Документы для работодателя: Какие документы нужны для трудоустройства?

Какие документы нужны для трудоустройства?

Какие документы имеет право требовать работодатель при трудоустройстве? Полный список — в статье Superjob!

Паспорт

В первую очередь нужен общегражданский паспорт. В случае его отсутствия необходим другой документ, удостоверяющий личность. Обратите внимание, что по закону не любой документ является документом, удостоверяющим личность. Так, если говорить о «стандартной» ситуации, документом, удостоверяющим личность, может быть или паспорт гражданина РФ, или, в случае его отсутствия, удостоверение личности гражданина РФ на срок оформления паспорта гражданина РФ (форма такого удостоверения установлена Приказом МВД России от 16.11.2020 N 773).

Для иностранных граждан такими документами являются:
— Паспорт иностранного гражданина или иной документ, установленный федеральным законом или признаваемый в соответствии с международным договором РФ в качестве документа, удостоверяющего личность иностранного гражданина.
— Документ, удостоверяющий личность на период рассмотрения заявления о признании гражданином РФ или о приеме в гражданство РФ.
— Удостоверение беженца (соответственно для беженцев).
— Иные документы, в зависимости от статуса иностранного гражданина.

Регистрация по месту пребывания

Согласно Трудовому кодексу работодатель не вправе отказывать в трудоустройстве гражданину, не имеющему регистрации, за исключением иностранных граждан. На практике компании редко принимают на работу персонал без регистрации, особенно если должность предполагает материальную ответственность. Советуем решить этот вопрос заранее: выяснение отношений на стадии оформления на работу — не лучший способ сделать карьеру.

Трудовая книжка

Официальное трудоустройство подразумевает наличие у сотрудника трудовой книжки (в соответствии со ст. 66 ТК РФ трудовая книжка должна быть у каждого сотрудника, проработавшего в организации более 5 дней, если это место работы для него основное).

Исключение составляет случай, когда по прежнему месту работы вы отказались от продолжения ведения трудовой книжки на бумажном носителе или устраиваетесь на работу впервые (после 1 января 2021 года).

В случае, если по прежнему месту работы вы подавали заявление об отказе ведения трудовой книжки на бумажном носителе (т.е. перешли на так называемую «электронную трудовую книжку»), для трудоустройства к новому работодателю вы должны предоставить сведения о трудовой деятельности. Эти сведения, заверенные надлежащим образом, предыдущий работодатель должен выдать вам при увольнении на бумажном носителе или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя).

Также эти данные можно получить:
• В многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг — на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом.
• В Пенсионном фонде Российской Федерации — на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.
• На едином портале государственных и муниципальных услуг — в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.

Если вы устраиваетесь на работу впервые после 1 января 2021 года, бумажная трудовая книжка не заполняется (ведется только электронная трудовая книжка).

Помните, что работодатель не имеет права требовать у вас трудовую книжку, если в организацию вы устраиваетесь по совместительству.

ИНН и пенсионное свидетельство

Действующее законодательство не обязывает гражданина, не являющегося индивидуальным предпринимателем, получать индивидуальный номер налогоплательщика. Соответственно, требовать наличия ИНН работодатель не вправе. Но если вас все же просят предъявить такой документ, его можно быстро оформить в налоговой инспекции по месту жительства.

Также при приеме на работу необходимо предоставить документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета. Это может быть карточка СНИЛС, выданная до 01. 04.2019, либо уведомление о регистрации в данной системе в виде электронного документа или на бумажном носителе по форме, утвержденной Постановлением Правления ПФР от 13.06.2019 N 335п.

Если вы устраиваетесь на работу впервые, сведения для регистрации вас в системе индивидуального (персонифицированного) учета в территориальный орган ПФР подает работодатель.

Документы воинского учета

Документы воинского учета являются обязательными к предъявлению для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу (в нашей стране это мужчины в возрасте от 18 до 27 лет). Для призывников это удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу. Граждане, пребывающие в запасе, должны предъявить военный билет или временное удостоверение, выданное взамен военного билета.

Дипломы и свидетельства

Документы об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний нужны при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки. В случаях, когда вы устраиваетесь на работу не по специальности, в таких документах нет необходимости.

Медицинская книжка

Медицинская книжка нужна только работникам определенных сфер деятельности — торговли, образования, медицины, общепита. Оформляется этот документ центрами государственного санитарно-эпидемиологического надзора. Помните, что если вы претендуете на работу в торговле, детских учреждениях и т.п., то отсутствие медкнижки будет причиной для отказа в оформлении на работу.

Дополнительные документы

С учетом специфики работы в отдельных случаях Трудовым кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов (к примеру, справки об отсутствии судимости, справки об отсутствии факта привлечения к административной ответственности за потребление наркотических средств, медицинских заключений об отсутствии противопоказаний к работе и другие документы).

Перечень всех необходимых для заключения трудового договора документов закреплен в Трудовом кодексе (статья 65), а также (для отдельных случаев), в иных федеральных законах, указах Президента РФ и в постановлениях правительства. Требовать какие-либо другие документы, не входящие в этот список, работодатель не вправе.

Удачного трудоустройства!

Наша рубрика с материалами экспертов по кадровому делопроизводству пополняется еженедельно. Чтобы не пропустить самое важное, подпишитесь на наш Телеграм-канал.

Какие документы должна предоставить работодателю для назначения единовременного пособия при рождении ребенка мать, учитывая, что брак между родителями ребенка расторгнут? — ГУ

Порядок назначения и выплаты единовременного пособия при рождении ребенка установлен Федеральным законом от 19.05.1995г. № 81-ФЗ «О государственных пособиях гражданам, имеющим детей» (далее – Закон № 81-ФЗ), Порядком и условиями назначения и выплаты государственных пособий гражданам, имеющим детей, утвержденными приказом Минздравсоцразвития РФ от 23. 12.2009 г. № 1012н (далее — Порядок № 1012н).

Согласно ст. 11 Закона № 81-ФЗ право на единовременное пособие при рождении ребенка имеет один из родителей либо лицо, его заменяющее.

В соответствии с абз.4 п. 27 Порядка №1012н если брак между родителями ребенка расторгнут, единовременное пособие при рождении ребенка назначается и выплачивается по месту работы (службы) родителя, с которым ребенок совместно проживает или органом социальной защиты населения по месту жительства (месту пребывания, месту фактического проживания) родителя, с которым ребенок совместно проживает, в случае если родитель не работает (не служит).

Для назначения единовременного пособия при рождении ребенка работодателю представляются документы, поименованные в п. 28 Порядка №1012н, в частности:

— заявление о назначении пособия;

— справка о рождении ребенка, выданная органами ЗАГСа;

— справка с места работы (службы, органа социальной защиты населения в случае, если другой родитель не работает) другого родителя о том, что пособие не назначалось. Справка не представляется лицами, указанными в абзаце четвертом пункта 27 Порядка № 1012н;

— свидетельство о расторжении брака, — в случае, если брак между родителями расторгнут.

Таким образом, матери, брак которой с отцом ребенка расторгнут, для назначения единовременного пособия при рождении ребенка необходимо представить работодателю следующие документы:

— заявление о назначении пособия;

— справку о рождении ребенка, выданную органами ЗАГСа;

— свидетельство о расторжении брака.

 

Необходимые документы для работы в Германии, трудовой договор, трудовая книжка

В данной статье предоставлена информация о том, какие документы или данные требуются от человека при устройстве на работу в Германии, а также информация о содержании трудового договора. Сведения о том, как оформить резюме и другие документы для поиска работы в Германии, содержится на отдельной странице сайта. О том, какие документы нужны для получения визы и разрешения на работу в Германии для граждан России, Казахстана и других русскоязычных стран, можно узнать на отдельной странице нашего сайта.

§ Перечень документов и данных о человеке, необходимых для устройства на работу в Германии

При устройстве на работу в Германии, новый сотрудник должен предоставить следующие документы и сведения о себе:

Указанные в списке документы, за исключением справок, не остаются у работодателя, они нужны для проверки и получения точной информации. Обычно работодатель делает себе копии данных документов и отдает их новому работнику назад.

Разрешение на пребывание и работу в Германии (Aufenthaltserlaubnis & Arbeitsgenehmigung)

При приеме на работу иностранца, предприятие в Германии должно убедиться, что данный человек имеет право вести трудовую деятельность в Германии. Поэтому, если у нового работника нет гражданства Германии, ему нужно предъявить разрешение на работу. Подробнее о том, кому и как нужно получить разрешение на работу в Германии читайте на отдельной странице нашего сайта.

Карточка социального страхования (Sozialversicherungsausweis)

Важнейший документ в Германии, который требуется при официальном устройстве на работу — это карточка социального страхования, он не менее важен в Германии, чем паспорт. Этот документ выдается Пенсионным фондом Германии, в нем содержится страховой номер человека в системе государственного пенсионного страхования. Этот номер используется для отчисления сборов в пенсионное страхование с зарплаты работника.

Если новый работник еще не имеет карточки социального страхования, работодатель обычно сам запрашивает для него данный документ или это можно сделать самому, обратившись в свою медицинскую страховку.

Идентификационный номер налогоплательщика (Steueridentifikationsnummer)

Чтобы работодатель мог отчислять за работника подоходный налог в налоговую инспекцию, работник должен сообщить ему свой идентификационный номер налогоплательщика и дату рождения. Тогда работодатель уведомит налоговую инспекцию о получении работником заработной платы и сумме удержанного и оплаченного налога.

Данный номер можно узнать из справки об оплате подоходного налога (Lohnsteuerbescheinigung), которая выдается работнику при увольнении, а также в письмах и решениях, полученных ранее от налоговой инспекции.

Данный номер сообщается человеку первый раз по почте после его первой прописки в паспортном столе в Германии. Данный номер можно запросить в налоговой инспекции по месту прописки. Контактные данные налоговой инспекции по месту прописки можно узнать на сайте Федеральной налоговой службы на странице поиска налоговой инспекции, указав свой города или почтовый индекс.

Карточка медицинского страхования (Versichertenkarte или Mitgliedsbescheinigung)

В качестве подтверждения наличия медицинского страхования, а также для получения информации, какой медицинской страховой компании нужно перечислять страховые взносы с заработной платы работника, работодатель может потребовать справку о принадлежности к страховой компании (Mitgliedsbescheinigung, Bestätigung der Mitgliedschaft). Эту справку можно запросить в своей медицинской страховке, в некоторых страховках это можно сделать и через Интернет. Однако не всегда работодатель требует предоставление такой справки, часто достаточно просто предъявить свою карточку медицинского страхования.

Справка об отпуске с прежнего места работы (Urlaubsbescheinigung)

При смене рабочего места, прежний работодатель должен предоставить работнику справку об использованном отпуске в текущем году. Данная справка используется новым работодателем для определения, сколько отпускных дней должно быть предоставлено работнику в текущем году. Однако лишь не многие работодатели требуют такую справку от нового работника.

Другие документы (по потребности)

Кроме того, в некоторых случаях работнику может потребоваться предоставить еще и другие документы, если это требуется по законодательству или при необходимости в особых случаях. Далее следует перечень таких документов:

Schwerbehindertennachweis	подтверждение инвалидности, для инвалидов
Gesundheitsbescheinigung	справка о состоянии здоровья, для молодежи при первом устройстве на работу
Gesundheitscheck	свидетельство о проверке здоровья, в некоторых профессиях: в медицине, при работе с продуктами и др.
Kindergeldbescheinigung	справка о получении пособия на ребенка, только для государственных служащих
Unterlagen für vermögenswirksame Leistungen(VL)	документы о накопительных платежах, например, если открыт счет LBS-Bausparkonto
Различные сертификаты и разрешения	при выполнении работ, для которых требуется данное разрешение

§ Трудовая книжка в Германии

Пожалуйста, обратите внимание, что в Германии нет такого понятия как трудовая книжка. Данным документом пользуются в других странах, например, в России, но в Германии такой документ не используется, поэтому предъявлять его при устройстве на работу не нужно. Трудовая книжка с записями из другой страны может быть полезна при поиске работы, так как подтверждает квалификацию и опыт работы соискателя, но она не требуется для официального устройства на работу. В Германии при увольнении с работы человеку выдается Рекомендация с места работы, которая служит подтверждением опыта работы, но она нужна только при поиске работы.

В Германии не ведутся трудовые книжки для работающих по найму, вместо этого используются рекомендации с места работы.

§ Трудовой договор в Германии: содержание, основные пункты

Трудовой договор в Германии обычно заключается в письменной форме, хотя это и не является абсолютно необходимым. Трудовой договор может быть составлен не обязательно на немецком языке, хотя в случае судебного разбирательства, будет необходим перевод на немецкий язык.

Далее следуют основные пункты трудового договора в Германии, на которые обязательно следует обратить внимание перед его подписанием. Конечно не все они могут быть внесены в договор, также могут быть и другие важные пункты, в зависимости от вида трудовой деятельности или сферы деятельности.

• Описание трудовой деятельности,
• место работы,
• дата начала работы, а в случае срочного контракта, и срок действия,
• ежедневное и еженедельное время работы,
• длительность испытательного срока,
• размер заработной платы, брутто,
• возмещение за сверхурочную работу,
• количество дней оплачиваемого отпуска в году,
• срок расторжения договора, условия увольнения,
• сообщение о неразглашении тайны,
• возможности работы по совместительству,
• неустойки, штрафы и премии.

Дополнительно к трудовому договору с работником могут быть подписаны соглашения о неразглашении данных, о работе с персональными данными и т.д. Также ему могут быть предоставлены для ознакомления другие документы, действующие на предприятии.

Для примера можно просмотреть образец трудового договора на немецком языке, от IHK Frankfurt am Main, в формате DOC — MS Word.

Какие документы вправе требовать работодатель при приёме на работу на основании положений ст. 65 ТК РФ

При приёме на работу по трудовому договору от поступающего лица будущий работодатель может потребовать только документы, которые перечислены в ст. 65 ТК РФ.

Однако приведённый в ней список не является исчерпывающим, или является исчерпывающим только в общем случае, поскольку допускается, что другие федеральные законы могут установить для отдельных должностей иные требования. Возможно и возникновение уникальных ситуаций, которые потребуют соответствующего подхода к процедуре трудоустройства.

Особенности применения положений ст. 65 ТК РФ

Чаще всего другие документы, не упомянутые в перечне рассматриваемой статьи, работодателю сами по себе не нужны. Работодатель может решать какие-то свои проблемы, стремиться избежать ответственности при возможном неблаговидном развитии событий. Поэтому и от соискателей тех или иных должностей могут потребовать совершить что-то, что не предусмотрено законодательством.

К примеру, подписать согласие на то, что работодатель оставляет за собой право собирать о кандидатах на определённые должности любые сведения в законном порядке. Обычно вслед за этим следуют запросы в ПНД и наркологическую службу, к которой прикреплён кандидат на должность в силу своей регистрации по месту проживания.

Примерно такая схема принята в больших городах в случае, если люди устраиваются на должности, связанные с работой с людьми — продавцами, курьерами или официантами. Подобный порядок установлен и в большинстве специализированных агентств по подбору персонала.

В основном работодателей или специализированные кадровые агентства интересует — не стоит ли человек «на учёте» у психиатра или нарколога. Не важно, как именно называется этот «учёт» в официальных медицинских документах. Пусть теперь это носит название «динамическое наблюдение». Если человек находится под таковым, то теоретически он входит в группу риска, а риск в наше время работодателям не нужен.

Невозможно сказать однозначно о том, нарушают такие действия работодателей закон или нет. С одной стороны сомнительно всё, включая деятельность медицинских заведений, которые соглашаются предоставлять данные о тех, кто числится у них в списках наблюдаемых лиц, а с другой — работодателей понять тоже можно. Ведь принимая кого-то на работу они берут на себя определённую долю ответственности за его будущие поступки.

Разумеется, врачи однозначно не имеют право передавать данные о состоянии здоровья, но могут давать заключения о том, годен ли человек к труду или нет. В данном же случае они дают данные о тех, кто не годен, в том случае, если это им известно, но опираются только на сам факт наличия диагноза. Ответ на вопрос о нарушении закона в каком-то конкретном случае может дать только суд, поскольку нужно взвесить все обстоятельства. Но для этого нужно, чтобы кто-то подал исковое заявление…

Все ситуации, когда работодатели просят предоставить им какие-то документы, которых нет в списке ст. 65 ТК РФ, можно разделить на нарушающие права устраивающихся на работу лиц и не нарушающие. К примеру, работодатель может открыть вакансию на замещение должности сертифицированного инженера и принимать на работу только тех, кто обладает соответствующими сертификатами.

В таком случае срабатывает правило пункта ст. 65 ТК РФ о том, что работодатель вправе требовать документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки. Не важно, что сам сертификат не упомянут в статье. Имеется в виду, что работодатель может требовать подтверждение квалификации будущего работника.

Нет ничего незаконного и в том, что работодатель предлагает подписать согласие на обработку персональных данных и передачу их третьим лицам. Хотя бы по той причине, что отчёты с фамилиями сотрудников могут подаваться в самые разные государственные органы, включая региональные центры занятости.

Работодателей обязывают это делать, а в соответствии с ФЗ № 152 они должны взять у работников разрешение на хранение и обработку данных, а так же на передачу третьим лицам, которая происходит в определенных случаях. Но это не означает, что работодатель может собирать любые данные.

К примеру, вопросы о членах семьи и имущественном статусе, наличии кредитов и банковских счетов, а так же все сведения о религиозных и политических воззрениях, не могут иметь отношения к исполнению работником его обязанностей.

Мнение же некоторых юристов о том, что работодатель обязан ограничить себя только запросом документов, прямо указанных в рассматриваемой статье, и больше не может ничего не соответствуют правоприменению статьи. Она просто не имеет отношения к тестированию и другим требованиям, которые устанавливают многие работодатели.

Возможности трудоустройства недееспособных и судебная практика по ст. 65 ТК РФ

Ещё одним доказательством того, что перечень ст. 65 ТК РФ не является исчерпывающим даёт трудоустройство тех же психиатрических больных. С юридической точки зрения они чаще всего являются недееспособными лицами. Поэтому и все гражданские договоры, которые они подписывают, юридической силы не имеют.

Однако из этого нельзя делать поспешные выводы о том, что каждый психиатрический больной, признанный судом недееспособным, не может быть трудоустроен по трудовому договору. Существуют отдельные государственные программы по трудовой реабилитации лиц с психиатрическими диагнозами.

Если врачебная комиссия признаёт больного годным к труду определённого характера и нуждающимся в помощи в плане трудоустройства, то подписанный им, или от его имени его опекуном, трудовой договор приобретает юридическую силу.

В таком случае работодатель вправе запрашивать у лица, проходящего процедуру трудоустройства, дополнительные документы в виде решения врачебной комиссии о том, что гражданин нуждается в помощи в виде трудоустройства по специальной программе. Но даже это не даёт ему право на запрос общих документов о состоянии здоровья.

Это подтверждается определением СК по административным делам ВС РФ, которое было вынесено 23.04.2010 года по делу № 13-В10-2. Высший суд отменил решение районного и областного суда. Они признали трудовой договор, подписанный недееспособным, ничтожным, руководствуясь при этом положениями ст. 171 ГК РФ.

В ВС РФ сочли, что эти положения относятся только к гражданским сделкам, а трудовой договор, подписанный недееспособным, который трудоустроен в рамках реализации специальных программ, к этому отношения не имеет.

6 юридических документов, которые должен иметь каждый работодатель

Когда вы нанимаете сотрудника, вы обязуетесь соблюдать все законы штата и федеральные законы о занятости. Это включает в себя наличие правильного вида страхования, такого как страхование компенсации работникам, и обеспечение соблюдения требований к заработной плате и часам. Наем вашего первого сотрудника может быть непростым делом, но понимание всех применимых законов о найме — отличное место для начала.

Практически все правила найма требуют оформления документов.Поэтому при приеме на работу новых сотрудников у вас должны быть определенные документы. Каждый бизнес индивидуален, но каждый работодатель должен учитывать эти шесть юридических документов.

---

Получите цифровые подписи с RocketSign®

Работайте без бумаги, сохраняйте деревья и подписывайтесь онлайн за секунды на любом устройстве.

---

1. Заявление о приеме на работу

Заявление о приеме на работу многое расскажет о вашем соискателе. Даже если в конечном итоге вы не нанимаете соискателя после того, как он заполнил заявку, рекомендуется сохранить его в досье на случай, если вам понадобится снова с ним связаться.Приложение предоставляет жизненно важную справочную информацию о нанимаемых вами сотрудниках, в том числе их стаж работы и соответствующие навыки. Это также первая часть досье каждого сотрудника, которую вы должны сохранить.

2. Трудовой договор

Подавляющее большинство сотрудников в США не имеют трудовых договоров. Однако при наличии контракта рекомендуется хранить его подписанную копию в личном деле сотрудника. Возможно, вам придется ссылаться на него на разных этапах их работы.

Со временем, возможно, будет хорошей идеей пересмотреть трудовой договор. Возможно, вам потребуется внести изменения или дополнения в контракт, чтобы он точно отражал текущее состояние трудовых отношений. Изменения можно обсудить с сотрудником, а новое соглашение с поправками подписать и отправить в архив.

3. Соглашение с независимым подрядчиком

Независимые подрядчики не считаются сотрудниками с юридической точки зрения и не пользуются такой же защитой, как сотрудники.Однако, если у вас есть должным образом классифицированных рабочих таким образом, было бы очень хорошей идеей заключить соглашение с независимым подрядчиком, определяющее отношения. Как и в случае трудового договора, вы можете захотеть хранить подписанную копию этого документа в той же папке, что и другие документы, относящиеся к этому человеку.

4. Справочник сотрудника

Многие работодатели, особенно малые предприятия и те, кто только начинает свою деятельность, совершают ошибку, не создавая Справочник сотрудника.Этот документ важен для подробного описания политик и процедур вашей компании, но он не требуется по закону. Справочник сотрудника проинформирует ваших сотрудников о вашей политике, включая их права на рабочем месте, и поможет предотвратить споры и другие проблемы в будущем.

5. Соглашение о неразглашении информации

Если ваш сотрудник будет иметь доступ к информации о частных клиентах или деловой практике, которые вы не хотите передавать своим конкурентам, вам следует использовать Соглашение о неразглашении.Этот тип соглашения требует, чтобы сотрудник сохранял конфиденциальность частной информации, подробно описывая, как следует обрабатывать определенные типы информации. В нем также описаны возможные последствия ненадлежащего раскрытия конфиденциальной информации.

6. Федеральные и государственные удостоверения личности и налоговые формы

Помимо этих бизнес-форм, вы также можете попросить ваших новых сотрудников заполнить определенные государственные формы. В частности, им может потребоваться заполнить информацию для удержания налогов и подтвердить свое разрешение на работу в Соединенных Штатах.

Форма W-4 определяет, как работник хочет, чтобы к нему относились при подоходном налоге, чтобы вы как работодатель удерживали правильную сумму налогов. Форма I-9 содержит информацию, которую сотрудник предоставил вам, чтобы вы могли подтвердить, что он или она имеет право работать в Соединенных Штатах.

Начните работу над формами и контрактами для вашего бизнеса, посетив нашу страницу «Трудовые и кадровые контракты и документы». Мы можем помочь вам создать отличные формы, которые вы сможете использовать для найма своих первых сотрудников.Вы также можете спросить юриста, если у вас есть юридический вопрос о ваших трудовых договорах или документах.

Эта статья содержит общую юридическую информацию и не содержит юридических консультаций. Rocket Lawyer не является юридической фирмой и не заменяет адвоката или юридическую фирму. Закон сложен и часто меняется. Для получения юридической консультации: , обратитесь к юристу .

Что вам нужно для работы в США?

Введение в рабочие документы

При приеме на работу нового сотрудника работодатели должны обработать несколько документов и сохранить их.Вот рабочие документы, которые вам необходимо получить от новых сотрудников:

• Удостоверение личности
• I-9 форма
• W-4 форма
• Прямой депозит

Связано: Как нанять первого сотрудника

Подтверждение личности

В США сотрудники должны подтвердить свою личность и подтвердить, что они имеют законное право работать в округе.Они могут сделать это, предъявив своему работодателю определенные документы. Эти документы разделены на три списка: Список A, Список B и Список C.

Если у сотрудников есть один документ из Списка А, это достаточное подтверждение личности и разрешения на работу. В противном случае сотрудники должны предоставить два документа: один из списка B и один из списка C. Обратите внимание, что сотрудники должны представлять вам оригиналы документов, а не копии. Убедитесь, что все документы актуальны и актуальны.

Вот документы, которые входят в каждый список:

Список A: Эти документы подтверждают как личность, так и право на трудоустройство

• Не просроченный U.С. паспорт
• Заграничный паспорт, срок действия которого истек (со штампом И-551)
• Просроченное разрешение на трудоустройство
• Квитанция о регистрации иностранца или карта постоянного жителя
• Документ о разрешении на работу, срок действия которого истек, с фотографией (выдан USCIS)
• Заграничный паспорт, срок действия которого истек (с формой I-94, содержащей подтверждение неиммиграционного статуса)

Список B: Эти документы удостоверяют личность

• Действительный U.S. или канадские водительские права или удостоверение личности с фотографией или описанием личных характеристик
• Удостоверение личности, выданное местными, государственными или федеральными агентствами, с фотографией на нем
• Регистрационная карточка избирателя
• Военный билет США или запись о призыве
• Удостоверение военнослужащего
• Карта морского торговца береговой охраны США
• Племенной документ коренных американцев
• Школьный билет с фотографией (сотрудники до 18 лет)
• Карта больницы, поликлиники или врача (сотрудники до 18 лет)
• Запись в детский сад или детский сад (сотрудники до 18 лет)

Список C: Эти документы подтверждают право на трудоустройство

• Карточка социального страхования
• U.S. или свидетельство о рождении за границей
• Племенной документ коренных американцев
• Удостоверение гражданина США
• Удостоверение гражданина-резидента
• Документ о разрешении на работу, срок действия которого истек (выдано DHS)

И-9 форма

Наряду с подтверждением документов, удостоверяющих личность, сотрудники должны заполнить форму I-9, чтобы подтвердить свое право на трудоустройство.После того, как сотрудник подаст форму I-9, вы должны хранить ее отдельно от других документов сотрудника.

Возможно, вашей компании потребуется использовать E-Verify, систему, которая используется для сравнения информации в форме I-9 с федеральными базами данных для обеспечения точности.

W-4 форма

Сотрудники должны заполнить форму W-4, чтобы указать вашему бизнесу свою налоговую ситуацию. Эта форма сообщает вашей компании, какую сумму налога следует удержать из зарплаты сотрудника.Обязательно используйте самую последнюю версию этой формы для новых сотрудников и предложите существующим сотрудникам возможность обновить свою предыдущую версию W-4 до самой последней версии.

Прямой депозит

Если ваша компания предоставляет прямой депозит, важно, чтобы новые сотрудники предоставили свои банковские реквизиты вскоре после начала работы, чтобы они могли получить оплату в следующем периоде оплаты.

Советы по трудовым документам

Когда новый сотрудник начинает работать, вы как его работодатель обязаны проинформировать его обо всех документах, которые ему нужно будет заполнить.Чтобы обеспечить бесперебойный процесс адаптации сотрудника, следуйте этим советам:

• Храните записи в безопасности: Существуют законы, которые требуют от работодателей хранить документы сотрудника в течение определенного времени. Ознакомьтесь с этими законами. Точно так же работа работодателя состоит в том, чтобы хранить записи в безопасности и надлежащим образом. Сотрудники доверяют вам конфиденциальность их личных данных.
• Предоставьте ресурсы для сотрудников: Большинство людей не являются налоговыми экспертами, поэтому предоставьте сотрудникам ресурсы для правильного заполнения их форм.Сотрудники начального уровня особенно оценят это руководство, поскольку у них, возможно, не было опыта в этом раньше.
• Соблюдайте крайние сроки: Многие из этих форм имеют крайние сроки. Обязательно заберите их у сотрудников в первый день работы.

Связано: Объявление о новом сотруднике

Рабочие документы FAQs

Работодатель должен помнить о многих аспектах процесса адаптации.Вот пара часто задаваемых вопросов о рабочих документах:

Какие еще важные документы нужно получить от сотрудников?

После того, как вы соберете все свои налоговые декларации и формы подтверждения занятости, вам также могут потребоваться дополнительные формы. Сюда могут входить:

• Оформление пособий: Сотрудникам необходимо будет заполнить документы для получения таких пособий, как пенсионный план вашей компании, страхование здоровья и жизни и страхование по инвалидности.
• Соглашения о согласии на тестирование на наркотики: Если на вашем рабочем месте требуются тесты на наркотики и / или алкоголь, вам необходимо, чтобы сотрудники заполнили форму согласия перед проведением тестов.
• Контактная информация для экстренных случаев: В случае возникновения чрезвычайной ситуации поощряйте сотрудников предоставлять контакты для экстренных случаев, краткую историю болезни и информацию о любых пищевых аллергиях или непереносимости.
• Форма целей сотрудника: Начните свободное время сотрудника в вашей компании, изучив его цели.Используйте рабочий лист, который помогает им создавать SMART (конкретные, измеримые, достижимые, актуальные, привязанные к срокам) цели. Вы также можете попросить их менеджера или начальника регулярно проверять их, чтобы убедиться, что они успешно продвигаются к своим целям.
• Справочник сотрудника: Чтобы новый сотрудник полностью понимал ваш справочник сотрудника, потребуйте от него подписать подтверждение получения справочника. Особенно эффективно требовать подписи по всему справочнику, чтобы убедиться, что они прочитали его целиком.
• Трудовой договор: В трудовом договоре укажите информацию о должности сотрудника, включая название должности, обязанности, продолжительность работы, компенсацию, льготы по условиям найма.
• Соглашения о неразглашении: Если вы работаете с конфиденциальной информацией, попросите сотрудника подписать соглашение о неразглашении, чтобы эта информация оставалась внутри компании.

Какой отдел отвечает за документы сотрудников?

На многих предприятиях отдел кадров заботится о рабочих документах нового сотрудника.Однако в небольших компаниях за сбор и сортировку новых рабочих документов может отвечать руководитель или менеджер.

12.0 Приемлемые документы для подтверждения разрешения на работу и удостоверения личности

В этом разделе представлено множество образцов документов из Списка приемлемых документов формы I-9, которые сотрудник может представить для подтверждения своего разрешения на работу и удостоверения личности. Однако в этом разделе не представлены все варианты конкретного документа, и новые версии документа могут стать доступными после того, как мы опубликуем это руководство.Мы не ожидаем, что вы будете экспертом по документам, но мы ожидаем, что вы примете документы, которые разумно кажутся подлинными и относятся к лицу, их представляющему.

Сотрудник должен представить документ или комбинацию документов из Списка A (который показывает как личность, так и разрешение на работу) или один документ из Списка B (который показывает личность) и один документ из Списка C (который показывает разрешение на работу) или приемлемую квитанцию этих документов в течение трех рабочих дней с даты начала оплачиваемой работы.Сотрудник, предъявляющий квитанцию, должен представить фактический документ по истечении срока действия квитанции или при получении документа, в зависимости от того, что наступит раньше. Не требуйте, чтобы сотрудник, представляющий документ списка A, представлял документы списка B и списка C. Не требуйте, чтобы сотрудник, представляющий документы списка B и списка C, представлял документ списка A.

Вы не можете принять квитанцию, подтверждающую, что сотрудник подал заявку на первоначальное разрешение на работу. Вы также не можете принимать квитанции, если вы работаете менее трех рабочих дней.Список приемлемых квитанций для формы I-9 см. В таблице 1 в разделе 4.3 «Приемлемые квитанции». Примеры разрешительных документов о приеме на работу, выданных Министерством внутренней безопасности (список C # 7), можно найти на сайте uscis.gov/i-9-central.

Некоторые сотрудники (в том числе законные постоянные жители, лица, получившие убежище, и беженцы) могут предоставлять документы с истекшим сроком действия. Возможно, вам потребуется перепроверить разрешение сотрудника на работу, когда истечет срок действия определенных документов Списка А или Списка С.См. Раздел 5.0, Завершение Раздела 3, для получения дополнительной информации о повторной проверке. USCIS включает даты истечения срока действия некоторых документов, выданных лицам с постоянным разрешением на работу. Если документ вашего сотрудника содержит дату истечения срока действия в будущем:

• Это не препятствует разрешению на непрерывную работу;
• Это не означает, что USCIS не предоставит им последующее разрешение на работу; и
• Не учитывайте дату истечения срока действия при определении того, соответствует ли человек требованиям для определенной должности.Если вы это сделаете, вы можете нарушить законы о дискриминации при приеме на работу.

Дополнительную информацию о незаконной дискриминации см. В разделе 10.0 «Незаконная дискриминация и санкции за запрещенные действия».

СПИСОК A: Документы, удостоверяющие личность и разрешение на работу

Срок действия всех документов должен быть не истек.

1. Паспорт США или паспортная карточка США
2. Форма I-551, карта постоянного жителя или карта-квитанция о регистрации иностранца (обычно ее называют грин-картой.) См. Раздел 6.1 «Законные постоянные жители», когда срок действия карты постоянного жителя считается не истекшим после даты истечения срока действия карты.
3. Заграничный паспорт, содержащий временную печать I-551 или временную распечатанную отметку I-551 на машиночитаемой иммиграционной визе (MRIV)
4. Форма I-766, Документ о разрешении на работу (EAD), который содержит фотографию. Однако при определенных обстоятельствах EAD, срок действия которого истек, считается EAD, срок действия которого не истек. Дополнительную информацию см. В разделе 4.4 «Автоматическое продление документов о разрешении на работу при определенных обстоятельствах».
5. Для иностранцев-неиммигрантов, которым разрешено работать на конкретного работодателя в соответствии со статусом, что означает, что они имеют право на работу на основании их неиммиграционного статуса, заграничного паспорта с формой I-94, имеющего то же имя, что и паспорт, и подтверждения их неиммиграционного статуса статус, если период одобрения еще не истек и предлагаемое трудоустройство не противоречит каким-либо ограничениям, указанным в форме
6. Паспорт из Федеративных Штатов Микронезии (FSM) или Республики Маршалловы Острова (RMI) с формой I-94 с указанием неиммиграционного приема в соответствии с Соглашением о свободной ассоциации между США и FSM или RMI

СПИСОК B: Документы, устанавливающие личность

Срок действия всех документов должен быть не истек.

1. Водительское удостоверение или удостоверение личности, выданное штатом или отдаленным владением США, при условии, что оно содержит фотографию или такую ​​информацию, как имя, дату рождения, пол, рост, цвет глаз и адрес
2. ID-карта, выданная федеральными, государственными или местными правительственными учреждениями или организациями, при условии, что она содержит фотографию или такую ​​информацию, как имя, дату рождения, пол, рост, цвет глаз и адрес (этот выбор не включает водительские права или Удостоверение личности, выданное штатом или отдаленным владением Соединенных Штатов, указано в пункте 1 этого списка.)
3. Школьный билет с фотографией
4. Карточка избирателя
5. Военный билет США или призывной билет
6. Удостоверение военнослужащего
7. Карта морского торговца береговой охраны США
8. Племенной документ коренных американцев
9. Водительское удостоверение, выданное государственным органом Канады

Для лиц младше 18 лет, которые не могут предъявить перечисленные выше документы:

10. Школьная успеваемость или табель
11. Справка из поликлиники, врача или больницы
12. Запись в детский сад или детский сад

СПИСОК C: Документы, подтверждающие разрешение на работу

Срок действия всех документов должен быть не истек.

1. Карта с номером счета социального страхования, если карта не содержит одно из следующих ограничений:
   • НЕ ДЕЙСТВИТЕЛЬНО ДЛЯ ЗАНЯТИЯ
   • ДЕЙСТВИТЕЛЬНО ДЛЯ РАБОТЫ ТОЛЬКО С РАЗРЕШЕНИЕМ INS
   • ДЕЙСТВИТЕЛЬНО ДЛЯ РАБОТЫ ТОЛЬКО С РАЗРЕШЕНИЯ DHS
2. Свидетельство о рождении, выданное Государственным департаментом США (формы DS-1350, FS-545, FS-240)
3. Оригинал или заверенная копия свидетельства о рождении, выданного властями штата, округа, муниципалитета или прилегающей территории США с официальной печатью
4. Племенной документ коренных американцев
5. Форма I-197, U.S. Удостоверение гражданина
6. Форма I-179, идентификационная карта для использования гражданином-резидентом в США
7. Разрешение на работу, выданное Министерством внутренней безопасности. Примеры см. На сайте uscis.gov/i-9-central. (Это не включает форму I-766, документ о разрешении на работу, из списка A.)

Экспертиза документов | USCIS

Предоставляет документацию, которая обоснованно кажется подлинной, относится к сотруднику и находится в Списках приемлемых документов	Примите документацию.
Предоставляет документ, который необоснованно не кажется подлинным, не связан с сотрудником или не включен в списки приемлемых документов	Отклоните документ и попросите своего сотрудника предоставить другой документ (ы), который удовлетворяет требованиям формы I-9.	Стандарт — разумность. От вас не ожидается, что вы будете экспертом по документам.
Записывает более одной фамилии в Раздел 1, но представляет документ из Списка допустимых документов, в котором есть только одна из этих фамилий	Спросите своего сотрудника, в чем причина такой разницы в именах.Если документ обоснованно кажется подлинным и относится к конкретному лицу, вы можете принять документ.	Приложите памятку к форме I-9 с объяснением несоответствия.
Представляет документ из Списка допустимых документов, в котором его или ее имя написано несколько иначе, чем имя, которое он написал в Разделе 1	Спросите своего сотрудника о причине разницы в написании. Если он обоснованно кажется подлинным и имеет отношение к конкретному лицу, вы можете принять документ.	Попросите вашего сотрудника использовать свое полное официальное имя в Разделе 1. Попросите его или ее сделать одно из следующего: исправить форму I-9 и подписать изменение; предоставить другой документ с правильным написанием; предоставить вам исправленный документ.
Предоставляет документ, в котором имя, указанное сотрудником в Разделе 1, полностью или существенно отличается от имени в документе	Спросите сотрудника о причине смены имени Если ваш сотрудник утверждает, что имя в Разделе 1 является его или ее официальным именем, и вы уверены, что документ обоснованно имеет отношение к сотруднику, вы можете принять документ.	Приложите памятку к форме I-9 с объяснением несоответствия. Если сотрудник добровольно предоставит доказательство смены имени, вы можете сохранить его копию вместе с памяткой.
Предоставляет документ, который необоснованно кажется подлинным и / или связанным с физическим лицом, или если он или она не может представить другие документы, удовлетворяющие требованиям формы I-9	Вы можете уволиться.

Квитанции | USCIS

Иногда сотрудники представляют «квитанцию» вместо документа Списка A, B или C.Приемлемая квитанция действительна в течение короткого периода времени, поэтому вы можете заполнить Раздел 2 или Раздел 3 (повторная проверка) формы I-9 «Проверка права на трудоустройство». Вы не можете принимать квитанции, если срок работы составляет менее 3 дней.

Принимаются только 3 вида квитанций:

• Квитанция, подтверждающая, что ваш сотрудник подал заявку на замену документа списка A, B или C, который был утерян, украден или поврежден.

Эта квитанция действительна в течение 90 дней с даты приема на работу (то есть первого дня оплачиваемой работы) или, в случае повторной проверки, 90 дней с даты истечения срока разрешения на работу.В течение 90 дней сотрудник должен показать вам заменяющий документ, на который была выдана квитанция. Однако это не всегда возможно из-за задержек с оформлением документов, изменений статуса или других факторов. Если сотрудник не представляет оригинал документа, для которого была выдана ранее предоставленная квитанция, но представляет в течение 90-дневного периода другую внешне действительную и разумно связанную документацию, подтверждающую его или ее личность и / или разрешение на работу, в зависимости от обстоятельств, вы может принять такую ​​документацию.В таких случаях вам следует заполнить новый Раздел 2 и приложить его к исходной Форме I-9. Кроме того, вы должны предоставить пояснительную записку либо в поле «Дополнительная информация» на странице 2 формы I-9, либо в виде отдельного приложения. Сотрудник должен предоставить по одному документу из Списка A или по одному документу из Списка B и Списка C. Если квитанция относится к документу из Списка A, но сотрудник не может представить фактическую замену документа из Списка A, для которого квитанция была выдана в конце 90-дневного периода получения, то сотрудник может выбрать для представления другой документ из Списка A или по одному документу из Списка B и Списка C, чтобы удовлетворить требованиям формы I-9.Если квитанция предназначена для документа из списка B, но сотрудник не может представить фактический документ к концу 90-дневного периода получения, тогда сотрудник может выбрать вместо этого документ из списка A или другой документ из списка B, чтобы удовлетворить требования к форме I-9. (Аналогично, если квитанция предназначена для документа списка C, а сотрудник не предоставляет фактический документ, вместо этого сотрудник может представить документ списка A или другой документ списка C.)

• Часть прибытия Форма I-94 / I-94A (Запись о прибытии-отбытии) с временным штампом формы I-551 и фотографией человека

Законные постоянные жители могут предъявить эту квитанцию ​​по Списку А вместо своей формы I-551, карты постоянного жителя, чтобы показать как удостоверение личности, так и разрешение на работу.Эта квитанция действительна до даты истечения срока, указанной на штампе, или 1 год после даты выдачи, если штамп не содержит даты истечения срока годности. Когда он истечет, ваш сотрудник должен предоставить свою карту постоянного жителя.

• Отъездная часть формы I-94 / I-94A со штампом о допуске беженцев или компьютерная распечатка формы I-94 с кодом допуска «RE»

Беженец может предъявить эту квитанцию ​​по списку А для подтверждения личности и разрешения на работу.Эта квитанция действительна в течение 90 дней с даты найма или, в случае повторной проверки, 90 дней с даты истечения срока разрешения на работу. По истечении срока действия квитанции ваш сотрудник должен предъявить работодателю либо форму I-766, либо документ о разрешении на трудоустройство, либо комбинацию документа из списка B и неограниченной карты социального обеспечения.

Когда ваш сотрудник предоставляет приемлемую квитанцию ​​для первоначальной проверки, вам следует:

• Запишите название документа в Разделе 2 в Списках A, B или C, в зависимости от обстоятельств.
• Введите слово «квитанция», название и номер документа, а также последний день, когда квитанция действительна.

По истечении срока действия квитанции необходимо:

• Вычеркнуть слово «квитанция» и любой номер сопроводительного документа;
• Запишите информацию о документе из представленных документов; и
• Инициал и дата изменения.

Если сотрудник представил другую, но приемлемую документацию, как описано выше, вам следует заполнить новый Раздел 2 и приложить его к исходной форме I-9.Кроме того, вы должны предоставить пояснительную записку либо в поле «Дополнительная информация» на странице 2 формы I-9, либо в виде отдельного приложения.

комбинированных документов | USCIS

Некоторые неиммигранты и посетители по обмену, которые представляют документ из Списка А, также должны представить дополнительные документы, подтверждающие их разрешение на работу в Соединенных Штатах.

Иностранные студенты с неиммиграционным статусом F-1, участвующие в учебной практике

Учебная практика (CPT) позволяет студентам F-1 соглашаться на оплачиваемую альтернативную работу / учебу, стажировку, совместное обучение или любой другой тип необходимой стажировки или практики, которые работодатели предлагают на основе соглашений о сотрудничестве со школой учащегося.Обучение должно быть связано с основной областью обучения студента. Студент может начать CPT после того, как назначенный школьный чиновник (DSO) санкционирует CPT в форме I-20, свидетельство о праве на получение статуса неиммиграционного студента. Подтвержденная DSO форма I-20 с формой I-94 студента, запись о прибытии / отбытии, указывающая неиммиграционный статус F-1, является свидетельством разрешения на работу.

Список документов

Для целей Формы I-9 «Проверка права на трудоустройство» комбинация следующих документов считается документом Списка А, удостоверяющим личность и разрешение на трудоустройство:

• Заграничный паспорт с не истекшим сроком действия;
• Форма I-94, Запись о прибытии / убытии, указывающая неиммиграционный статус F-1; и
• Форма I-20 с одобрением DSO для приема на работу.
  В Разделе 2 формы I-9 необходимо ввести информацию из служебной информации сотрудника:
• Заграничный паспорт, срок действия которого истек;
• Форма I-94 с указанием неиммиграционного статуса F-1; и
• Форма I-20 с одобрением DSO для приема на работу.

Список B и C Документы

Учащийся, участвующий в CPT, может выбрать для представления документ списка B и списка C вместо документа списка A. Например, государственные водительские права (документ списка B и, в списке C # 7, форма I-94, указывающая неиммиграционный статус F-1 с должным образом подтвержденной формой I-20.

Посетители по обмену J-1

Посетитель по обмену J-1 (например, учителя, профессора, консультанты летних лагерей, летние рабочие и помощники по хозяйству) могут работать на законных основаниях в Соединенных Штатах, если работа является частью их утвержденной программы или если они получают разрешение на работу от официальный спонсор программы.

Список документов

посетителей обмена J-1 получают несколько документов, связанных с их программой. Для целей формы I-9 следующие документы считаются документом Списка А, удостоверяющим личность и разрешение на работу:

• Заграничный паспорт с не истекшим сроком действия;
• Форма I-94 с указанием неиммиграционного статуса J-1; и
• Форма DS-2019 с одобрения ответственного должностного лица.Посетитель по обмену J-1 не может работать после даты окончания программы, указанной в этой форме.

Студенты J-1 могут предъявить вышеуказанные документы, если у них также есть письмо от ответственного сотрудника, разрешающее трудоустройство.

В Разделе 2 Формы I-9 работодатель должен ввести информацию, полученную от работника:

• Заграничный паспорт, срок действия которого истек;
• Форма I-94 с указанием неиммиграционного статуса J-1;
• Форма DS-2019, утвержденная для приема на работу; и
• Обратите внимание на документацию ответственного сотрудника в поле «Дополнительная информация».

Список B и C Документы

Чтобы удовлетворить требования к документам Списков B и C, студент J-1 может представить водительское удостоверение штата (Список B) и форму I-94 в сочетании с формой DS-2019 и письмом ответственного должностного лица (Список C # 7 ).

Формы DS-2019 для посетителей по обмену J-1, которые переходят на другую программу или меняют спонсора, должны указывать новую программу или спонсора.

Соответствие требованиям трудовой книжки

Обзор

Требования к ведению документации могут сбивать с толку, учитывая, что существует множество нормативных актов, регулирующих некоторые аспекты ведения и хранения документации работодателем.

Не только различные федеральные агентства имеют свои собственные требования к ведению документации, но также необходимо учитывать индивидуальные государственные и местные законы и правила. Некоторые положения применимы ко всем работодателям, тогда как другие применяются в первую очередь к государственным подрядчикам и субподрядчикам. Кроме того, многие из этих обязательств зависят от количества сотрудников в компании. См. Федеральное законодательство о труде по количеству сотрудников.

Работодатели создают и получают значительный объем документации, и для руководства важно представить убедительное экономическое обоснование для внедрения комплексной программы управления записями.Основные причины включают:

• Контроль за созданием, ростом и доступностью документации компании.
• Снижение эксплуатационных расходов и затрат на хранение.
• Повышение эффективности и производительности, а также внешнего вида офиса.
• Помощь в соблюдении нормативных требований и снижение судебных рисков.
• Защита конфиденциальной информации о сотрудниках.
• Обеспечение легкого доступа к записям при необходимости.

Подразделение отдела кадров в организации обычно несет основную ответственность за ведение документации и хранение / удаление записей, связанных с наймом на работу.Применимые законы часто предусматривают гражданские денежные штрафы, а в некоторых случаях предусмотрены как индивидуальная, так и уголовная ответственность. Кроме того, ведение трудовой книжки имеет решающее значение для защиты от судебных тяжб, связанных с трудоустройством. Фактически, работодатель может быть привлечен к ответственности за неправомерное уничтожение трудовой книжки в соответствии с теорией хищения доказательств. Очень важно, чтобы работодатели обеспечивали наличие на их рабочем месте эффективных процедур для создания и ведения необходимых записей. См. Сопоставление данных для защиты электронных записей.

Руководство по разработке политики

Эффективная политика в отношении документации на рабочем месте — это план обеспечения соответствия федеральным законам и постановлениям и законам штата, а также практическое руководство по последовательному и эффективному управлению и хранению документации. При разработке, внедрении и поддержании политики учета рабочего места следует учитывать несколько ключевых элементов.

	Определение слова «запись.« Четко определите, что подразумевается под« записью », чтобы соответствующие документы регулировались политикой. Как правило, записи не включают проекты или документы, которые находятся в стадии разработки, а только окончательные версии документов.
	График хранения. Определите срок хранения для каждой категории документов. Некоторые записи могут регулироваться несколькими законами; однако сроки хранения часто различаются, поэтому обычно рекомендуется хранить информацию как можно дольше требуемый период.Записи, относящиеся к незавершенным искам или судебным разбирательствам, должны храниться до полного разрешения вопроса. Краткое изложение федеральных требований к хранению записей можно найти на сайте SHRM в Интернете. ресурсы соответствия.
	Доступ. Ограничьте доступ для тех, у кого есть законные бизнес-потребности. Такие законы, как Закон о переносимости и подотчетности в медицинском страховании (HIPAA) и положения о конфиденциальности данных, содержат конкретные положения о том, кто может получать доступ к информации и как ее можно использовать.Кроме того, определите права нынешних и бывших сотрудников на просмотр и / или копирование информации в их личном деле.
	Хранение и форматирование. Укажите конкретное место, куда записи будут отправляться на хранение, а также формат, в котором они будут храниться.
	Безопасность и конфиденциальность. Обеспечьте физическую безопасность записей, хранящихся в бумажном или электронном виде, для защиты конфиденциальности записей сотрудников и информации, содержащейся в них. См. Политику конфиденциальности записей сотрудников .
	Уничтожение документов. Определите, как записи будут удалены после выполнения требований к хранению. Записи, содержащие конфиденциальную, личную или финансовую информацию, должны быть измельчены или сожжены для защиты конфиденциальности сотрудников и соблюдения применимого законодательства.
	Последовательная реализация политики и периодические проверки. Правила и процедуры хранения записей должны применяться последовательно для обеспечения соответствия. Периодически проверяйте политику и практику, чтобы убедиться, что внутренние требования актуальны и соблюдаются правильно. См. Политика ведения документации: ведение, хранение и уничтожение документации.

Сохранение записей о найме

Файл найма включает в себя документы и действия, предпринятые для найма на каждую должность. Сюда входят объявления о вакансиях, резюме, заявления о приеме на работу, заказы на вакансии, представленные в любое агентство, оценки собеседований, проверки рекомендаций, результаты физических осмотров, результаты тестов при приеме на работу, кредитные отчеты, документация о действительности тестов, использованных в процессе отбора, данные кандидатов для кандидатов, не нанятый, и сопутствующая информация.Эти записи должны вестись как для нанятых, так и для неприемлемых кандидатов. См. EEOC: Информация о невыбранных кандидатах также должна быть сохранена и Каковы федеральные правила хранения записей для заявлений и резюме кандидатов, которых мы не отбираем?

Федеральные подрядчики, в отношении которых действуют требования о позитивных действиях, должны вести записи, относящиеся к их найму и выбору, включая рекламу; объявления о вакансиях; Приложения; резюме; записи интервью; просьбы о разумных приспособлениях; тесты и результаты тестов; личные дела; ставки заработной платы и других компенсаций; отбор для обучения или ученичества; и другая информация о найме, переводе, продвижении по службе, увольнениях и увольнениях.В рамках своих обязательств по хранению записей федеральные подрядчики должны хранить записи, относящиеся ко всем лицам, которые соответствуют критериям «Интернет-заявителя», наряду с другими записями о занятости.

Единые руководящие принципы процедуры отбора сотрудников (UGESP) используются судами для определения того, была ли незаконная практика найма основанием для иска о дискриминации. Хотя это и не требуется по закону, отслеживание кандидатов рекомендуется этими руководящими принципами для всех работодателей, подпадающих под действие Раздела VII, и может проводиться до приема на работу, если это является частью решения работодателя следовать руководящим принципам.Приверженность этим руководящим принципам убедительно свидетельствует о том, что работодатель свободен от незаконной дискриминационной практики найма.

См. Современные решения ATS выходят далеко за рамки хранилища резюме

Ведение файлов сотрудников

Файлы сотрудников следует хранить в безопасном месте и хранить в строгой конфиденциальности. Доступ должен быть ограничен для тех, у кого есть законная потребность знать или в соответствии с требованиями закона. В соответствии с конкретными требованиями необходимо вести несколько категорий записей. См. Что следует и не следует включать в личное дело?

Учетные записи сотрудников должны храниться в личном деле

Определенные записи, относящиеся к сотрудникам и их истории занятости, должны храниться в личном деле сотрудника . Эти записи включают:

• Предварительные документы о приеме на работу. Сюда входят должностные инструкции; заявления о приеме на работу или резюме; предлагать письма; подписанные квитанции о получении и согласие со справочником для сотрудников компании, кодексом поведения и другими ключевыми политиками; и формы уведомления о чрезвычайных ситуациях, среди прочего.
• Трудовая документация. Сюда входят записи, относящиеся к выполнению работы, продвижению по службе и переводам, компенсациям, служебным аттестациям, наградам или наградам за отличную работу, записи посещаемости и завершения программ обучения, предупреждения и любые формальные дисциплины, заметки о посещаемости или опоздании, а также любой контракт или письменное соглашение между работником и работодателем.
• Разделение трудовых документов. Сюда входят собеседования при увольнении, контрольные списки вопросов о прекращении службы, заметки о причинах увольнения, письма об увольнении, документы о безработице, соглашения о прекращении службы, корреспонденция и справочные документы. См. Должен ли работодатель объединять файлы сотрудников после увольнения?

Записи должны вестись отдельно от кадрового дела

Определенные записи сотрудников должны храниться отдельно от кадровых файлов , чтобы защитить права сотрудников на неприкосновенность частной жизни и оградить работодателей от ответственности.Сюда входят следующие типы записей:

• Медицинский. Закон об американцах с ограниченными возможностями (ADA) требует, чтобы медицинские записи сотрудников велись конфиденциально и отдельно от общего личного дела сотрудника. Это включает в себя медицинские осмотры сотрудников, формы заявлений о пособиях по инвалидности , записки врачей, запросы на отпуск по семейным обстоятельствам и отпуску по болезни (FMLA), запросы на размещение в ADA, историю компенсаций работникам, требования и сопутствующие документы, результаты пригодности к работе, оценка функциональных возможностей, направления к специалистам, касающиеся участия сотрудника в программе помощи сотрудникам компании, результаты тестов на наркотики / алкоголь, запросы на возмещение медицинских расходов, информация о здоровье членов семьи сотрудника, а также любая документация о прошлом или настоящем состоянии здоровья, состоянии здоровья , или инвалидность.Этот файл также будет содержать регистрацию в медицинском страховании, формы продолжения и уведомления КОБРЫ.
• Кредитная информация. Кредитная информация потребителей, кредитные отчеты, а также личные или финансовые данные должны храниться конфиденциально в соответствии с Законом о справедливой кредитной отчетности (FCRA) 1969 года.
• Иммиграционные формы. Форма I-9 и подтверждающие документы, подтверждающие право на трудоустройство, хранятся отдельно для конфиденциальности и для облегчения проверки, если они подлежат государственному аудиту.
• Документы по жалобам и расследованиям. Сюда входят внутренние претензии, претензии государственных органов и документы, связанные с судебными исками, которые должны храниться в файле до полного разрешения претензии или другого судебного разбирательства.

Электронный учет

Работодатели часто предпочитают вести учет в электронном виде, чем хранить бумажные файлы. Это избавляет от необходимости иметь физическое место для хранения записей о занятости на протяжении многих лет, что может сэкономить деньги и время.Кроме того, электронное хранилище облегчает поиск информации и обеспечивает эффективный доступ к документам. Организации также могут отказаться от бумажного документооборота в рамках своей приверженности принципам устойчивого развития.

У работодателей есть варианты при создании стратегии электронного учета, и доступны многочисленные поставщики и программные платформы. Облачный подход или подход «программное обеспечение как услуга» (SAAS) позволяет компаниям быстрее внедрять новые процессы, с большей легкостью обновлять программное обеспечение и снимать бремя технической поддержки с HR.С другой стороны, некоторые профессионалы считают, что частные локальные системы предлагают больше контроля при определении того, как использовать, хранить и находить данные. См .:

6 советов по поиску подходящего HRMS

Какие факторы следует учитывать при переводе файлов персонала из бумажного в электронный формат?

Риски соответствия программного обеспечения I-9

Руководство по соответствию предоставляется для определенных типов записей, таких как формы I-9 и правила OFCCP для федеральных подрядчиков.Для обзора конкретных требований по типу записи, см .:

OFCCP: Сохранение данных о занятости и персонале в электронном формате

Правило безопасности HIPAA

Советы по сохранению и хранению новой формы I-9

Окончательные правила, касающиеся использования технологий электронной связи и ведения учета в планах пенсионного обеспечения и социального обеспечения сотрудников

Доступ к кадровым файлам

Законы многих штатов требуют, чтобы работодатели разрешали нынешним и / или бывшим сотрудникам доступ к содержимому их кадрового файла.Работодатели должны понимать требования закона в штате (ах), в котором работают их сотрудники, и определять внутри компании, какой доступ разрешен в штатах, где нет нормативных требований. Некоторые соображения включают:

• Будет ли доступ предоставлен как нынешним, так и бывшим сотрудникам?
• Будет ли разрешено сотрудникам делать ксерокопии предметов из своих файлов?
• Какие процедуры используются сотрудниками для оспаривания информации, которую они считают неверной?
• Существуют ли ограничения для конфиденциальной информации, такой как проверка рекомендаций бывшего работодателя и конфиденциальные расследования?
• Следует ли организации ограничивать частоту доступа сотрудника к его или ее личному делу, например, количество раз в год или другие временные рамки?

Работодателю из нескольких штатов нужна гибкая политика, поэтому она применима ко всем сотрудникам.Например, уместно такое заявление, как «Доступ к личным файлам будет предоставлен в соответствии с законодательством штата».

См .:

Должны ли работодатели показывать работникам свои кадровые файлы?

Политика доступа к кадровому файлу сотрудников

Безопасность трудовой книжки

Работодатели должны применять меры предосторожности для защиты личной информации сотрудников. Кража личных данных стала главной проблемой мошенничества потребителей, и Федеральная торговая комиссия (FTC) сообщает, что кража личных данных возглавляет список жалоб потребителей, о которых сообщается каждый год.Каждый работодатель ведет записи, которые могут быть украдены или использованы не по назначению; поэтому работодатели должны разработать процессы, которые защищают эту конфиденциальную информацию о сотрудниках.

См .:

Как предотвратить утечку данных

Что делать в случае компрометации медицинских данных сотрудника

Политика ведения учета: Сохранение номеров социального страхования

Защита личной информации: руководство для бизнеса

Хранение записей

Хранение трудовых книжек регулируется многочисленными федеральными законами и законами штата.Работодатели должны обеспечить ведение всех записей на бумажном носителе или в электронном виде в течение минимально необходимого периода времени. Часто работодатели используют правило 7 лет для очистки файлов уволенных сотрудников, поскольку это обычно распространяется на государственные и федеральные сроки давности; хотя для некоторых записей, таких как формы I-9, может быть достаточно более коротких периодов хранения, а для других записей, таких как записи о воздействии OSHA, могут применяться более длительные периоды. SHRM имеет график федеральные требования к хранению документации, чтобы помочь в определении законодательных требований.

См .:

Как соблюдать требования к ведению учета заработной платы

Ознакомьтесь с требованиями OSHA по созданию и хранению документов

Как долго должны храниться письменные предупреждения или консультативные заключения?

Что мы делаем с записями компании и сотрудников после закрытия компании?

Хотя большинство требований к хранению записей продиктовано федеральными законами или законами штата, бывают ситуации, когда срок не установлен.Закон о единообразном хранении записей частного бизнеса (UPPBRA) устанавливает трехлетний срок для записей без установленного законом срока хранения. Этот единообразный закон был принят рядом штатов и содержит общие руководящие принципы для других, хотя работодатели должны проконсультироваться с юрисконсультом, чтобы определить свои индивидуальные обязательства по соблюдению и рекомендовать передовой опыт.

Уничтожение документов

После того, как работодатель выполнил требования по сохранению трудовых книжек, необходимо соблюдать эффективный план ликвидации.Простое выбрасывание трудовых книжек в корзину создает значительный риск кражи или неправомерного использования информации о сотрудниках, что может привести к расследованию регулирующих органов, штрафам, потенциальным гражданским искам, плохой рекламе и нанесению ущерба бренду работодателя.

Если записи о занятости содержат личную информацию (PII), такую ​​как имя, адрес, номер социального страхования и т.