Вторник , 19 Ноябрь 2024

Что такое документооборот: , ECM, , Data capture, , ,

Содержание

Документооборот | Глоссарий ПитерСофт

Документооборот (электронный документооборот) — система создания, интерпретации, передачи, приема и архивирования документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Система электронного документооборота также контролирует выполнение работ с документами и обеспечивает защиту от несанкционированного доступа.

Документооборот — это один из инструментов управления предприятием, служащий для обмена электронной информацией как внутри предприятия (между сотрудниками предприятия), так и с внешними контрагентами.

Существует также такое понятие, как «делопроизводство», которое часто используют как синоним термина «документооборот», однако, их следует разделять. Делопроизводство — это комплекс мероприятий в организации по документационному обеспечению управления. А термином «документооборот», как правило, описывается движение документов в рамках документационного обеспечения управления.

Документооборот в организации может быть как централизованным, так и представленным на уровне конкретных подразделений. В централизованном документообороте рассматривают три основных типа документов: входящие (от внешних контрагентов), исходящие (из подразделений) и внутренние (для рассылки внутри организации).

Выделяют ряд основных этапов документооборота:

  • Составление документа (при совершении хозяйственной операции)
  • Передача в бухгалтерию
  • Проверка принятых документов бухгалтером
  • Таксировка, группировка и контировка документа в бухгалтерии
  • Сдача на хранение в архив (последняя стадия жизненного цикла документа в рамках документооборота)

Основной коммуникативной проблемой предприятия среднего уровня является проблема, связанная с

документооборотом. Документооборот может быть некачественным, недостоверным, неформализованным и т. д. Эти проблемы являются источником потери информации, непроизводительных затрат ресурсов предприятия, которые выражаются в конечном счете в финансовых потерях. Средством регуляции (нормализации) взаимодействия на таком предприятии является оптимизация документооборота и его последующая автоматизация, т.е. создание системы электронного документооборота (или СЭД). При этом часто автоматизация документооборота происходит параллельно с постановкой и автоматизацией учета на предприятии.

Системы автоматизации документооборота вошли в широкий обиход за рубежом раньше, чем у нас, соответственно, сложилась и своя терминология, описывающая различные области электронного документооборота. Существует целый класс продуктов для автоматизации документооборота, так называемые системы электронного документооборота, или СЭД.

На самой распространенной в России платформе «1С:Предприятие 8» примером системы электронного документооборота является «ПитерСофт: Управление процессами». Полноценный документооборот на 1С появился вместе с созданием платформы «1С:Предприятие 8», когда распространение семейства программ 1С было переориентировано с мелкого на средний и корпоративный сегменты предприятий. Электронный документооборот является атрибутом полноценной информационной системы для таких предприятий, при этом системы класса workflow и более совершенная версия BPMS являются стандартным модулем корпоративной информационной системы предприятия, в котором количество офисных сотрудников достигает более 50 человек.

Программные продукты на платформе 1С традиционно сильны в сфере учета и управления. В связи с этим

документооборот на 1С от ПитерСофт обладает рядом дополнительных преимуществ, отсутствующих в других системах электронного документооборота. К числу таких преимуществ можно отнести полноценную интеграцию с учетными данными — документами и справочниками, без чего невозможно построить систему комплексной автоматизации бизнес-процессов.

Существует ряд стандартных применений системы электронного документооборота на 1С, например, автоматизация договорной работы. Но решение таких задач, как кадровый документооборот, работа с командировками и авансовыми отчетами, заявки на денежные средства, процессы сопровождения продаж, закупок, производства и складской документооборот могут быть решены только в единой информационной системе с программой учета. Например, на платформе 1С 8 система электронного документооборота «ПитерСофт: Управление процессами» может работать в единой базе с продуктом «1С:Зарплата и управление персоналом» или «1С:Управление производственным предприятием», что позволяет комплексно решать и функциональные задачи (например, набор персонала), и учетные (начисление оклада), и управленческие (принятие мотивационного решения о повышении оклада или штрафе), и задачи взаимодействия и передачи информации (прохождения документа по маршруту, связанное со своевременным оповещением всех заинтересованных участников процесса согласно ранее утвержденному порядку).

Функционал программных продуктов, решающий задачи взаимодействия, также является стандартным для систем электронного документооборота.

Контроль ресурсов предприятия, управление и организация правильной работы подразделений, оптимизация и совершенствование работы предприятия решаются с помощью применения системы электронного документооборота.

6 правил ведения документооборота в организации

Как обеспечить контроль документов в любой точке: у контрагента, менеджера или в бухгалтерии, можно ли увеличить скорость получения документов руководителем или заинтересованными лицами без автоматизации, есть ли правила документооборота, которые помогут организовать поток документов самым оптимальным образом? Читайте ответы на эти и другие вопросы ниже.

Документооборот – это движение документов в организации и за ее пределами. Если вы хотите, чтобы документы проходили кратчайший путь в максимально возможные сроки без потери контроля, позаботьтесь о создании централизованной системы. В ней должен быть продуман весь путь документа, прописаны правила документооборота – от приема, до оформления и отправки.

Назначьте ответственного за прием и отправку документов

Все документы (те, которые попадают в компанию или отправляются любым способом – почта, факс) должны проходить через ответственного сотрудника либо подразделение.

Это поможет освободить других сотрудников от делопроизводственных операций (регистрация и учет документов), а также рутинных операций, которые отнимают драгоценное рабочее время (проверка, распечатывание конвертов, маркировка отправлений, переадресация в случае ошибки).

Дополнительным преимуществом станет обеспечение контроля всех входящих и исходящих потоков документов в одном подразделении с помощью конкретных правил организации документооборота учреждения. Наиболее важные из которых мы выделили ниже.

Правило 1. Организуйте предварительную оценку входящей документации

Выделите типы документов, которые необходимо передавать непосредственно руководителю (минуя его заместителей), и те, которые рассматривают другие компетентные лица. Ответственный сотрудник/подразделение сможет использовать эту информацию, чтобы грамотно распределять потоки документов.

Это поможет грамотно распределять потоки документов, выделять приоритетные, а также обеспечить быстрое попадание документов к ответственным лицам.  

Правило 2. Присваивайте документам один рег. номер

Любой документ (входящий и исходящий) должен регистрироваться в подразделении лишь 1 раз – когда поступает в него впервые. Если документ поступил в службу делопроизводства (секретариат), был зарегистрирован, и после рассмотрения ответственным лицом поступил в одно из подразделений, повторно регистрировать его не нужно.

Это поможет избежать путаницы и облегчить поиск документов внутри вашей организации.

Правило 3. Регламентируйте процесс согласования документов

Основные правила организации документооборота должны включать регламент по согласованию документов. Включите в него указание документов и должностных лиц, необходимых для согласования, сроки согласований.

Это поможет избежать ситуаций, когда документ теряет свою актуальность из-за слишком длительного процесса согласования.

Правило 4. Выделите типы документов, которые не нужно регистрировать

Обычно это приглашения, рекламные буклеты, открытки с поздравлениями и пр. Такие документы не должны занимать рабочее время сотрудников, и должны передаваться непосредственно получателю по наиболее короткому пути.

Правило 5. Делегируйте право подписи

Руководитель может назначить ответственных заместителей для согласования и подписания документов по различным направлениям.

Это поможет освободить рабочее время руководителя, повысить личную ответственность заместителей, а также значительно сократить срок движения документов в организации.

Правило 6. Разделяйте документы на потоки

Документы объединяются в потоки по их назначению и маршруту. Обычно в организации можно выделить 3 потока документов: «входящие», «исходящие» и «внутренние». При необходимости можно добавлять дополнительные уровни к каждому потоку. Например, если в организации есть филиалы или представительства, то «Входящие» документы могут быть –  от вышестоящих инстанций, из филиалов и представительств, от контрагентов.

Такая система поможет предварительно регламентировать путь для каждого типа документов и ускорить его в несколько раз.

Эти правила организации документооборота универсальны и применимы для работы в любой организации. Их можно (и нужно) расширять и дорабатывать если вы хотите наладить эффективную работу с документами в вашей организации.

Не забывайте также, что достойным помощником может стать автоматизация некоторых процессов, а именно – контроля наличия документов. Узнайте больше о решениях, разработанных на базе стандарта контроля документов по рекомендации налоговой службы.

 

Система электронного документооборота (СЭД) – автоматизация электронного документооборота для предприятий и организаций

Электронный документооборот – это наша специализация. Мы реализовали для наших клиентов сотни проектов по оптимизации документарных процессов и улучшению эффективности деятельности с помощью внедрения автоматизированных систем управления документами и бизнес-процессами, или, как их еще называют, систем электронного документооборота.

Специализированные программы, такие как СЭД Docsvision, каждый день помогают справляться с работой сотням тысяч сотрудников российских компаний различных отраслей и масштабов. Автоматизация электронного документооборота на предприятии – один из основных и самых эффективных способов повысить эффективность работы персонала и систематизировать корпоративные бизнес-процессы.

Возможности расширения системы управления документооборотом организации

Классической задачей автоматизации, с которой часто и начинается путь компании к переходу на электронный документооборот, является автоматизация согласования документов, в частности договорной документооборот или согласование внутренней документации компании. Автоматизация процессов электронного документооборота может охватывать более широкий круг задач: создание в АИС СЭД архива электронных документов (в том числе отдельных технических и финансовых архивов), создание системы электронного документооборота между филиалами и с контрагентами, выделение в СЭД отдельного модуля для конфиденциального или юридически значимого документооборота и т.д. Система управления электронным документооборотом может служить базовой информационной системой, на основе которой будут автоматизированы все бизнес-процессы компании.

К примеру, различные виды электронных архивов, как составляющих СЭД, уже давно занимают значимое место в перечне ключевых информационных систем компаний. Архивы финансовых документов позволяют организациям хранить и обрабатывать огромные массивы первичных документов, обеспечивая более качественное и оперативное взаимодействие с подрядчиками и клиентами, а также возможность быстрой реакции компании на запросы контролирующих органов или внутренних служб. Архивы клиентских досье позволяют банкам, страховым компаниям и прочим организациям финансового сектора оперативно получать и обрабатывать информацию об их главном активе — клиентах. Электронные архивы технических документов помогают службам эксплуатации крупнейших распределенных компаний получать доступ к схемам и планам зданий и сооружений из любой локации, мгновенно.

Наконец, электронные реестры документов позволяют упорядочить работу с крупными массивами документов в том случае, если компания пока не готова, технически или организационно, к полному переводу документации в электронный вид и переходу к автоматизированной системе электронного документооборота. А потоковое сканирование документов и использование технологий их распознавания существенно облегчают переход к электронным методам работы.

Автоматизированная система электронного документооборота с филиалами и контрагентами

Наиболее актуальным в последнее время направлением также становится обеспечение юридической значимости обмена документами в электронном виде, ЮЗЭДО или юридически-значимый документооборот – причем, как с внешними организациями, так и внутри компании, что особенно характерно для холдинговых или географически распределенных компаний. В классической СЭД, документооборот возможен только в рамках одного бизнеса-процесса или одного предприятия, в котором внедрена аналогичная система. Сегодня же бизнесу, особенно крупному, важно организовать обмен между географически-распределёнными филиалами и контрагентами, в которых зачастую используются разные СЭД. В последнем случае мы также можем предложить специализированные решения по организации распределенного документооборота.

Как видите, нам есть что предложить и о чем рассказать. Обратитесь к нашим экспертам, для того, чтобы узнать о том, как электронный документооборот может сделать работу вашей компании лучше.

Электронный документооборот для организации онлайн

Электронный документооборот (ЭДО) прочно вошёл в бизнес-среду. Отработаны технические аспекты и законодательная база. Всё большее количество предпринимателей и организаций переходит на электронный обмен документов через операторов ЭДО. Одни это делают вынуждено, другие добровольно, понимая все преимущества отказа от бумажных носителей.

Что представляет собой электронный документооборот

Одним из главных отличий электронного документооборота от бумажного заключается в том, что происходит такой документооборот онлайн, то есть телекоммуникационным каналам связи через оператора ЭДО.

Описание электронного документооборота сводится к разъяснению взаимодействия трёх участников: отправитель ― оператор ― адресат.отправитель ― оператор ― адресат.
Отправитель создаёт документ, подписывает (заверяет) его электронной подписью, отправляет через оператора ЭДО к адресату.
Получив электронный документ, адресат может скорректировать его (внести правки), отправить обратно, либо согласиться с полученными данными, утвердив их.

Роль оператора ЭДО ― обеспечить технически процесс удалённого обмена данными и получения допуска к нужному файлу при помощи программ. Кроме этого, оператор обеспечивает безопасность не только передачи данных, но и серверных и облачных приложений для хранения.

Какие проблемы решает покупка электронного документооборота

Ускоряет бизнес — процессы ― вы видите все этапы обработки документа, его движение, можете легко понять, кто задерживает работу. Помогает сдавать правильную отчётность в срок ― система не пропускает документацию с ошибками, автоматически обновляет формы отчётов на актуальные версии, напоминает о сроках. Защищает от перехвата данных третьими лицами ― в задачи оператора ЭДО входит обеспечение безопасности данных при передаче и хранении. Для этого используются программы шифрования, разделение прав доступа на разных этапах жизненного цикла документа. Сокращает финансовые и временные расходы ― больше не надо тратиться на бумагу, чернила, персонал, обслуживающий принтер и копир, а также службу курьерской доставки. Минимизирует человеческий фактор ― вероятность ошибки практически сведена к нулю. Большинство документов проверяются перед отправкой, стандартизированные формы своевременно обновляются, а потому всегда актуальны. Также электронный документ невозможно ни забыть, ни потерять. Вы всегда будете иметь доступ к своему архиву и текущей документации как с компьютера, так и с мобильных устройств.

Основные понятия электронного документооборота:

Система электронного документооборота (СЭД, EDO или ECM-системы) ― это компьютерная программа для работы с онлайн-документами (создание, корректировка, поиск), обеспечивающая обмен данными между сотрудниками (отправка, получение, формирование заданий и т.п.).

Роуминг ЭДО ― это обмен данными между разными операторами электронного документооборота. Его задача — обеспечить бесперебойность в работе с контрагентами.
Роуминг позволяет выбирать ту обслуживающую компанию, которая вам выгодна, вне зависимости от того, с какими операторами работают ваши контрагенты.

Электронный документооборот, а следовательно, и адресат, может быть внешним и внутренним. К внешним относятся контрагенты, контролирующие органы, государственные, муниципальные службы. Внутренние получатели ― это сотрудники компании. Их можно разделить на участников домашней и внешней сети. Например, при отправке документации работникам одного подразделения нет необходимости использовать интернет, достаточно локальной связи. Внутренние получатели во внешней сети ― это как сотрудники вашего подразделения, так и работники филиалов вашей фирмы. Технически, вы сами можете стать внешним получателем, когда просматриваете свою базу через интернет, будучи, например, в командировке.

Понятие электронного документооборота будет неполным без определения юридически значимых документов и информационных, не обладающих правовой силой. К первым относятся договора, счёт-фактуры, платёжные поручения, ко вторым ― служебные записки, замечания, заявки. Юридическую значимость документу придают квалифицированные электронные подписи (КЭП, ЭЦП, ЭП). Они подтверждают личность подписавшего, не позволяют внести несанкционированных изменений. При внутреннем обороте документов можно использовать неквалифицированные подписи за исключением организаций некоторых отраслей.

Задачи, решаемые ЭДО, в настоящее время весьма обширны. Самая главная из них — это обеспечение мобильности предприятий и налаживание тесного контакта предприятия и контролирующего органа. Кроме этого, определение внутренних коммуникационных связей внутри организации во многом обеспечивает успех её работы.

Виды ЭДО

Виды электронного документооборота зависят от их значения. Существует множество типов, однако, как мы ранее уже говорили, принято выделять три основных.

Кому необходима покупка ЭДО

Электронный оборот документов возможен для всех и со всеми участниками, при условии, что они подключены к системе ЭДО и имеют ЭЦП. Контролирующие органы приветствуют использование электронных документов. Участие некоторых — обязательно, остальные становятся участниками системы по собственной инициативе. В настоящее время перейти на удалённый обмен данными можно по взаимному согласию сторон (п. 1 ст. 169 НК РФ). При этом перейдя на виртуальные документы, организации по-прежнему могут работать с бумажной документацией.

Электронный документооборот необходим для:

Как совмещать бумажное делопроизводство с электронным

Переход с бумажных документов на электронные требует времени, да и не все контрагенты готовы пользоваться ЭДО. Поэтому часть архива придётся держать на бумаге, по крайней мере, несколько лет, пока сеть онлайновых коммуникаций не станет всеобъемлющей.

Чтобы облегчить работу, оригиналы на бумаге можно сканировать, размещать в учётной системе. Это позволит находить сканы аналогично полноценным ЭД по дате, номеру, наименованию контрагента, доверенному лицу или QR-коду.

Использование смешанного электронно-бумажного архива позволит поэтапно внедрить и расширить применение современных технологий. Удалённые средства коммуникаций не станут препятствием при работе с организациями, не работающими в онлайн-системе либо недавно внедрившими её, а потому пока не использующими все возможности. Работая со смешанным оборотом, можно лично, в разрезе специфики своего бизнеса, убедиться в преимуществах и недостатках различных носителей информации. А также определить объём электронного документооборота, необходимого вашей компании.

Когда необходимо оформление электронного документооборота Если вы тратите слишком много времени на поиски нужного договора, счёт-фактуры, товарной накладной. Вы не видите цепочку движения документации, не знаете кто из сотрудников (контрагентов) задерживает процесс. Вам не удаётся быстро выяснить, подписал ли бумаги поставщик (покупатель) или ещё нет. Вы не можете по запросу налоговой службы оперативно предоставить необходимые ей сведения.

Случалось ли вам брать неполный пакет документов? Что вы делали в этом случае: переносили встречу, возвращались в офис или просили сотрудников привезти вам недостающее? ЭДО ― это расшифровка любого документа на смартфоне или планшете. Это возможность отправки забытой корреспонденции по пути домой. Это значит, никаких сорванных встреч, потерянного времени и упущенной выгоды.

Оформление ЭДО и начало работы

Чтобы начать обмен электронными документами вам потребуется:

  • Квалифицированная электронная подпись для каждого сотрудника, обладающего полномочиями подписания бумаг от имени компании
  • Правильно подобранный тарифный план обслуживания в соответствии с деятельностью организации, объемом исходящей корреспонденции и иными параметрами.
  • План внедрения системы электронного документооборота на всем предприятии или в избранных подразделениях.

Вам также нужно обратить внимание на следующие моменты:

  • Возможность ведения архива с удобной системой поиском.
  • Интеграция с бухгалтерской программой, банковским сервисом и другими используемыми вами ПО.
  • Разграничение прав доступа (учетных записей) сотрудников.
  • Возможность персональной доработки СЭД под ваши нужды.
  • Доступ к системе с мобильных устройств.

После заключения договора с оператором необходимо установить программы, приложения, драйвера либо подключиться к облачным сервисам без дополнительной настройки. Произвести необходимые настройки бизнес-процессов можно самостоятельно либо с помощью сотрудников компании-оператора.

Значимые элементы для каждого пользователя ЭДО:

Продукты ГК «Астрал» отвечают перечисленным выше требованиям. Разработано несколько вариантов СЭД, гибко адаптируемых под ваши нужды. Для сдачи отчётности, интеграции с 1С, объекты критической информационной инфраструктуры, онлайн-торгов, для работы с маркированными товарами. Разработан web-сервис для тех, кто не хочет устанавливать дополнительно ПО, но хочет как можно скорее приступить к работе.