Дедлайн проекта: Тайминг проекта и соблюдение дедлайнов — Личный опыт на vc.ru

Тайминг проекта и соблюдение дедлайнов — Личный опыт на vc.ru

Денис Гордиенко, директор Bright Mobile о том, как уложиться в дедлайн, если всё пропало.

2340 просмотров

Хочу познакомить вас с одним способом по управлению проектами, он не моя индивидуальная разработка, это давний способ попадания в дедлайн, даже если всё пошло не так и ресурсы резко сократились.

Какая есть проблема?

Программисты практически всегда срывают сроки. Работа твоческая и «как попрёт» предсказать до минуты невозможно. Отдельная головная боль ПМа — это когда программист сделал всё быстрее срока, из-за экономии времени решил улучшить что-то из-за собственных перфекционистских амбиций и в итоге… всё верно.

Проблема в дедлайнах есть всегда. Наученный опытом менедежер проекта разносит внутренний дедлайн и клиентский минимум на неделю. Всегда есть шкала времени, дедлайн и список задач, который нужно к этому времени успеть. Вроде как всё распланировалии, всё идет по плану. Но тут, вдруг, программиста выкашивает эбола, дизайнер попадает в аварию, а у верстильщика горит винт. Все наши планы отправляются в мусор.

Срыв дедлайнов на рынке разработки сайтов и мобильных приложений это, к сожалению, стабильность.

Проводя собеседования на должность менеджера проектов, задавал вопрос кандидатам: Что с вы делаете с дедлайнами? Ответ, как правило: «Ну ничего, просто ведем». Соответственно, для клиента это не нормально. Там рекламная кампания, инвестор и куча иных обязательств.

Дедлайн подкрался незаметно

На самом деле от этого никто не застрахован. К примеру, в штате 10 программистов, один заболел — выработка на 10% снижается. А если какая-то эпидемия и 4 разработчика разом заболели — это 60% выработка по проектам.

Приходится объяснять клиенту, что вот такая ситуация, форс-мажор. В таких случаях, конечно, пытаются найти выход, привлекать сторонних разработчиков. Бывают ситуации когда дедлайн срывается.

Критичность дедлайна

Всегда встречаются такие проекты, в которых дедлайн критически важен, к примеру, туристический бизнес. Если ты позже всех начал рекламироваться, продажи путевок уже произошли, а ты сидишь собираешь остатки и получаешь в результате всего 30% от того что, должен был заработать.

Со стартапом эта история еще хуже, т.к. присутствует жесткая отчетность перед инвестором. У вас, к примеру, первого марта срок показа готового софта на который запускается рекламная кампания. Перенос неизбежно влечёт неприятный разговор, как с инвестором, так и с подрядчиком по рекламе.

Как соблюсти дедлайн?

Возвращаемся к способу соблюдения дедлайна. В случае форс-мажора нужно понять и принять, что ваши метрики уже поплыли. Важно разобраться какой из трёх самых важных параметров вам выгоднее ухудшить.

• Срок запуска при той же цене и объёме фунционале. Это, собственно, и есть срыв дедлайна.
• Цену, при том же сроке и функциолале. Это когда вы берёте дорогую замену с доплатой за срочность, вместо выпавшей производящей единицы.
• Функционал, при той же цене и сроке. Это когда мы отрезаем что-то не очень важное к дедлайну.

Про последний пункт материал далее.

В свое время на канале “Темная сторона” Аркадий Морейнис написал, что план работ на 6 месяцев можно выполнить за 6 недель. Это не значит что программист будет работать 24 часа в сутки, это значит что мы упрощаем требования за счет исключения не принципиального функционала.

Давайте рассмотрим на примере. У нас есть товарный маркетплейс. Нам нужно сделать карточку поставщика, у поставщика есть ряд товаров, у каждого товара есть карточка. Всего три экрана которые мы запланировали сделать за какой то срок:

• Профиль поставщика
• Список товаров поставщика
• Детальная карточка товара

Допустим, произошло что-то невероятное и у нас времени хватает только на полтора экрана. Однозначно делаем карточку поставщика (предположим, на это акцент в данном проекте). Ее никуда нельзя убрать. В карточку поставщика можно ниже добавить список товаров и не делать детальный просмотр карточки товара, а ту или иную информацию добавить в этом же списке.

Получиться более длинный список с кнопкой “купить” напротив каждого товара. Мы упростили объем работы, но ключевая идея и бизнес-логика у нас сохранена: можно зайти в поставщика и купить какой-то товар.

Вариант номер два. Если информации у товара много и без карточки не обойтись, то можно сделать все три экрана, но не прикручивать корзину и эквайринг — в режиме форс-мажора заявки можно отправлять на почту менеджеру, а он выставит инвойс.

Это более сжатый вариант, чем планировался с самого начала, но с учетом форс-мажора, мы пожертвовали более удобными развернутыми данными, но сохранили стабильность по всему проекту. Мы уложились в дедлайн, сделали ключевую функцию, можно развивать проект дальше.

Основная фишка этого принципа, что к назначенному дедлайну вы соблюдаете ключевой бизнес-процесс, но оставляете только самые важные вещи и жертвуете, в случае форс-мажора тем, что не важно.

Видел несколько примеров подобного применения. Сделали проект “коротким” способом, запустили его на рынок, накачали трафиком и не стали делать то, что задумали в начале.

Можно любой функционал так или иначе упростить. Вопрос на сколько упростить? Насколько, на сколько ужат срок реализации проекта.

Приведённые примеры выглядят, как «сделать по-хуже» лишь бы соблюсти дедлайн. Упрощение так и воспринимается. Именно поэтому, очень часто принимается решение, либо о переносе дедлайна, либо об увеличении бюджета.

что это такое и насколько важно? — СКБ Контур

Эксперт по организационному поведению Ричард Бояцис считает, что, чем больше стресса вызывает дедлайн, тем меньше человек открыт для поиска способов решения проблем. Поэтому в те моменты, когда в компании от нас ждут нестандартного мышления, мы оказываемся не способны предложить даже стандартные идеи и способы. 

Однако не следует из этого делать вывод, что дедлайн — это непременно плохо. На самом деле, если вы действительно хотите научиться справляться с подобными ситуациями, то вам нужно учитывать некоторые особенности.

• Экстремальный цейтнот лишает нас адекватности.

Великие идеи не обязательно приходят к нам по графику, поэтому ждать от команды, что она за два часа придумает, например, удивительную маркетинговую кампанию, не стоит. Тереза Амабайл, профессор Гарвардской школы бизнеса, хранит тысячи дневниковых записей о работе за много лет и анализирует настроение людей, качество работы и другие факторы. И вот что она заметила: несмотря на то, что под давлением дедлайнов люди демонстрируют по своим результатам невысокую креативность, сами они считают, что в эти дни у них прилив творческой энергии.

Одним словом, вы можете быть уверенными, что дедлайны пробуждают в вас креативность, но на самом деле этого не происходит.

• В некоторой степени дедлайн помогает нам сосредоточиться. 

Когда дедлайн не давит на вас, ваш мозг постоянно ищет новые идеи, и это может быть полезно для творчества. Но потом вы увидите, что часть этих идей неактуальны.

Дедлайны позволяют навести порядок в делах. Например, психологически вы соглашаетесь с самим собой, что не будете беспокоиться о том, что, допустим, вашему ноутбуку может потребоваться замена, приводит пример Ричард Бояцис. Потому что вы сосредоточены только на этой проблеме — и в этом случае дедлайн помогает расставить акценты.

• Творчество — это не единственное, что имеет значение.

Существует большой разрыв между «дедлайнами, препятствующими творчеству» и «соответствия дедлайнам», потому что лучшее враг хорошего. Если вы спортивный репортер, рассказывающий об игре в бейсбол, ваших читателей больше всего заботит, кто выиграл и как вела себя команда-победитель, и эту информацию они хотят узнать как можно быстрее. Просто помните о том, что не каждый результат требует творческого дара.

• Самолично установленные дедлайны гораздо лучше.

Устанавливая свой собственный дедлайн для завершения какой-либо работы, вы можете добиться осуществления двух целей. Вы будете достаточно сосредоточены, чтобы сделать намеченную работу, но при этом не будете находиться под чрезмерно сильным внешним давлением — в таких условиях проще оставаться открытым для новых идей.

• Мини-дедлайны сильнее «больших» дедлайнов.

Если вы занимаетесь большим проектом, то, устанавливая промежуточные сроки, вы можете создать мотивирующие условия для ощущения прогресса, движения к конечной цели. Чтобы визуализировать процесс, заводите подробные электронные таблицы и фиксируйте в них стадии работы над проектом, ответственных и их результаты. 

Мини-дедлайны позволяют использовать пространство для маневра, даже если в целом большой проект таких маневров не предполагает.

• Некоторые люди более ориентированы на работу в условиях дедлайнов, чем другие.

Опытные менеджеры знают, что разные люди реагируют на разные стимулы. Многое в этом случае определяет специфика профессии. Если работа репортера связана с ежедневными новостями, то он будет четко соблюдать сроки. Причем его не придется сильно мотивировать — он и так знает, что и когда нужно делать.

Другие, наоборот, требуют дополнительного контроля. Это не значит, что они плохие работники, просто они другие люди, предупреждает Ричард Бояцис. Ведь грамотное управление строится прежде всего на знакомстве с людьми, с которыми вы работаете, а дедлайны используются как один из инструментов для своевременного выполнения работы.

7 правил, как никогда не нарушать дедлайны

С учетом всего сказанного выше следует все-таки признать, что несоблюдение дедлайнов сильно вредит профессиональной репутации и доставляет неудобства коллегам. Поэтому важно искать способы борьбы с этой вредной привычкой.

1. Примите тот факт, что вы не можете делать все сразу.

С этого фактически нужно начать работать над собой. Часто высокопрофессиональные люди думают, что они способны сделать больше, чем на то рассчитано время. В итоге это приводит к тому, что они не укладываются в сроки.

2. Заранее рассчитывайте, сколько времени нужно на выполнение задачи.

Недооценка этого фактора сильно вредит — вы можете просто переоценить свои способности. Начните отслеживать свое время: обращайте внимание на то, сколько времени на самом деле требует выполнение тех или иных задач. Сравните полученный результат с тем сроком, который вы закладывали изначально. Как только вы увидите разницу во времени, внесите корректировки там, где это необходимо, и начните работать согласно реальным срокам.

3. Попробуйте честно разобраться с личными причинами срыва дедлайнов.

Если проблема несоблюдения дедлайнов стала хронической, то разобраться в ее причинах нужно обязательно. На самом деле может быть несколько объяснений происходящему:

• Вы отрицаете существование самой проблемы.
• Вы слишком заняты.
• Вы пытаетесь соблюдать дедлайны, которые нереалистичны.
• Вы легко отвлекаетесь.
• Вы нарушаете свое обещание.

Как только вы ответите на вопрос «почему», вы сможете понять «как» решить проблему.

4. Установите личную зависимость от дедлайнов.

Доктор философии и клинический психолог Стив Левинсон утверждает, что привычка к нарушению дедлайнов культивируется отсутствием последствий. Решить эту проблему можно с помощью принятия преднамеренных и конкретных действий, чтобы вы реально чувствовали себя обязанными соблюсти установленные сроки. 

5. Начинайте работать над проектом сразу же, как только получили его.

Лучше брать в работу задание в тот же день, когда вы его получаете. Не нужно затягивать. Сделайте важную подготовительную работу: проведите при необходимости базовые исследования, подготовьте папку с нужными файлами, соберите заметки, обсудите идеи проекта, тщательно изучите детали задания. Не нужно пытаться в первый же день объять необъятное, просто заложите основу для будущей работы с помощью несложных действий. 

Небольшие задачи делайте сразу. Если кто-то шлет вам письмо, требующее краткого ответа, сразу же ответьте на него. То, что занимает пять минут, не растягивайте на сутки. Высвобождайте время на более серьезные проекты.

6. Обманывайте себя другими сроками.

Многие эксперты советуют устанавливать «личные сроки», которые на несколько дней опережают дату, которую устанавливает для вас кто-то другой. Это отличный способ заложить «временной запас», если обстоятельства сложатся так, что реализация проекта займет больше времени, чем вы ожидали.

Сроки должны рассматриваться как внутренний, а не внешний мотиватор. Почему это важно? Потому что в психологическом плане мы перестаем полагаться на других людей в плане установки временных границ. В результате мы начинаем делать то, что обязаны, в нужное для нас время.

Кроме того, внешние мотиваторы всегда можно оправдать («этот дедлайн на самом деле не столь важен», «никто не заметит задержки в два дня»). Но внутренние мотиваторы не имеют квалификаторов — мы сами их установили, и мы решили, что мы сделаем это, независимо от сроков, которые нам установили другие люди.

7. Обеспечьте себя полезным набором инструментов.

К счастью, мы живем в мире, который предлагает сотни инструментов для управления своим временем. Можно начать хотя бы с самых доступных — например, использовать календарь в Gmail или Yandeх, настраивая там напоминания о встречах, звонках и предстоящих событиях. Регулировать потоки задач можно с помощью программы Trello. Недавно мы писали о Матрице Эйзенхауэра, которая тоже помогает эффективно управлять своим временем и грамотно распределять задачи на срочные и второстепенные.

Ваш личный инструментарий будет формироваться постепенно, и он, конечно, будет уникальным. Главное — помнить о возможностях оптимизации процессов и не забывать пользоваться теми простыми инструментами, которые облегчают жизнь и позволяют высвободить время.

как проджект-менеджеру не лишиться пальцев / Хабр

Все знают, что такое дедлайн, но не все знают, как правильно его ставить. Для разговора о срыве дедлайна на проекте можно подобрать много красивых метафор. Юбицумэ — одна из таких. Это ритуальное отрезание фаланги пальца в Японии. В частности к юбицумэ прибегают, чтобы принести извинения перед руководителем или хозяином за оплошность. Если вы смотрели фильмы про якудза, то поняли, о чём речь.

Ритуал пошёл из среды бакуто — игроков в азартные игры, и рассматривался как адекватная замена выплате долга. Должник пускал в расход фалангу мизинца, и это осложняло его дальнейшую жизнь: он больше не мог надёжно держать меч и в бою сильнее зависел от своих компаньонов, в том числе от хозяина.

Неважно, в каком времени и месте ты живёшь и чем занимаешься — командные отношения должны быть крепкими, а сроки нужно соблюдать. Менеджеры студии Лайв Тайпинг хоть и не отрезают себе пальцы, но всё равно несут ответственность за данное клиенту слово. Опыт позволил мне сформулировать шесть ошибок, допустив которые, вы точно рискуете сдать работу не вовремя, и что делать, чтобы соблюдать дедлайны. Перестав допускать эти ошибки, вы заметите, как вырастет качество ваших проектов, сколько времени освободится на отдых и как улучшатся отношения между членами команды и с клиентом.

Вы не знаете, с кем работаете

Каждый член команды разработки — как персонаж в ролевой игре: у кого-то в избытке умение вовлекаться в проект, но недостаёт усидчивости и сосредоточенности, а кто-то хорошо оценивает время, которое займёт выполнение задачи. Из последних получаются тимлиды, которые обычно хороши во всём.

Со всеми этими, такими разными, людьми нужно работать в разном стиле. Одни нуждаются в стимуле, будь то жёсткий контроль или подбадривающие слова; другие ждут, что вы им расскажете о клиентском бэкграунде, его идеалах и взглядах на жизнь, чего он ждёт от команды и как на неё надеется; третьи просто работают. Если вы не будете делать поправку на характер члена вашей команды, то он окажется предоставленным самому себе и своим худшим привычкам, а срок выполнения задачи, вероятно, будет сорван.

Не менее важен опыт специалиста. Распределяйте задачи по способностям и коэффициенту производительности, иначе джун или мидл провалят задачу, которая изначально им не по силам.

Вы не поняли целей проекта

Работа над сайтом или приложением начинается с этапа проектирования. Этап серьёзный: предстоит осознать, кто будет пользоваться продуктом, для достижения каких целей он предназначен и как он будет приносить деньги своему владельцу. Результаты этого этапа прописываются в функциональном задании, а функциональное задание служит основой для формулирования задач дизайнерам и разработчикам.

У функциональности приложения должно быть чёткое предназначение. Если менеджер его не понял, это значит, что проектирование сделано плохо, и правильно поставить задачу перед исполнителем не получится. Результат непредсказуем, потому что разработчик может начать додумывать роль функциональности, раздувать её, и в итоге потратит кучу времени на написание и переписывание кода.

Чтобы этого избежать, мы проводим дизайн-ревью: вся команда тщательно и итеративно отсматривает получившийся прототип или дизайн и находит как можно больше пробелов, ошибок и недостающих экранов. Качественное выполнение дизайн-ревью сильно влияет на сроки.

Чем точнее и полнее составлена документация, тем меньше у разработчиков будет недопонимания и багов во время разработки, что гарантирует соблюдение дедлайнов.

Члены вашей команды неверно оценили задачи

Неверная оценка — причина большинства сгоревших дедлайнов. Каждый случай неверной оценки нужно обсуждать на ретроспективе, находить причины и выработать тактику по их устранению в будущем.

Переоценивать свои силы склонны некоторые джуниоры и мидлы. С опытом хороший менеджер начинает это понимать и вносит коррективы: например, услышав оценку в 10 часов, он умножает её на 2 и получает результат, впоследствии оказывающийся более верным.

Senior-разработчик — не тот, кто старше остальных, а кто знает, что времени на выполнение задачи может уйти больше, чем ожидается, и смело признаётся в этом себе и менеджеру. Senior-разработчик знает о рисках, и вы должны. Этому посвящена следующая ошибка.

Вы и ваш клиент не знаете о рисках

Риски — это всё, чего вы не планировали и что затормозит работу над задачами. Они бывают внешние и внутренние. Отключение интернета, ураган или наводнение, изменение требований к продукту — это внешние причины, на которые исполнители никак не могут повлиять. Долгий поиск решения задачи, нервный срыв у разработчика — это внутренние причины и они поддаются контролю.

Снизить вероятность рисков можно за счёт декомпозиции, или дробления большой задачи на маленькие. 40 часов — это не всегда четыре задачи по 10 часов; при декомпозиции может оказаться, что для интеграции до боли знакомой платёжной системы в незнакомый проект готовых коробочных решений не хватит, и придётся писать свои. Декомпозиция поможет правильно оценить сроки и упростить контроль над их соблюдением.

На некоторые из внешних причин тоже можно влиять, особенно когда они кроются в клиенте. Чем раньше клиент даст доступ к текстам, логотипу, документации, API (в случае, если серверную часть делает команда на стороне клиента), тем лучше. А ещё лучше будет, если вы соберёте риски, связанные с клиентом, вместе и включите их в договор. Это будет отличным напоминанием клиенту, что он тоже часть проекта.

Если клиент в тонусе, то проект будет идти легко. Информируйте его о статусе задач, рассказывайте обо всём, что может пойти не так и что приведёт к просрочке, рассказывайте о том, что вы пробуете для решения проблемы. Во-первых, вы можете удивиться тому, как это сблизит вас и подтолкнёт к максимально конструктивному диалогу. Во-вторых, возможный выход за срок и его переназначение уже не станут для клиента сюрпризом. Грамотная коммуникация — это залог успеха.

У вас нет плана Б

Хороший менеджер, как шахматист, просчитывает варианты событий наперёд. Но если шахматист смотрит в будущее лишь на несколько минут, то менеджер — на пару месяцев до дедлайна точно. За это время все риски должны вылезти наружу.

На такой случай для ряда особенно сложных задач нужно подобрать более бюджетный вариант их решения, от которого не пострадает пользовательский опыт, а общий результат останется адекватным. Это называется флексом. Вариант флекса — отказаться от кастомного дизайна. А и всё-таки воспользоваться гайдлайнами Apple и Google. Только не забудьте объяснить клиенту, что сейчас это лучший вариант для того, чтобы уложиться в дедлайн.

Вы не можете придать просрочке ценность в глазах клиента

Начать с извинений всё-таки нормально, это базовая вежливость. Другое дело, что извинения нужно подкрепить чем-то прикладным. Будет здорово, если вы:

• разберёте проблему на митинге с командой, сделайте выводы и пообещаете клиенту, что так больше не случится;
• обоснуете, что сорвать срок имело для проекта смысл в перспективе. За эти лишние 16 часов вы наверняка щепетильно протестировали приложение и устранили баги, которые бы непоправимо испортили продукту и клиенту имидж, попади он в руки пользователю.
  

Если не хотите чувствовать вину и внести сбой в размеренный темп своей жизни, не допускайте ни одной из этих ошибок. Я перечислила самые основные и думаем, что специфика вашей работы располагает к другим ошибкам. Будет здорово, если вы расскажете о них в комментариях.

Что такое дедлайн, значение слова, его определение

Обновлено 05.10.2017.
Слово «дедлайн», в буквальном переводе с английского (deadline) означает «мертвая линия» и используется для обозначения предельного срока выполнения какого-либо действия, после наступления которого это действие уже теряет смысл. Например, вы спешите, чтобы не опоздать на поезд, но после того как время его отправления наступило, можно уже не спешить – поезд-то уже ушел!
Этот термин часто используется среди программистов для описания общего настроения в команде разработчиков накануне наступления срока сдачи проекта.

Нередко складывается ситуация, когда на последние 10% времени, отведенного на выполнение проекта, остается 90% объема работ. Если команда уложится вовремя – всех ждут премии, благодарности и прочие блага от вышестоящего начальства. А если нет – фирму ожидают штрафные санкции, а сверху вниз покатится волна всяческих неприятностей. Все спешат, просиживают на работе ночи и выходные, нервничают, уже ищут виноватых в возможном провале. Все это можно не описывать любому человеку, имеющему дело с выполнением проектов. Ему достаточно сказать: «У нас – дедлайн!». И он все поймет.

Что такое дедлайн?

Дедлайн (deadline) — это окончательный, утвержденный срок сдачи проекта. Либо же просто, конечная дата или время, когда действие должно завершиться, иначе, если просрочить и заступить за эту черту, то действие уже не будет иметь смысла. Будет бесполезно.

Дедлайн назначается из благих побуждений. Понятно, что любая работа должна планироваться, что жесткие сроки должны стимулировать исполнителей на более интенсивную работу. Все это верно, но только в том случае, если сроки выбраны правильно. Если же нет, то эффект может быть обратным. Когда время, отведенное на выполнение работ нереально мало, может сложиться такое отношение: «Зачем стараться – все равно не успеем!». А если сроки непомерно завышены: «А куда торопиться – у нас еще уйма времени!». В результате складывается та самая ситуация 10 – 90%, и дедлайн будет суровым.

Вот почему в любом проекте так велика роль проект-менеджера. Он должен уметь реально оценивать объемы работ и сроки, потребные для их выполнения. Разбивая работу на этапы, он назначает исполнителям промежуточные дедлайны, строго контролируя их соблюдение, не давая исполнителям расслабляться, но и следя при этом, чтобы скорость работы не пошла в ущерб качеству. Если работу удастся организовать таким образом, дедлайн не превратится в кошмар, и релиз будет сдан вовремя.

что это значит простыми словами? Что такое дедлайн. Примеры

Что значит дедлайн — простыми словами

Дедлайн — это крайний срок, к которому необходимо выполнить задание. Например, завершить проект на работе, сдать домашнее задание в школе или институте и т.п.

Синонимы к слову дедлайн — окончательный срок, дата сдачи проекта, черта, рубеж.

Примеры употребления слова «дедлайн»

Нам установили жесткий дедлайн — до конца октября закончить книгу.

Сегодня никак не могу приехать, у меня дедлайн на работе.

Дедлайн — понедельник, 21:00. После этого работы на конкурс не принимаются.

Дедлайн перенесли на два дня, так что время есть.

В спорте дедалайн — последний день, когда игроки могут по желанию перейти в другой клуб. Например: «Меня поменяли за пять суток до дедлайна, после него уже нельзя делать никаких трейдов». (Вячеслав Фетисов. «Овертайм», 1997 год).

Откуда взялось слово дедлайн

Слово происходит от английского deadline — «линия смерти». В годы Гражданской войны в США (1861-1865) в лагерях для военнопленных так называли запретную линию вдоль ограды. При пересечении этой черты охрана открывала по беглецам огонь на поражение.

К концу XIX века лагеря для военнопленных забылись, и слово перестали употреблять в оригинальном смысле. Но в 1910-е годы этот термин стали использовать в новом значении: дедлайном газетчики называли срок, после которого номер уходит в печать и тексты не принимаются к публикации.

Дедлайн. Примеры употребления в прессе

Последний срок — по-иностранному, «дедлайн» — он трудный самый.
«Вчера, сегодня… завтра?» // «64 — Шахматное обозрение», 2004.12.15

Директор «термоядерного департамента» министерства науки и технологий Японии Сатору Отаке заявил, что Евросоюз столь ультимативно навязывает своим конкурентам дедлайн — конец нынешнего года, что это сродни объявлению войны.
Тигран Оганесян. «Термоядерный ультиматум ЕС» // «Эксперт», 2004.12.06

«Последние сроки», к которым контракты должны быть подписаны, военным и оборонщикам несколько раз устанавливали лично премьер-министр и президент. Предпоследний раз Путин назначил дедлайн на 31 августа, потом накинул еще неделю.
Андрей Веселов, Виктор Дятликович. «Гособоронскандал» // «Русский репортер», № 37 (215), 22 сентября 2011, 2011

А мне нужно было на работу, очень нужно было: там ждал дедлайн, и придвинулся вплотную, и надвигался дальше неотвратимо — надо было давно сдать колонку…
Андрей Колесников. Человеческий фактор // «Огонек», 2013

Инструментов с разной степенью эффективности для этого придумано много: электронные пропуска, дедлайны, система мотивации, сдельная форма оплаты труда, премии, штрафы и т. д.
Елена Николаева. «Как не пустить в соцсеть» // «Эксперт», 2015

Как работать, если у вас нет жестких сроков

Дедлайны на работе обладают большой силой. Они сигнализируют о самых важных задачах и заставляют довести их до конца. Если дедлайна нет, проекты долго остаются в списке нерешенных задач. Иногда это происходит потому, что проект оказался непонятным, скучным или запутанным. И вы снижаете его приоритет, потому что работать над ним вам некомфортно. Но бывает, что у вас просто не доходят до проекта руки, потому что дела с четкими сроками выполнения кажутся более важными. Особых внешних причин для задержек с проектами без дедлайна может и не быть, но не исключено, что в душе вы испытываете разочарование, когда проекты остаются без движения долгое время. Кроме того, возможно, вас тревожит, что в любой момент кто-нибудь спросит о том, как продвигаются важные, но не срочные дела, а вам нечего будет показать.

Как мотивировать себя, когда хочется – или необходимо – что-то сделать, но у вас нет жестких сроков? Вот три простые стратегии, которые помогут вам сдвинуться с мертвой точки.

Установите сроки

Если у проекта нет дедлайна, никто не мешает вам установить его самостоятельно. Например, вы можете решить, что хотите завершить задачу к определенному сроку, или еженедельно уделять ей определенное количество времени, или поставить перед собой цель ежедневно понемногу приближаться к завершению этого проекта.

Запишите свои решения, в идеале лучше внести всю вашу деятельность по проекту в календарь. Если вы знаете, что в напряженное время не будете работать над задачами без дедлайна, найдите в своем графике более свободный период для них. Точно определив, когда вы хотите завершить проект (или его часть), вы поможете себе установить его приоритетность и придадите работе над проектом ощущение срочности.

Составляя график работы над проектом, вспомните обо всех задачах, для которых не установлен крайний срок выполнения. Если таких задач несколько, то вы повысите вероятность их выполнения, если будете выбирать для работы по одной в месяц. Вы скорее завершите проект, если в следующие 30 дней сосредоточитесь на одном из них, а не будете пытаться работать над несколькими сразу.

Заручитесь поддержкой коллег

Иногда единственный способ сдвинуться с места по проектам со свободными сроками – это заручиться поддержкой. Если вы сообщили кому-то из коллег о графике выполнения работы и регулярно отправляете информацию о прогрессе, у вас есть стимул заниматься проектом. Некоторые предпочитают сообщить о своих целях одному человеку – участнику команды, начальнику, другу или консультанту – и отчитываться перед ним. Другие выбирают публичные заявления. Можно рассказать о своих планах нескольким людям или написать в соцсетях, что вы выполните определенную задачу к конкретному времени. Эта стратегия сработает, если среди ваших знакомых есть люди, которые будут помнить о ваших задачах и спрашивать вас об их выполнении.

Вы также можете привлечь кого-нибудь к работе над проектом. Например, можно выбрать время, когда вы с коллегой будете вместе работать над ним. Или же вы можете просто сидеть в одной комнате с кем-то, работающим над собственной задачей. Такая стратегия хорошо работает, если сообщить соседу, что вы намерены сделать за конкретный период, и затем отчитаться о проделанной работе. Находящийся поблизости коллега и общение с ним дисциплинируют вас, так как он будет знать, чем вы должны заниматься в данный момент. Вы также создадите для себя рабочую среду и не станете думать, что все вокруг отдыхают, а вы один работаете.

Выбирайте подход, который лучше мотивирует вас и кажется более комфортным. Все эти варианты повышают ответственность, поэтому, даже если настоящего дедлайна не существует, возникает ощущение, что вы кого-то подводите или не держите слово, если не занимаетесь проектом.

Придумайте стимул

Другой способ мотивировать себя – придумать привлекательный стимул. Стимулы могут быть разными. Попробуйте вознаграждать себя за сделанную работу. Например, потратив час на проект, можно пойти пообедать. Или, закончив исследовательскую часть проекта, потратьте время в середине дня на то, чтобы навести порядок на рабочем месте. Вознаграждения не должны быть очень серьезными или щедрыми. Это должно быть что-то, что вы хотите получить.

Если вознаграждение не становится для вас достаточно сильным стимулом, попробуйте наказания. Например, если вы не потратили час на дополнительный проект, запретите себе смотреть любимый сериал. Если вы не выполнили модуль тренинга, не разрешайте себе слушать подкаст. Суть в том, чтобы связать наказание с тем, что вы любите регулярно делать. В этом случае вы не станете игнорировать задачу, на которую жалко тратить время.

И, наконец, можно попробовать сделать вознаграждение частью процесса выполнения работы. Например, можно заняться работой по проекту в кофейне или в парке. Таким образом вы сможете совместить приятное времяпрепровождение с необходимостью сосредоточиться на проекте, за который не взялись бы в противном случае.

Об авторе: Элизабет Грейс Сондерс – консультант по вопросам управления временем, основатель компании Real Life E Time Coaching & Speaking. 

Шесть советов, которые помогут вам не пропустить дедлайн

Командам по оказанию профессиональных услуг приходится прилагать много усилий, чтобы все сроки были соблюдены и все проекты были сданы вовремя. Но когда вы работаете над несколькими проектами, соблюдение сроков может оказаться нелегкой задачей. Предлагаем шесть рекомендаций, которые помогут участникам вашей команды разработать надежный план сдачи работ по проекту, и вы никогда больше не пропустите дедлайн.

Совет №1. Создавайте реалистичные планы сдачи работ

Первый шаг к соблюдению сроков заключается в том, чтобы сделать все ваши сроки реалистичными. Когда вы занимаетесь планированием проекта с жесткими сроками, очень важно с самого начала приложить усилия и составить план, который можно выполнить.

Чтобы создать реалистичный план сдачи работ по проекту, необходимо следующее:

Не забудьте привлечь ключевых заинтересованных лиц. Чем активнее они будут участвовать в создании календарного плана, тем меньше шансов, что что-то важное будет упущено.

Совет №2. Запланируйте цели и процессы

Когда у вас уже есть готовый план сдачи работ по проекту, необходимо заранее озаботиться вопросами мониторинга и контроля.

Вам нужно найти способ следить за работой команды, при этом не пытаясь контролировать каждую мелочь. Так у вас останется время, чтобы подготовить «план Б» на случай каких-либо затруднений.

Вам могут помочь следующие цели и процессы:

• Создание промежуточных результатов или вех
• Проведение регулярных бесед с участниками команды, чтобы отслеживать ход выполнения работ и выявлять проблемы
• Внедрение системы управления проектами, которая позволит вам следить за продвижением проекта, не требуя отчетов от сотрудников

Совет №3. Управляйте загруженностью команды

При планировании сдачи работ по проекту так и тянет назначить задачу условному специалисту, например «графическому дизайнеру», а назначение реальных людей отложить на потом. К несчастью, эта практика чревата нарушениями графика.

Представьте, что произойдет, если все ваши графические дизайнеры уже работают над другим проектом? Если вы упустите время и не сразу назначите исполнителей для задач, потом переназначать специалистов может оказаться слишком поздно.

Если у вашей команды есть система управления проектами, календари проектов с общим доступом или отчеты, в которых отражается распределение ресурсов, всегда убеждайтесь, что нужный вам специалист не завален работой и не отсутствует в офисе в те дни, когда он нужен.

Совет №4. Наладьте безупречное взаимодействие

Каждый участник вашей команды должен иметь представление о сроках проекта. Наглядные инструменты, такие как диаграмма Ганта, помогут людям лучше понимать, когда необходимо сдать их часть работы, а также кто работал над этим материалом до них и кто ждет от них результатов, чтобы продолжить работу.

Но что если часть работы придется переделать, и время на переделку не предусмотрено в графике? В подобных сценариях в вашей команде должны быть внедрены надежные процессы, которые позволяют участникам знать, кто кому обязан передать материалы, когда его часть работы будет выполнена, и как уведомить остальных участников о том, что им назначены задания.

Открытое взаимодействие со всеми заинтересованными сторонами имеет огромное значение для управления сроками сдачи. Вы можете договориться с клиентом о переносе срока. Или обратиться к другим руководителям и выяснить, не смогут ли они выделить сотрудников вам в помощь. Взаимодействие не только расширяет ваши возможности, но и помогает заинтересованным сторонам чувствовать себя вовлеченными в жизненный цикл проекта.

Совет №5. Уделяйте особое внимание улучшению организации рабочего времени

Планирование и организация рабочего времени имеют очень большое значение для соблюдения сроков. Ведь если ожидается, что на выполнения задачи уйдет четыре часа, а назначенный исполнитель отвлекся на что-то другое, задача будет выполнена гораздо позже. Помогая участникам команды улучшить навыки организации рабочего времени, вы сможете повысить продуктивность и обеспечить выполнение работы в срок и даже раньше срока.

Один из способов улучшить организацию рабочего времени заключается в том, чтобы уменьшить количество отвлекающих факторов. То есть сократить число ненужных совещаний, поддерживать тишину в офисе или запретить использование социальных сетей и не относящихся к работе приложений. Еще один вариант — использовать приложение-таймер, отсчитывающее время до срока сдачи работ, которое позволит сотрудникам видеть приоритеты задач и создавать собственные списки заданий.

Иногда вам придется помогать участникам команды делегировать менее важную часть работы или учить их не избегать нежеланных задач (когда участники команды не берутся за выполнение неприятных заданий, потому что не хотят ими заниматься).

Совет №6. Приобретите подходящие инструменты для выполнения работ

Наличие подходящих инструментов для выполнения работ может оказаться решающим фактором, от которого будет зависеть успех или провал проекта. Эти инструменты позволяют точно видеть все возможные накладки в календарном плане.

Система управления проектами с функцией отчетности позволяет управлять без мелочного контроля. Вы сможете следить за ходом выполнения работы и сразу выявлять участки, где начинают возникать трудности или задержки, пока есть время для внесения корректировок.

К тому же, если у вас есть решение, позволяющее отслеживать зависимости и управлять ими, вы сможете проверить несколько сценариев, чтобы найти наилучший из них. Например, если выполнение одной задачи будет задерживаться, вы сможете предусмотреть возможные последствия привлечения сотрудников, работающих над другими заданиями, или изменения графика.

Как осуществляется управление сроками в системе управления проектами

По данным исследования Института управления проектами (PMI) «Пульс профессии», в 2019 году вовремя были выполнены чуть больше половины проектов (51%). Прислушавшись к приведенным выше советам и используя систему управления проектами для налаживания сотрудничества, обмена информацией и эффективной работы, вы сможете благополучно сдать в срок все свои будущие проекты.

Если участникам вашей команды трудно укладываться в сроки, узнайте, как вам может помочь Wrike.

Deadline (поле задачи) — Проект

Тип данных Дата

Тип записи Введен

Описание В поле Крайний срок отображается дата, которую вы вводите как крайний срок для задачи. Крайний срок — это установленная дата, указывающая, когда вы хотите, чтобы задача была завершена. Если крайний срок истекает, а задача не завершена, Project отображает индикатор. Крайний срок также отображается в виде стрелки в представлении диаграммы Ганта.

Наилучшие варианты использования Примените крайний срок к задаче, если вы хотите отслеживать крайний срок для конкретной задачи, но не хотите блокировать свое расписание, устанавливая жесткое ограничение, такое как «Должен закончиться на» или «Завершить не позднее чем». Такие ограничения влияют на планирование, в то время как поле Deadline просто заставляет индикатор показывать, не была ли задача завершена к своему крайнему сроку. Добавьте поле «Крайний срок» на лист задач, если вы хотите ввести, просмотреть или изменить сроки выполнения задач в своем проекте.Вы также можете использовать поле Крайний срок для сортировки, фильтрации и группировки по дате крайнего срока.

Пример Некоторые задачи в вашем проекте должны завершиться к определенным установленным срокам. Однако вы не хотите, чтобы эти даты действительно влияли на то, как Project планирует задачи; вы просто хотите, чтобы вас предупредили, если задачи не будут выполнены к этим датам. Добавьте поле «Крайний срок» в таблицу ввода в представлении «Диаграмма Ганта» и установите даты крайнего срока для этих задач.

Замечания Хотя установка крайнего срока не генерирует сообщения об ошибках планирования, как это могут быть ограничения даты, крайние сроки могут повлиять на то, как рассчитывается общий резерв.

Вы также можете ввести крайний срок задачи в диалоговом окне Информация о задаче .

Если вы действительно хотите, чтобы Project планировал задачи в соответствии с определенной датой завершения, примените ограничение «Завершить не позднее, чем», «Завершить не раньше» или «Должно завершиться по дате». Вы также устанавливаете ограничения задачи в диалоговом окне Task Information .

Как соблюдать сроки проекта и управлять им

Все мы знаем, что соблюдение сроков имеет решающее значение для успеха проекта.

Без установленного крайнего срока не было бы ощущения срочности, направления или мотивации для выполнения чего-либо. Вот почему планирование сроков выполнения задач и результатов является обязательным в управлении проектами.

К сожалению, многие проекты страдают от задержек, срывов сроков и отсутствия последующих мер. А когда проект замедляется или терпит неудачу, это может означать, что тысячи долларов потрачены на ветер и драгоценные часы потрачены впустую.

Если вы постоянно срываете сроки или торопитесь в последнюю минуту, вы можете предпринять необходимые шаги, чтобы внести важные изменения в свою систему.

Причина №1, по которой вы пропускаете дедлайны

Прежде чем мы углубимся в то, как, давайте обсудим, почему вообще не соблюдаются сроки. В конце концов, понимание движущей силы задержки может помочь вам активно бороться с ней.

Неудивительно, что промедление играет большую роль в управлении сроками. Но почему мы откладываем дела на потом? Исследования показывают, что мы склонны избегать действий, если это вызывает негативные чувства, такие как беспокойство, неуверенность в себе или скука.

С учетом сказанного, первый шаг к соблюдению ваших сроков — это относиться к ним как к священным и важным — рассматривать их как приоритет.

Если прокрастинация закрадывается, подумайте о том, какое положительное влияние вы окажете на проект. Учитывайте всех, кто несет ответственность за проект, время и усилия, которые вы и ваша команда потратили на проект, и связанные с этим затраты, если вы не сможете их удовлетворить.

Такой образ мышления поможет вам оставаться сосредоточенным и настроенным усердно работать, чтобы уложиться в сроки выполнения вашего проекта.

Как уложиться в сроки выполнения вашего проекта

Теперь давайте перейдем к более тактическому подходу и поговорим о способах повышения личной ответственности.

Как вы гарантируете, что каждый раз соблюдаете сроки своего проекта? Вот 6 ключевых шагов, которые вы можете реализовать в существующем рабочем процессе.

1. Составьте список всех задач и результатов вашего проекта.

Напишите их как действия, а не расплывчатые и общие фразы для дополнительной мотивации. Если порученная вам задача включает в себя несколько небольших шагов, составьте контрольный список, чтобы вы могли управлять своим временем и более четко отслеживать прогресс.

2. Установите разумный срок в зависимости от сложности выполняемой работы.

Вы же не хотите совершить ошибку, установив крайний срок, который вы не можете уложиться. Проанализируйте сложность работы и оцените разумное количество времени, необходимое для ее выполнения.

Структурная декомпозиция работ поможет вам лучше понять объем работ, чтобы вы могли более точно оценить время и усилия.

3. Добавьте разумную подушку для каждого крайнего срока.

Подушка — это дополнительное время, которое предоставляется на случай задержек, проблем или проблем, которые могут каким-либо образом привести к внезапной остановке проекта.

Конечно, не стоит перебарщивать. Но если вы сделаете небольшой запас времени в оценках времени, это поможет уложиться в срок, даже если дела идут не так, как планировалось.

4. Работа с партнером по подотчетности.

Уложиться в срок намного проще, когда кто-то вас его придерживает. Будь то ваш руководитель проекта, клиент или заинтересованная сторона, эти люди будут держать вас в курсе и мотивировать соблюдать установленные сроки.

5. Сосредоточьтесь только на одной задаче за раз.

Может показаться, что многозадачность позволяет сделать больше, но одновременные размышления о стольких вещах могут оставить вас измотанным и дезорганизованным.

Сосредоточьте свое время, усилия и внимание только на одной задаче. После того, как вы его закончите, отметка его в списке будет мотивировать вас перейти к следующей задаче.

6. Установите напоминания для каждого крайнего срока.

Простое напоминание поможет вам уложиться в срок. В TeamGantt вы можете выбрать получение уведомлений о задачах по электронной почте или нашу интеграцию со Slack и даже синхронизировать задачи проекта с вашим любимым приложением-календарем, чтобы ничто не провалилось.

Советы по управлению сроками нескольких проектов в TeamGantt

Если вы возглавляете проект, вам нужно управлять не только своими собственными сроками. Вот несколько простых способов, которыми вы можете быть в курсе дедлайнов в TeamGantt.

Используйте вехи для планирования и отслеживания важных сроков.

Вехи упрощают обеспечение выполнения вашего проекта. В TeamGantt этапы отображаются в виде желтых ромбов на диаграмме Ганта, чтобы их было легко найти в вашем плане.

Думайте о вехах как о визуальных указателях, на которые нужно попасть, если вы хотите вовремя успеть к окончательному сроку. Вы можете использовать вехи, чтобы выделить важные встречи, утверждения, решения или результаты.

Вот как одна команда структурирует свой проект, чтобы не пропустить основные сроки.

Регулярно просматривайте отчет о состоянии проекта, чтобы избежать задержек.

Хотите быть на шаг впереди задержек в выполнении задач? Выделите время для просмотра отчета о состоянии вашего проекта каждое утро.

Этот простой, но мощный отчет дает вам мгновенное представление о статусе проекта, разбивая задачи, которые вовремя, отстают и просрочены. Таким образом, вы точно знаете, какие задачи нужно проверить, и можете решать проблемы до того, как они сбивают с курса остальную часть вашего проекта.

Сравните почасовой прогресс с выполнением задачи, чтобы не отставать от сроков.

Если вы используете расширенный план TeamGantt с почасовыми оценками и отслеживанием времени, вы можете увидеть, насколько фактическая работа отслеживается в соответствии с вашими прогнозами.Это позволяет легко следить за задачами, которые занимают больше времени, чем ожидалось.

Просто найдите тонкую полосатую линию, которая появляется в середине каждой панели задач, и обратите внимание на ее цвет и длину.

Вот красные флажки, на которые следует обратить внимание:

• Полосатая линия красного цвета: Эта задача (или группа) превышает бюджет. Было отслежено больше часов, чем первоначально предполагалось для выполнения задачи.
• Полосатая линия длиннее, чем прогресс, указанный для задачи: Эта задача (или группа) подвержена риску перерасхода, потому что она расходует запланированные часы быстрее, чем фактический прогресс.

Запросить информацию о ходе выполнения запаздывающих задач

Вам нужно знать, где кто-то стоит над задачей, срок выполнения которой приближается? TeamGantt позволяет легко выполнять быструю проверку статуса и напоминать членам команды, чтобы они обновляли свой прогресс.

Просто нажмите Запросить обновление хода в правом верхнем углу вкладки обсуждения задачи.

Человек, которому назначена задача, получит электронное письмо с просьбой обновить свой прогресс со ссылкой, которая приведет его непосредственно к задаче.

Как справиться с невыполненными сроками

Есть вещи вне вашего контроля, которые могут помешать вам или вашей команде уложиться в сроки проекта. Когда это происходит, лучшее, что должен сделать профессионал, — это принять ошибку и извлечь уроки из своего опыта.

Сообщите о проблеме своим заинтересованным сторонам и предложите решения, как наверстать упущенное. Подойти к столу с планом продвижения вперед — это добросовестное усилие, которое покажет лидерам и заинтересованным сторонам, что вы искренне заботитесь об успехе проекта.

Хорошее планирование упрощает управление сроками

Хотите быть лучшим планировщиком, чтобы вам было проще выполнять проекты вовремя? Посетите наш образовательный центр Plan Up, где можно найти бесплатные ресурсы, которые помогут вам составить надежные планы проекта и заручиться поддержкой вашей команды и заинтересованных сторон.

Загрузите наше бесплатное руководство по планированию проекта, а также простые сценарии, которые помогут вам обосновать планирование. И зарегистрируйтесь на наш бесплатный урок, чтобы узнать, как создать и продать план выигрышного проекта.

Начните планировать лучше уже сегодня!

7 баллов относительно сроков выполнения проектов

Крайние сроки являются частью каждого проекта.В ваших проектах будут простые и сложные дедлайны и, возможно, даже какие-то крайние сроки, которые «никогда не будут завершены», наложенные вами, вашим заказчиком, высшим руководством или просто обстоятельствами, находящимися вне вашего контроля. Главное — не позволять дедлайнам съесть вас и вашу команду заживо и держать их в перспективе.

Иногда у вас есть гибкость в отношении сроков, а иногда они высечены из камня и не могут быть перемещены по какой-либо причине. Но в 99% случаев пропущенный дедлайн — это еще не конец света.Давайте посмотрим на крайние сроки в первой из двух частей по семи ключевым точкам крайних сроков проекта.

Они могут быть установлены заранее

Если руководство вашей компании привыкло к срыву сроков, оно может иметь привычку устанавливать более ранние сроки — в надежде, что вы завершите свой проект к тому моменту, когда он им действительно понадобится. Например, президент должен получить ваш отчет не позднее 1 мая; вам дадут последний срок — 1 апреля, в надежде, что дополнительных четырех недель будет достаточно для завершения работы.

Установление ранних сроков только поощряет их продолжающееся невыполнение; таким образом, проблема скорее усугубляется, чем решается. Лучший способ выйти из этой ситуации — по возможности уложиться в срок. Поступая таким образом, вы докажете, что можете уложиться в сроки, и эти «ранние» сроки с меньшей вероятностью будут возложены на ваши проектные команды в будущем, поскольку руководство признает вашу постоянную способность соблюдать установленные сроки выполнения проекта.

Руководство может принять пропущенные сроки

Высшее руководство может быть недовольно тем фактом, что сроки часто срываются, но оно может смириться с ситуацией, потому что «все это делают.«Это неприемлемое решение общей проблемы, и его никогда не следует использовать как причину для пропуска крайнего срока по вашему проекту — ни при каких обстоятельствах. Опять же, всегда стремитесь уложиться в сроки выполнения проекта, чтобы заработать репутацию человека, который выполняет свои обязательства. Удовлетворенность клиентов возрастет, и это только поможет вашей репутации в организации.

Руководство может зависеть от вашей своевременной доставки при принятии решения по другим вопросам.

Для менеджера проекта, глубоко вовлеченного в детали выполнения проекта в соответствии с графиком, немедленный крайний срок может показаться наивысшим приоритетом.Однако помните, что руководство может ждать результатов вашего проекта, чтобы решить другие вопросы. Если вы пропустите свой крайний срок, последствия могут быть более серьезными, чем просто ваш проект. В идеале вы должны знать это заранее и отметить это в своем расписании проекта. Это был бы пример того, как руководство хорошо и честно общается с вами и вашей проектной командой. Однако вы не можете рассчитывать на это, поэтому лучший выход — всегда стремиться уложиться в сроки вашего проекта.

Одна из ваших обязанностей — информировать руководство о статусе проекта

Как руководитель проекта, вы обязаны сообщать руководству о том, что происходит, точно так же, как вы несете ответственность за бюджеты, графики и результаты в своем качестве руководителя отдела.Пропущенные сроки и возникающие проблемы (с предлагаемыми решениями) следует сообщать наверх и как можно раньше. Путь от вас к высшему руководству должен быть открытым и последовательным; Надеюсь, информация будет идти в обоих направлениях.

Задержки могут быть приемлемыми не потому, что они случаются часто, а из-за других задержек, выходящих за рамки вашего проекта

Руководство может выразить небольшое беспокойство, если вы сообщите им, что ваш проект задержится. Не думайте, что это означает, что ваш пропущенный срок — не проблема.Возможно, из-за других задержек ваш первоначальный срок стал менее критичным.

Пример: Вам был предложен проект по внедрению нового программного решения для хронометража для вашей организации. В случае некоторых задержек проекта вы должны сообщить высшему руководству, что ваш проект будет реализован на шесть недель позже, чем первоначально планировалось. Их ответ: «Нет проблем». Однако вы не знаете, что человеческие ресурсы и бухгалтерский учет претерпевают некоторые внутренние изменения, из-за которых компании в целом необходимо развернуть новую систему хронометража на пять месяцев позже, чем планировалось изначально.В идеале вы и ваша команда должны быть включены в этот информационный цикл, но не стоит на это делать ставку.

Вы можете запросить добавочный номер

Некоторые руководители проектов опасаются сообщать руководству, что их проекты не будут завершены вовремя, поэтому они выбирают худший из возможных вариантов: ничего не говорят. Когда вам нужно завершить несколько этапов и уложиться в окончательный срок, легко упустить из виду тот факт, что вы можете попросить о продлении, и что оно может быть предоставлено. Это намного лучше, чем просто оставить все в покое и вообще не общаться с руководством.Не сообщать о проблеме проекта — особенно о критических сроках — очень плохо для вас и вашего проекта. Держите руководство в курсе проблем вашего проекта как можно раньше.

Вы можете преодолеть задержки, ища ярлыки

После проверки вы можете сделать вывод, что крайний срок проекта будет пропущен из-за того, что вы отстали от графика. Но так бывает не всегда. Возможно, вы сможете наверстать потерянное время, сократив путь до последнего срока.

Например, некоторые этапы могут выполняться в более короткий промежуток времени, чем вы разрешили. Возможно, вы заложили временную подушку на более поздних этапах и теперь можете ею воспользоваться. Сядьте вместе со своей командой — и, если необходимо, с клиентом — и просмотрите график, чтобы определить области, в которых вы можете «вернуть» некоторое время, чтобы выполнить текущие требования к срокам.

Предостережение относительно сокращений: убедитесь, что они экономят время, не снижая при этом результатов или качества усилий вашей команды или отрицательно влияя на бюджет проекта.Возможно, лучше опоздать, чем вовремя реализовывать проблемы или делать это за счет бюджета проекта.

Как установить дедлайны

Определение результатов и установка сроков — одно из ключевых направлений деятельности менеджера проекта. Здесь я покажу вам, что следует учитывать при установлении сроков.

Установка временных целей для работы над проектом — это не просто определение того, сколько времени займет выполнение задачи. Позади гораздо больше.

Давайте рассмотрим это шаг за шагом.

Когда это нужно?

Первый вопрос, который нужно задать: « Когда мне понадобится результат? “. Если мы говорим о разработке программного обеспечения, вопрос будет: « Когда программное обеспечение должно быть готово? “.

Ответ на этот вопрос зависит от того, какие действия следуют в плане проекта, которые требуют выполнения этой задачи.

Чтобы не отставать от ИТ-контекста, через 3 месяца может пройти пользовательский приемочный тест, в течение которого интерфейс должен быть протестирован.Следовательно, программное обеспечение должно быть завершено в течение следующих 3 месяцев.

Конечно, вы бы не назвали крайний срок через 3 месяца.

Твое чутье подсказывает, что это будет слишком поздно, верно? Было бы рискованно.

Вам нужен буфер.

План в достаточном буфере

Любой руководитель проекта по своему опыту скажет вам, что сроки обычно растягиваются. Есть много причин для этого. Некоторые из них находятся под вашим контролем, но большинство — нет.

Наиболее частые причины:

• другая работа мешает
• человек заболели
• работа получает за забытое
• результаты работы не соответствуют вашим стандартам качества и требуют доработки

Факторинг буфера — одна из немногих вещей, которыми вы можете управлять как менеджер проекта. Вот почему вы должны этим воспользоваться!

Какой размер буфера следует учитывать?

Должно быть достаточно времени, чтобы «исправить ситуацию» в том случае, если результат не будет завершен в согласованные сроки или результат не будет соответствовать вашим ожиданиям.

Что важно: Не рассчитывайте буфер только в календарных днях, а учитывайте фактические рабочие дни, когда ваша команда может сосредоточиться на работе над проектом. В промежутках между ними могут быть государственные праздники, семинары или другие встречи, на которых люди не смогут работать над своими задачами, связанными с проектом.

Дата поставки — это дата, до которой вам понадобится результат минус количество дней, рассчитанное в качестве буфера.

Уточните у своей команды, когда работа будет завершена

Обладая информацией, когда вам нужен результат, вы обсуждаете задачу со своей командой.Вам необходимо уточнить, смогут ли они завершить работу в предполагаемый срок.

Вы: «Привет, Зак, по поводу разработки интерфейса, за который ты отвечаешь: нам нужно, чтобы интерфейс был готов к 16 марта. Вам это кажется возможным? »

Либо да, либо нет.

Если да, отлично.

Если крайний срок слишком близок, нужно копнуть немного глубже. По сути, вам нужно понять, почему ваш коллега считает, что он или она не может завершить работу в соответствии с желаемой датой окончания.

Может быть, есть слишком много другой работы, которую нужно выполнить.

Вот несколько полезных вопросов, которые вы можете задать:

• Почему вы не можете закончить работу в [дата]?
• Над чем еще вы сейчас работаете?
• Есть ли кто-нибудь, кто мог бы вас поддержать? / кто мог взять на себя некоторые из ваших задач?
• Что вам нужно, чтобы завершить работу в эти сроки?

Помимо того факта, что задача просто может оказаться слишком большой для выполнения в желаемый вами срок, могут быть и другие причины, по которым ваша команда может не решаться уложиться в более ранние сроки.

Некоторые люди — перфекционисты, и они скорее делают что-то на 100%, чем работают над этим вообще. Однако во многих случаях «достаточно хорошего» результата будет достаточно для продолжения проекта.

Кроме того, вы можете проверить, можно ли разбить результат дальше. И если да, то какие запчасти требуются срочно, а какие можно поставить позже?

Пример: Вы строите дом и хотите въехать в него со всей своей мебелью. Специалист по напольным покрытиям сообщает, что на укладку полов во всех комнатах уйдет 3 недели.Слишком поздно! Почему бы сначала не закончить полы в жилых помещениях, чтобы у вас было место для хранения мебели. Остальные комнаты можно будет залить позже.

Психология дедлайнов

Это наблюдение, которое вы, вероятно, сделали сами: чем больше времени вы дадите себе на выполнение задачи, тем больше времени вы на самом деле потратите и тем больше вероятность, что вы будете откладывать дела на потом и усложнять дела (это также известно как закон Паркинсона). .

Это ощущение нехватки времени, которое позволит вам сосредоточиться на выполнении работы вовремя.Это основная причина, по которой я предпочитаю проводить короткие 30-минутные встречи, которые на самом деле дают результат, а не длинные 2-часовые сеансы, на которых ничего не решается.

Как следует отслеживать дедлайны?

Понятно, что у вас должна быть какая-то система для отслеживания результатов и сроков. Я использую простой трекер действий Excel. Вы также можете использовать профессиональный инструмент, такой как Jira или Trello, — что вам больше нравится.

список отслеживания задач

Для всех сверхкритических результатов я также поместил напоминание в свой календарь Outlook.На самом деле я мог бы поставить напоминание за несколько дней до крайнего срока. Таким образом, я могу связаться со своей командой и сделать все, что нужно сделать, чтобы уложиться в срок.

Адриан Ноймайер

Привет! Я Адриан, основатель Tactical Project Manager. Я создал сайт, чтобы помочь вам довести ваши проекты до успеха. В прошлом я работал менеджером ИТ-проектов 10 лет.

Другие сообщения

Не пропустите эти другие статьи

Как уложиться в срок — Тренинг по управлению временем от MindTools.com

© GettyImages
malerapaso

Не позволяйте песку времени иссякать над вашими задачами и проектами!

Кто не любит дедлайны? Неофициальные данные свидетельствуют о том, что ответ таков: «На самом деле, большинство из нас!»

Крайние сроки — это «проклятие» трудовой жизни многих людей и источник безжалостного и тревожного давления. Но они важны практически для любой задачи и любой роли, и они необходимы для бесперебойной работы вашей организации.

В этой статье мы исследуем, почему так важны крайние сроки, и рассмотрим практические шаги, которые вы можете предпринять для соблюдения ваших собственных сроков и для поддержки других в соблюдении их.

Почему важны сроки

Обычно у нас есть крайние сроки по одной из следующих причин:

• Чтобы гарантировать, что мы завершим нашу работу. Легко отложить или забыть задачу, у которой нет согласованной конечной точки. Сроки помогают избежать этого.
• Для обеспечения бесперебойной работы. Крайние сроки помогают нам сотрудничать для достижения общей цели и поддерживать выполнение сложных многоступенчатых проектов.
• Чтобы оправдать ожидания. Сроки проясняют, что мы должны доставить и когда. Это означает, что мы можем взять свою работу под контроль, не допуская путаницы.

Несоблюдение сроков также может иметь серьезные последствия. На личном уровне это может нанести ущерб вашей репутации и вашим карьерным перспективам, особенно если это произойдет более одного раза.

Это также может быть чрезвычайно разрушительным на организационном уровне. Несоблюдение крайнего срока, скорее всего, повлияет на репутацию вашей компании и может иметь серьезные финансовые последствия, если ваша задержка приведет к появлению в контракте пункта о штрафах.

Есть две основные области, на которых нужно сосредоточиться, когда вам нужно уложиться в срок: управление сроком и управление собой.

Управление сроками

Скорее всего, большинство из нас просто соглашается с установленным сроком. Но важно хорошенько обдумать это, прежде чем соглашаться на это.

Люди часто недооценивают время, необходимое для завершения проекта, поэтому установленный вами крайний срок может быть нереальным. А иногда сроки устанавливаются излишне рано, чтобы не возникало проблем при опоздании с доставкой!

Итак, что вы должны сделать, прежде чем соглашаться на крайний срок? Вот пять шагов, которые нужно выполнить:

1.Оцените, что требуется

Во-первых, вам нужно точно понять, что включает в себя задача. Если у вас крайний срок для сложной задачи или проекта, см. Наши статьи Анализ бизнес-требований. и структуры декомпозиции работ , чтобы определить и наметить, какие работы необходимо выполнить.

В идеале, человек, устанавливающий крайний срок, должен учитывать сложность работы. Но наша статья «Точная оценка времени» , содержит множество советов и стратегий для установки реалистичных и удобных сроков.

2. Получите необходимые ресурсы

Затем убедитесь, что у вас есть все необходимое для быстрого выполнения работы. Будут ли у вас люди, техническая поддержка, оборудование, обучение или материалы готовы и доступны вовремя? В противном случае вам, возможно, придется предложить более длительный график или снижение качества или количества работы, которую вы будете выполнять вовремя.

3. Разрешить проблемы

Не всегда все идет по плану, поэтому стоит подумать о потенциальных проблемах. Например, как болезнь, отказ оборудования или неожиданно срочное и важное задание, стоящее перед вами, повлияет на ваши планы?

Подумайте, какие непредвиденные обстоятельства вы можете нарисовать, чтобы свести к минимуму воздействие.Вы можете, например, подумать о том, чтобы проинструктировать коллегу, чтобы он или она могли прикрыть вас или другого члена вашей команды в чрезвычайной ситуации.

4. Детальный план

Следующим шагом будет создание подробного расписания. Хороший подход — часто разбивать задачи на небольшие компоненты и устанавливать сроки для каждой из них.

В результате вы можете обнаружить, что вам потребуется больше времени, чем позволяет общий срок. Обязательно поднимите этот вопрос как можно скорее и не надейтесь на лучшее!

Способность видеть, как вы прогрессируете, может быть очень мотивирующей и может помочь вам сразу определить задачи, которые не были выполнены.Наша статья, Диаграммы Ганта , описывает, как использовать этот популярный инструмент визуального планирования.

5. Ограничьте ущерб, нанесенный пропущенным сроком

Несмотря на всю вашу напряженную работу и предусмотрительность, вы все равно можете пропустить дедлайн. Если это произойдет, сохраняйте спокойствие и приложите все усилия, чтобы минимизировать ущерб.

Держите заинтересованные стороны в курсе прогресса на протяжении всей вашей работы, выделяя любые проблемы, которые вас задерживают, и демонстрируйте, что вы претворяете в жизнь свои планы действий в непредвиденных обстоятельствах.Тогда, если вы все-таки не успеете выполнить поставку вовремя, больше людей поймут ситуацию — и некоторые из них могут быть готовы помочь вам.

В такой ситуации лучше всего быстро решить неотложную проблему, договориться и уложиться в новый срок. Затем проведите обзор проекта чтобы определить, что пошло не так, и принять меры против повторения.

Однако несоблюдение срока может иметь более широкие последствия. Например, как мы упоминали ранее, если вы работаете с внешним клиентом или организацией, может возникнуть финансовый штраф.Это также может навредить вашей репутации . В любом случае обязательно берите на себя ответственность, избегайте оправданий и сосредоточьтесь на том, чтобы сделать все, что вы можете, как можно скорее.

Получите бесплатную рассылку новостей

Изучайте новые карьерные навыки каждую неделю, а также получайте бонус Рабочая тетрадь по управлению временем , бесплатно !

Прочтите нашу Политику конфиденциальности

Управление собой

Другой важный фактор в соблюдении сроков — это вы! Если у вас правильный образ мышления, самодисциплина и вы организованы , значит, ты почти «дома и просушишь»!

Вот несколько идей для рассмотрения:

• Будьте настойчивы. Научитесь говорить «нет» если это уместно, или, по крайней мере, дать себе время оценить крайний срок, прежде чем вы согласитесь с ним.
• Измените свое мышление. Принять позитивный настрой к дедлайнам, а не обижаться на них. Сроки могут помочь вам достичь целей, которые в противном случае вы могли бы отложить.
• Не путайте «планирование» с «деланием». Неважно, насколько хорош ваш план, это все, что он есть — план. Как только он у вас есть, приведите его в действие .
• Используйте свое время с пользой. Не пытайтесь выполнять несколько задач одновременно, так как это неэффективно. И следи за своим временем чтобы помочь вам работать эффективно, особенно когда сроки близки.
• Избегайте саморазрушительного поведения. Если вы знаете, что откладываете , например, поработайте над решением этой проблемы.

• Разберитесь в своих мотивах. Исследования показывают, что некоторых людей просто не вдохновляют сроки.Если это вы, подумайте, что вас мотивирует.

  Это хорошая работа, получение похвалы и признания или свободное время для того, что вам нравится? Соблюдение установленного срока, вероятно, поможет во всех этих областях.

• Сделайте соблюдение сроков привычкой. Начните с сокращения сроков в повседневной работе и перенесите эту привычку переходят к более крупным, когда они возникают.

Помощь другим в соблюдении сроков

Как менеджер, вы, вероятно, знаете, кто в вашей команде уверен в себе и способен уложиться в сроки, а кому нужна дополнительная поддержка.

Помните, сроки, которые вы установили для своих людей, становятся их обязанностью , но вы можете помочь им добиться успеха. Например, поощрение их к развитию уверенности в себе. может помочь им выдержать сжатые сроки.

Регулярно общайтесь со своими людьми или настройте систему, с помощью которой они будут сообщать вам о своих успехах. 5-15 отчетов являются эффективным способом сделать это. Но будьте осторожны, чтобы избежать микроменеджмента. .

Позвольте вашим сотрудникам проявлять инициативу и устанавливать свои собственные сроки, когда это уместно. Исследования показывают, что это может улучшить производительность.

Ключевые моменты

Сроки важны для бесперебойной работы вашей организации. Они продолжают работу и следят за тем, чтобы все работали до согласованной даты окончания.

При управлении сроками учитывайте следующее:

• Оцените, что требуется.
• Получите нужные ресурсы.
• Допустить проблемы.
• План в деталях.
• Ограничьте ущерб от пропущенного срока.

Ваше собственное отношение и образ мышления также играют решающую роль. Думайте позитивно, эффективно используйте свое время и не увязайте в фазе планирования.

5 эффективных советов по соблюдению сроков и своевременному выполнению работы

Проектные группы, которые неуклонно соблюдают сроки, могут выполнять проекты в соответствии с графиком.

Исследование PwC показало, что только 2.5% компаний смогли успешно завершить 100% проектов. Часто неудачи были вызваны несвоевременным завершением проектов.

Конечным результатом стал перерасход бюджета, разочарование заинтересованных сторон и деморализованная команда.

Если вы можете относиться к этому, вы не одиноки. Составление графиков и попытки уложиться в сроки на работе — важные проблемы для многих проектных команд.

По этим причинам так важно убедиться, что у вас есть надежные инструменты и системы, которые помогут поддерживать ожидаемые результаты.

Так как же обеспечить соблюдение вашей командой сроков выполнения проекта? Вот 5 способов помочь вам установить реалистичные сроки и достичь их.

Совет № 1: Используйте инструмент планирования проекта

Всегда удивительно видеть, что некоторые организации по-прежнему придерживаются обычных методов управления сроками.

Электронная почта, электронные таблицы и стикеры, наклеенные на столы и мониторы ПК, ушли в прошлое, и они, безусловно, не лучший способ работать над проектами и оставаться эффективными в наши дни.

Лучше всего использовать программное обеспечение для управления проектами. Использование инструмента управления проектами дает следующие преимущества:

• Захватывайте, расставляйте приоритеты и систематизируйте мероприятия проекта.
• Планируйте и соблюдайте сроки
• Храните все о своем проекте в одном месте.
• Планируйте и отслеживайте командные задачи.
• Лучше управляйте рабочими нагрузками команды.

Согласно Capterra, управление задачами и отслеживание проектов являются наиболее часто используемыми функциями в инструментах проекта.

Множество организаций видят, как решения по управлению проектами способствуют важности соблюдения сроков.

PMI’s Pulse of the Profession утверждает, что 61% организаций, которые использовали решения для управления проектами, выполнили свои проекты вовремя. С другой стороны, только 41% организаций не использовали программное обеспечение для управления проектами.

Инструменты планирования проекта — ключ к снижению стресса и улучшению результатов. Это устраняет неуклюжие таблицы и задержки при общении.Поприветствуйте более организованный конвейер проекта, где ваши сотрудники знают, какое следующее задание и как его выполнить: окончательный ответ на то, как вы гарантируете, что ваша команда не сбивается с пути, чтобы уложиться в сроки проекта.

Совет №2. Избегайте промедления

Сколько раз вы или члены вашей команды становились жертвами слов «Я сделаю это позже?»

Это обычная черта, когда вы изо всех сил пытаетесь уложиться в сроки на работе, и мы не виним вас за это. Обычно в начале проекта мы получаем искаженную картину времени.

Когда журнал MicroBiz Magazine опросил более 1000 взрослых, более 70 процентов признались, что откладывают работу. Более 40% откладывают работу почти каждый день.

Когда кажется, что крайний срок далек, легко расслабиться и отложить работу на потом. Это часто приводит к срочным задачам ближе к концу срока проекта.

Это определенно неправильный путь. Если есть смысл сразу начать работу и отметить какие-то задачи, то вперед и сделайте это.

Если это помогает, вы также можете установить вехи в плане проекта, чтобы разбить более крупный проект на более мелкие фазы. Попробуйте разные подходы, чтобы понять, что подходит именно вам. это просто предложения, и все работают по-своему.

Совет № 3: Начните с прототипа

Если вы не можете уложиться в сроки на работе, почему бы не попробовать создать прототипы?

Прототип — это способ дать вашим идеям физическое присутствие.

Это идеальный способ быстро приступить к выполнению задачи, чтобы вы знали, что нужно улучшить и на чем сосредоточиться на ранних этапах проекта.

Прототипирование часто начинается с каркаса задачи. Это может быть эскиз, каркас или макет.

Это может быть набросок статьи, основа для презентации перед заинтересованными сторонами, предварительный дизайн нового логотипа или некоторые разработанные стратегии маркетинговой кампании.

Традиционно прототипирование — это 5-этапный процесс — от понимания проблемы до сбора отзывов.

Источник: UXPin

Ранние отзывы на начальных этапах вашего проекта помогут вам убедиться, что вы на правильном пути, прежде чем тратить больше времени.

Совет № 4: Создайте стандартные рабочие процедуры

Ведение бизнеса сопряжено с определенными трудностями.

Неисправности или неэффективность ваших операций, систем и процессов могут быть связаны со многими из этих проблем и проблем. Пытаться уложиться в сроки на работе — одна из них.

Вот где могут помочь стандартные рабочие процедуры.

Стандартные рабочие процедуры (СОП)

— это подробные письменные инструкции для достижения единообразия работы.

С помощью СОП работа может выполняться согласованно и эффективно. Это, в свою очередь, поможет вам выполнять задачи вовремя.

Источник: Collaboris

Для создания СОП необходимо выполнить следующие шаги:

• Определите объем и цель
• Определите аудиторию
• Определите формат и стиль письма
• Протестируйте и настройте
• Распространите СОП и проведите обучение
• Получите обратную связь и обновите соответственно

Например, вы можете максимизировать функции программного обеспечения для управления проектами путем создания СОП по обновлению информации о проекте.

В наши дни очень важно использовать инновационные программные решения, чтобы максимально повысить эффективность работы.

Совет № 5: Избегайте сползания прицела

Мы часто берем на себя больше работы, чем можем.

Особенно когда мы начинаем работать в новой команде, мы чувствуем потребность произвести впечатление и превысить свои достижения. Это приводит к тому, что вы постоянно беретесь за выполнение большего количества задач, пока не достигнете выгорания.

Выгорание является довольно распространенным явлением, при этом 7 из 10 сотрудников пострадали по крайней мере в той или иной форме.

Источник: Clockify

Дополнительные задания к существующей рабочей нагрузке часто неосуществимы и могут привести не только к пропуску новых сроков, но и к пропуску старых — или, по крайней мере, к снижению качества работы.

Не переоценивайте свои возможности.

Научитесь отказываться от задач, которые могут отвлечь вас от того, над чем вы сейчас работаете. Сказать «нет» может показаться не очень приятным, но, по крайней мере, вы будете контролировать сроки и улучшите свою пунктуальность, когда дело доходит до достижения результатов.

Выгорание можно предотвратить, научившись говорить «нет» и сохраняя здоровые привычки.

Не позволяйте дедлайнам влиять на ваше психическое здоровье

Срок может показаться бомбой замедленного действия, но это не всегда так.

Обладая разумным мышлением и соответствующими процессами, вы можете улучшить управление сроками.

• Используйте инструменты планирования и управления проектами, чтобы отслеживать свою работу и расставлять приоритеты по срокам.
• Не откладывайте задачи на последнюю минуту.Начните как можно раньше, чтобы уложиться в сроки.
• При работе с новыми или сложными задачами начните с создания прототипа. Получите обратную связь, чтобы еще не поздно сменить курс.
• Создавайте стандартные рабочие процедуры для повторяющихся задач и выполняйте их, чтобы повысить эффективность и согласованность.
• Научитесь говорить «Нет» и избегайте сползания прицела.

Следуйте этим советам и наблюдайте, как ваши результаты растут вместе с вашей способностью уложиться в сроки.

Шесть советов, как никогда не пропустить следующий срок сдачи проекта

Команды профессиональных услуг постоянно борются за соблюдение сроков и своевременное выполнение проектов и ключевых показателей эффективности.Но когда вы работаете над несколькими сроками, уложиться в каждый из них может быть непросто. Вот шесть советов, которые помогут убедиться в том, что у вашей команды есть надежный план реализации проекта, и что ни один крайний срок больше никогда не будет пропущен.

Совет №1 — Создайте реалистичный план реализации управления проектом

Первый шаг к тому, чтобы ваша команда никогда не пропустила очередной дедлайн, — это убедиться, что их сроки реалистичны. Всякий раз, когда вы планируете проект с фиксированными сроками, очень важно заранее приложить усилия для составления достижимого графика.

Для создания достижимого плана реализации управления проектом требуется следующее:

• Используйте проверенную методологию управления проектами для определения структуры вашего проекта.
• Создайте WBS (иерархическую структуру работ) и полный список задач и действий, необходимых для достижения результатов и целей проекта.
• Упорядочите каждую задачу и отметьте все зависимости.
• Соберите оценки того, сколько времени займет выполнение каждой задачи, проанализировав прошлые аналогичные проекты и поговорив с МСП (профильными экспертами).
• Используйте PERT или метод критического пути, чтобы определить, какие задачи не могут ускользнуть без задержки всего проекта.
• Включите буфер на случай непредвиденных обстоятельств, чтобы снизить риски для графика.

Не забывайте вовлекать в проект ключевых заинтересованных лиц. Их вклад в сроки поможет удержать их вовлеченность и снизить вероятность того, что что-то не заметят или забудут.

Совет № 2 — Планируйте свои цели и процессы

Когда у вас есть план реализации управления проектом, важно проявлять инициативу при его отслеживании и контроле.В конце концов, если вы не знаете, что что-то опоздает до наступления срока, у вас нет времени восстанавливать расписание.

Вам нужно будет определить, как вы можете отслеживать прогресс своей команды, не контролируя ее работу на микроуровне. Это даст вам достаточно времени, чтобы придумать «План Б», если что-то столкнется с проблемами.

Некоторые полезные цели и процессы включают:

• Создание промежуточных результатов или этапов выполнения
• Планирование регулярных проверок с вашей командой для проверки прогресса и проблем
• Внедрение программного обеспечения для управления проектами, которое позволит вам контролировать разработку, не запрашивая обновления

Совет № 3 — Убедитесь, что вы управляете своими ресурсами

При создании плана управления проектом легко назначить общие ресурсы, такие как «графический дизайнер», и запланировать назначение реальных людей позже.К сожалению, такая практика может испортить ваш график.

Например, что произойдет, если все графические дизайнеры уже назначены на другие проекты? Если вы слишком долго ждете, прежде чем назначать людям задачи, может быть слишком поздно жонглировать вещами.

Если у вашей команды есть программное обеспечение для проектов, общие календари проектов или отчеты, которые показывают распределение ресурсов, убедитесь, что у человека, которого вы хотите, уже нет избыточных ресурсов или запланировано его отсутствие в офисе, когда они вам понадобятся.

Совет №4 — Обеспечьте идеальное общение

Все в вашей команде должны понимать сроки проекта. Использование визуального элемента, такого как диаграмма Ганта, может помочь людям понять, когда требуется их часть работы, а также чья работа предшествует их работе и кто ждет их завершения.

Что, если работа должна была быть отправлена ​​обратно создателю, а доработка не была в графике? В подобных сценариях вашей команде потребуются надежные процессы, чтобы знать, кому переместить задачи, когда их часть будет завершена, и как уведомить других, что у них теперь есть работа.

Открытое общение со всеми заинтересованными сторонами необходимо для управления сроками. Вы можете связаться с клиентом, чтобы обсудить перенос сроков поставки. Или вы можете обратиться к другим руководителям, чтобы узнать, сможете ли вы привлечь дополнительную помощь. Коммуникация не только расширяет ваши возможности, но также помогает заинтересованным сторонам почувствовать себя вовлеченными в важные части жизненного цикла проекта.

Совет № 5 — Сосредоточьтесь на улучшении управления временем

Планирование и управление временем — важная часть обеспечения соблюдения сроков.В конце концов, если задача, по оценкам, займет четыре часа, но назначенный член команды продолжает отвлекаться, это может занять гораздо больше времени. Помогая своей команде улучшить их навыки управления временем, вы можете повысить продуктивность и убедиться, что они соблюдают или превышают запланированные сроки.

Один из способов улучшить управление временем — сократить количество отвлекающих факторов. Это может означать устранение бесполезных встреч, обеспечение тихих рабочих зон вдали от перерывов или запрет социальных сетей и других нерабочих приложений.Другой вариант — сохранить счетчик сроков выполнения проекта, где сотрудники могут видеть, какие задачи являются приоритетными, и создавать свои списки дел или управлять ими.

Иногда вас также могут попросить помочь делегировать менее важную работу или научить сотрудников избегать задач (когда члены команды избегают чего-то неприятного, потому что не хотят с этим справляться).

Совет № 6 — Имейте подходящие инструменты для работы

Наличие правильных инструментов для работы может иметь решающее значение, когда дело доходит до успеха или неудачи проекта.Эти инструменты позволяют отслеживать любые препятствия при планировании, которые могут возникнуть.

Программное обеспечение для управления проектами и создания отчетов позволяет управлять без микроменеджмента. Вы можете следить за прогрессом и быстро видеть, где начинают появляться узкие места или задержки, пока еще есть время для внесения изменений.

Plus, с программным обеспечением, способным отслеживать и управлять зависимостями, вы можете поиграть с различными сценариями, чтобы выяснить, какое решение является лучшим.Например, если одна задача срывается, вы можете увидеть потенциальные последствия отвлечения ресурсов от других заданий или изменения сроков.

Как управлять сроками в программном обеспечении для управления проектами

Согласно опросу PMI «Pulse of the Profession», чуть более половины (51%) глобальных проектов были завершены вовремя в 2019 году. Следуя приведенным выше советам и используя инструменты управления проектами, чтобы обеспечить сотрудничество, понимание и умение работая, вы можете держать свои будущие проекты в курсе и не пропускать сроки.

Если ваша команда не справляется с соблюдением сроков, узнайте, чем может помочь Wrike!

.