рабочие процессы проверки или утверждения с наборами документов, и весь набор документов будет проходить через этапы рабочего процесса, как если бы это был один файл. Кроме того, ваша организация может разрабатывать собственные рабочие процессы для наборов документов.
Отправить документ Наборы в Content Organizer для маршрутизации в целевую папку, сайт или библиотеку.
После добавления типа контента «Набор документов» в библиотеку пользователи сайта могут использовать знакомые функции управления документами и специальные функции набора документов.
Авторы набора документов могут выполнять любую из следующих задач:
Быстро и легко создавайте новые многодокументные рабочие продукты с помощью команды Новый документ в библиотеке документов.
Сделайте снимок истории версий текущих свойств и документов в наборе документов.
Запустите рабочие процессы для всего набора документов или отдельных элементов в наборе документов, чтобы управлять общими задачами, такими как проверка и утверждение.
Отправить ссылку на Комплект документов по электронной почте.
Используйте команду «Отправить на », чтобы переместить или скопировать набор документов в другое место (место назначения должно быть настроено в центре администрирования).
Управлять разрешениями для набора документов.
См. Также
Создание и настройка нового типа содержимого набора документов
Создание наборов документов и управление ими
Настройка страницы приветствия для набора документов
,