Что такое электронный документооборот: Система электронного документооборота: что это такое и зачем она нужна

Шаг 3. Подключите электронный документооборот

Вы можете работать над 3 и 4 шагами одновременно. Начните загружать товары, пока вы подключаете электронный документооборот.

Электронный документооборот (ЭДО) нужно подключить, чтобы:

• Создавать заявки на поставку для:
  • поставок на Тверь, Хоругвино–негабарит, распределительный центр и дарксторы;
  • ювелирных изделий;
  • товаров, подлежащих маркировке в системе «Честный знак» или сертификации в системе «Меркурий».
• Получать закрывающие документы и документы по возвратам.

Вы можете подключить системы, с которыми Ozon работает напрямую — СФЕРА Курьер и Контур.Диадок. Обычно это занимает от 1 до 5 дней. Для этого:

Если вы уже работаете в другой системе ЭДО вы можете настроить роуминг между вашей системой и Контур.Диадок или СФЕРА Курьер (СберКорус) — уточните в службе поддержки вашей системы, возможно ли это. Подключение роуминга занимает в среднем 5–10 рабочих дней.

Как настроить роуминг

Обратитесь в службу поддержки вашей системы. Попросите настроить документооборот (роуминг) с ООО «Интернет решения». Роуминг может быть платным, уточните стоимость у провайдера.

В заявке укажите реквизиты Ozon: ООО «Интернет решения», ИНН: 7704217370, КПП: 997750001. Полные реквизиты. Если понадобятся другие данные, напишите нам: перейдите в Службу поддержки или нажмите значок сообщения в личном кабинете внизу экрана.

Для того, чтобы электронные документы имели юридическую силу, вам нужно их подписать с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП). Вы можете заказать ее у оператора ЭДО. Для работы с Ozon выберите такую ЭЦП, которая подойдет для работы в госсистемах: ФНС, Честный ЗНАК и других.

После того как вы настроите ЭДО с Ozon, проверьте, все ли настроено верно. Для этого в личном кабинете перейдите в раздел  → Настройки → Документооборот. Если ЭДО с Ozon настроен правильно, вы увидите тег

Активен.

Вебинар

Делопроизводство, электронный документооборот | Интересные материалы

15. 11.2021 Какие документы надёжнее хранить в бумажном виде

Несмотря на удобство цифровой формы, специалисты рекомендуют сохранять копии важных бумаг

12.03.2021 Электронная переписка: современные реалии договорной работы

Правовое значение электронной переписки и других документов, передаваемых по интернету, в современных условиях трудно переоценить. Данная статья поможет вам использовать сообщения из электронной почты, мессенджеров и облачных сервисов в качестве письменных доказательств, оспаривать при необходимости причастность к созданию электронного сообщения и его содержание, а также отличать общение по электронной переписке от юридически значимых фактов

27.08.2020 Электронный документооборот и электронная подпись: действующее правовое регулирование и особенности применения

Современный мир трудно представить без информационных технологий. Несмотря на то что обмен юридически значимыми документами в бумажном виде по-прежнему занимает важное место в документообороте коммерческих организаций, сегодня все большее число предпринимателей отдает предпочтение электронному взаимодействию. Применение современных технологий при подписании и обмене документами помогает решать различные задачи — от ускорения и упрощения процесса заключения сделок до повышения уровня доверия к содержанию подписываемых и передаваемых документов. О порядке заключения договоров дистанционным способом, о ведении электронного документооборота, а также о законодательных новеллах в этой сфере читайте в материале.

11.08.2020 Больничный оплатят по номеру

Работникам компании упростили оформление листков нетрудоспособности

23.06.2020 Электронный документооборот: преимущества и недостатки

Вместо того, чтобы подавать иск в бумажном виде, вы можете подать его в суд в электронном виде. Кроме того, это дешевле. На первый взгляд — одни преимущества. Однако, это решение для людей с крепкими нервами.

12.03.2020 Сколько вы сэкономите при переходе с бумажных документов на электронные?

Среднее время, которое тратят сотрудники на обработку документов, по данным Siemens Business Services and IT Solutions, составляет от 30 до 60%.

10.03.2020 Доверенность оцифруют

На обсуждении в рабочей группе при АНО «Цифровая экономика» находится проект приказа «Об утверждении требований к форме доверенности, используемой для подтверждения полномочий в электронном виде». Предложения бизнес-сообщества по данному вопросу были направлены в Минкомсвязи России от лица Центра компетенций (Фонд «Сколково») 26 февраля. Единый подход к использованию машиночитаемой доверенности будет выработан в ходе совещания в Минкомсвязи в ближайшее время.

02.03.2020 Стоит ли бояться электронных технологий при операциях с недвижимостью?

Покупка недвижимости в один клик, да еще и удаленно с помощью электронной подписи – обыденное волшебство наших дней. Технологии воистину делают нашу жизнь удобнее, но так ли безобидно и надежно это удобство? О подводных камнях цифрового документооборота читателям сайта «РИА Недвижимость» рассказали в Федеральной нотариальной палате.

19.02.2020 Развитие цифровой экономики и устойчивая работа бизнеса невозможны без операторов ЭДО

В ближайшие два года изменятся процессы в отрасли электронного документооборота и цифровой экономики — приняты поправки в 63-ФЗ «Об электронной подписи». Чтобы изменения сказались на отрасли положительно и помогли ее развитию, необходимо привлекать к ним опытных экспертов — операторов ЭДО.

13.02.2020 Электронная трудовая книжка

С 1 января 2020 года в России введена электронная трудовая книжка – новый формат хорошо знакомого всем работающим россиянам документа.  Преимущества электронной трудовой книжки.

22.01.2020 Софт для документооборота и печати: тренды на рынке

С развитием информационных технологий на рынке появляются все новые и новые решения по управлению документооборотом и печатью в офисе. Вендоры печатающих устройств разрабатывают программы, в основе которых лежит обеспечение автоматизированного документооборота. Эти решения значительно упрощают работу сотрудников и сокращают расходы на печать в офисе.

14.01.2019 Хранение электронных документов: что нового

Количество дел, которые организации ведут в электронном формате, увеличивается с каждым днем.

Создание и оборот электронных документов, как правило, не вызывают серьезных вопросов, в отличие от их хранения. В статье рассмотрим рекомендации 2018 года по учету и хранению электронных документов.

Электронный документооборот с контрагентами, госорганами и сотрудниками

Электронный документооборот помогает упростить рутинные действия. Предпринимателю не приходится распечатывать документ на принтере, ехать к адресату или пользоваться почтой, забирать второй экземпляр, вкладывать документ в какую-то папку, терять её в каком-то шкафу. Всего несколько кликов — и документ создан в электронном виде, подписан с двух сторон электронными подписями и хранится в сервисе, где его легко найти. 

Увы, полностью перевести отношения в электронный вид невозможно, а усилия и деньги от предпринимателя всё-таки потребуются. Подробнее — расскажем в статье. 

Плюсы и минусы электронного документооборота

В электронном документообороте много плюсов.

Экономия времени. Не нужно тратить время на распечатывание документа, его подписание, доставку. Передача происходит моментально, за несколько секунд.

Экономия бюджета и места. Электронные документы имеют такую же юридическую силу, как и бумажные. Их можно не распечатывать и хранить на компьютере. 

Исключение ошибок. Электронные документы не потеряются. Если появилось расхождение данных, всегда можно установить причину. 

Контроль за движением документов. Становится проще следить за сроками отправки документов, не допускать просрочек.

Минусов три:

1. Есть входной порог. Предприниматель должен купить подпись, разобраться с сервисом. 

2. Кадровый ЭДО — только эксперимент. Для небольшого бизнеса пока нет удобной возможности полностью избавиться от бумажных трудовых книжек, трудовых договоров, приказов и других документов.

3. Не все контрагенты согласны. Сложно переубедить компании, у которых бухгалтерия привыкла работать только на бумаге. Поэтому с контрагентами тоже приходится вести два документооборота параллельно: бумажный и электронный.

Для чего нужна электронная подпись

Все документы нужно подписывать, электронные — тоже. В этом случае в роли подписи выступает специальная программа, которая защищена от взлома. Она гарантирует, что документ «подписал» именно её обладатель. Это и есть «усиленная квалифицированная подпись». Её выпускают специальные удостоверяющие центры, например контуровский.

Подпись необходима для любого электронного документооборота: для сделок, отчётности и работы с сотрудниками. Иногда её выпускают в рамках тарифа. Например, предприниматели покупают Эльбу и получают подпись для сдачи отчётности бесплатно. 

Кстати, для сдачи отчётности недостаточно выпустить подпись. Необходимо работать со специальным оператором, например с той же Эльбой. Это правило придумали, чтобы обезопасить базу данных госорганов.

Вдруг злоумышленники будут бомбардировать сервер налоговой запросами или подсовывать в отчёты вирусы. 

Всегда ли нужно работать через операторов ЭДО

В теории, закон не запрещает обмениваться документами с контрагентом по электронной почте. Но этот способ создаёт риски. Если дело дойдёт до суда, контрагент может доказать: его почту взломали, он не отвечает за письмо с документом. И наоборот: контрагент боится, что в подобной роли окажетесь вы. Поэтому пользуются специальными сервисами.

Например, Диадок принимает документы от пользователя, шифрует и отправляет контрагенту по защищённым каналам связи. Опровергнуть факт передачи документа невозможно. В сервисе удобно работать, его интерфейс напоминает электронную почту. 

Как внедрить электронный документооборот в компании

Вам нужно будет:

1. Выбрать оператора ЭДО.

2. Определить роли. Если у сотрудника будет право подписи, её нужно будет выпустить. Если только право создавать документы — в Диадоке можно настроить таким образом многопользовательский режим.

3. Внести изменения в учетную политику: дописать, что в организации вместе с бумажными будут оформляться и электронные документы.

4. Заключить с контрагентами соглашения об использовании электронного документооборота. 

Кадровый документооборот

Вести кадровый документооборот полностью в электронном виде пока невозможно. Например, от трудовых книжек на бумаге избавиться не удалось: сотрудникам дали возможность сохранить их наряду с электронными, и многие действительно выбрали такой вариант в 2020 году.  Люди переживали: вдруг госорганы потеряют данные, а они останутся без пенсии.

Чиновники понимают, что кадровый электронный документооборот принесёт пользу. Поэтому идёт эксперимент по электронному кадровому учёту. Работодатели могут работать на сайте «Работа в России» или в других сервисах. Например, в Контур.Персонале можно вести электронные трудовые книжки, составлять штатное расписание, создавать приказы, формировать графики работы и отпусков. 

Это не все документы, но лучше, чем ничего. 

🎁

Новым ИП — год Эльбы в подарок

Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев

Попробовать бесплатно

Что нужно знать об электронном документообороте:

1. ЭДО применяют при работе с контрагентами, госорганами и кадровом учёте.

2. При работе с контрагентами можно обойтись без специальных сервисов, но лучше не стоит. Это не безопасно. 

3. Обычную подпись заменяет усиленная квалифицированная (КЭП).

4. Перейти на ЭДО с сотрудниками пока невозможно.

Статья актуальна на 03.02.2021

1С-ЭДО Порядок подключения внутреннего электронного документооборота

Дата обновления: 02. 08.2021

Номер карточки: SD0023757

Видеоинструкция

Текстовая инструкция

Электронный документооборот позволяет оформить внутренние документы организации в электронном виде с использованием простой или усиленной квалифицированной подписи. 

Функционал внутреннего ЭДО включен в следующие релизы:

Конфигурация	Начиная с версии	Дата выпуска
Бухгалтерия государственного учреждения, ред.2	2.0.71.12	28.05.20
1С:ERP Управление предприятием 2	2. 4.13.46	30.09.20
Бухгалтерия предприятия КОРП, ред. 3.0	3.0.92.51	08.05.21

В дальнейшем состав прикладных решений с поддержкой внутреннего ЭДО будет расширяться. 

Для возможности обмена электронными документами с электронной подписью необходимо перейти в Администрирование – Обмен электронными документами и установить флаг в поле Электронные подписи.

Затем необходимо развернуть группу обмен с контрагентами и установить флаг в поле Сервисы ЭДО, после этого установить флаг Использовать внутренние электронные документы.

В журналах документов учётной системы появился столбец Состояние ЭДО.

Для формирования внутреннего электронного документа необходимо выбрать соответствующий документ учётной системы, нажать ЭДО – Просмотреть электронный документ или перейти по ссылке Состояние ЭДО.

В открывшемся мастере настройки электронного документооборота необходимо пройти несколько шагов (количество шагов зависит от типа электронной подписи).

На первом шаге необходимо выбрать вид электронной подписи.

Чтобы электронные документы имели юридическую силу, их необходимо подписывать электронной подписью. Ст. 5 Закона № 63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи» определяет следующие виды электронной подписи – простую и усиленную. Для подписания внутренних документов информационной базы с помощью сервиса 1С-ЭДО можно использовать как простую, так и усиленную квалифицированную подпись. 

1. Усиленная квалифицированная электронная подпись.

Для использования усиленной квалифицированной электронной подписи необходимо наличие программы криптографии, а также соответствующего сертификата.

При использовании усиленной квалифицированной подписи, на втором шаге мастера необходимо выбрать печатную форму, а также вариант настройки.

При выборе я буду подписывать документы, на следующих шагах мастера будет произведен поиск установленной на рабочем месте программы криптографии, а также сертификата усиленной квалифицированной подписи.

Если программа криптографии отсутствует, мастер предложит выполнить её установку.

Примечание. Обращаем Ваше внимание, что на одном рабочем месте не рекомендуется одновременная установка двух криптопровайдеров (КриптоПро и VIPNet). Также дополнительно сообщаем, что сертификаты, выпущенные под КриптоПро, не будут работать с VIPNet, так же как и сертификаты, выпущенные под VIPNet, не будут работать с КриптоПро. Также информируем, что программа КриптоПро CSP предоставляется на платной основе, необходимо приобретение лицензии. 

Если программа криптографии установлена, на следующем шаге произойдёт поиск доступных сертификатов. Если сертификат не определился, мастер предложит Заказать сертификат через сервис 1С-Подпись или Добавить сертификат из установленных на компьютере.

Более подробно о том, как установить сертификат в хранилище «Личное», можно ознакомиться, перейдя по ссылке  http://1c-edo.ru/handbook/28/4011/.

Более подробно о том, как получить 1С-Подпись, можно ознакомиться, перейдя по ссылке http://1c-edo.ru/handbook/28/4285/.

Если сертификат установлен в хранилище, но при нажатии Добавить сертификат отсутствует в списке, то пользователь указанный в сертификате, отличен от пользователя, под которым произошла авторизация в программном продукте 1С. Необходимо установить флаг в поле Показывать все сертификаты.

Затем выбрать необходимый сертификат и нажать Далее.

В открывшемся окне необходимо сверить пользователя, указанного в сертификате с пользователем, под которым произошла авторизация в 1С.

Если пользователь отличен, необходимо вернуться на шаг 2 и выбрать Я настраиваю подписание для других сотрудников. При данном варианте мастер не будет производить поиск программы криптографии и доступных сертификатов.

2. Простая электронная подпись

В качестве простой электронной подписи применяется логин и пароль, с которыми пользователь входит в информационную базу 1С. Для её применения потребуется утвердить Положение об использовании простой электронной подписи, а также распечатать и подписать Уведомление у соответствующих сотрудников.

При использовании простой электронной подписи, на втором шаге мастера необходимо выбрать печатную форму, которая будет применяться для формирования электронного документа.

На следующем шаге мастера необходимо указать, кто будет подписывать документ.

Вариант Укажу список подписантов применим, когда не определён постоянный перечень сотрудников, участвующих в подписании и их необходимо будет заполнить вручную при создании документа.

В созданной настройке для печатной формы будет выбран маршрут Указывать при создании документа, то есть при каждом формировании электронного документа необходимо будет заполнить список подписантов.

Маршрут подписания применяется, когда список подписантов неизменен, для гибкой настройки правил подписания, и последующего их использования.

При создании маршрута подписания необходимо указать наименование, вид подписи: простая или квалифицированная. После чего необходимо  добавить логическое условие, нажав Добавить группу: поставить все подписи по порядку, поставить любую из подписей, поставить все подписи (условия можно чередовать для более гибкой настройки правил подписания). Затем необходимо добавить подписантов (пользователей информационной базы).

Более подробно о том, как создать маршрут подписания, можно ознакомиться, перейдя по ссылке http://1c-edo. ru/handbook/22/4079/.

В мастере настройки необходимо выбрать созданный маршрут, при необходимости установить флаг в поле Использовать для последующих документов.

При использовании простой электронной подписи мастер настройки предложит сформировать Положение об использовании простой электронной подписи.

Перейдя по ссылке, откроется окно формирования необходимых для использования простой электронной подписи внутренних документов организации. Необходимо заполнить обязательные поля и нажать Сформировать положение.

Автоматически будет сформирован необходимый комплект документов, который необходимо распечатать и заверить у руководителя организации.

После чего необходимо перейти по ссылке Уведомление. Автоматически будут сформированы уведомления для сотрудников, указанных на предыдущих шагах настроек.
  

Данные уведомления необходимо распечатать, а затем ознакомить ответственных сотрудников.

После завершения настроек откроется форма просмотра электронного документа. Для установки подписи необходимо нажать кнопку Подписать.

После подписания штамп визуализации электронной подписи появится в форме просмотра электронного документа.

На вкладке Подписи можно просмотреть установленные, а также требуемые электронные подписи.

Для получения ответственными лицами уведомлений, о необходимости выполнить действие с внутренним электронным документом, необходимо подключить систему взаимодействия — Сервис 1С-Диалог. Для этого необходимо перейти в Администрирование  — Интернет-поддержка и сервисы, затем развернуть группу Обсуждения и нажать кнопку «Подключить».

В соответствующее поле необходимо ввести электронный адрес Вашей организации и нажать «Зарегистрироваться». Информационная база будет связана с данным адресом.

Затем ввести код регистрации, отправленный на e-mail и нажать «Зарегистрироваться».

Более подробно о системе взаимодействий можно ознакомиться, перейдя по ссылке https://its.1c.ru/db/v8317doc#bookmark:utx:TI000000335

Уведомления от бота 1С-ЭДО, будут отображаться во всплывающих сообщениях у сотрудников, участвующих в документообороте.

Нажав на уведомление можно увидеть пояснение и ссылку на документ, который требует действий от пользователя.

Если документ содержит ошибку его можно отклонить или аннулировать. Для этого необходимо нажать «Другие действия».

Также подписать внутренний электронный документ можно из рабочего места Текущие дела ЭДО, перейдя в папку Подписать раздела Исходящие.

Документы, обмен по которым завершён, доступны для просмотра в архиве ЭДО, а также перейдя по соответствующей ссылке из журнала документов учётной системы.

Для изменения настроек внутреннего документооборота необходимо перейти в карточку организации, нажать ЭДО – Настройки внутреннего ЭДО.

В открывшемся окне перечислены документы учётной системы, по которым можно создать внутренний электронный документ.

В настройках можно изменить печатную форму документа и маршрут его подписания, а также возможно смена варианта подписания с простой на усиленную квалифицированную подпись.

Более подробно о том, как настроить внутренний электронный документооборот, можно ознакомиться на сайте ИТС.

Электронный документооборот идет по трудному пути

Такие данные опроса приводит облачный сервис управления торговлей «МойСклад» и оператор фискальных данных OFD.RU.

Основными причинами подключения системы ЭДО в компаниях опрошенные назвали удобство и высокую скорость работы с электронными документами (39,4%), программу обязательной маркировки товаров (25,7%), 15,8% перешли на ЭДО по требованию контрагентов, а 7,4% ответили, что пандемия создала трудности с обменом бумажными документами. 4,4% в числе причин назвали переход на удаленную работу, 4% — заботу об экологии и лишь 3,2% указали финансовую экономию.

29,6% сотрудников отечественных компаний считают систему электронного документооборота полезной инициативой властей. При этом 29% ответили, что в текущем виде система не идеальна, но в перспективе может стать крайне полезной и удобной. 23% не считают ее хорошей, а 18,2% воздержались от ответа.

Среди наиболее явных проблем респонденты отметили необходимость по-прежнему дублировать электронные документы бумажными (18,1%), стоимость настройки и введения в эксплуатацию ЭДО (15,1%), сложность внедрения системы (12%), сбои в работе (12,1%), сложности при взаимодействии с госорганами, поскольку некоторые инстанции требуют бумажные документы, а некоторые — цифровые (12,6%), неудобство обмена документами через роуминг (9,7%), плохую работу техподдержки (8,1%), сложности с получением и использованием ЭЦП (7,4%). 4,9% опрошенных не столкнулись ни с одной из вышеперечисленных проблем.

Директор OFD.RU Антон Румянцев отмечает, что в 2020 г., с одной стороны, дополнительным стимулом послужили карантинные меры, когда ЭДО оказался самым быстрым и безопасным способом доставки документов. Локдауны и транспортные ограничения создавали определенные трудности при работе с документами. Проверочные мероприятия были ограничены.

Антон Румянцев подчеркивает, что, с другой стороны, на темп прироста повлияло введение обязательной маркировки сразу по нескольким товарным категориям: табак, обувь, фотоаппараты и лампы-вспышки, духи, лекарства, шины и покрышки, молоко, пиво, вода, товары легкой промышленности.

«К сожалению, все еще большое количество рос­сий­ских ком­па­ний не ис­поль­зуют воз­можнос­ти элек­трон­но­го докумен­тоо­бо­рота. Клю­чевая при­чина не­дове­рия к элек­трон­ным бу­магам зак­лю­чает­ся в том, что их счи­тают не­надеж­ны­ми, а сер­ви­сы для их под­дер­жки — до­роги­ми и слож­ны­ми для ос­вое­ния и внедрения в компании. Безусловно, чтобы внедрить что-то новое, всегда необходим дополнительный ресурс, как человеческий, так и временной», — отмечает Антон Румянцев.

«Согласно полученным результатам опроса, 26,8% компаний пока работают исключительно с физическими документами. Потому что многие компании из сегментов малого и микробизнеса до сих пор сходятся во мнении, что бумажный экземпляр документов, который передается «в руки», надежнее электронного. На самом же деле рисков от физического документооборота может быть на порядок больше, чем через сервис-операторов, у которых транзакции происходят в считаные секунды и через легитимный канал. Однако процесс перехода компаний на ЭДО неизбежен в хорошем понимании этого слова. На сегодняшний день ряд государственных ведомств уже взаимодействуют с компаниями только через электронный документооборот. Так, налоговые инспекции сейчас принимают счета-фактуры от контрагентов только в электронном виде», — подчеркивает Антон Румянцев.

Он отмечает, что есть несколько причин, по которым компании, работающие с ЭДО, ведут бумажный документооборот. У кого-то есть недоверие, у кого-то не хватает ресурсов для внедрения ЭДО в своей организации.

«Организации меньших масштабов не так охотно используют ЭДО. Есть еще элемент недоверия к технологиям и элемент технологической неготовности таких заказчиков к переходу на ЭДО. Кроме того, надо понимать, что малый бизнес старается экономить на всем, и для них психологически сложно потратить лишние деньги. Хотя если посчитать, то ЭДО окупается быстро и начинает давать экономический эффект через один-два квартала, по сравнению с бумажным документооборотом. Достаточно высокий спрос на обмен электронными образами документов есть со стороны крупного бизнеса и в компаниях, которые можно отнести к верхнему сегменту среднего бизнеса», — отмечает Антон Румянцев.

Электронный документооборот будет стремительно развиваться и дальше. Число пользователей и объем передаваемых документов через ЭДО будет возрастать ежегодно. Причем интерес к ЭДО проявляет уже весь бизнес без исключения: крупные корпорации, средний и малый бизнес — все заинтересованы в сокращении издержек и переходе на безбумажные технологии, считает Антон Румянцев.

«Кроме того, переход на ЭДО — неотъемлемая часть программы внедрения цифровой экономики в России. Наличие электронного документооборота является одним из условий для работы с маркированным товаром. До 2024 г. обязательная маркировка затронет большую часть товарных категорий и всех участников товарооборота — производителей, импортеров, дистрибьютеров, логистические компании, офлайн- и онлайн-ретейл. Кроме того, стремительному развитию ЭДО в России будет способствовать утвержденная в конце декабря 2020 г. и представленная на сайте Федеральной налоговой службы Концепция электронного документооборота в хозяйственной деятельности. Согласно данному документу, к концу 2024 г. в электронную форму переведут 95% счетов-фактур и 70% транспортных и товарных накладных», — отмечает Антон Румянцев.

Директор по информационным технологиям «Группы Т1» Павел Шульга подчеркивает, что на данном этапе зрелости технологии и регуляторной базы взаимодействие с контрагентами посредством ЭДО предполагает, что для них важна клиентоориентированность. Эта технология значительно сокращает время на выпуск, регистрацию, маршрутизацию и верификацию первичной договорной документации внутри средних и крупных холдингов.

Как отмечает Павел Шульга, приятным бонусом является наличие готовых модулей для интеграции с ЭДО у всех крупных производителей ERP-систем. Эти модули позволяют экономить время при регистрации документов в транзакционных системах и сохранять связь проведенных документов с первичными документами, пришедшими посредством ЭДО. Это в свою очередь позволяет отказаться от необходимости организовывать классические бумажные архивы и дает возможность сократить временные затраты на всевозможные проверки.

«Несколько удивляет, что в исследовании настолько большая доля тех, кто работает только с бумажным документооборотом. Вполне возможно, что многие только встали на путь цифровизации своих процессов, и классические процессы работают как швейцарские часы. ЭДО на первом этапе у таких компаний все равно будет переведен в бумажную форму и запущен по маршрутам классического документооборота. Думаю, что не осознающих неотвратимость цифровизации и внедрения ЭДО уже не осталось — это только вопрос времени. Пандемия заставила пересмотреть свои взгляды даже самых ярых противников цифровизации», — считает Павел Шульга.

Заместитель генерального директора по работе с ключевыми заказчиками ИТ-компании «Крок» Иван Рубцов отмечает, что описанные в исследовании факторы часто бывают мнимыми. Например, есть мнение, что при передаче документов через ЭДО могут возникнуть сложности с предоставлением документов в качестве доказательств для суда. На самом деле проблем здесь не возникает, потому что оператор ЭДО является доверенной стороной, а ФНС гарантирует, что такие документы — это аналог бумажных носителей.

Сегодня через сервисы ЭДО можно обмениваться транспортными накладными, которые позволяют мгновенно выставлять корректировки и исключить порчу или потерю документов. Кадровые документы, которыми можно обмениваться с кандидатами и сотрудниками, тоже позволяют получить дополнительную выгоду, перечисляет плюсы ЭДО Иван Рубцов.

«Конечно, сейчас есть неопределенность со стороны государства — что именно является электронным документом, является ли такой документ идентичным бумажному, можно ли исключить дублирование и хранение в бумаге. Это вопросы времени и принятия нескольких законодательных актов, которые ожидаются в этом году и которые помогут исключить бумагу в некоторых процессах полностью», — отмечает Иван Рубцов.

При этом, считает эксперт, одного ЭДО мало для повышения эффективности процессов и снижения затрат — его также нужно усиливать дополнительными инструментами для согласования и хранения документов. Например, у некоторых операторов ЭДО срок хранения документов в сервисе ограничен, поэтому необходим электронный архив. Он позволит хранить документы без ограничения по времени и ускорить поиск, особенно при проверках или встречных сверках.

«Чтобы ЭДО принес действительно ожидаемый эффект — от сокращения затрат на обмен до снижения рисков потери оригиналов документов, — переводить в электронный вид в первую очередь стоит наиболее критичные для бизнеса процессы и документы, заранее смоделировав потенциальные выгоды от изменений. Именно поэтому часть респондентов ответили, что внедрение ЭДО не стало выгодным для бизнеса», — отмечает Иван Рубцов.

Генеральный директор ГК «Эдит Про» Дмитрий Кичко подчеркивает, что для перехода на ЭДО компаниям требуется изменить внутренние процессы и регламенты, а это непросто, особенно в крупных организациях. Кроме того, в случае с ЭДО должны совпасть подходы как минимум двух взаимодействующих организаций.

Дмитрий Кичко отмечает, что еще один фактор низкого процента работающих с ЭДО компаний — определенное недоверие к цифровым технологиям. Уровень ответственности при подписании, например, договоров слишком высок, чтобы использовать новые технологии при даже малейшем сомнении. А топ-менеджмент часто является достаточно консервативным.

«ЭДО как возможность бесконтактного обмена документами стал для многих компаний единственной возможностью оперативного взаимодействия. Настроить у себя такую систему вынуждены все, кто взаимодействует с большим числом партнеров в разных регионах», — подчеркивает Дмитрий Кичко.

Менеджер по продукции Konica Minolta Business Solutions Russia Егор Говорков отмечает, что в вопросе перехода на ЭДО важен комплексный подход. К сожалению, подключение к платформе ЭДО обычно не сопровождается полной интеграцией обновлённого процесса обмена документами в бизнес-процессы компании.

Принимая решение о переходе на ЭДО, компании не задумываются о процессах внутреннего согласования, подчеркивает Егор Говорков. Они остаются неизученными и не меняются. Остаются частично оцифрованные зоны бизнеса. Сотрудники не хотят вести процесс в двух параллельных цепочках (бумажной и цифровой), поэтому зачастую выбирают «привычный» вариант на этапе внешнего обмена.

Егор Говорков выделяет несколько причин, по которым компании полностью отказываются от работы с ЭДО. Консерватизм специалистов, которые привыкли к определённым шаблонам решения задач делопроизводства и не готовность быть визионерами инноваций внутри компании. Человек всегда жаждет изменений, но непременно им препятствует.

Вторая причина — отсутствие методологии бесшовного перехода, отмечает Егор Говорков. Рынок не обладает достаточной экспертизой в вопросах оцифровки документооборота и перехода на электронные бизнес-процессы. Каждая компания получает свой собственный опыт, часто откладывая переход «до последнего».

«Последние полтора года сильно повлияли на скорость цифровизации бизнеса. Мы видим рост спроса на IT системы и консалтинг, связанный с внедрением этих систем», — подчеркивает Егор Говорков.

незаменимый инструмент бизнеса «во время и после»

В КОРУСе такой пользовательский сценарий отлажен на примере процесса маркировки. В основе решения лежит электронный документооборот, но как он действует на практике? Крупные производители и дистрибьюторы, которые являются клиентами «КОРУСа», получили возможность отправлять универсальный передаточный документ (УПД) с кодами маркировки по каналу ЭДО (сервис «Платформа ЭДО») напрямую множеству малоформатных розничных точек, которые, в свою очередь, используют сервисы ОФД для обмена документами. Розничные точки через роуминговое соединение между «КОРУСом» и «Платформой ОФД» принимают УПД с кодами маркировки и подтверждают переход права собственности товара с кодом на себя.

Зачем это делается? Не секрет, что практически половина продаж осуществляется сегодня через каналы традиционной розницы, и для крупных дистрибьюторов и производителей действительно важно отслеживать всю цепочку поставки маркированной продукции, ЭДО же играет роль канала для передачи документов.

Еще одна актуальная тенденция, о которой стоит упомянуть, – это рост спроса на легкий электронный документооборот и электронную цифровую подпись для физических лиц. Причина этого опять же кроется в современных реалиях.

Недавно вышел указ Президента РФ о цифровизации автопрома в посткоронавирусном мире и подготовке нормативной базы для дистанционных электронных сделок по продаже автомобилей. Ранее уже состоялось внедрение электронного паспорта транспортных средств, теперь же электронным должен стать весь документооборот, связанный с приобретением автомобилей и их эксплуатацией. Аналогичная ситуация наблюдается и в секторе недвижимости. В правительстве активно идут обсуждения возможностей сопровождения и заключения электронных сделок по купле-продаже квартир. Неудивительно, что физические лица, владельцы, покупатели, арендаторы – все столкнулись с фактической необходимостью перехода на ЭДО для осуществления покупок.

Если существующая законодательная база будет подготовлена и переориентирована, электронный документооборот получит юридическую силу, равную письменным документам. Отметим только необходимость наличия у граждан квалифицированной электронной подписи – ЭЦП, которая является дополнительным доказательством того, что документ исходит от одной из сторон, заключающей тот или иной договор.

Итак, электронный документооборот становится частью нашей жизни, и речь идет не только о больших корпорациях или крупных торговых сетях – оказывается, что электронная подпись и ЭДО становится незаменимым инструментом каждого человека. И это, пожалуй, самое главное, что стоит учитывать. Надо понимать – совершив переход на электронный документооборот однажды, отката назад, к сотням бумажных документов, уже не произойдет, поскольку преимущества этой технологии очевидны. Вероятнее всего, тренд проникновения ЭДО в самые различные сферы и сегменты жизни будет только лишь набирать обороты вне зависимости от окончания периода пандемии и тех новых реалий, которые она создает и которые в значительной мере будут определять постCOVID-будущее.

виды, для чего нужен, как работает

Что такое электронный документооборот?

Как видно из названия, ЭДО (электронный документооборот) подразумевает обмен электронными документами и любые другие операции с ними без применения бумажных носителей. Обычно для этого используется специальное ПО, обеспечивающее высокую скорость работы, конфиденциальность и соответствие документов необходимому стандарту. Таких сервисов довольно много, а для клиентов ЮKassa есть выгодное партнёрское решение.

И если в 1990-х ЭДО был уделом крупных компаний, которые разрабатывали его под себя, то сегодня его пользу оценили бизнесы самого разного размера и направленности. Если ваши контрагенты один за другим переходят на ЭДО, рано или поздно это придётся сделать и вам. Вы сразу заметите разницу: обмен документами онлайн позволяет гораздо быстрее заключать договоры, а значит, быстрее получать поставки, отправлять товары и производить другие важные для бизнеса операции.

Как это работает?

ЭДО выполняет те же функции, что и бумажный документооборот. С его помощью вы можете создавать и редактировать документы, регистрировать корреспонденцию, обмениваться документами с партнёрами и клиентами, сдавать отчётность в ФНС и другие органы. Рассмотрим, как будет происходить обмен документами между двумя компаниями с помощью ЭДО:

1. Вы создаёте документ (официальное письмо, заявление, счёт-фактуру и так далее).
2. Подписываете его электронной подписью и отправляете его контрагенту прямо в системе ЭДО.
3. Получатель знакомится с документом и подписывает своей электронной подписью. Как только документ подписан второй стороной, вы получите уведомление и сможете действовать в соответствии с документом — перевести оплату, отгрузить товар и так далее.

Документы, оформленные и подписанные через ЭДО, обладают такой же юридической силой, как и бумажные. Если получатель окажется недобросовестным и внесёт какие-то исправления в документ, ваша электронная подпись станет недействительной, а вместе с ней и сам документ.

Зачем подключать ЭДО?

Это дешевле

Материалы для печати, обслуживание офисной техники, почта и курьеры — всё это складывается в круглую сумму, если счёт документов идёт на сотни ежемесячно. С переходом на электронный документооборот крупные компании сокращают расходы на документооборот на 80%, а то и больше.

Это быстрее

Сделки по ЭДО занимают меньше времени, а значит, вы быстрее отгружаете или получаете товары, клиенты быстрее получают желаемое и предпочитают вас конкурентам. Вместе с этим высвобождается время сотрудников, которым больше не нужно распечатывать, подшивать и хранить тысячи бумажек.

Всё под рукой

Все документы будут храниться в облаке — вы круглосуточно имеете к ним доступ с любого компьютера, на котором установлена ваша электронная подпись. Кроме того, электронные документы не занимают места — это особенно актуально для компаний с маленьким помещением или виртуальным офисом.

Меньше проблем с отчётностью

Контролирующие органы всячески приветствуют электронный документооборот. Вам будет проще взаимодействовать с ФНС и другими инстанциями в онлайн-формате, вероятность ошибок в документах, а, как следствие, и штрафов, при использовании ЭДО минимальна.

Безопасность гарантирована

В отличие от пересылок документов почтой, в случае с ЭДО вы можете быть уверены, что информация не попадёт к конкурентам, важные письма не потеряются. Сервисы электронного документооборота гарантируют конфиденциальность информации, а также позволяют хранить документы на случай утери бумажной копии.

Сколько это стоит?

Размер оплаты в большинстве сервисов зависит от количества исходящих документов: чем больше пакет, тем дешевле будет обходится один документ. Входящие документы, как правило, бесплатны. Сравним цены крупных игроков на июль 2020 года.

Какие есть подводные камни?

Работа с контрагентами

Если они не пользуются ЭДО, вам придётся совмещать работу с бумажными и электронными документами. Опять же, если контрагенты используют оператор ЭДО, отличный от вашего, возможен своего рода «роуминг» при документообороте между компаниями. На качестве документооборота использование разных сервисов обычно не отражается.

Необходимость получать ЭП

У многих компаний уже есть электронная подпись, но если её нет, нужно будет её получить. Чаще всего это квалифицированная электронная подпись (КЭП), которая выдаётся в одном из аккредитованных центров Минсвязи РФ. В УЦ нашего партнёра СКБ Контур подпись будет готова уже через 1–2 дня.

Виды электронного документооборота

Обычно выделяют два основных типа ЭДО: внутренний (в пределах компании) и внешний (с другими компаниями и организациями, госучреждениями и ведомствами). Но есть и более детальная классификация ЭДО по видам документов:

• управленческие,
• производственный,
• кадровый,
• бухгалтерский,
• складской,
• технологический,
• конфиденциальный,
• архивный

Большинство крупных сервисов на рынке поддерживает работу со всеми основными типами документов. Чаще всего ЭДО используют для первичной бухгалтерской документации и счетов-фактур.

Как перейти на ЭДО?

1. Подключитесь к оператору ЭДО. Компаний, которые предоставляют такие услуги, довольно много. В частности, вы можете воспользоваться партнёрским решением от ЮKassa .
2. Приобретите сертификат электронной подписи. Для этого подайте заявку в центр, аккредитованный Министерством связи РФ, оплатить услугу и приехать за ключом (обычно КЭП помещают на флэшку). Если подпись у вас уже есть, зарегистрируйте её в системе.
3. Проинформируйте своих контрагентов о подключении к ЭДО. Нередко это можно сделать через приглашения в самой системе.

1. Электронный документооборот выполняет все те же функции, что и бумажный, но онлайн.
2. ЭДО позволяет экономить время и деньги, легко сдавать отчётность и иметь нужные документы под рукой.
3. Существует много сервисов ЭДО: обращайте внимание на то, чем пользуются ваши контрагенты.
4. Если некоторые из ваших партнёров и клиентов не используют ЭДО, вы можете пригласить их подключиться или же совмещать электронный и бумажный документооборот.
5. Для подключения к ЭДО нужно выбрать подходящий сервис и получить электронную подпись.

Система электронного управления документами (EDMS)

Организации обычно начинают рассматривать систему электронного документооборота, когда время отклика клиентов становится слишком медленным, у отделов нет пропускной способности для решения повторяющихся узких мест в процессе, традиционное архивирование становится слишком дорогостоящим или когда возникают нормативные риски после нарушения данных или штрафа за соблюдение нормативных требований.

Для организаций, которые определили, но ресурсоемкие бизнес-процессы, EDMS идеально подходит.Управление документами помогает организациям из разных отраслей избежать этой загруженной работы, устраняя необходимость в ручном обслуживании документов, высвобождая драгоценное время персонала и увеличивая чистую прибыль.

Распространенные проблемы перед использованием EDMS:

• Растущие затраты на физическое и / или внешнее архивирование и хранение
• Поиск и извлечение документов, требующие много времени
• Длительное время ответа на запросы клиентов
• Увеличение задержек в основных бизнес-процессах
• Раздельная информация по отделам и рабочим группам
• Проблемы управления информацией и риски аварийного восстановления
• Ошибки ввода данных из-за ручной обработки документов

ИТ-службы часто инициируют развертывание системы электронного управления документами для стандартизации методов управления информацией между отделами, которые ранее были непоследовательными или разными.Например, если один отдел использует свою собственную систему обработки изображений, а другая группа хранит файлы на всем, от персональных компьютеров до облачных накопителей и небезопасных общих дисков, подкованный ИТ-отдел может прийти и внедрить EDMS для стандартизации и защиты этой информации.

В частности, менеджеры отделов, которые контролируют процессы бэк-офиса, такие как управление персоналом, бухгалтерский учет и управление контрактами (или другие повторяющиеся процессы с определенными шагами), также часто ускоряют переход к платформе EDMS.Запуск небольшого проекта по управлению документами для конкретной болевой точки процесса помогает продемонстрировать начальные достижения, которые могут быть применены в других областях бизнеса.

Внедрение программного обеспечения для электронного документооборота также является рекомендуемым первым шагом, который компания может предпринять для запуска крупных проектов цифровой трансформации. Переход от физического к цифровому хранилищу открывает возможности для развертывания решений для автоматизации процессов и получения аналитических данных о бизнес-операциях.

Что такое система электронного документооборота (СЭД) и зачем она мне нужна?

Разве не для этого нужны картотеки и сетевые папки? Разве добавление другой системы не усложнит процессы?

Конечно, вы могли бы продолжать использовать картотеки и сетевые папки. Но подумайте, сколько времени теряется, когда, чтобы отредактировать документ для проверки, вам нужно найти самую последнюю версию (которая, как вы уверены, была отредактирована коллегой А, даже если она сохранена в папке, принадлежащей коллеге Б. отделение).Затем, как только вы его найдете, вы загружаете его на свое собственное устройство и редактируете. После редактирования вы повторно сохраняете в той же папке, что и раньше, с новым именем версии (но исходный файл был создан кем-то, кто больше там не работает, поэтому никто не знает, что это вы внесли изменения).

Когда приходит время для того, чтобы начальник утвердил этот документ, вы загружаете его и отправляете ему по электронной почте. Надеюсь, для этого не требуется подпись, потому что тогда они должны распечатать, подписать и отсканировать его, чтобы отправить его вам по электронной почте.

Тебе скоро понадобился этот документ?

Надеюсь, что нет. Потому что эта предположительно самая последняя версия могла быть не той. И вам, возможно, придется делать это снова и снова.

Правильная EDMS будет захватывать, хранить и извлекать ваши документы таким образом, чтобы сэкономить ваше время, дать вам возможность видеть изменения и упростить вашу заботу об их безопасности.

Зачем он мне нужен?

СЭД централизует эти процессы и дает вам больше контроля и надзора.Имея доступ, определяемый ИТ-отделом, вы можете быть уверены, что никто не редактирует ваш документ посторонние. Этот счет-фактуру или кадровую политику можно создавать, редактировать, утверждать и хранить в одном месте. А с правильной EDMS вы также сможете отправлять эти документы по электронной почте прямо из интерфейса.

1. Быстрый поиск документов

Даже самые организованные из административных профессионалов иногда теряют документы. Или потратьте 18 минут на поиск подходящего, когда кто-то положил его на неправильное место или снял, чтобы сделать ксерокопию.Даже если измерять только во времени (забудьте о тонере, бумаге, картотеках, папках и пластырях для тех неизбежных порезов бумаги), ваш выигрыш с EDMS огромен. Вместо того, чтобы ломать голову над тем, чтобы запомнить логику того, какая папка была правильной для этого документа об утверждении бюджета, вы можете выполнить поиск «бюджет» или другое ключевое слово в своей системе управления документами, чтобы быстро и легко найти свой документ.

2. Храните документы в безопасности

Если вы еще не знали, что безопасность документов была большой проблемой, послушайте это сейчас.Защищены ли конфиденциальные документы? Можете ли вы контролировать, кто будет обращаться к ним, изменять, печатать или копировать их? EDMS может дать вам контроль над тем, кто может просматривать документ и видимость , кто просматривает и вносит изменения.

3. Докажите, что вы соблюдаете отраслевые нормы.

Вам нужно документально подтвердить соответствие HIPAA? Возвращались ли запросы GDPR и заставляли вашу команду нервничать? Когда все ваши документы находятся в одном месте и легко доступны для поиска и видны все внесенные изменения, у вас есть вся необходимая документация, чтобы доказать, что вы соблюдаете все правила.

Возможно, вам не удастся полностью избавиться от бумаги в своих процессах, но внедрение СЭД решает ключевые бизнес-проблемы, помогая вам достичь ваших целей.

Что такое система электронного документооборота и как она может помочь вашему бизнесу

Давайте посмотрим правде в глаза это не весело. Никому не нравится сортировать страницу за страницей оформление документов и его легко можно потерять. Когда вы начинаете новый бизнес, вы нужно сделать около миллиона дел — убедитесь, что ваши бумажные документы не попадают в потеря должна быть наименьшей из ваших проблем.Здесь электронный документ система управления приходит, чтобы спасти положение. В идеале вы начали свой бизнес, использующий одну из этих систем, но, если вы этого не сделали, переходите на эту вид организации возможен. Продолжайте читать, чтобы узнать, как Система электронного документооборота может помочь вашему бизнесу.

Что такое электронный документооборот Система (СЭД)?

Прежде чем объяснять, как этот незаменимый инструмент повышает эффективность и может помочь вашему бизнесу и рабочему процессу, давайте начнем с того, чем он является на самом деле.СЭД — это программное обеспечение, которое систематизирует и хранит для вас различные типы документов в электронном виде. Думайте об этом как об усовершенствованной электронной версии картотеки. Используя систему электронного управления документами, можно легко управлять и хранить тысячи файлов, что позволяет пользователям быстро и легко находить документы при необходимости.

Как они работают?

An система электронного документооборота работает в три этапа, включает:

1. Сбор документов и данных — Документы можно сохранить, предварительно захватив их из любого источника.Чаще всего бумажные документы захватываются с помощью высокоскоростного сканера. Их также можно получить из электронных писем, сохранив вложения. К этим захваченным документам обычно добавляются метаданные, чтобы лучше индексировать их в EDMS. Это может включать даты, темы, ключевые слова или любую другую систему классификации, которая может быть полезна.

2. Центральное хранилище документов — После сканирования и индексации документов пора их сохранить в электронном виде. Как правило, важно, чтобы к этим электронным записям могли иметь доступ многие сотрудники, чтобы обеспечить совместное использование файлов и совместную работу в режиме реального времени.Здесь в игру вступает центральный доступ. СЭД можно настроить для локального доступа или через облачное хранилище документов, чтобы к документам можно было получить доступ из любого места.

3. Извлечение / распространение документов — Третий шаг — извлечение документов, желательно в момент уведомления. В этом случае пригодятся ранее распределенные по категориям метаданные — EDMS использует функцию поиска для поиска, чтобы легко найти документ, чтобы он был у вас под рукой как можно быстрее. EDMS также позволяет обмениваться файлами по электронной почте или загружать и делиться через приложение для удобного распространения.

Как СЭД может помочь моему бизнесу?

Теперь, когда мы знаем, что такое СЭД и как она работает, давайте посмотрим, как она может помочь вашему бизнесу.

1. Это помогает вашему бизнесу работать более эффективно.

Необходимость перезвонить клиенту или отложить его на десять минуты на поиск файла бесполезны, когда дело доходит до управления временем. Там у вас всего лишь определенное количество минут в день, чтобы сделать что-то, так что вы можете быстро подтянуть документ может иметь большое значение.

Как бизнес, который только начинается, или даже как хорошо зарекомендовавший себя уже 20 лет, несомненно, было время, когда вы не могли найти файл, который вам абсолютно необходим.Это могло плохо сказаться на вашем бизнесе с точки зрения путаницы между сотрудниками или потерянными деньгами и, возможно, даже поставить вас в неловкое положение перед клиентом. Когда вы автоматически добавляете файл в СЭД, вы можете получить его, не сортируя стопки бумаги. Исключается возможность потери бумажного файла.

2. Это экономит деньги вашего бизнеса.

Как СЭД экономит ваши деньги? В конце концов, это всего лишь цифровой картотечный шкаф, не так ли? Есть несколько причин, по которым в электронном виде хранение документов может сэкономить вам деньги.

Первая причина заключается в том, что физическое хранение и извлечение бумажные файлы отнимают драгоценное время. Время, которое вы платите сотрудникам файловые документы могут быть лучше использованы и перенаправлены на продуктивные задачи которые укрепят ваш бизнес.

Вторая причина в том, что вам потребуется дополнительная регистрация. шкафы и больше места по мере роста вашей компании. СЭД избавляет от необходимости покупка дорогих физических систем хранения.

3. Защищает ваш бизнес.

СЭД — самый безопасный способ хранения файлов — безопаснее, чем хранить их в электронной почте или на жестком диске и, безусловно, безопаснее, чем отдельные файлы сидя в вашем офисе. Все мы знакомы с утечками данных, произошло в последние годы, и для обеспечения безопасности создана СЭД. СЭД также есть резервная копия на месте, если физические и цифровые копии ваших файлов уничтожен.

4. Это помогает в соблюдении норм для вашего бизнеса.

Когда дело доходит до выбора для хранения файлов в EDMS, следовать передовым методам соблюдения нормативных требований несложно.По юридическим причинам и соблюдению нормативных требований часто есть определенное количество лет, в течение которых вы можете хранить файлы, прежде чем вам потребуется их уничтожить. Уложиться в этот период легко, если ваши файлы хранятся в EDMS, а не в гараже или хранилище. СЭД также можно настроить на автоматическое уничтожение файлов, датированных за определенный период времени, что автоматически гарантирует соответствие вашего бизнеса требованиям.

По мере того, как мы движемся все дальше и дальше в цифровой мир, потребность в физических файлах постепенно исчезает. Все больше и больше предприятий выбирают безбумажный формат, и не зря — это не только лучше для окружающей среды, но и хранение документов в Интернете также повышает производительность , безопасность и расширение возможностей совместной работы.СЭД упрощает ведение вашего бизнеса и делает сотрудников и клиентов более счастливыми.

Что такое электронный файловый менеджмент? | Электронная файловая система

Электронное управление файлами или электронное управление документами — это практика импорта, хранения и управления документами и изображениями в виде компьютерных файлов. Он включает сканирование и сбор данных из бумажных документов, оцифровку файлов и возможность удаления бумажных копий. По сути, вы создаете электронную файловую систему, которая заменяет физические картотеки.

Зачем переходить на электронное управление файлами?

Болезни бумажной системы, которые устраняются или сводятся к минимуму с помощью электронной системы управления файлами, включают:

• Слишком много времени потрачено на управление бумажными документами и их обслуживание
• Место для хранения бумажных папок и коробок
• Использование внешних хранилищ, что влечет за собой дополнительные расходы и задержки при извлечении
• Риски потери документов в результате пожара, повреждения водой или другого физического повреждения

Преимущества электронной системы управления файлами

При переходе от ручных бумажных процессов к электронной файловой системе организации могут:

• Экономия места и ресурсов, необходимых для систематизации, систематизации и хранения бумаг
• Сведите к минимуму ошибки, которые более вероятны при ручном вводе и хранении данных
• Постоянно хранить документы и информацию, которые в противном случае могли бы быть потеряны или потеряны
• Сократите или устраните расходы на офисные принадлежности, такие как принтеры, копировальные аппараты, бумагу, чернила и т. Д.
• Оптимизация производительности за счет сокращения времени и усилий, необходимых для поиска информации в файлах
• Улучшение обслуживания клиентов за счет сокращения времени отклика

Сделайте еще больше с платформой управления корпоративной информацией

Информационная платформа предприятия позволяет организациям оптимизировать управление контентом и процессами, чтобы лучше поддерживать принятие решений и повседневные операции, и включает в себя возможности электронного управления файлами, которые улучшают доступ к информации:

• Сбор и хранение всех необходимых документов
• Обеспечение доступности информации для поиска
• Обеспечение доступа к информации с единой центральной платформы
• Обеспечение одновременного доступа нескольких пользователей к одной и той же актуальной информации
• Включение контроля версий
• Обеспечение функции электронной подписи

Чтобы узнать больше об электронном управлении файлами и преимуществах решения корпоративной информационной платформы, свяжитесь с нами.

Все о СЭД • MHC

Какие функции должна иметь система электронного документооборота?

Теперь, когда у вас есть хорошее представление о преимуществах, которые вы можете получить от инвестиций в систему электронного документооборота, вы можете задаться вопросом, какие функции следует искать, чтобы наилучшим образом реализовать эти преимущества.

Вот несколько функций, которые дают наилучшие результаты.

Бесшовная интеграция

Бесшовная интеграция с вашими существующими системами — жизненно важная функция для любой системы электронного документооборота.Это помогает устранить необходимость в дорогостоящей замене критически важных платформ, таких как системы планирования ресурсов предприятия (ERP), системы управления контентом (CMS), программное обеспечение для управления персоналом (HR) и системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM).

Простая организация и категоризация

Простая организация и категоризация позволяют подавать документы в файлы, удобные для ваших рабочих процессов. Добавление к файлу таких сведений, как имена клиентов или заказчиков, тип файла и отдел, может помочь сотрудникам быстро найти его.

Сильная функция поиска

Скажем прямо, сильная функция поиска — одна из важнейших особенностей системы электронного документооборота. Ваша система должна предлагать вам самые быстрые и точные результаты поиска документов. Таким образом, ваша система электронных документов должна позволять вам добавлять метаданные, такие как релевантные ключевые слова, сведения о клиенте и т. Д., В файлы, чтобы помогать возвращать наилучшие возможные результаты поиска.

Подробная история редактирования

Важнейшим преимуществом систем электронного документооборота является возможность использовать возможности совместного использования и совместной работы среди сотрудников, менеджеров и руководителей.Чтобы обеспечить такую ​​эффективность и поддерживать контроль версий, важно, чтобы все видели, кто и когда вносил изменения.

Возможности простого обмена

Ваша система электронного управления документами также должна позволять вам пользоваться несложными возможностями обмена, позволяя отправлять документы тем, кому они нужны. Независимо от того, нужна ли руководителю группы важная электронная таблица для собрания группы или сотруднику нужно последнее расписание, процесс должен быть простым.

Функции безопасности

Функции безопасности помогают гарантировать, что только соответствующий персонал имеет доступ к определенным документам.Качественная система электронного управления документами должна позволять вам устанавливать разрешения или многоуровневые разрешения для обеспечения безопасности документов, особенно когда нормативные требования являются важным фактором в вашей отрасли.

Возможности автоматизации рабочего процесса

Возможно, одна из наиболее важных функций, которые следует искать в системе электронного документооборота, — это способность автоматизировать процессы. В совместных офисных средах автоматизация таких процессов, как маршрутизация утверждения счетов и обработка документов, экономит драгоценное время и создает более эффективные рабочие процессы.

Вот несколько автоматизированных процессов, которые следует искать в системе электронного управления документами:

• Обработка счетов для обеспечения своевременных платежей поставщикам, обслуживающим организациям, подрядчикам и т. Д.
• Многоуровневые утверждения , которые при необходимости могут автоматически перенаправляться резервному утверждающему.
• Электронный платеж и создание документов , таких как документы о заработной плате и налоговые документы сотрудников.

Автоматизация контента рабочего процесса: до и после

5 лучших систем электронного документооборота

2021-10-15 17:17:05 • Отправлено на: Деловой совет • Проверенные решения

У каждого бизнеса разные потребности, когда дело касается электронного документооборота .Перед покупкой важно найти правильное решение, которое принесет пользу вашему бизнесу. После того, как вы оцените свои потребности и будете готовы найти систему электронного управления файлами, которая вам подходит, эта статья поможет вам сравнить лучшие инструменты на рынке. Ниже приведены 6 лучших систем электронного документооборота (СЭД) , которые вам стоит рассмотреть.

Выберите правильную систему управления цифровыми документами

Характеристики продукта
Поддержка системы	ПК и Интернет	на базе Интернета	Интернет, Android, iOS и Windows Mobile	Windows, Mac, Android и iOS
Облачное хранилище				Универсальное решение PDF
Мобильное приложение
Функция OCR
Синхронизация
Шифрование файлов
Соавтор в режиме реального времени
Пользователи и группы

1.Zoho Docs

Прежде всего, это Zoho Docs, решение для электронного документооборота, которое поможет вам работать в дороге. Zoho — центральное хранилище всех документов, позволяющее легко обмениваться файлами и фотографиями в Интернете. Вы можете начать использовать его в пробной версии для 25 пользователей с ограничением 5 ГБ на пользователя. И если вам это нравится, вы можете подписаться на премиум-версию. Все, что вам нужно сделать, это указать свое имя, адрес электронной почты и пароль.

Плюсы:

• Интуитивно понятный и удобный интерфейс
• Интеграция с приложениями Google без лишних хлопот и надстроек
• Отличные инструменты для редактирования документов онлайн

Минусы:

• Некоторым пользователям может не хватить места на одного пользователя
• Стоимость ежемесячной абонентской платы может составлять
• Вам необходимо зарегистрироваться в Zoho writer, чтобы получить доступ к полной версии редактора.

Скачать Zoho Docs >>

---

2.Логический Doc

Это программное обеспечение поможет любой организации получить контроль над процессами электронного документооборота. Основное внимание уделяется поиску контента и автоматизации бизнес-процессов. Использование этого инструмента электронного управления документами помогает вам создавать, координировать и совместно редактировать любой документ в вашей организации. Ваша продуктивность значительно улучшится благодаря простому в использовании веб-интерфейсу и интеграции с Office и Outlook.

Плюсы:

• Дружественный интерфейс упрощает задачу для новичков
• Отличное общее управление информацией
• Отличная служба поддержки

Минусы:

• Некоторым пользователям требуется, чтобы клиент синхронизировался с локальным каталогом в репозитории
• Нет поддержки по телефону, только поддержка клиентов по электронной почте
• Включает в себя множество дополнительных покупок, которые накапливаются, что делает его более дорогим

Загрузить логический документ >>

---

3.Microsoft SharePoint Online

Microsoft SharePoint — отличный вариант, если вы хотите легко обмениваться бизнес-документами. Он позволяет пользователям создавать командные веб-сайты, которые могут действовать как мини-интрасети, что значительно упрощает совместное использование документов или даже целых папок. Есть также множество бесплатных приложений, которые вы можете добавить в свою учетную запись SharePoint, включая приложения для управления почтой и контактами. Кроме того, этот инструмент дает вам возможность изменять бренд веб-сайтов, и нет ограничений на количество приложений, которые вы можете использовать.

Плюсы:

• Позволяет редактировать документы онлайн
• Вы можете использовать его для создания нескольких сайтов групп и добавления приложений, чтобы упростить процесс обмена

Минусы:

• Он имеет множество функций, которые могут сделать процесс начальной настройки непосильным.

Загрузить Microsoft SharePoint Online >>

---

4. M-Files DMS

Если вы ищете простой, но эффективный способ управления электронными документами, M-Files, вероятно, лучший инструмент для этой работы.Он автоматизирует большинство систем электронного документооборота, чтобы сэкономить ваше время и повысить продуктивность бизнеса. Вы также получаете уникальную возможность отслеживать, над какими файлами в данный момент работают, и даже отслеживать каждое изменение, внесенное в конкретный файл.

Плюсы:

• Позволяет получить доступ к документам с любого устройства с подключением к Интернету, включая смартфоны и планшеты.
• Позволяет пользователям отслеживать изменения, внесенные в файлы в режиме реального времени.

Минусы:

• Для его использования требуется загрузка, поэтому в нем отсутствует удобство системы управления документами, доступ к которой можно получить онлайн.

Скачать M-Files DMS >>

---

5.Только система Ascensio Office

Если вы ищете систему электронного документооборота, которая также является менеджером проекта, Ascensio System OnlyOffice может быть для вас правильным выбором. На первый взгляд, он похож на Google Диск, но предлагает гораздо больше, чем просто общий доступ к файлам и функции онлайн-документов и совместной работы. Это также упрощает вам управление целыми проектами, позволяя интегрировать электронную почту и календари и даже настраивать URL-адрес для вашей учетной записи. Даже со всеми этими замечательными функциями он по-прежнему прост и удобен в использовании, а еще проще в настройке.

Плюсы:

• Он совместим со многими облачными сервисами, что упрощает хранение и совместное использование.
• Он поставляется с функциями управления задачами, которые делают его универсальным решением для всех ваших потребностей в хранилище для управления документами.

Минусы:

• Имеет относительно небольшой объем доступного облачного хранилища по сравнению с другими аналогичными инструментами.

Загрузить только систему AscensioOffice >>

---

6.Evernote Business

Вы ищете систему электронного документооборота, которая также будет полезна для мозговых штурмов? Evernote Business поможет вам. Большинство людей думают об Evernote как о простой программе для создания заметок, но недавно она расширилась, включив в нее инструменты для обмена документами и совместной работы, которые конкурируют с лучшими в отрасли. Вы можете использовать его для записи сеансов мозгового штурма разными способами, включая встроенные документы, аудио, изображения и многое другое. В Evernote есть множество отличных инструментов для малого бизнеса, которые хотят иметь возможность делиться мыслями, даже когда они не в офисе.Он поставляется с приложениями для iOS и Android, которые делают удаленную совместную работу намного удобнее.

Плюсы:

• Нет ограничений на количество пользователей, которые могут использовать Evernote одновременно
• Он предлагает полностью онлайн и мобильный доступ благодаря тому, что у него есть мобильные приложения.

Минусы:

• Редактировать документ можно только через настольное приложение

Скачать Evernote Business >>

---

Представляем PDFelement — комплексное решение для вашего электронного документооборота

С развитием оцифровки и переходом на безбумажные системы, системы электронного документооборота стали важными, поскольку они позволяют легко создавать, хранить и управлять цифровыми документами.Самый распространенный тип цифровых файлов — PDF.

Но даже лучшие инструменты электронной системы управления имеют ограничения при работе с PDF, поскольку этот формат не был создан для простого редактирования или совместной работы.

PDFelement поможет вам преодолеть эти ограничения. Эта программа предлагает полное решение для работы с PDF-документами, позволяя редактировать и гибко работать с данными, цифровыми формами и полями форм, предлагая функции для безопасной совместной работы (включая простые комментирование и редактирование) и безопасного обмена.

Пакетное преобразование файлов в PDF и извлечение данных из нескольких документов одновременно означает, что время, необходимое для управления важными электронными документами, значительно сокращается. PDFelement — это программа, которая существенно помогает программному обеспечению вашей системы электронного документооборота.

5 Решения PDFelement для улучшения вашей системы электронного документооборота

1. Стандартизируйте документы в формате PDF для улучшения совместной работы всех команд

Если у вас много разных команд, работающих с разными типами файлов в разных программах, производительность часто снижается, поскольку все типы файлов действуют по-разному.PDFelement предлагает быстрое и простое решение для преобразования множества различных форматов файлов в стандартные PDF-файлы, которые можно совместно использовать несколькими командами. Поддерживаемые форматы файлов включают Word, Excel, PPT, HTML, EPUB и RTF.

Документы можно преобразовать в PDF с помощью процесса пакетного преобразования, что, опять же, сокращает время, необходимое для создания стандартизированных процессов для более эффективного управления электронным документооборотом. Это то, что стандартные программные инструменты электронного документооборота не могут предложить сами по себе.

2. Простое редактирование файлов PDF

Файлы PDF

никогда не создавались для редактирования и адаптации, но, поскольку в последние годы они стали стандартным форматом бизнес-файлов, нередактируемые PDF-файлы стали проблемой. Предыдущие решения для редактирования PDF-файлов были сложными и дорогостоящими, но PDFelement был разработан, чтобы стать лучшим решением для редактирования PDF-файлов, создавая программное обеспечение, которое работает так же, как и все хорошие текстовые процессоры.

С легкостью редактируйте и добавляйте текст в существующие и новые документы PDF, а также вставляйте изображения и символы для создания разнообразных документов по мере необходимости.Вы можете вносить эти изменения так же легко, как если бы вы использовали Microsoft Word, а PDFelement поставляется со всеми функциями, которые предлагает Word, но для файлов PDF. Создавайте, редактируйте и управляйте содержимым в PDF-документах так, как вы не смогли бы сделать, используя только систему электронного управления документами.

3. Автоматическое извлечение данных из документов

По мере стандартизации документооборота вы обнаружите необходимость переносить важные данные из файлов в новые документы и системы.Раньше для этого требовался ввод данных вручную, что приводило к потере времени и ресурсов.

Функция автоматического извлечения данных из PDFelement быстро извлекает данные в готовый для анализа формат. Несколько файлов можно обрабатывать партиями, чтобы еще больше сократить рабочие часы, необходимые для ввода данных в новые программы. Благодаря полностью настраиваемым полям данных PDFelement также предлагает полный контроль над тем, какие данные могут быть извлечены.

4. Создание простых, эффективных и редактируемых форм

Всем предприятиям требуются какие-либо формы.Но для их создания часто требовались специальные знания в области программного обеспечения и навыки проектирования для создания интерактивных форм на основе бренда. PDFelement предоставляет еще одно простое решение, которое значительно упрощает работу с формами.

Инструменты редактирования

PDFelement упрощают создание интерактивных форм с возможностью цифрового заполнения на все случаи жизни. Простая функция перетаскивания позволяет добавлять такие элементы, как поля цифровой подписи, поля форм, кнопки, флажки и комбинации всех элементов для создания удобных интерактивных форм.Эта функция очень полезна для процесса электронного документооборота.

5. Защитите свои конфиденциальные файлы паролями

Многие бизнес-документы содержат конфиденциальную информацию, которую необходимо защитить. Часто бывает необходимо, чтобы целые документы или их разделы были защищены паролем, чтобы только определенные доверенные лица могли получить доступ к информации. Решения для электронного документооборота не всегда обеспечивают простой способ добиться этого.Но PDFelement умеет.

Можно просто добавить полностью зашифрованные пароли к документам (или пакетам документов), чтобы вы могли защитить тех, кто может получить доступ к этим файлам и открыть их. Благодаря возможности добавлять, изменять и управлять паролями и элементами управления паролями для нескольких документов одновременно, PDFelement создается с полными гибкими функциями безопасности. Эффективно управляйте конфиденциальными документами с помощью PDFelelment.

Скачать или купить PDFelement бесплатно прямо сейчас!

Скачать или купить PDFelement бесплатно прямо сейчас!

Купите PDFelement прямо сейчас!

Купите PDFelement прямо сейчас!

Системы электронного документооборота и ERM

Если вы будете следить днем, то увидите, что вокруг плавает много бумаги.Большая часть этого началась в цифровом формате. Люди могут печатать копии для удобства, но исходный электронный файл находится где-то на компьютере. То же самое и с записями. Существует множество физических записей, но большинство из них имеют цифровое происхождение.

Ваша организация должна управлять как можно большим количеством своих записей в электронном виде. Хотя сканирование всех ваших старых записей может оказаться слишком трудоемким, вам необходимо управлять новыми записями как электронными документами в системе электронного управления записями.Как мы вскоре увидим, этот подход позволяет выполнять расширенные задачи и снижает нагрузку на ваших менеджеров по документации.

Что такое электронный документооборот?

Управление электронными записями (ERM) — это управление электронными файлами и документами как записями. Ключевое различие между ERM и традиционным управлением материальными записями — это фокус. ERM собирает записи как часть цифрового бизнес-процесса. Вы сохраняете оригинальные цифровые записи, а не бумажные копии, которые скапливаются в коробках в кладовых или на складах.Это позволяет вам повысить эффективность за счет улучшения автоматизации вашей коммерческой деятельности, обеспечения точного аудита и надежного применения ваших графиков учета.

Зачем вам ERM?

ERM — ключевой компонент любой стратегии цифровой трансформации и управления информацией. Многие организации глубоко опасаются попыток ERM, потому что у них есть история добавления рисков и накладных расходов к проектам. Но реальность такова, что, рассматривая ERM как часть своих усилий по управлению информацией, вы можете получить большие выгоды для своего бизнеса.Управляя записями в электронном виде, вы можете автоматически собирать метаданные документа, которые ERM может использовать для идентификации записей, их категоризации и облегчения их поиска. Кроме того, ваши менеджеры по документации могут установить более строгий контроль над файлами, а устранение дублирующих копий станет простой задачей обслуживания.

Управление цифровыми записями помогает гарантировать, что информация будет собрана, старые версии удалены, и люди смогут найти нужную информацию, когда она им понадобится.Это помогает вам понять прошлые решения и ответить на запросы eDiscovery, потому что вы можете быстро найти все соответствующие доказательства. Вы также можете доказать, что любой запрошенный документ, срок хранения записей которого истек, действительно исчез.

Кроме того, ERM помогает достичь и быстро подтвердить соответствие внутренним политикам и внешним требованиям, чтобы ваша организация могла вернуться к выполнению своей миссии.

Каковы наиболее важные возможности современной системы электронного документооборота?

Системы

ERM существуют с конца 1990-х годов.В течение многих лет они интегрировались с ведущими системами управления документами. По мере роста количества электронных записей планы файлов, автоматическое размещение записей и интеграция с программным обеспечением для архивирования стали стандартными функциями решений для управления документами.

Однако системы, которые просто копируют методы управления записями из физического мира в цифровой, упускают многие преимущества работы с электронной информацией. Таким образом, современные системы ERM понимают, что ваши цифровые файлы не будут создаваться или находиться в одном и том же месте; они должны иметь возможность управлять записями и получать их автоматически из нескольких источников (например,g., SharePoint, файловые хранилища и электронная почта). Эти записи должны быть доступны людям независимо от их бизнес-контекста.

Системы

ERM также должны иметь возможность управлять записями на месте. Записи не являются устаревшими снимками, которые делаются и затем архивируются. Записи предоставляют информацию, которая может управлять бизнес-процессами во всей организации.

Существуют две дополнительные важные особенности современной системы ERM: автоматическая классификация и объединение записей. Оба они помогают людям больше сосредоточиться на своей работе, а не на управлении записями, происходящем вокруг них.

• Автоматическая классификация важна для точности и полноты. Даже люди с самыми лучшими намерениями могут ошибаться и делать ошибки при объявлении рекордов. Другие люди просто пропустят задачу; Самая большая ложь, которую когда-либо говорили руководителю отдела документации, звучит так: «Я объявлю это записями после обеда». Автоматическое декларирование записей снимает нагрузку с ваших сотрудников и обеспечивает надлежащее декларирование и управление записями.
• Управление объединенными записями позволяет вам управлять записями там, где они хранятся.Исторически ERM поглощали все электронные файлы и помещали их в центральное хранилище. Это приводило к проблемам, когда людям нужно было найти, получить доступ и использовать контент после того, как он был объявлен записью. Федерация позволяет ERM подключаться к другим системам, идентифицировать записи и помещать их в надлежащие графики управления и хранения, не оказывая отрицательного воздействия на бизнес-процессы.

Как выбрать ERM-систему?

Чтобы выбрать правильную систему ERM для вашей организации, вам необходимо принять во внимание два основных фактора: ваш текущий уровень подверженности рискам и зрелость ваших систем управления информацией.Они тесно связаны друг с другом, но повлияют на процесс принятия решения с двух разных сторон.

При рассмотрении риска обратите внимание на то, как в настоящее время ведется управление записями. Они уже хранятся в системе управления? Даже если это не надлежащая ERM, наличие вашей электронной информации уже в приложении для управления информацией — хорошее начало. Если что-то случится, вы наверняка найдете то, что вам нужно. Если же, с другой стороны, ваши записи хранятся на личных сетевых дисках людей и передаются по электронной почте, это является высокорисковой ситуацией.

Это приближает нас к зрелости вашей текущей инфраструктуры управления информацией. Многие организации используют разные системы для хранения своей информации. Это нормально, поскольку разные группы в организации работают с информацией по-разному, и им нужны системы, соответствующие их принципам работы. Более зрелые организации осознают это и гарантируют, что используемые системы известны и подходят для более широкой архитектуры. Организации с менее развитой инфраструктурой управления информацией даже не знают, что есть за пределами электронной почты и инструментов управления финансами.

Глядя на эти два фактора, вы можете определить, нужна ли вашей организации система, которая также может служить репозиторием для некоторых ваших записей. С другой стороны, вам может потребоваться ERM, который просто действует как менеджер политик, применяя элементы управления к записям, в которых они в настоящее время находятся. Знание того, где вы находитесь и куда собираетесь, будет иметь большое значение в выборе правильного ERM.

Заключение

Настоящий вопрос не в том, нужна ли вашей организации ERM; вопрос в том, какая система вам нужна и сколько работы нужно сделать, чтобы в первую очередь улучшить свои цифровые процессы.ERM работают лучше всего, когда они интегрированы в ваши бизнес-процессы, поэтому определение ваших процессов в цифровом формате — это всегда хороший первый шаг.

Помните, внедрение ERM — это больше, чем просто решение проблемы с записями. Это последний шаг в управлении вашим цифровым миром и приведения ваших цифровых процессов под контроль. Сбор записей позволяет вашей организации оглянуться назад и определить, как улучшить работу. Только полностью осознавая размер и объем своей электронной информации, вы можете по-настоящему подготовить свою организацию к цифровому миру следующего десятилетия.

Мартин Гарланд, один из трех основателей компании Concept Searching, ныне входящей в состав корпорации Netwrix, имеет более чем 27-летний опыт работы в области поиска, классификации и управления корпоративным контентом. Его острое понимание ландшафта управления информацией и его деловая хватка обеспечивают прочную основу для руководства организациями в достижении их бизнес-целей с использованием передовых методов, отраслевого опыта и технологий.